FLIS PERSONALE OG FRAVÆR Version 1.0 2017-09-19
Indholdsfortegnelse 1 FORMÅL... 3 2 DATAKVALITET... 3 3 TIDSSERIE... 4 4 SYSTEMER PÅ PERSONALE- OG FRAVÆRSOMRÅDET... 4 5 OPDATERING AF DATA... 5 6 BEGREBER... 5 7 PERSONALEOMSÆTNING...18 8 SYSTEMSKIFTE...19 9 FILTRE...20 10 NØGLETAL...22 11 DATALEVERANCER...23 Version Forfatter Dato Ændringer 1.0 CHR 20. marts 2018 Oprettelse af dokument Tip til læsning Hvis visningen Bogmærker er åben, kan det være lettere at navigere i dokumentet. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 2/25
1 FORMÅL Formålet med Personale- og Fraværsområdet i FLIS er at udarbejde statistikker over: Udvikling i medarbejdergrupper i kommunen i følgende grupperinger: o Ansættelsesvilkår o Køn o Alder Udvikling i personalefravær i kommunen i følgende grupperinger: o Fravær på fraværsårsager o Antal sygefraværsperioder o Køn o Alder o Korte og lange sygefraværsperioder o Sygefravær på Hovedkonti o Sygefravær på Hovedfunktioner Udvikling i personaleomsætning for medarbejdergrupper i kommunen Udvikling i personaletilgang i kommunen Under hvert område er der udviklet en række nøgletal. Nøgletallene er udgangspunktet for sammenligning på tværs af kommunerne i FLIS. 2 DATAKVALITET I FLIS rettes der ikke i kommunernes data. Det betyder, at det er afgørende for kvaliteten og sammenligningerne i FLIS, at der er en vis ensartethed i de registreringer, der er i kommunens systemer. I FLIS er der udviklet seks DAK-rapporter (Dataanalyse- og kontrolrapporter) på Personale- og Fraværsområdet. Rapporterne kan bruges af den enkelte kommune til at validere, at data i FLIS er korrekte i forhold til de data, kommunen har i eget fagsystem. Derudover vil rapporterne give et indblik i eventuelle fejlregistreringer og andre dataudfordringer. Rapporterne findes under DAK rapporter : 1. Afstemning af personale i forhold til kontoplan (personalets binding til den kommunale kontoplan er af afgørende betydning for at udsøge sammenlignelige grupper af personale på fagområder) 2. Afstemning af overenskomst og nomenklatur 3. Afstemning fraværsoplysninger 4. Afstemning af tæller og nævner i fraværsnøgletallene 5. Detailudtræk til Excel og CSV til analyseformål KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 3/25
6. Personale fordelt på filterværdier (en række af kommunerne anvender deres løn- og personalesystemer til administration af ansatte, som af forskellige grunde ikke skal indgå i benchmarkingnøgletal (jf. afsnit 8 Filtre)) 3 TIDSSERIE I FLIS er det muligt at trække statistikker fra 2010 og frem. 4 SYSTEMER PÅ PERSONALE- OG FRAVÆRSOMRÅDET Data på Personale- og Fraværsområdet bygger på to datakilder: Økonomisystemer (ØS-systemer) Løn- og Personalesystemer (LOP-systemer) Der er to leverandører af LOP-systemer, som samlet leverer data fra tre forskellige LOP-systemer: KMD: KMD s Løn- og Personalesystem (KLP) OPUS Løn og Personale (OPUS-LOP) SilkeborgData: Silkeborg Løn (SD-Løn) Dataleverancerne fra de tre LOP-systemer indeholder de personer, som er registreret i systemet, som kommunerne udbetaler løn, pension, lommepenge eller andre ydelser til via lønsystemet bortset fra timelønnede. Dette omfatter ligeledes ansatte i virksomheder, som kommunerne har valgt at administrere lønnen for. Der kan være tale om selvejende institutioner, fælleskommunale virksomheder, forsyningsvirksomheder, havne m.v. med en driftsoverenskomst med en kommune. I FLIS samkøres personaleoplysningerne med data fra ØS-systemerne for at tilvejebringe en struktur, hvor der kan foretages benchmarking i mellem kommunerne på et mere detaljeret niveau. I designet af FLIS er det valgt at anvende økonomisystemernes kontoplan, herunder ØIM s-kontoplan, til at binde personalet op på sektorer og opgaveområder, så det bliver muligt at foretage benchmarking af funktionelt sammenlignelige personalegrupper. Kombinationen af LOP-system og ØS-system i den enkelte kommune er afgørende for, hvordan bindingen imellem personale og kontoplan foretages. Det har været første prioritet i stabiliseringen af Personale- og Fraværsområdet at muliggøre benchmarking på ØIM-kontoplanniveau. Det er vigtigt, at bindingen af personale til kontoplanen sker på alle kontoplanens dele, herunder kommunens udvidede kontoplan. Den udvidede kontoplan indeholder bl.a. kommunernes KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 4/25
administrative og politiske organisation, og bindingen understøtter rapportering til kommunens ledelse i henhold til organisationshierarkiet ned til kommunens omkostningssteder, f.eks. skoler og institutioner. På grund af forskelle i kommunernes organisering, og den måde organisationen opsættes i kommunernes systemer og dermed i FLIS, er der ikke udviklet standardrapporter med kommunernes administrative og politiske organisation. Til gruppering af personale på overenskomstområder anvendes KRLs stillingsnomenklatur. 5 OPDATERING AF DATA Data opdateres månedligt. Opdatering sker i slutningen af måneden og indkluderer data frem til og med tidligere måned. Eksempel 1: Data til og med oktober 2017 findes i FLIS ved månedsindlæsningen ultimo november 2017. 6 BEGREBER 6.1 Personalebegreber 6.1.1 Ansat En ansat defineres som en person, der er ansat i et lønmodtagerforhold i kommunen og som oppebærer løn via ansættelsen. Følgende indgår ikke i populationen af ansatte: Andre A-skatteydere / folkevalgte / honorarlønnede / plejevederlag / handicaphjælpere / tjenestemandspensionister m.v. (jf. afsnit 8 Filtre). Ansatte med selvbetalt orlov, hvor medarbejderens beskæftigelsesgrad sættes til 0 (procedure i Silkeborg data). FLIS-udtrækket indeholder ikke oplysninger om eventuel reduktion i lønnen, eller om der er timetræk. Det betyder, at f.eks. personer på barsel eller værnepligt samt personer, der selv betaler for frihed, også tælles med. Undtaget er ansatte med beskæftigelsesgrad lig med 0 i en periode, hvor der ikke udbetales løn til den ansatte (procedure i Silkeborg Data). 6.1.2 Månedslønnet ansat En månedslønnet ansat er en overenskomstansat med udbetaling af månedlig forud- eller bagudrettet løn. Følgende indgår ikke i populationen: Timelønnede Andre A-skatteydere / folkevalgte / honorarlønnede / plejevederlag / handicaphjælpere / tjenestemandspensionister m.v. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 5/25
6.1.3 Månedslønnede med betalt frihed FLIS-udtrækket indeholder ikke oplysninger om eventuel reduktion i lønnen, eller om der er timetræk. Det betyder, at f.eks. personer på barsel eller værnepligt samt personer, der selv betaler for frihed, også tælles med. For de kommuner, der anvender Silkeborg Data som LOP-system, registreres ansatte med betalt frihed eller timetræk ved at sætte beskæftigelsesgraden lig med 0. De måneder, hvor kvoten er 0, tæller den ansatte ikke med i FLIS. Eksempel 2 En månedslønnet ansat registreres med beskæftigelsesgrad 0 fra d. 15. januar til den 20. april. Den ansatte vil tælle som en ansat i januar og april, men ikke i februar og marts. 6.1.4 Beskæftigelsesgrad Defineres som det gennemsnitlige ugentlige timetal for en ansat. En ansat, der arbejder 37 timer, vil have en beskæftigelsesgrad på 1 og en ansat, der arbejder f.eks. 18,5 timer, vil have en beskæftigelsesgrad på 0,5. 6.1.5 Ansættelsesforhold En person kan have flere ansættelsesforhold, og det vil betyde, at en person med to ansættelsesforhold tæller med i fravær for begge ansættelsesforhold i statistikken. 6.1.6 Fuldtidsstillinger En fuldtidsstilling defineres som en ansat med beskæftigelsesgrad 1 (svarende til 37 timer om ugen). To personer ansat henholdsvis 20 timer og 17 timer om ugen hele året udgør tilsammen en fuldtidsstilling. Til beregning af antallet af fuldtidsstillinger anvendes tiltrædelsesdato, fratrædelsesdato samt beskæftigelsesgraden. Til beregning anvendes månedens reelle kalenderdage. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 6/25
Eksempel 3 02-2016 A B C D Tiltrådt 01-02-2016 01-02-2016 17-02-2016 17-02-2016 Fratrådt 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 Beskæftigelsesgrad tæller 37 18,5 37 18,5 Beskæftigelsesgrad nævner 37 37 37 37 Antal kalenderdage i måneden 29 29 29 29 Antal kalenderdage ansat 29 29 13 13 Fuldtidsbeskæftigede 02-2016 1 0,5 0,45 0,22 I eksemplet vises, hvordan fuldtidsstillinger for en given måned (februar 2016) beregnes for fire forskellige medarbejdere (hhv. en fuldtidsstilling, en halvtidsstilling og for to medarbejdere, som tiltræder / fratræder, en fuldtidsstilling og deltidsstilling i løbet af måneden) Fuldtidsstilling for person A beregnes som: 37/37 * 29/29 = 1 Fuldtidsstilling for person B beregnes som: 18,5/37 * 29/29 = 0,5 Fuldtidsstilling for person C beregnes som: 37/37 * 13/29 = 0,45 Fuldtidsstilling for person D beregnes som 18,5/37*13/29 = 0,22 KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 7/25
Eksempel 4 Januar Februar Marts I alt Person Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger A 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 B 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 C 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 D 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 E 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 F 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 G 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 H 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 I 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 J 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 K 1 1 1 1 1 1 1,0 1,0 L 1 1 1 1 0,7 0,7 I alt 11 11 12 12 12 12 11,7 11,7 I eksemplet er antallet af fuldtidsstillinger beregnet for perioden januar-marts 2016 for en afdeling med 12 medarbejdere, der alle ansat 37 timer ugentligt. De 11 af medarbejderne har været ansat alle tre måneder, og en af medarbejderne har været ansat i perioden februar-marts. Antallet af fuldtidsstillinger for den pågældende afdeling vil ligeledes kunne beregnes som: Sum (Antal kalenderdage ansat) / Antal kalenderdage i alt I dette eksempel:1061/91 = 11,7 KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 8/25
Eksempel 5 For ansatte, der skifter beskæftigelsesgrad i løbet af en måned, vil de tælle med som fuldtidsbeskæftigede ud fra hvornår, skiftet foretages. 02-2016 A B Beskæftigelsesgrad før 37/37 25/37 Beskæftigelsesgrad efter 25/37 32/37 Skift 20 februar 2016 15 februar 2016 Antal kalenderdage i måneden 29 29 Antal kalenderdage ansat 29 29 Fuldtidsstillinger 02-2016 19/29*1+ 10/29*25/37 =0,89 14/29*25/37+15/29*32/37=0,77 6.1.7 Medarbejdere En medarbejder defineres som en ansat, der uanset beskæftigelsesgrad tæller lige meget i perioden. En person, der har været ansat hele måleperioden, udgør uanset beskæftigelsesgrad en medarbejder. En deltidsansat og en fuldtidsansat, som begge har været ansat i hele måleperioden, tæller begge som en medarbejder. Omregningen medfører, at tre personer, der har været ansat henholdsvis 1/4, 3/4 og 1/1 af måleperioden, hver for sig udgør 0,25, 0,75 og 1 medarbejder og tilsammen 2 medarbejdere i måleperioden. Eksempel 6 02-2016 A B C D Tiltrådt 01-02-2016 01-02-2016 17-02-2016 17-02-2016 Fratrådt 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 Tæller 37 18,5 37 18,5 Nævner 37 37 37 37 Antal kalenderdage i måneden 29 29 29 29 Antal kalenderdage ansat 29 29 13 13 Medarbejdere 02-2016 1 1 0,45 0,45 6.1.8 Anciennitet Anciennitet er beregnet ud den ansattes tiltrædelsesdato i ansættelsesforholdet. Beregning viser forskellen imellem datoen for ansættelsestidspunktet og den sidste dag i måneden. Ancienniteten bliver beregnet hver eneste måned. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 9/25
Datoerne findes fra følgende lønsystemer og felter: KMD KLP: Ansættelsesdato KMD OPUS Personale: Anciennitetsdato SilkeborgData - SilkeborgLØN: Ansættelsesdato 6.1.9 Afgrænsning af ansættelsesforhold De ansatte ansættelsesforhold afgrænses ud fra deres tiltrædelse- og fratrædelsesdato. 6.1.10 Tomme ansættelser Ansættelser med varighed på tre dage og derunder medtages ikke. Dette skyldes oftest fejlregistreringer eller ansatte, der aldrig er fremmødt i deres stilling i kommunen. 6.1.11 Ansættelsesstatus FLIS Ansættelsesstatus tager udgangspunkt i KRL' ansættelsesstatus. Ansættelsesstatus er dog tilpasset og udvidet til FLIS og dækker over en gruppering af ansættelsesstatusser fra systemerne OPUS, KLP og SD. De grupperinger, der anvendes i FLIS' rapportfiltre, er: 1. Tjenestemænd 2. Overenskomstansatte 3. Elever 4. Fleksjob 5. Ekstraordinært Ansatte 6. Ordinært Ansatte 7. Øvrige 6.1.12 Stillingskode KRL s stillingskategorisering anvendes for at foretage en harmonisering i forhold til en gruppering af de ansatte indenfor overenskomster. KRL s stillingskategorisering matches op på de ansattes lønklasser. For SilkeborgData anvendes der både lønklasse og SilkeborgData løntrinnet. 6.1.13 Aflønningsform I FLIS indgår der udelukkende data for månedslønnede ansatte. Timelønnede ansatte indgår derfor ikke. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 10/25
6.2 Fraværsbegreber 6.3 Fraværsårsager Principielt indsamles samtlige årsager til fravær, men omfang og detaljeringsgrad af de indhentede data er forskellig og afhængig af det enkelte system, der anvendes. Fravær er oplysninger om de ansattes fravær af følgende årsager: Adoptionsorlov Alvorligt syge børn Arbejdsulykke Barns 1. sygedag Barselsorlov Egen sygdom Graviditetsgener Kronisk sygdom 56 Kursusdeltagelse Omsorgsdage Plejeorlov til pasning af sygt familiemedlem Tjenestefri Delvis fravær (fravær som ikke udgør en hel arbejdsdag) Nedsat tjeneste (oplysningerne er usikre) Ferie Feriefridage Seniorordning Fritvalgs-ordninger Afspadsering Medarbejder i fleksjob 6.3.1 Samlet fravær I det samlede fravær indgår følgende fraværsårsager: Adoptionsorlov Adoptionsorlov delvis Adoptionsorlov drypvis Adoptionsorlov med løn Arbejdsskade Barselsorlov Barselsorlov delvis Barselsorlov drypvis Barselsorlov med løn KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 11/25
Fædreorlov Graviditetsgener Sygefravær Udvidet fædreorlov 6.3.2 Sygefravær I det samlede fravær indgår følgende fraværsårsager: Sygefravær Arbejdsskade Delvist fravær (fravær som ikke udgør en hel dag) indgår pt. ikke i FLIS. Her vil FLIS adskille sig fra KRL s kommunale fraværsstatistikker, der indeholder delvist fravær. 6.4 Fraværsmål Grundlaget for statistikken er registreringer af de enkelte fraværshændelser for det enkelte ansættelsesforhold. Fraværet optælles i kalenderdage, dagsværk eller perioder. Opgørelsen af fraværet sker i absolutte størrelser, dvs. antal kalenderdage eller dagsværk i forhold til det mulige antal kalenderdage og dagsværk i perioden. 6.4.1.1 Måleperiode Opgørelser af fraværet i kalenderdage eller i dagsværk omfatter kun fravær i selve måleperioden uanset, at fraværet er påbegyndt før måleperioden, hvorimod opgørelse i perioder omfatter alt fravær startet i måleperioden uanset, det er påbegyndt året før. 6.4.1.2 Fraværsdage I det omfang fraværet opgøres i fraværsdage medregnes weekender, fridage samt søgnehelligdage som fravær, hvis første fraværsdag falder før og sidste fraværsdag efter disse, uanset om der er tale om arbejdsdage eller ej. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 12/25
Eksempel 7 Fravær opgjort i fraværsdage Person A: Første fraværsdag var mandag den 21. maj, sidste fraværsdag fredag den 25. maj => Fraværet udgør 5 kalenderdage Første dag for fravær var mandag den 21. maj og sidste dag tirsdag den 29.maj => Fraværet udgør 9 kalenderdage Lørdag den 26. maj og søndag den 27. maj medregnes uanset, at disse dage ikke er arbejdsdage for vedkommende. Måleenheden for fraværet er her en kalenderdag. Den enkelte persons daglige beskæftigelse (eller ugentlige timetal) indgår ikke i beregningen / optællingen. Dette medfører, at en kalenderdags fravær for en person ansat på deltid og en person ansat med 37 timer om ugen tæller lige meget. Eksempel 8 Fravær opgjort i kalenderdage er ens uanset forskel i beskæftigelse To personer melder første sygedag mandag den 6. august og sidste fraværsdag fredag den 17. august 2012. Person Beskæftigelse Kalenderdage A 37 timer ugentligt 12 B 18,5 timer ugentligt 12 6.4.1.3 Fraværsdage pr. ansat Fraværsdagsværk pr. ansat er beregnet som summen af fraværsdage divideret med summen af ansatte. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 13/25
Eksempel 9 En afdeling består af tre ansatte: A der er ansat 37 timer ugentligt B der er ansat 30 timer ugentligt C der er ansat 20 timer ugentligt I perioden januar til februar 2016 har medarbejderne følgende fravær: A er fraværende fra d. 4.-8. januar svarende til 5 kalenderdage og 5 fraværsdage. B er fraværende fra d. 11-29. januar svarende til 19 kalenderdage og 19 fraværsdage. C er fraværende fra d. 1.-12. februar svarende til 12 kalenderdage og 12 fraværsdage. Person Beskæftigelsesgrad Fraværsdage-fravær Ansatte Fraværsdage pr. ansat A 1 5 1 5 B 0,81 19 1 19 C 0,54 12 1 12 I alt 2,35 36 1 12 6.4.1.4 Fraværsdagsværk Fraværsdagsværk er et mål for den arbejdsindsats, der bortfalder på grund af fraværet. Det defineres som: Beskæftigelsesgrad* Antal arbejdsdage fravær Eksempel 10 En person har første fraværsdag torsdag den 9.august og sidste fraværsdag er onsdag den 15. august, dvs. fravær omfatter 7 kalenderdage samt 5 arbejdsdage. Personen arbejder 37 timer (beskæftigelsesgrad = 1) om ugen Personens fravær for perioden: 1*5 = 5 fraværsdagsværk Ved beregning af fraværsdagsværk adskiller FLIS sig fra KRL s kommunale fraværsstatistikker. Hvis KRL har oplysninger om fraværtimer beregnes dagsværk som: Antal fraværs timer / 7,4 Hvis KRL ikke har oplysninger om fraværstimer, beregnes dagsværk som i FLIS, hvor fraværsdagsværk beregnes ved at reducere antallet af kalenderdage med antal lørdage, søndage samt helligdage i perioden, til antallet af arbejdsdage: Antal dagsværk= antal arbejdsdage*beskæftigelsesgrad. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 14/25
6.4.1.5 Fraværsdagsværk pr. fuldtidsstilling Fraværsdagsværk pr. fuldtidsstilling er beregnet som summen af fraværsdagsværk divideret med summen af fuldtidsstillinger. Eksempel 11 En afdeling består af tre ansatte: A der er ansat 37 timer ugentligt B der er ansat 30 timer ugentligt C der er ansat 20 timer ugentligt I perioden januar til februar 2016 har medarbejderne følgende fravær: A er fraværende 5 arbejdsdage B er fraværende 15 arbejdsdage C er fraværende 10 arbejdsdage Person Beskæftigelsesgrad Arbejdsdagefravær Fraværstimer Fraværsdagsværk Fraværsdagsværk Pr. fuldtidsansat A 1 5 37 5 5 B 0,81 15 89,91 12,15 15 C 0,54 10 39,96 5,4 10 I alt 2,35 30 166,87 22,55 9,6 6.4.1.6 Fraværsperioder En fraværsperiode er defineret som en sammenhængende registrering af fraværsdage for en given medarbejder. Der benyttes to optællinger: Antal fraværsperioder Antal aktive fraværsperioder De to typer af optællinger forklares med udgangspunkt i nedenstående eksempel. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 15/25
Eksempel 12 Kommunen har en medarbejder, som har registreret fravær fra 15/1 til 15/2; i alt 32 kalenderdage. Fraværsperioden er dermed 32 fraværsdage. Antal fraværsperioder er i eksemplet 1 i januar og 0 i februar, og svarer dermed til antallet af første fraværsdage" (dvs. antal registreringer af fraværsperiodestart). Antal aktive fraværsperioder svarer til antallet af "første fraværsdage", som ligger i det valgte tidsrum eller før, og hvor fraværsperioden ikke er afsluttet før det valgte tidsrum. I eksemplet er antal aktive fraværsperioder 1 i januar og 1 i februar. Aktive fraværsperioder opgøres som udgangspunkt kun på månedsniveau. I forhold til optælling af fraværsperioder adskiller FLIS sig fra KRL s kommunale fraværsstatistikker. I KRL tælles perioderne der, hvor de er afsluttet. Idet antallet af fraværsperioder tælles løbende i FLIS, vil antallet af afsluttede perioder forskydes. Dette skyldes, at der ved hentning af data for en given måned ikke vides, om fraværsperioderne er afsluttet eller fortsætter ind i næste måned, idet alle åbne fraværsperioder lukkes ved overførsel af data til FLIS. 6.4.1.7 Langtidsfriske Langtidsfriske defineres som medarbejdere med mindre end fem sygefraværsdage om året i de seneste to år. Det vil sige, at de i hvert af de to år har mindre end 5 sygefraværsdage. 6.4.1.8 Kort/langtidsfravær Korttidsfravær defineres som sammenhængende fraværsperioder med mindre end 31 kalenderdages varighed. Langtidsfravær defineres som sammenhængende fraværsperioder med en varighed på 31 kalenderdage og derover. Afgrænsningen er valgt ud fra, at fravær med mindre en 31 dage ikke er sygefraværsrefusionsberettiget. Fravær på 31 dage og derover vil derimod være sygefraværsrefusionberettiget. 6.4.2 Relative mål 6.4.2.1 Fraværsprocent Fraværsprocenten i FLIS opgøres som antal Sygefraværskalenderdage i perioden/ Summen af antal mulige kalenderdage i perioden. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 16/25
Eksempel 13 02-2016 A B C D Tiltrådt 01-02-2016 01-02-2016 17-02-2016 17-02-2016 Fratrådt 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 31-12-9999 Tæller 37 18,5 37 18,5 Nævner 37 37 37 37 Antal arbejdsdage i måneden 29 29 29 29 Antal arbejdsdage ansat 29 29 13 13 Sygefraværs kalenderdage 2 2 2 2 Fraværsomfang 02-2016 0,07 0,07 0,15 0,15 6.4.2.2 Fraværsprocent for dagsværk Sygefraværsprocenter i FLIS opgøres som sygefraværsdagsværk i perioden i procent af summen af antal mulige dagsværk i perioden. Det vil sige, at nævneren til nøgletal vedr. sygefraværsprocent i FLIS er dagsværk på arbejdsdage. Der anvendes en standardkalender til opgørelse af den forventede arbejdstid og ikke de enkelte medarbejderes eventuelle vagtplaner. I de efterfølgende afsnit redegøres for FLIS forretningsregler og beregningsprincip for arbejdstid og fravær. Antal mulige dagsværk opgøres månedligt dels på grundlag af kalenderdage det samlede antal dage i måneden og dels på grundlag af arbejdsdage dvs. kalenderdage fratrukket lør-, søn- og helligedage i måneden. Antal mulige dagsværk beregnes som: Antal dagsværk * beskæftigelsesgrad. Sygefraværsnøgletal opgøres på grundlag af dagsværk på arbejdsdage, mens valget mellem opgørelse på kalenderdage og arbejdsdag i rapporter styres med filteret Er arbejdsdag. Sygefraværsprocent = Antal dagsværk i sygefravær i alt Antal mulige dagsværk i perioden i alt Nævneren beregnes som: Antal mulige dagsværk * beskæftigelsesgrad På årsbasis vil der være forskel fra KRL kommunale statistikker, idet KRL fratrækker fem ugers ferie i opgørelsen af antallet mulige dagsværk. I FLIS opgøres fravær månedligt og måles mod alle arbejdsdage uanset ferie. Derfor er den beregnede fraværsprocent i FLIS lavere end den, der beregnes af KRL. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 17/25
Eksempel 14 2013 FLIS KRL Kalenderdage i året 365 365 Antal lørdage og søndage 104 104 Søgnehelligdage 9 9 Ferie (5 uger af 5 dage) 25 Arbejdsdage 252 227 7 PERSONALEOMSÆTNING 7.1 Personaleomsætning Personaleomsætning er afgangen fra kommunens personale i procent af ansatte: Tæller indeholder antal ansatte sammenholdt på CPR-nummer pr. den 1. i måned x-1, som ikke er ansat pr. den 1. i måned x * 100 for at få det endelig nøgletal angivet i procent. Nævner indeholder antal ansatte pr. den 1. i måned x. Antal ansatte fås fra personaledata. Eksempel 15 1. maj er der 400 ansatte. 1. juni er der 390 ansatte, som var blandt de 400 identificeret på CPR-nummer. Derudover er der 30 nyansatte. Det giver en tæller på 1000 ((400-390) * 100) og en nævner på 420 (390+30), hvilket svarer til en personaleomsætning på 2,4%. (400 390) 100 Personaleomsætning = (390 + 30) = 1000 420 = 2,4% Personaleomsætning på fagområderne udregnes på samme måde dog ved at begrænse de ansatte i tæller og nævner ved hjælp af KRL's stillingsnomenklatur. Personaleomsætning for kvartal, halvår og år defineres på samme måde. 7.2 Personaletilgang Personaletilgang er tilgang til kommunens personale i procent af ansatte: KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 18/25
Tæller indeholder antal ansatte sammenholdt på CPR-nummer pr. den 1. i måned x, som ikke er ansat pr. den 1. i måned x-1 * 100 få at få det endelige nøgletal angivet i procent. Nævner indeholder antal ansatte pr. den 1. i måned x. Antal ansatte fås fra personaledata. Eksempel 16 1. maj er der 400 ansatte. 1. juni er der 390 ansatte, som var blandt de 400 identificeret på CPR-nummer. Derudover er der 30 nyansatte. Det giver en tæller på 3000 ((30) * 100) og en nævner på 420 (390+30), hvilket svarer til en personaletilgang på 7,1%. Personaletilgang = 30 100 (390 + 30) = 3000 420 = 7,1% Personaletilgang på fagområderne udregnes på samme måde; dog ved at begrænse de ansatte i tæller og nævner ved hjælp af FLD's stillingsnomenklatur. Personaletilgang for kvartal, halvår og år defineres på samme måde. 8 SYSTEMSKIFTE 8.1 Medarbejdere med flere ansættelsesforhold Når en kommune overgår til et nyt fagsystem, foretages der en sammenkædning af ansættelsesforholdene i det gamle og det nye fagssystem. Ansættelsesforholdene sammenkædes, hvis et eller flere forhold er ens i de to fagsystemer: CPR-nummer Tiltrædelsesdato Stillingskode (lønklasse hvis skift mellem KLP og OPUS) Ansættelseskvote tæller Ansættelseskvote nævner Sammenkædning af ansættelsesforhold har udelukkende betydning for medarbejdere med flere ansættelsesforhold. 8.2 Sammenkædning af fravær i nyt og gammelt system Den ansættes fravær i nyt og gammelt system kobles op på ansættelsen. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 19/25
Hvis en ansat har haft fravær med overlap i nyt og gammelt system, medtages fraværet fra det nye system. I det følgende er der givet eksempler på, hvorledes fravær medtages fra de to systemer. Eksempel 17 Fravær Gammelt system Fravær Nyt system Fravær i FLIS Medarbejder A 28.10.16 til 01.03.17 28.10.16 til 01.03.17 28.10.16 til 01.03.17 Medarbejder B 28.10.16 til 01.03.17 20.10.16 til 01.03.17 20.10.16 til 01.03.17 Medarbejder C 20.10.16 til 24.11.16 og 02.12.16 til 01.03.17 20.10.16 til 01.03.17 20.10.16 til 01.03.17 Medarbejder D 20.10.16 til 01.03.17 20.10.16 til 11.05.16 20.10.16 til 11.05.17 Medarbejder E 20.10.16 til 01.03.17 20.10.16 til 24.11.16 og 02.12.16 til 01.03.17 20.10.16 til 01.03.17 9 FILTRE 9.1 Stillingskoder Til opgørelse af antallet af ansatte anvendes filteret: Nomenklaturrelevant. Her frasorteres alle de ansatte, som optræder i kommunens løn-og personalesystem, men som ikke anses for relevante i henhold til deres lønklasse, f.eks. kommunalpolitikere, tjenestemandspensionister, privatansatte hjælpere til pasning af handicappede og nærtstående, udsatte unge som modtager lommepenge. Dette drejer sig om alle KRL stillingskoder, der er mindre end 001-00, jf. liste over KRL stillingskoder, som findes i Nomenklatur referencedata. 9.2 Ansættelsesstatus I opgørelsen af Sygefravær indgår udelukkende medarbejdere med følgende ansættelsesstatus: Elever Overenskomstansatte Tjenestemænd 9.3 Ejerforhold Som tidligere nævnt bindes kommunens personaleoplysninger til den kommunale kontoplan bl.a. med henblik på at lave nøgletal for de enkelte kontoområder. Kontostregen fra den autoriserede kontoplan viser på hvilket funktionsområde, den pågældende er ansat og hvor lønnen konteres. I den udvidede kontoplan medtages omkostningssted f.eks. institutioner og plejedistrikter. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 20/25
Nogle kommuner administrerer løn for forskellige eksterne institutioner og konterer lønnen i økonomsystemet udenfor Hovedkonto 0-6. Personale med anden hovedkonto, som ligger udenfor dette interval, vises i FLIS med konto 999 Ukendt. Hvis kontoen ligger indenfor HKO 0-6, men ikke genkendes og matches til kontoplanen, vises konto -1 Ukendt. For at sikre at personale- og fraværsnøgletal udelukkende indeholder kommunens eget personale, filtreres på koden ejerforhold, der er en del af den autoriserede kontostreng. Filtreringen sikrer, at kun personale, som aflønnes på konti med Ejerforhold 1 Egne eller blank, medtages i nøgletal. Dette betyder, at personale aflønnet på konti med Ejerforhold 2 Selvejende og 3 Andre offentlige ikke indgår i nøgletal. Nedenfor vises en tabel, som opsummerer brugen af filtre omtalt i afsnit 9.4 Fraværsfilter Ved beregning af sygefravær indgår udelukkende følgende fraværsårsager: SY = Egen sygdom TT = Arbejdsskade 9.5 Optælling af fravær på arbejdsdage Der medtages udelukkende de fraværsdage, der henføres til arbejdsdage. Hvis en medarbejdere har været syg fra mandag d. 1. juli til onsdag 10. juli, vil det svare til 8 arbejdsdage. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 21/25
10 NØGLETAL 10.1 Personale På dataområdet Personale er der udviklet mere end 250 forskellige nøgletal. Nøgletallene er udvalgt på baggrund af kommunernes statistik- og styringsbehov samt adgang til data. Nøgletallene beregnes på baggrund af de tidligere gennemgåede datakilder og opgørelsesmetoder og kan bruges til sammenligning på tværs af kommuner samt til at opnå indblik og understøttelse af styring i egen kommune. Nøgletal, tællere og nævnere er tilgængelig på tværs af kommuner, mens nøgletal på institutionsniveau kun kan genereres og ses i kommunens eget data. Foruden brug af nøgletallene til ledelsesinformation og styring muliggør nedbrydning af nøgletallene i kommunens eget data øget indsigt i kommunens registreringspraksis og eventuelle uhensigtsmæssigheder relateret hertil. Dette kan medvirke til en øget datakvalitet for intern og ekstern benchmarking. Diagrammet nedenfor giver et overblik over de centrale nøgletalstyper på dataområdet Personale. Som det fremgår, findes nøgletal for kommunens sygefravær i alt, herunder (men ikke begrænset til) sygefravær fordelt på aldersgrupper, fraværsperioder pr medarbejder, sygefravær grundet korte- hhv. lange sygeperioder - sidstenævnte inklusive på udvalgte funktioner. Sygefraværet i kommunen opgøres desuden på hovedkonto-, hovedfunktion- og funktionsniveau med udgangspunkt i den autoriserede kontoplan fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Endelig findes nøgletal for medarbejderomsætning- og afgang. For en fyldestgørende nøgletalsliste for dataområdet henvises til Vejledningssiden www.eflis.dk. Sygefravær i alt Sygefraværkorte sygeperioder Sygefraværlange sygeperioder Hovedkonto Herunder på udvalgte funktioner Herunder på udvalgte funktioner Hovedfunktion Funktion KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 22/25
11 DATALEVERANCER Der kan bestilles datapakker indeholdende: - Rådata - Data fra DSA - Datamart data 11.1 Rådata De rådata, FLIS modtager, distribueres direkte videre til kommunerne. Oftest vil data modtages uden feltnavne, og feltnavne vil derfor skulle hentes fra snitfladebeskrivelserne. Ved bestilling af rådata skal det overvejes, hvad data skal anvendes til. Hvis kommunen f.eks. ønsker at opbygge et datagrundlag for en given periode (f.eks. fra 1. januar 2013 - til dags dato) kræver det kendskab til hvilke regler, der gælder for modtagelse af data, f.eks. om der hver måned modtages alle data, eller om der kun modtages ændringer i de eksisterende data. Hvis kommunen ønsker at opbygge det fulde datagrundlag, anbefales det at kontakte FLIS@kombit.dk for hjælp til at specificere hvilke data, der skal bestilles, samt hvordan de skal indlæses. 11.2 Data fra DSA Data fra DSA indeholder forarbejdede rådata, der er f.eks. påsat feltnavne, samt dato for indlæsning til FLIS, Fagsystem navn mv. Ved bestilling af data fra DSA skal der foretages de samme overvejelser som ved bestilling af rådata, hvilket vil sige, at det skal overvejes, hvad data ønskes anvendt til. Hvis kommunen f.eks. ønsker at opbygge et datagrundlag for en given periode (f.eks. fra 1. januar 2013 - til dags dato) kræver det kendskab til hvilke regler, der gælder for modtagelse af data, f.eks. om der hver måned modtages alle eksisterende data, eller om der kun modtages ændringer i de eksisterende data. Hvis kommunen ønsker at opbygge det fulde datagrundlag, anbefales det at kontakte FLIS@kombit.dk for hjælp til at specificere hvilke data, der skal bestilles, samt hvordan de skal indlæses. 11.3 Datamart-data Data fra Datamart laget indeholder forarbejdede data, hvor data er bearbejdet efter de regler og begreber, der er gældende for det givne dataområde. Data fra Datamart laget indeholder altid alle data, der er modtaget i FLIS for det givne område. Ved bestilling vil man derfor altid modtage den seneste Datamart, der er udarbejdet i FLIS. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 23/25
11.4 Kalenderdage pr. helårsansat Dannes ved følgende valg: Antal fraværsdage Gennemsnitligt antal medarbejdere Ansættelsesform Filtre Fraværsårsag Tjenestemænd Elever Sygefravær Tilskadekomst i tjenesten Ejerforhold Er Arbejdsdag Overenskomstansatte Nomenklaturrelevant Egne Alle Ja 11.5 Dagsværk pr. fuldtidsbeskæftigede Dannes ved følgende valg: = Antal dagsværk fravær Antal fuldtidsbeskæftigede Ansættelsesform Filtre Fraværsårsag Tjenestemænd Elever Sygefravær Tilskadekomst i tjenesten Ejerforhold Er Arbejdsdag Overenskomstansatte Nomenklaturrelevant Egne Ja Ja KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 24/25
11.6 Fraværsprocent Dannes ved følgende valg = Antal Fraværsdage (Antal Aktive dage) Ansættelsesform Filtre Fraværsårsag Tjenestemænd Elever Sygefravær Tilskadekomst i tjenesten Ejerforhold Er Arbejdsdag Overenskomstansatte Nomenklaturrelevant Egne Alle Ja 11.7 Fraværsprocent i dagsværk Antal Fraværsdagsværk Dannes ved følgende valg: Antal aktive dagsværk Ansættelsesform Filtre Fraværsårsag Tjenestemænd Elever Sygefravær Tilskadekomst i tjenesten Ejerforhold Er Arbejdsdag Overenskomstansatte Nomenklaturrelevant Egne Ja Ja KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr. 19 43 50 75 Side 25/25