NOTAT Dato: 2. september 2015 Sagsnr.: 15/7551 Vedrørende: Tilrettet proces og tidsplan for plejeboligplan primo september 2015 Status på plejeboligsituationen Der er fortsat stor overskudskapacitet på plejeboliger pr. 26. august 2015 er der 52 ledige plejeboliger. En del af de ledige plejeboliger er der midlertidig fundet anden anvendelse for til flygtninge, midlertidig genhusning, Living Lab. Der er fortsat ingen problemer med at overholde plejeboliggarantien i Skanderborg Kommune. I forhold til den i notatet fremlagte reviderede proces- og tidsplan vurderer administrationen, at den eneste udfordring er de 16 boliger på Ryvang, som - jf. den byggetekniske gennemgang i 2014 har en kvalitet, der kunne være bedre. Dermed er der tid og rum til en grundig proces herunder tid til en bred inddragelse af relevante interessenter og bidragydere. Fagsekretariatet Ældre og Handicap Skanderborg Kommune Baggrund På socialudvalgsmødet den 13. januar 2015 blev det som led i udvalgets politikformulerende arbejde vedtaget formål og mål for den fremtidige plejeboligstruktur. Strategien for fremtidens plejeboligstruktur er en plejeboligstruktur inddelt i fire områder Skanderborg, Hørning, Ry og Galten-Skovby, så det fortsat skal tilstræbes, at tilbyde borgerne pleje- eller ældrebolig i det område, hvor de ønsker. Den fremtidige plejestruktur tager således afsæt i følgende: Fokus for de fire områder er, at områderne med tiden skal udvikles til at rumme følgende funktioner baseret på faglige kompetencer: Plejeboliger/Ældreboliger Demensafsnit Faciliteter for pårørende/frivillige/børn/borgere Aktivitetscenter Genoptræning Sundhedsklinik 1
Akut/aflastning Aktiviteter for borgere med andre behov Selvstændige køkkener med cafe, hvortil byens borgere og pårørende vil have adgang. På baggrund af temadrøftelsen i foråret 2015 i Socialudvalget er der nedsat fire arbejdsgrupper med det formål at afdække og komme med forslag til, hvordan fokusområderne kan udmøntes - i første omgang på det nye plejecenter i Ry, der danner afsæt for det videre arbejde i de øvrige områder. For hvert af de fire arbejdsgruppers arbejde er der udarbejdet et kommissorium. Arbejdsgruppernes input, borgernes inddragelse og de politiske beslutninger udmøntes i den endelige strategi for fremtidens plejeboliger. Nedenfor fremgår en oversigt over beslutningsprocessen i 2015 og frem til 1. september overordnet set. Anlægsbudget Der er i budget 2015-2018 afsat 15 mio. kr i henholdsvis 2017 og 2018. Anlægsbudgettet vil dække over grundkapital og servicearealer. Socialudvalget har på møde den 1. september 2015 gjort opmærksom på, at der ikke i investeringsoversigten er afsat anlægsmidler til opfyldelse af de 9 kvalitetsparametre i plejeboligplanen. Tids- og procesplan for projekt- og implementering af fremtidens plejeboliger Nedenfor følger en overordnet tids- og procesplan for hele projektet omkring fremtidens plejeboliger. Tidsplanen er emneopdelt, hvor hvert emne afspejler elementer i projektet. For hvert emne skal der udarbejdes en detaljeret tids- og procesplan. Tids- og procesplanen er emneopdelt i følgende: Tabel 1: Projektets organisering 2
Tabel 2: Udarbejdelse af Strategi for Fremtidens Plejeboliger Tabel 3: Anden anvendelse eller afhændelse Tabel 4: Søndervang Tabel 5: Planlægning af nybyggeri i Ry Tabel 6: Byggeri i Ry Tabel 7: Om- og /nybygninger i Galten-Skovby Tabel 8: Ombygninger i Skanderborg Tabel 9: Ombygninger i Hørning Formålet med den overordnede tids- og procesplan er at få overblik over hele projekt- og implementeringsprocessen. Det er vigtigt at pointere, at der er tale om en overordnet generisk og dynamisk tids- og procesplan, som løbende vil blive justeret og ændret, som projektet skrider frem. Der er tale om et stort projekt med mange delelementer - ubekendte faktorer dukker op, vi bliver klogere som processen skrider frem, og beslutninger bliver truffet, som kan have indflydelse på tids- og procesplanen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at den del af projektet, der handler om at udarbejde en strategi for fremtidens plejeboliger er definerende for og danner grundlag og afsæt for projektet som helhed. Det er derfor vigtigt, at der afsættes den fornødne tid og proces til denne del af projektet af hensyn til kvaliteten for projektet som helhed. Administrationen skal henlede opmærksomheden på, at hele processen hviler på præmissen om bredest mulig inddragelse af borgere, politikere og andre interessenter. I tids- og procesplanen er der fokus på først at få omsat de ni fokusområder til konkrete forslag, der kan indgå i strategien for fremtidens plejeboliger, og som danner afsæt for hvad tilbuddene i fremtiden skal bestå af. Administrationen forudsætter, at Socialudvalget beslutter og/eller indstiller, hvor det er nødvendigt i den fortløbende proces. Samtidig med at der arbejdes med strategien vil arbejdet med at planlægge et nyt plejecenter i Ry starte op, og salg af de eksisterende plejecentre kan gå i gang. Rækkefølgen for nybyggeri og ombygninger er forudsat at være følgende i tidsplanen: Ry, Galten-Skovby, Hørning/Skanderborg. Erfaringerne fra det nye plejecenter i Ry skal bruges i udviklingen af de øvrige plejecentre. I tids- og procesplanen fremgår interne såvel som offentlige processer. Til den interne proces hører Socialudvalgets, ets samt fagprofessionelles drøftelser og arbejde. Til den offentlige proces hører inddragelse af borgere, politikere, pårørende, øvrige medarbejdere, faglige organisationer og øvrige interessenter. 3
Konkrete datoer for kommende temadage og offentlige møder vil blive fastlagt og udmeldt til Socialudvalget så hurtigt som muligt, og der vil primært blive tale om aftenmøder. Tabel 1. Tidsplan for projektets organisering Projekt Fremtidens plejeboliger - organisering Organisering Orientering og drøftelse Formel organisering af projektet Fagsekretariatet Projektledelsesmæssige analyser Socialudvalget orienteres omkring det fulde projekts organisering og struktur Socialudvalget Drøftelse af vision og succeskriterier 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 4
Tabel 2. Tids- og procesplan for udarbejdelse af Strategi for Fremtidens plejeboliger Strategi for fremtidens plejeboligstruktur Fagligt personale, Fageksperter mv De ni strategiske fokusområder udfoldes af fire arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne kommer med ideer til hvordan de ni fokusområder kan udmøntes i fremtidens plejebolig set ud fra et fagligt perspektiv og kommer omkring aspekter som målgruppe, fagligt indhold, økonomi, kompetencekrav, organisering mv. Input til dette arbejde hentes med involvering af det faglige personale, fageksperter, erfaring fra andre steder mv 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2016 Idefase - hvordan kan vi. Socialudvalget Socialudvalget og fagligt personale Løbende drøftelser på Socialudvalgets møder omkring de ni fokusområder. Det aftales løbende med udvalgsformanden hvilke fokusområder og temaer, der tages op på møderne Temadag mellem arbejdsgrupperne og Socialudvalget Analyse- og skrivefase - hvad gør vi Beslutningsfase Offentlig Beslutning Socialudvalget og offentligheden Socialudvalget og offentligheden Fagsekretariatet Fagsekretariatet Direktion, Socialudvalg og Offentlig kick-off borgermøde - offentligheden inviteres ind til første indledende drøftelser, ideer og input Offentlige idemøder - borgere, brugere, pårørende, faglige organisationer m.fl inviteres til at komme med ideer og input til fremtidens plejeboligstrategi Alle ideer og input analyseres og bliver til Strategi for Fremtidens Plejeboliger Evt afledte økonomiske konsekvenser indarbejdes i budgetprocessen Behandling af Strategi for Fremtidens Plejeboliger i Direktion, Socialudvalg og 5
Tabel 3. Tids- og procesplan for anden anvendelse eller afhændelse af eksisterende plejecentre 2015 2016 Anden anvendelse eller afhænde plejecentre Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Søkilde - visitationen er stoppet pr. 30. april 2015 og benyttes til anden anvendelse. En arbejdsgruppe vil afdække muligheder for anden anvendelse eller salg. ---> Forår 2019 (byggeperioden i Ry) Analyse og beslutning Arbejdsgruppe og øvrige relevante parter Ryvang - der er/vil blive nedsat en arbejdsgruppe ifm nybyggeriet i Ry. Denne arbejdsgruppe vil udarbejde scenarier for anvendelse af Ryvang* Dalbogård - En arbejdsgruppe vil afdække muligheder for anden anvendelse ---> Forår 2019 (byggeperioden i Ry) Baunegården - der pågår drøftelser med nabokommunerne om udvidet brug af Væksthuset samt Region Midtjylland i forhold til at kunne anvende Baunegården til at rumme træning af borgere med erhvervet hjerneskade. Socialudvalget og Offentlig Evt offentlige dialogmøder eller høring berørte parter *Sammenhæng med beslutning omkring en af nyt plejecenter, som er planlagt til maj/juni 2016, jf. tabel 4 ---> Tabel 4. Tids- og procesplan for Søndervang Søndervang Arbejdsgruppe og øvrige relevante Søndervang drives fortsat sammen med Galten Skovby Analyse og parter plejecenter og indgår i en senere behovsanalyse. Der beslutning udarbejdes status pr. kvartal til Socialudvalget 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2016 ---> Sammenhæng til om- og/eller nybyggeri i Galten 6
Tabel 5. Tids- og procesplan for planlægning af nybyggeri i Ry Planlægning af nybyggeri af plejecenter i Ry* Idefase - hvad kan vi. Offentlig Arbejdsgruppe Socialudvalget Socialudvalget og offentligheden Afdækning af muligheder omkring den fysiske af et nyt plejecenter i Ry Løbende drøftelser på Socialudvalgets møder Offentlige idemøder - borgere, brugere, pårørende, faglige organisationer m.fl inviteres til at komme med ideer og input til Fremtidens Strategi for Plejeboliger 2015 2016 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Input analyseres og sammenskrives Analysefase Arbejdsgruppe Løbende opfølgning på kapacitetsbehov i Ry Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Beslutningsfase Beslutning omkring den fysiske *Forløber parallelt med strategiarbejdet (jf. tabel 2) - dog foreligger godkendt strategi før den endelige beslutning omkring den fysiske foreligger Tabel 6. Tids- og procesplan for nybyggeri i Ry Nyt byggeri i Ry Fase Proces Involverede Aktvitet 2016 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2017 Analysefase Administrationen evt eksterne rådgivere Formel organisering af projektet Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med udgangspunkt i Strategien for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner Beslutningsfase Udbudsfase Beslutningsfase Byggefase Offentlig Offentligheden Høring af ændrede lokalplaner Offentlig Eksterne relevante parter Politisk behandling Udbud, vurdering af tilbud, og valg af leverandør Beslutning omkring valg af leverandør 7 ---> Forår 2019
Tabel 7. Tids- og procesplan for om- og/eller nybyggeri i Galten-Skovby Om- og/eller nybyggeri i Galten-Skovby Analysefase Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med Administrationen udgangspunkt i Strategien for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner Beslutning Offentlig Offentligheden Høring af ændrede lokalplaner Udbud Beslutningsfase Byggefase Offentlig Politisk behandling Eksterne relevante parter Udbud, vurdering af tilbud, og valg af leverandør Beslutning omkring valg af leverandør 2016 2017 2018 Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun 2019 ---> Medio 2020 8
Tabel 8. Tids- og procesplan for ombygninger i Skanderborg Ombygninger i Skanderborg Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Analysefase Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med Administrationen udgangspunkt i Strategien for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner Offentlig Offentligheden Høring af ændrede lokalplaner Beslutning Politisk behandling Udbud Offentlig Eksterne relevante parter Udbud, vurdering af tilbud, og valg af leverandør Beslutningsfase Beslutning omkring valg af leverandør Byggefase ---> Medio 2020 2018 2019 9
Tabel 9. Tids- og procesplan for ombygninger i Hørning Ombygninger i Hørning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Analysefase Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med Administrationen udgangspunkt i Strategien for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner Offentlig Offentligheden Høring af ændrede lokalplaner Beslutning Politisk behandling Udbud Offentlig Eksterne relevante parter Udbud, vurdering af tilbud, og valg af leverandør Beslutningsfase Beslutning omkring valg af leverandør Byggefase ---> Medio 2020 2018 2019 10