Opstartsvejledning til Conventus Opret jeres forening/organisation Ændre adgangskode Opret personer, som skal have adgang til Conventus Opret nye titler Ændre i stamoplysninger Korrekt visning på Fritidsportalen Revideret august 18 1
Som folkeoplysende forening i Vejle Kommune skal I oprettes i Conventus. Vi har følgende krav til jer: At jeres stamdata altid er ajourført, dvs. jeres CVR-nummer, jeres adresse samt evt. hjemmeside. At jeres bestyrelse er synlig, og der som minimum er kontaktoplysninger på følgende personer: Formand Kasserer At I booker idrætsfacililteter via Conventus. Om Conventus Vi stiller Conventus Pro gratis til rådighed for jer. Så ud over, at det er vores foreningsregister, har I mulighed for blandt andet at bruge Conventus til: Holde styr på finanserne med et økonomisystem Lave online tilmelding og betaling til jeres arrangementer og hold* Kommunikere let med medlemmerne via sms eller mails* Udarbejde årshjul i fælles kalender Oprette og sælge billetter til arrangementer *mod ekstra gebyr Se mere om alle mulighederne på: www.conventus.dk/funktioner Desuden har vi Fritidsportalen www.conventus.dk/vejle, som giver et overblik over alle foreninger samt idrætsfaciliteter i kommunen. Jeres forening vi blive vist her, og I kan se hvad der er af aktiviteter i de forskellige faciliteter. Denne opstartsvejledning er lavet, så I kan komme i gang. Der udbydes løbende kurser i brugen af Conventus se her Indholdsfortegnelse: Opret jeres forening/organisation.....3 Ændre adgangskode.....5 Opret personer i Conventus.. 6 Opret nye titler....12 Ændre i stamoplysninger.. 12 Korrekt visning på Fritidsportalen...15 2
Opret jeres forening/organisation 1. Gå ind på hjemmesiden www.conventus.dk 2. Klik på Kom godt i gang 3. Klik på opret Organisation 3
4. Udfyld felterne dem med * skal udfyldes I pakke vælger du PRO (Det er gratis for foreninger i Vejle Kommune) Vælg altid Vejle Kommune 5. Udfyld felterne under ny kontaktperson. (Læs også info på side 12!) Opret et brugernavn, når fingeren peger opad, har du fundet et brugernavn, der kan benyttes. Har du adgang til Conventus via en anden organisation, kan du vælge at udfylde eksisterende bruger 4
6. Klik på gem Der bliver sendt en kvittering for oprettelse sammen med en adgangskode. 7. Herefter godkender Idræt og faciliteter din organisation i Conventus. Vi tjekker løbende, om der er oprettet nye organisationer på Conventus, men skriv en mail til birbh@vejle.dk og fortæl, at din organisation er blevet oprettet, så går det lidt hurtigere. Når din organisation er godkendt, kan du booke lokaler og foreningen vil blive vist korrekt på Fritidsportalen. Ændre Adgangskode 1. Klik på dit navn i bjælken øverst til højre 5
2. Klik på Knappen Ændre mit password 3. Udfyld felterne og klik på Gem Opret personer som skal have adgang til Conventus 1. Klik på administration 2. Klik på Brugere 6
3. Klik på Brugere 4. Klik på Ny bruger 5. Klik på Næste (LÆS vejledningen først) 7
6. Udfyld felterne og klik på Søg 7. Klik på Opret ny kontakt og klik OK til at oprette ny kontakt 8
8. Udfyld felterne og klik på Gem 9. Udfyld felterne og klik på Søg 9
10. Vælg brugeren eller klik på Opret brugere. Klik OK for at oprette. 11. Udfyld felterne og klik på Gem Forklaring på Type og Rettigheder Type Valget under Type er gælder kun 2 funktioner: Kalender og Booking En Bruger kan: Booking: Kan ikke oprette, redigere eller slette. Kalender: Kan oprette, men ikke redigere eller slette. En Superbruger kan: Booking: Kan oprette, redigere og slette en booking og en bookingserie Kalender: Kan oprette en kalenderaftale, men ikke redigere og slette. En Admin kan: Har adgang til alt - men KUN indenfor funktionerne "Booking" og "Kalender". Mange foreninger sætter deres ledere og trænere som type=admin. Det betyder, at trænere og ledere har fuld adgang til at oprette i Kalender og til at booke. Og det ser de fleste foreninger som en fordel. Rettigheder Rettigheder gælder for alle andre funktioner end Kalender og Booking. Og her skelnes også mellem Administrator, Superbruger og Bruger Nogle administratorer er ofte tilbageholdende med at give rettigheder til brugerne. Conventus mener, at brugerne skal have en del rettigheder, så de aktivt kan bruge systemet. Men f. eks i Finans skal der naturligvis kun være 10
adgang for kassererne til at bogføre og til at tilbageføre Dankort-betalinger. Men andre brugere kan fint have adgang til at kunne se afdelingsregnskaberne Det er også vigtigt, at brugerne, når de får deres brugerlogin til organisationen, oplyses om, at man har et vist ansvar, når man har et brugerlogin. 12. Klik herefter på Adressebog 13. Klik på Ledelse 14. Klik på knappen Tilføj/fjern 15. Ændre titel 16. Klik på udført 11
Læs videre, hvis I ønsker at oprette nye titler Opret nye titler Der findes mange titler allerede. Men I er velkomne til at lave jeres egne. Måske bruger I ikke ordet kasserer men økonomichef. Det er helt fint. I skal blot sørge for at vælge Funktion = Økonomiansvarlig. Ellers kan vi ikke lave et udtræk, hvor vi rammer den økonomiansvarlige. Vælg Administration i øverste bjælke. Vælg Adressebog og Titler i menuen til venstre. Her kan så vælges at oprette en ny titel. Ændre i stamoplysninger f.eks. kontaktperson Kontaktpersonen under stamdata er primært den som vil modtage info direkte fra firmaet Conventus, når der fx sker generelle ændringer i opdateringer af systemet osv. Desuden er det kontaktpersonen, der vil modtage e-mails, hvis vi fx skriver ud om, at en hal er lukket ned i 2 uger pga. reparation. Så hold kontaktpersonen under jeres stamdata opdateret! 12
1. Klik på Administration 2. Klik på Generelt 3. Klik på Rediger ved Stamdata 4. Ændre mailadressen (ny kontaktpersons mailadresse) 5. Klik på Gem. 13
6. Klik på Rediger ved Kontaktperson 7. Ændre mailadressen på kontaktpersonen 8. Klik på Gem 14
15