Referat fra bestyrelsesmøde nr. 154, onsdag den 11. december 2013 kl. 16.00. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (afbud) (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (til 17.30) (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Indhold: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (afbud) (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 153 af 11. november 2013. 2. Revisionsprotokollat side 617. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter (delvist lukket punkt) 10. Udvalg. 11. Afdelinger. (delvist lukket punkt) 12. Personale. (delvist lukket punkt) 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer (bemærk der er ændringer) side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 153 af 11. november 2013 Beslutning: Godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 617. Beslutning: Fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Afkastrapporter Beslutning: Omregnet årsafkast Alm. Brand 4,74%, Nordea 1,27%. Porteføljeændring afklares næste gang. Budgetter for fritidshusene for 2013/14 Beslutning: Budgetter blev godkendt og underskrevet. Forretningsorden for s bestyrelse Beslutning: Godkendt og underskrevet. Vil hovedbestyrelsen have deres billede og navn på hjemmesiden? Beslutning: Det vil bestyrelsen gerne. Ansøgning fra Kunstforeningen om tilskud på kr. 15.000,- til afholdelse af foreningens 25 års jubilæum i 2014 Beslutning: Godkendt. Debatpunkter: Ad 4 Indkomne punkter Forslag/drøftelse af emner på formandsmødet den 16. januar 2013 kl. 17.00. Målsætningsprogram. Underholdning til rep. mødet i stedet for gaver. Fra 2014 bliver fritidsudvalgets aktiviteter ikke husstandsomdelt, men udelukkende præsenteret i Trappenyt, på www..dk og ved varmemesterens kontor. Skal ændre vedligeholdelsesordning således lejlighederne ved fraflytning altid skal fremstå i lyse farver? Ændring skal godkendes af afdelingsmødet. Emner til borgmestermøde oplyses. Hjertestarter på alle varmemesterkontorer. Punkter til rep. mødet. side 2
Repræsentantskabsmødet. CPA oplyste, at han i formandsberetningen omtaler, at alt er udlejet, udsættelser, vel vedligeholdte boliger, nybyggerier, grund ved Tovværksgrunden, helhedsplan på Stengårdsvej, bydelshus m.m. og organisationsændringer. Afdelingsmøder Endelig møde- og deltagerplan blev udleveret. Afdelingsbestyrelser skal have god tid til at underskrive regnskaber og budgetter. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede Gennemgang af byggesager ud fra ny skematik. Afdelingsbestyrelsens beføjelser m.h.t. farve og materialevalg ved renoveringsprojekter blev debatteret. Bestyrelsen ønskede deres holdning til kvalitet, materialevalg, estetik, arkitektur, tilgængelighed osv. implementeret i projekterne, samtidig med det giver teknisk afdeling et bedre arbejds- og beslutningsgrundlag fremadrettet. Byggesagshonorar til bestyrelsen: Afkrydsningspunkt mangler på skemaet. Alle var enige i, at skemaet skal udvikles fortløbende. Afd. 9 Renovering af badeværelser Niveauforskel mellem gang og badeværelse på 6 cm. er problematisk (gulvvarme). Døren mellem bryggers og køkken slettes (lukkes). Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at projektet skal sendes til afstemning blandt beboerne lejestigning ca. kr. 705,- pr. mdr. Opgørelse af antal lærlinge og praktikanter på vores byggesager. Intet. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterede. Tomgang generelt. bilag. Udleje af Kvaglundparken 4. PS orienterede. Salg af Fyrparken 10. Udkast til salgskontrakt er fremsendt til køber. Møde med Esbjerg Kommune er planlagt til den 17. dec. 2013, PS og Finn Andersen deltager. Udlejning af tårne for Esbjerg Kommune ved Højskolen fortsætter til januar 2015. Alle frygter at kontanthjælpsreformen vil slå hårdt igennem 1. februar 2014. side 3
Ad 7 Økonomi Lene orienterede Kort orientering om status på årsregnskab forventet overskud kr. 480.306,61. Ændring af tilskud til afdelinger blev godkendt. Ad 8 Drift Erik B. orienterede. El oplyste, at der er afholdes licitation den 8. januar 2014 på malerarbejde, gulvarbejde og rengøring (opmåling). Ad 9 Indkomne punkter (delvist lukket punkt) Mulighed for at indgå i et samarbejde med erhvervsskolerne om praktik-/lærlingeforløb på vores byggesager. Erhvervsskolerne kontaktes. Evaluering af god ledelsesskik og beboerdemokrati afholdes med de admin. boligforeninger i foråret 2014. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Næste møde afholdes den 9. januar 2014. Formanden udtrykte utilfredshed med, at det skrift som han har fremsendt til formandens hjørne, var blevet redigeret inden trykning det henstillede han til fremadrettet ikke sker i hvert fald ikke uden formandens godkendelse. Nyt fra Fritidsudvalget. Næste møde afholdes den 14. januar 2014. Jutræsfest gik rigtig fint. Nyt fra Kunstudvalget Til næste år afholdes årsmødet den 23.10.2014 kl. 18.00 Nyt fra Målsætningsudvalget. Referatet er lagt på I Pad. Nyt fra Byggeudvalget. Intet. Ad 11 Afdelinger (delvist lukket punkt) Mødeplanlægningen for afdelingsmøder 2014 er klar. Bilag blev udleveret på mødet. side 4
Ad 12 Personale (delvist lukket punkt) Der har været afholdt ordinært møde i VN. Referatet er lagt på I Pad. Der er afholdt ordinært møde i Arbejdsmiljøudvalget i november. Referat er lagt på I Pad. MU Samtaler er afsluttet. Overvejelser omkring netværk. www.almennet.dk er en mulighed. Se Bl-net.dk Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Ingen emner. Ad 14 FF og FU samarbejde Der blev afholdt lokal FF tirsdag den 3. december. Referat er udsendt pr. mail. Ad 15 Evt. Ingen emner. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2014. Hovedbestyrelse: Tirsdag den 7. januar ændret til 13. januar 2014. revisor deltager. Onsdag den 5. februar. Marts. Intet møde pga. afd. møder. Tirsdag den 8. april ændret til mandag den 7 april. (godkende forretningsorden) Onsdag den 7. maj. Tirsdag den 3. juni. Fælles arrangementer: Formandsmøde Rep. fest 1. februar 2014 på Røde Okse. Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Kredsvalgmøde i Billund den 9. april. (Spisning?, antal stemmeberettigede?) Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf.) side 5
FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Borgmestermøde den 6. februar 2014. Udvidet FU 4. februar 2014 kl. 17.00 Lokal FU 6. maj 2014 kl. 17.00. Udvidet FU 7. oktober 2014 kl. 17.00 Lokal FU 2. december 2014 kl. 17.00 3 i 1 (CPA, BS og PS): Næste møde ikke aftalt. Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde ikke aftalt. side 6