Strategi for Myndighedsafdelingen Indholdsfortegnelse 1.0 Grundlag:... 2 1.1 Udgangssituation:... 2 2. 0 Formål:... 3 2.1 Mål:... 3 2.2 Varighed:... 3 3.0 Prioriteringer på kortere og længere sigt:... 3 3.1 Uddybning af de enkelte mål:... 3 4.0 Proces for implementering:... 5 5.0 Evaluering af strategien:... 5 1
1.0 Grundlag: Beredskab Fyn blev på Beredskabskommissionsmødet den 20/6 2017 anmodet om at udarbejde én ny strategi for myndighedsafdelingen, der skal sikre, at opgaverne mellem BF og kommunerne løses rettidigt, ligesom Beredskabskommissionen ønskede, at mødet med byggesagskontorerne blev fremskyndet og afholdes den 7/9 2017. 1.1 Udgangssituation: Myndighedsafdelingen er momentant - og må forventes at være det flere år frem - udfordret personalemæssige, dels pga. nogle interne problemstillinger omkring fusionsprocessen og den rette sammenhæng mellem opgaver og ressourcer, dels med baggrund i eksterne problemstillinger med udsigt til, at en række opgaver forsvinder fra beredskabet og overgår til en certificeringsordning i regi af eksterne rådgivningsvirksomheder. Begge problemstillinger er årsag til, at myndighedsafdelingen skal prioritere sine ressourcer mere målrettet, have fokus på fastholdelse, fortsætte rekruttering af medarbejdere med de rette kompetencer og være i tæt dialog med kommunerne om at indfri forventningerne til den fælles opgaveløsning. Myndighedsafdelingen vil ligeledes som følge af certificeringsordningen identificere nye opgavefelter, hvor myndighedsafdelingen kan udføre et forebyggende arbejde for kommunerne. Endvidere har afdelingen fået en ny konstitueret myndighedschef pr. 25/8 2017, der fungerer indtil en varig chef udnævnes inden for 5 6 måneder via stillingsopslag. Den gennemførte analyse i myndighedsafdelingen peger på en revision af den dråbeplacering, der blev indført 1/1 2016, idet denne organisering har vist sig logistisk meget mere krævende end beregnet, ligesom flere kommuner på det seneste har ønsket BF tilstedeværelse, alene når der er et aktuelt behov. Beredskab Fyn er i dag ikke fast tilstede i Odense, Kerteminde, Langeland og på Ærø, mens myndighedsafdelingen er tilstede i Nordfyn i 5 timer, Faaborg-Midtfyn i 7 timer, Assens i 5 timer. Senest har Nyborg og Svendborg også anmodet om, at Beredskab Fyn kun kommer på anmodning. Myndighedsafdelingen fastholder indtil videre sine aftaler i de kommuner, hvor der foreligger en aftale om tilstedeværelse, men kommunerne opfordres til at revurdere behovet for fast tilstedeværelse. 2
2. 0 Formål: Det er strategiens formål at sikre implementeringen af rammer og vilkår for myndighedsafdelingen med henblik på; A. at opgaverne mellem BF og kommunerne løses i henhold til samarbejdsaftalerne for de 9 kommuner, B. at myndighedsafdelingen kan fastholde og udvikle vores dygtige medarbejdere C. at myndighedsafdelingen kan rekruttere nye kvalificerede medarbejdere til afdelingen 2.1 Mål: Det er målet, at opgaverne inden for BF samt mellem BF og kommunerne løses jf. samarbejdsaftalen mellem BF og den enkelte kommune, samt at myndighedsafdelingen er en attraktiv afdeling at arbejde i. 2.2 Varighed: Fra implementering og ca. 2 år frem til konsekvenserne af certificeringsordningen har vist sig fuldt ud. 3.0 Prioriteringer på kortere og længere sigt: 1. Sammenhæng mellem opgaver, ressourcer og kompetencer 2. Tiltag til styrkelse af ressourceoptimeringen i afdelingen (de 5 forslag, der er forelagt kommissionen) samt aftalerne om tilstedeværelse af dråberne i kommunerne 3. Fastholdelse og udvikling af medarbejderne i myndighedsafdelingen 4. Opdatering af samarbejdsaftalen, så den afspejler de aktuelle aftaler og er omdrejningspunktet for den løbende forventningsafstemning med kommunerne om løsning af opgaverne 5. Rekruttering af nye medarbejdere (afdelingen har pt. 2 vakante inspektørstillinger) 6. Løbende afrapportering til Beredskabskommissionen om udviklingen i afdelingen 3.1 Uddybning af de enkelte mål: Ad 1: (Sammenhæng mellem opgaver, ressourcer og kompetencer) Myndighedschefen gennemfører pt. en analyse af sammenhængen mellem opgaver og ressourcer mhp. at målrette afdelingens ressourcer ud fra opgavernes kompleksitet og omfang medarbejdernes kompetencer og medarbejderressourcer med henblik på at organisere opgavevaretagelsen, så det sikres, at aftalte tids- og kvalitetskrav overholdes. 3
Ad 2: (Tiltag til styrkelse af ressourceoptimeringen i afdelingen - de 5 forslag, der er forelagt kommissionen - samt aftalerne om tilstedeværelse af dråberne i kommunerne) Myndighedschefen igangsætter nedennævnte projekter godkendt af kommissionen mhp. at effektivisere myndighedsafdelingens tidsforbrug: 1. Harmonisering af den tid, hvor beredskabsinspektørerne fysisk er tilstede i kommunerne 2. Sikring af flow af sager til behandling hos Beredskab Fyn 3. Sikring af en forankring for en konkret sag. 4. Aftaler om tilkald af beredskabsinspektører til dialoger eller besigtigelser. 5. Udvikling af videomøder kombineret med afholdelse af møder hos Beredskab Fyn i tilfælde, hvor rådgivere, bygherre og byggesagsbehandlere uden gener kan henlægge forhåndsdialogen til eksempelvis Åsumvej. Ad 3: (Fastholdelse og udvikling af medarbejderne i myndighedsafdelingen) Myndighedschefen igangsætter på baggrund af samtaler med medarbejderne udarbejdelse af planer for de enkelte medarbejder mhp. at sikre fastholdelse og udvikling ift. medarbejderens ønsker og kompetencer afdelingens behov og kapacitet mulighed og omfang af ISL-virke for operativ afdeling Afdelingens afgivelser og støtte til andre afdelinger vil ligeledes blive reduceret i forhold til i dag. TR og AMR involveres aktivt i denne proces og planerne koordineres med operativ afdeling ift. aftaler om ISL-virke. Processen skal ende op med, at der udarbejdes fastholdelsesplaner for den enkelte medarbejder. Ad 4: (Opdatering af samarbejdsaftalen, så den afspejler de aktuelle aftaler og er omdrejningspunktet for den løbende forventningsafstemning med kommunerne om løsning af opgaverne) Myndighedschefen gennemfører en proces hvor den enkelte samarbejdsaftale for hver kommune opdateres, så den afspejler de aktuelle aftaler mellem Beredskab Fyn og samarbejdskommunen. Procesforløb: Opdatering af samarbejdsaftalerne Gennemgang med samarbejdskommunerne Underskrevet samarbejdsaftale 4
Ad 5: (Rekruttering af nye medarbejdere (afdelingen har pt. 2 vakante inspektørstillinger)) Myndighedsafdelingen vil løbende afgøre hvilke kompetencer afdelingen skal rekruttere og iværksætte rekruttering. Ad 6: (Løbende afrapportering til Beredskabskommissionen om udviklingen i afdelingen) Myndighedschefen afrapporterer løbende til kommissionen, ligesom udviklingen i afdelingen løbende drøftes med kommunernes byggesagskontorer. 4.0 Proces for implementering: - udkast præsenteres for TR, og AMR - Udkast præsenteres for kommunerne - Udkast præsenteres for Beredskabskommissionen - Udkast præsenteres for medarbejdere i afdelingen - Strategien præsenteres for MED Der nedsættes en følgegruppe i myndighedsafdelingen hvor opgaven bliver en løbende tilpasning og udvikling af strategien. Følgegruppen sørger for opfølgning på strategien med møder hver måned. Der indpasses møder med hele Myndighedsafdelingen. Strategien forankres i Myndighedsafdelingen. 5.0 Evaluering af strategien: Strategien evalueres en gang årligt i myndighedsafdelingen og lægges ind i Beredskab Fyns årshjul. Resultatet af evalueringen forelægges for chefgruppen og for MED. 5