Vejledning Rapportbanken Version 1.2 (opdateret 18. november 2013) Support KL yder kun begrænset support på anvendelse af Rapportbanken. Brug derfor gruppen KOMHEN 2.0 på Dialogportalen (http://dialog.kl.dk) til at få hjælp fra andre tovholdere i kommunerne. Hjælp derfor gerne andre, hvis du kan. Hvis der er fejl i Rapportbanken, kan du indmelde den på komhen@kl.dk. Denne vejledning gennemgår de vigtigste funktioner i Rapportbanken. Den bedste måde at få værktøjet ind under huden er at prøve sig frem. Du kan ikke ødelægge noget, så bare klik løs! Hvad er Rapportbanken? Rapportbanken er en online portal, som bruges som analyseværktøj, så du hurtigt og nemt kan få overblik over og foretage analyser af de data, der er blevet indsamlet under tælleugerne. I Rapportbanken kan du: Danne dine egne rapporter. En rapport består af et antal diagrammer eller tabeller, hvor du vælger, hvilke filtre og kategorier som skal gælde for diagrammet. Du tilføjer en overskrift og beskrivelse til hvert diagram, som kommer til at optræde i rapporten. Tage udgangspunkt i standardrapporter udarbejdet af KL og bygge videre på dem. Dele dine rapporter med alle kommuner i den funktion, der hedder Rapportbanken (Dermed deles rapportens opsætning uden at ikke data). Få vennekommuner og sammenlign data med dem. Udsende dine rapporter som pdf-filer per e-mail efter behov. Sådan logger du ind Gå ind på www.rapportbanken.dk og log på ved at bruge Log på funktionen i højre side. Du bruger det samme brugernavn og password som på Det Digitale Landkort og TraceTool. Når du er logget på, er der tre menupunkter foroven. 1
Rapporter Ved at trykke på Rapporter kommer du frem til det sted i Rapportbanken, hvor du danner rapporter. Her kommer en venstre menu frem. Egne rapporter Det er kun dig og dine kolleger i kommunen, der har adgang til jeres rapporter under fanen Egne rapporter. Hvis du vælger at gøre rapportens opsætning tilgængelig for de andre kommuner, skal du aktivt vælge det, hvorefter rapportens opsætning vil optræde i fanen, Rapportbank. Hvis du ønsker at gøre rapportens opsætning tilgængelig for de andre kommuner, skal du redigere rapporten og derefter sætte hak ved deling. Du kan redigere rapporterne ved at klikke på ikonet rediger rapport i højre side ud for rapporten. Ved en ny rapport skal du blot sætte hak ved deling i rapportens forside / stamdata. Husk at give rapporterne sigende titler og beskrive dem fyldestgørende. Dermed bliver det nemmere for andre kommuner og dig selv at søge efter rapporter i søgefeltet. Det er også muligt at slette egne rapporter igen. Det gør du ved også at klikke på ikonet rediger rapport og derefter trykke på Slet rapport nederst på rapportens forside / stamdata. Standardrapporter Standardrapporter er rapporter, som KL har lagt op, så det er hurtigt for dig at komme i gang med at kigge på din kommunes resultater fra tælleugerne. Du kan enten blot kigge på rapporterne (ved at klikke på titlen) eller kopiere dem over i Egne rapporter, hvor du kan justere indholdet eller tilføje nye elementer. Du kopierer rapporterne ved at trykke på ikonet Opret kopi af rapport i højre side. Du skal her give rapporten en ny titel, hvorefter rapporten automatisk vil blive overført til Egne rapporter. Rapportbanken Her finder du rapporter, som kommunerne ønsker at dele. Det er vigtigt at påpege, at det ikke er data, der bliver delt, men kun opsætningen af rapporterne. Det er også muligt at kopiere disse rapporter, på samme måde som standardrapporterne, over i Egne rapporter og arbejde videre med dem. 2
Vennekommuner Som noget nyt er det muligt at dele data med andre kommuner i Rapportbanken. Når du klikker på Vennekommuner i den øverste menu, kommer der to felter frem. Et felt hvor du kan vælge kommuner, som skal have adgang til jeres KOMHEN-data, og et felt hvor du kan se, hvilke kommuner der har givet jer adgang til deres data. Her kan I samtidig anmode kommuner om venskab. Når to kommuner er venner i Rapportbanken, kan de bygge rapporter ud fra hinandens datagrundlag. Det vil sige, at det bl.a. er muligt at se sine egne data og vennekommunernes data i samme diagram. (KL har lavet denne venne-funktion, da rådata i udgangspunktet tilhører den enkelte kommune og ikke må videregives til tredjepart. Det gælder også myndigheder imellem) Sådan opretter du rapporter Under Egne rapporter kan du klikke på Ny rapport eller arbejde videre på en rapport, du har kopieret fra Rapportbanken eller fra Standardrapporter. En rapport består af: Stamdata (forside) med navn, beskrivelse, deling og periode. Diagrammer, hvor det er muligt at danne eller tilrette diagrammer og tabeller. Autoudsending, hvor en eventuel autoudsending per mail opsættes. Sådan opretter du diagrammer Under Diagrammer kan du oprette et nyt eller redigere et diagram. Det gør du ved at klikke på Nyt diagram. Du kan også kopiere et eksisterende diagram ved at klikke på ikonet og angive en ny titel og beskrivelse. Det sparer rigtig meget tid, hvis du vil genbruge ex valg af opgaver (KLEnumre) eller andre parametre. Tilføj en overskrift på diagrammet, evt. en underoverskrift og diagrambeskrivelse til rapporten og husk at klikke på Gem diagram, inden du forlader diagrammet. 3
Kategorier og Filtre Når du har oprettet et diagram, skal du nu vælge, hvilke data diagrammet skal bygges ud fra, og hvordan diagrammet skal præsenteres. Det gør du ved at træffe en række valg for de parametre, som optræder i venstre side. Globale parametre er de parametre, som er obligatoriske i KOMHEN-metoden Lokale parametre er der ekstra parametre, som kommunerne har valgt at tælle på Ud for hver parameter kan du ved at trykke på pilen ved knappen Tilføj vælge, om parameteren skal være en kategori (overordnet eller underordnet) eller et filter. Kategorier (overordnet og underordnet) bestemmer hvad der bliver vist i diagrammet. Forskellen mellem overordnet og underordnet kategori er hvad, der vises som søjler, og hvad der bliver vist som grupper af søjler. Den første valgte kategori bliver altid overordnet. Hvis man vælger en ny overordnet kategori, bliver den tidligere valgte slettet. Eksempel: Hvis du vil lave et diagram med et henvendelsesmønster for en opgave på baggrund af data for to kommuner samlet, skal den overordnede kategori være kanal. Så bliver der vist et søjlediagram med et henvendelsesmønster, der bygger på data fra begge kommuner. Hvis du gør kanal til en underordnet kategori og kommune til en overordnet, bliver der i diagrammet vist et henvendelsesmønster for hver af de to kommuner. Filtre afgrænser/indsnævrer det data, som ligger til grund for diagrammet. Eksempel: Hvis et diagram skal handle om en bestemt opgave, skal opgaven vælges som et filter. Det har ikke noget at gøre med, hvordan diagrammet bliver vist men de data som diagrammet tager udgangspunkt i. 4
Eksempel: I diagram ovenfor vises selvbetjeningsgraden for Bølge 2 i obligatorisk selvbetjening. Her er kategori sat til at være kanal (det som bliver vist i diagrammet). Filtre er her sat til at være Opgave (opgaverne i bølge 2) og Type (Oprettelse af ny sag og Ændring af status på eksisterende sag). Outputtet (diagrammet eller tabellen) bliver løbende opdateret i takt med, at der bliver valgt kategorier og lagt filtre ned over din kommunes data. Angivelse af tidsperiode for rapporten eller enkelte diagrammer Under Rediger rapport er det muligt at angive en tidsperiode, der gælder for hele rapporten. Det er også muligt at angive tidsperioder for enkelte diagrammer i rapporten, der adskiller sig fra rapportens tidsperiode. Dette er fx relevant, hvis du ønsker at vise udvikling over tid. Husk at sætte flueben i Gem med diagrammet, hvis du ønsker, at diagrammet tidsperiode skal adskille sig fra rapportens overordnede tidsperiode. 5
Visning Når du har valgt Kategorier og Filtre, skal du foretage en række valg i det felt, der hedder Visning. Her kan du vælge diagramtyperne Søjler, Lagkage og Tabel. Her kan du også vælge en anden periode, end hvad der ellers gælder for rapporten (gennemgået ovenfor). Her kan du også vælge, om værdierne i diagrammet skal være antal, procent eller relativ procent. Når du bruger Relativ procent, summeres der altid op til 100 % indenfor diagrammet. Bruges Procent summeres der op til 100 % på baggrund af alle data, som ligger i de parametre, som er valgt som kategori. I langt de fleste tilfælde bør du bruge Relativ procent. Der er i visning også muligt at skifte mellem at få vist antal observationer, der er vist med dette ikon og varighed, som er vist med dette ikon. Vær opmærksom på, at varighed kun bør anvendes, hvis din kommune har gennemført metodisk korrekte tidsmålinger med TraceTool i tælleugerne. Benchmark Det er også muligt at lave benchmark / sammenligning med landsgennemsnittet i dine diagrammer. Dette gøres ved at trykke på knappen Benchmark, hvorefter der i diagrammet optræder en skraverede søjler dette er landsgennemsnittet. 6
Vennekommuner-knappen Øverst i højre hjørne i diagrambyggeren er der en knap, der hedder Vis vennekommuner. Trykkes der herpå er det muligt at få vist dine vennekommuners data i diagrammet, enten sammen med data fra din egen kommune eller alene. Du skal anvende parameteren kommune" i venstre menuen og vælge, om det skal være et filter eller en kategori, og hvor mange kommuner man ønsker at få vist (dette er selvfølgelig begrænset af, hvor mange andre kommuner man er ven med). Fjern unødvendig data Øverst i højre hjørne er der også en knap, der hedder Fjern unødvendig data. Bruges denne funktion giver Rapportbanken et BEDSTE BUD på at fjerne data, som er støj i forhold til de diagrammer, du ønsker at vise. Filteret fjerner ex data, som er blevet uploadet af KL, uden at kommunen har afholdt en tælleuge. Funktionen bør primært anvendes, når du anvender data fra flere kommuner i samme diagram. Hvis diagrammet spænder over en periode på tre uger, og én kommune har talt i én uge og de andre i tre uger, vil datagrundlaget være fyldt med støj, hvis ikke filteret anvendes. Du bør være kritisk, når du anvender filteret! Det er designet til at sortere støj væk i store mængder data, og derfor kan de forekomme fejl, hvis filteret bliver brugt på mindre enheder. Filterets beregning: Hvis der ikke manuelle registreringer på indgående henvendelser via telefon, papirpost eller personligt fremmøde i en uge for en opgave, så bliver data fjernet for den pågældende opgave. Hvis der er mindre end 200 manuelle registreringer i en uge for en kommune samlet (alle opgaver), så fjernes alle data for den pågældende uge. 7