Vejledning til foreningerne i ændring af foreningsoplysninger

Transkript

1 INTERBOOK Vejledning til foreningerne i ændring af foreningsoplysninger Alle foreninger, der er godkendt til at benytte lokaler og / eller modtage tilskud har mulighed for at ændre i foreningsoplysninger. Det kræver dog adgang til Interbook ved hjælp af brugernavn og kodeord. Har I glemt brugernavnet eller kodeordet, kan I finde mere om dette i dokumentet Log på Interbook Skift kodeord Glemt kodeord til venstre i menuen Vejledninger. Det er vigtigt, at oplysningerne er så opdaterede som muligt. Både af hensyn til Kultur- og Fritidsforvaltningens sagsbehandling, men også af hensyn til vor kontakt til den enkelte forening. Endelig har det betydning i forhold til de borgere, der benytter Interbook til at finde lige præcis den type foreninger, de ønsker kontakt til. Der kan søges på foreningsnavn, aktivitet, bydel og foreningstype. I kan altid se hvilke oplysninger, der er offentligt tilgængelige for jeres forening. Vælg menuen Foreningsregister yderst til venstre på Interbook, og søg derefter jeres forening frem. Sagsnr Side 1/

2 Når du er logget på Interbook vælger du menupunkter Foreningsoplysninger yderst til venstre. Nu vises dette billede med tre faneblade; Fanebladet Forening Dette er foreningens basisoplysninger med navn på kontaktperson, adresseoplysninger m.v., samt e- mail og eventuel hjemmeside. CVR.nr. kan ses, men ikke ændres. Ændrer I CVR.nr. må I sende en besked om dette. Oplysninger om tilskud, samt generel information fra sendes til kontaktpersonen på denne side. Ændringer skrives direkte i det berørte felt. Telefonnumre, hjemmeside og mailadresse ændres med det samme, mens øvrige oplysninger først kræver s accept før ændringen slår igennem. Nederst er der mulighed for at skrive adresse og eventuelle kommentarer. Der trykkes på Gem i nederste højre hjørne når alle oplysninger er ændret. Vær opmærksom på, at foreningens navn, navn på kontaktperson, dennes telefonnummer og e- mailadresse, samt eventuel hjemmeside vil være offentligt tilgængelig. Sagsnr Side 2/

3 Sagsnr Side 3/

4 Fanebladet Kontakter Vælges fanebladet kontakter vises oplysninger på alternative kontakter, som dette eksempel: Klikkes f.eks. på linien med Revisor vises hvad har stående. Skal der ændres skrives ændringerne direkte i det enkelte felt og der trykkes på Gem nederst i højre hjørne. Ny kontaktperson. Ønsker I at supplere med oplysninger på ny type kontaktperson vælger du fra rullepanel i nederste højre hjørne. F.eks. oplysninger om kasserer: Sagsnr Side 4/

5 Nu skrives alle relevante oplysninger, og der trykkes på Gem i nederste højre hjørne. Bemærkninger til typer af kontaktpersoner: Booking ansvarlig: Benytter I kommunale lokaler er det en god ide, at få tilknyttet navn på en booking ansvarlig. Det er denne, der får information omkring benyttelse af lokaler, samt bookingbeviser. Revisor: Modtager I tilskud skal vi have oplysninger om den foreningsvalgte revisor. Offentliggørelse af oplysninger / publiceres til web. Ønsker I at oplysninger om kontaktpersoner skal være offentlige, sættes et kryds i Publiceres i Web Dernæst kommer nedenstående pop-up billede. Tryk på Godkend, hvis du herefter ønsker at alle oplysninger om denne person skal være offentlige. Ønsker I at kun udvalgte oplysninger skal være offentlige, så vælger I den pågældende kontaktperson, og sætter et hak i de felter, der ønskes offentliggjort. Der sluttes af med at trykke på Gem i nederste højre hjørne. Sagsnr Side 5/

6 Fanebladet øvrige oplysninger Vælger I dette faneblad vises oplysninger om foreningskategori, aktivitetstyper m.v. Oplysningerne i rubrikken Registrerede øvrige valg er lige nu til rent administrative oplysninger og Registrerede hold bruges ikke. Derfor kan der ikke ses eller vælges oplysninger i disse. Registrerede foreningskategorier indikerer hvilken type forening I er registreret som. Skal den ændres vælger I fra rullepanel og trykker på opret. Registrerede aktiviteter er alle foreningens aktiviteter. Her kan vælges ubegrænset antal. Registrerede organisatoriske tilhørsforhold er tilknytning til forskellige landsforbund. Registrerede geografiske områder er jeres eventuelle tilknytning til bestemte bydele. Vær opmærksom på, at det er oplysninger bl.a. anvendes til søgning og visning på den offentlige del i Foreningsregister. Søges f.eks. på klubber med aktiviteten floorball i Vanløse, vises dette billede. Sagsnr Side 6/