Rapportering for 2. kvartal 2015 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Luftfoto april 2014 1
Indhold 1. Indledning... 3 2. Kortfattet status... 3 3. Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 4 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 10 3.4 Styringsmanualen... 16 3.5 Kvalitet og indhold... 16 4. Bilag... 17 2
1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehusets størrelse i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark, for egne midler, et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. 2. Kortfattet status Figur 1 Samlet Fase 1 Fase 2 status Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Forværret Uændret Forværret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Figur 1 viser, at vurderingen af Fase 1 er uændret siden forrige rapportering. Tid og kvalitet er uændret markeret grøn, da projektet er afsluttet og ibrugtaget. Økonomien er fortsat markeret gul, idet der ikke er en afklaring af forholdet omkring krav og modkrav mellem bygherre, rådgiver og entreprenører. Det tyder på, at der vil kunne overføres ca. 13 mio. kr. fra apparaturrammen i Fase 1 til apparaturrammen i Fase 2 på grund af et forventet mindre forbrug. Dette vil dog først kunne ske, når regnskabsresultatet for Fase 1 er opgjort. Herefter vil der restere en reserve på 2,3 mio. kr. på Fase 1, dog under forudsætning af et forventet positivt udfald af krav og modkrav. Dispositionsforslaget for Fase 2 blev godkendt af regionsrådet den 26. maj 2015. Projektforslaget for Fase 2 er godkendt af styregruppen den 2. juli 2015, dog med undtagelse af revideret tidsplan. Resultatet af Fase 1 vil stadig kunne påvirke økonomien for Fase 2, hvis krav og modkrav i modsætning til bygherres forventning udvikler sig negativt. Da Fase 2 er i 3
projekteringsfasen, er der stadig flere forskellige muligheder for at finde besparelser i projektet, såfremt det bliver nødvendigt, for at kunne overholde den samlede økonomiske ramme for projektet. Styregruppen har besluttet at udbygge change request kataloget, for at sikre tilstrækkeligt råderum i forbindelse med endelig prissætning af byggeriet (licitation). Tid på Fase 2 er ændret fra grøn til gul. Justeringen skyldes den kommende nye udbudslov og et nyt udkast til tidsplan, der er kommet fra rådgiver i forbindelse med projektforslaget, som dog ikke blev godkendt af styregruppen. Gældende tidsplan er fortsat tidsplanen i dispositionsforslaget, der blev godkendt af Regionsrådet den 26. maj 2015. Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn. Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, da denne fase er afleveret og ibrugtaget. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 2. kvartal 2015 ca. 17,3 mio. kr., hvilket er højere end ved 1. kvartal 2015. I de højest rangerende risici på Fase 2 er tilføjet to nye risici siden sidste rapportering: Sikkerhed i anlægsoverslaget. Eksisterende forhold skaber udfordringer. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1 Der blev mellem den 29. juni og den 3. august 2015 afholdt 1-års eftersyn af byggeriet, i den forbindelse håndteres de sidste mangler. Ændringer eller mangler i forhold til nye forudsætninger påvirker ikke økonomien for Fase 1. 4
Mio. kr 700,0 Byggeriets økonomiske fremdrift - Fase 1 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 Oprindelig profil Revideret profil Forbrug - 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Byggeriets samlede fremdrift følger ikke den oprindelige investeringsprofil. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 1 projektet. Overførte midler fra Fase 2 til Fase 1, som blev tiltrådt på regionsrådsmøde den 24. marts 2014, samt risikopuljen, som sundhedsdirektøren har frigivet, indgår i den reviderede S-kurve. Fase 2 Dispositionsforslaget blev godkendt på regionsrådsmøde den 26. maj 2015. På styregruppemøde den 2. juli 2015 blev projektforslaget godkendt med undtagelse af revideret tidsplan. Projektforslaget indeholder en revideret tidsplan, som blev forelagt styregruppen. Rådgivers detaljering af tidsplanen for udførelsesperioden indikerer, at projektet kan blive forlænget med hen mod 1 år. Styregruppen ønsker at arbejde videre med tidsplanen på næste styregruppemøde. Inden mødet er der nogle forhold der skal tages højde for bl.a. skal der tages hensyn til udbudsstrategien, og risikotiden skal indarbejdes løbende i tidsplanen. Successiv indflytning vil kunne reducere tidsplanen, dette forhold arbejdes der videre med. Tid er ændret fra grøn til gul i figur 1. Det fremskudte arbejde vedr. etablering af samlet 370 parkeringspladser fordelt på 2 lokaliteter har været i licitation. Licitationsresultaterne lå alle under budget, og vinderen er godkendt af sundhedsdirektøren. Besparelsen er indarbejdet i anlægsoverslaget i forbindelse med projektforslaget. Arbejdet er igangsat og det forventes, at parkeringspladserne kan tages i brug i uge 37, herefter udføres beplantningsarbejder. Udbudsstrategien for Fase 2 blev på styregruppemøde den 2. juli godkendt. 5
Mio. kr. Der har været udført markedsdialog med 5 mulige hovedentreprenører med hensyn til trykprøvning af den tænkte udbudsstrategi. Forudsætninger der blev drøftet i forbindelse med markedsdialogen bliver indarbejdet i tidsplanen, hvilket skal drøftes på næste styregruppemøde. I samarbejde med sygehusets Læring og Forskning arbejder projektafdelingen med etablering af permanente mock-ups. Der er afsat midler til dette i budgettet for Fase 2. Byggeriets økonomiske fremdrift - Fase 2 800,0 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Oprindelig Profil Revideret profil Forbrug Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 2 projektet. Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa. 6
3.2 Projektets økonomi Fase 1 Den økonomiske ramme er på 580,6 mio. kr. Projektets økonomi er angivet gul i figur 1, hvilket i forhold til rapporteringen for 1. kvartal 2015 er uændret. Der er fortsat gang i den juridiske proces i forbindelse med krav fra/mod rådgiver, RCMS, og siden forrige rapportering er kølegård nu også tilføjet. Totalrådgivers advokat har den 3. juni 2015 tilkendegivet, at totalrådgiver er interesseret i at deltage i et møde for at drøfte, hvorledes sagen behandles fremadrettet. Mødet forventes afholdt i udgangen af september 2015. I samme forbindelse tilkendegiver totalrådgivers advokat, at rådgiver fra og med 1. juni 2015 til udgangen af september 2015 er indstillet på at suspendere enhver frist vedrørende forældelse, reklamation og/eller passivitet. Totalrådgiver vil desuden efter det pågældende møde tage stilling til, om der skal indgås en generel suspensionsaftale. Der kører fortsat en voldgiftssag om udførelsen af RCMS-anlæg mod bygherre. Den juridiske vurdering er fortsat, at entreprenøren ikke vil kunne opnå medhold i sit rejste krav. Sagen er dog behæftet med en procesrisiko, hvorfor den stadig indgår i beregningen af krav og modkrav. Der pågår forhandlinger med entrenør omkring udbedring af mangler i forbindelse med etablering af pumpekapacitet og kølestyring i kølegård. Ved ibrugtagning er der blevet registreret for lille kølekapacitet. Dette arbejde forventes ikke at påvirke projektets økonomi. Krav og modkrav er opdateret, hvilket viser en mindre udvikling i bygherres favør. Der sker hele tiden en yderligere bearbejdning i forhold til opdateringer af byggeregnskab samt juridiske vurderinger. Bygherres skøn omkring krav og modkrav i forhold til totalrådgiver og entreprenører viser fortsat, at resultatet vil falde ud til bygherres fordel. Det økonomiske billede på Fase 1 er ultimo juni 2015 en reserve på ca. 2,3 mio. kr. ekskl. reserven på apparaturrammen, men inkl. det skønnede resultat af krav og modkrav. Dette er en forbedring i forhold til reserven på 0,6 mio. kr. i forbindelse med kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015. Forbedringen skyldes gennemgang af byggeregnskabet i forhold til slutopgørelser fra flere entreprenører, hvorfor mange aftalesedler kunne nedskrives, samtidigt med at der er en positiv udvikling i krav og modkrav. Det forventes at 3. kvartal også vil vise en positiv udvikling, da de sidste slutopgørelser afventes i 3. kvartal 2015. Et eventuelt overskud på Fase 1 vil blive overført til Fase 2. 7
Udgifterne til apparatur i Fase 1 forventes at blive minimum 13,5 mio. kr. mindre end budgetteret. Dette er en forbedring i forhold til 9 mio. kr. ved kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015. Dette skyldes, at der er sket en opdatering af regnskabet, bl.a. er buffere fjernet, og det har vist sig, at mere medicoteknisk udstyr har kunnet genanvendes end forudsat. Et mindre forbrug på apparaturrammen i Fase 1 vil dog betyde et større forbrug til apparatur i Fase 2, da projektet samlet set skal anvende minimum 200 mio. kr. (2009-PL) til apparatur, jf. tilsagnsbetingelse fra ministeriet. Når regnskabet for Fase 1 er afsluttet, vil overskuddet fra apparaturrammen blive flyttet til Fase 2. Der er givet tilsagn om donationer til etablering af et udendørs fristed (legeplads) i forbindelse med Familiehuset. Etableringsarbejdet skal finansieres via ekstern finansiering. Arbejdet forventes at koste ca. 5 mio. kr., og der er indtil videre givet tilsagn om samlet 850.000 kr. fra Tryg Fonden, Spar Nord Fonden og Kronprins Frederik og Kronprinsesse Marys fond. Restfinansieringen planlægges også finansieret via fondsmidler, hvorfor projektet afventer flere donationer. Projektledelse af etablering af fristedet skal håndteres af sygehusets driftsorganisation. Fase 2 Den økonomiske ramme for Fase 2 er uændret i forhold til afrapporteringen for 1. kvartal 2015 på 701,5 mio. kr. Økonomien for Fase 2 er som noget nyt delt op i håndværksmæssige udgifter og ikke håndværksmæssige udgifter. Dette sker for at tilgodese ministeriets krav om delprojekters størrelse. Dispositionsforslaget blev godkendt af Regionsrådet den 26. maj 2015. Dispositionsforslaget danner grundlag for den økonomiske ramme i denne kvartalsrapport. Projektforslaget blev godkendt af styregruppen den 2. juli 2015. Rådgiver har i forbindelse med projektforslaget opdateret anlægsoverslaget, som giver en overskridelse af den økonomiske ramme på 13,7 mio. kr. Det er rådgivers vurdering, at denne overskridelse procentvis (3,2 %) ligger indenfor den usikkerhedsmargin, der vil være frem til licitation, idet det ikke er usædvanligt, at licitationsresultater svinger betydeligt mere end 3% i forhold til budgettet. Styregruppen har godkendt projektforslaget under forudsætning af, at change request kataloget, som skal udarbejdes i 3. kvartal 2015 udvides med besparelsesmuligheder i størrelsesorden så det minimum svarer til budgetoverskridelsen. Change request kataloget lyder i øjeblikket på 48,7 mio. kr. På trods af rådgivers økonomiske overslag vurderes økonomien for Fase 2 fortsat at være gul, dette skyldes følgende faktorer: 8
Input til udvidelse af change request kataloget skal drøftes på styregruppemødei 3. kvartal 2015. Overskridelsen af anlægsoverslaget er indarbejdet i risikovurderingen jf. afsnit 3.3. En del af projektets fordyrelser er at finde i den tidligere nævnte tidsmæssige overskridelse på ca. 1 år, som var indarbejdet i udkast til revideret tidsplan til projektforslaget. En forventelig tidsmæssig reduktion, jf. totalrådgivers tilbagemelding i forbindelse med næste styregruppemøde, vil kunne påvirke økonomien positivt. Påvirkningen af Fase 1 økonomien på Fase 2 er fortsat under observation på grund af usikkerheden omkring det endelige resultat af Fase 1. Reserven på Fase 2 er uændret på 30,55 mio. kr. til uforudseelige udgifter og 37,2 mio. kr. i risikopuljen og 48,7 mio. kr. i change request. Den økonomiske risiko beregnes til 17,3 mio. kr., og derfor er reserven dækkende i forhold til de angivne risici. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Løbende priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til 30.06.15 Disponeret forbrug til 30.06.15 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Fase 1 527,1 580,6 561,6 19,0 0,0 580,6 0,0 100% 100% Fase 2 690,6 701,5 32,0 53,3 616,2 701,5 0,0 5% 5% - Håndværkerudgifter 426,5 5,5 6,0 415,0 426,5 1% 1% - Øvrige udgifter 275,0 26,5 47,3 201,2 275,0 10% 10% Mio. kr. Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,6 18,6 0,0 23,9 42,6 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,2 0,0 0,0 37,2 37,2 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Planlagt færdiggør elsesgrad Realiseret færdiggør elsesgrad pct. I alt investeringsramme 1.306,4 1.361,8 612,3 72,2 677,3 1.361,8 0,0 * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Forbruget på Fase 1 er fortsat vanskeligt at lave et skøn på, dette skyldes de juridiske processer, der er i gang mod bl.a. rådgiver. I forhold til det skønnede forbrug i forbindelse med kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015 er der forbrugt mindre. Realiseret færdiggørelsesgrad for en samlet Fase 2 er ca. 5 %. Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra fakturerede beløb samt afsluttede arbejder. 9
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Løbende priser 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 107,40 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 29,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 580,6 545,3 43,1% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 30,5 6,9 136,6 250,0 150,0 104,4 701,5 645,0 51,0% - Håndværkerudgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,3 8,8 0,0 60,0 210,0 90,0 54,4 426,5 392,0 31,0% - Øvrige udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 18,5 21,7 6,9 76,6 40,0 60,0 50,0 275,0 253,0 20,0% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 4,1 4,3 4,5 4,5 4,5 3,9 42,6 39,7 3,1% Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,1 10,0 10,0 10,1 37,2 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 63,7 11,2 148,2 264,5 164,5 118,4 1.361,8 1.264,2 151,0% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 20,7 0,0 0,0 38,6 80,0 28,8 216,9 200,0 15,8% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 48,7 0,0 0,0 0,0 48,7 44,7 3,5% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,3 0,0 0,0 20,0 27,7 20,1 70,0 64,4 5,1% Reserven på Fase 1 er ændret fra 0,6 kr. til 2,3 mio. kr. I forbindelse med projektforslaget er der sket en yderligere bearbejdning af change request listen, som nu udgør 48,7 mio. kr. Fase 2 er opdelt i håndværkerudgifter og øvrige udgifter. Der er på Fase 2 i forhold til 1. kvartal 2015 sket en mindre bearbejdning af det samlede budget, dette skyldes en yderligere bearbejdning af forventede udgifter i 2015 og 2016. 3.3 Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 1 95 Forskel i Bygge og PL-indeks Uændret Uændret Uændret 2 94 Sikkerhed i anlægsoverslag Ny Ny Ny 3 124 Vilkår i ny udbudslov Uændret Uændret Uændret 4 79 Eksisterende forhold skaber udfordringer Ny Ny Ny 5 84 Kan stram tidsplan overholdes Forværret Uændret Uændret 6 90 Fejl og mangler i grænseflader mellem fag Uændret Uændret Uændret 7 96 Svigtende opretholdelse af sygehusets drift Uændret Uændret Uændret 8 98 Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Forbedret Forbedret Forbedret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi 10
Risikostyring er en del af den daglige styring og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici fordelt på en række delposter. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Nye risici, i forhold til sidste rapportering Fase 2 Risikonr. 2: Sikkerheden i anlægsoverslaget. Der har været overskridelser af den økonomiske ramme i forbindelse med både dispositionsforslaget og projektforslaget, derfor er opmærksomheden fra projektafdelingen stor omkring rigtigheden af anlægsoverslaget. Ydermere skal der hele tiden følges op, for at sikre at anlægsoverslaget afspejler prisudviklingen. Risikonr. 4: Eksisterende forhold skaber udfordringer. Der er i Fase 2 flere områder der skal ombygges. Forhold der ikke er som forudsat kan skabe store udfordringer. Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 1. kvartal 2015 er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er sket i vurderingsarket. Siden sidste rapportering er værdien af scoren ændret, jf. bilag 3B. Ændringerne er sket for at få risikostyringen til at passe bedre til forholdene omkring Fase 2. Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet (dette gælder dog ikke risiko nr. 2). Der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede risikobillede viser gennem beregningen, at der er risici for 17,3 mio. kr. på Fase 2. Beløbet forventes at kunne indeholdes i reserven til projektet. Der er sket en opjustering af beløbet i forhold til 1. kvartal 2015 fra ca. 6,2 mio. kr. til 17,3 mio. kr. Dette skyldes forskellige faktorer: Der er sket en videre bearbejdning af risikoregisteret generelt og i forhold til det reviderede vurderingsark. Der er i denne kvartalsrapport indarbejdet 8 risici fremfor 6 som ved sidste afrapportering. Rådgivers overslag på økonomien i forbindelse med projektforslaget er anvendt, der er her ikke vurderet en sandsynlighed. FASE 2 1. Forskel i udviklingen i byggeomkostningsindekset og PL-indekset Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet end i byggeomkostningsindekset, der regulerer 11
udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Derfor er der risiko for, at reguleringerne påvirker projektet i negativ retning med økonomiske konsekvenser som følge. Tiltag: Det vurderes ikke muligt for projektafdelingen at ændre indekseringsmetoden, da denne er fastsat af Ministeriet. Derfor skal der i byggeregnskabet og budgettet for Fase 2 tages hensyn til evt. negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer. Såfremt risikoen indtræffer i form af difference mellem de to indeks, vurderes den at koste mellem 300.000 3.200.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2.100.000 kr. Sansynligheden vurderes høj, hvilket afspejler sig i det vægtede beløb. Efter markedsdialog med entreprenører samt granskning af projektforslag, bl.a. af ekstern rådgiver, påpeges der fra alle sider, at der skal forventes et kraftigt stigende byggeomkostningsindeks. Risikoen er dog reduceret i dette kvartal, da byggeomkostningsindekset for 1. kvartal 2015 er nedsat. Der vil fortsat være stor opmærksomhed på udviklingen af de to indeks. 2. Sikkerheden i anlægsoverslaget Risikoen er, at anlægsoverslaget ikke holder i forhold til licitationsresultatet. Der bør være robusthed og validitet i anlægsoverslaget, samtidigt med, at der bør tages hensyn til stigninger i enhedspriserne, hvis der er stor aktivitet på markedet. Det kan have stor økonomisk konsekvens på håndværkerudgifterne, hvis der er beregningsfejl, eller hvis enhedspriser overskrider det forudsatte budgettal. Tiltag: Der følges op på forholdene under hele projekteringen, og der tages hensyn til dette forhold i bl.a. change request kataloget. Såfremt risikoen indtræffer i form af, at den beregnede udgift i projektforslagets anlægsoverslag holder i forbindelse med licitationen, vurderes den at koste 13.710.213 kr. Beløbet er ikke sandsynlighedsvurderet, men afspejler totalrådgivers beregnede budgetoverskridelse i forbindelse med projektforslaget. Det er forventeligt, at den kvalitetssikring rådgiver er i gang med, og som skal fremlægges for styregruppen i 3. kvartal, vil reducere risikoen.. 3. Vilkår i ny udbudslov Der er risiko for, at projektet bliver forsinket som følge af ny udbudslov, som formodes at træde i kraft i foråret 2016 (i forbindelse med kvartalsrapporten for 1. kvartal var formodningen 1. oktober 2015, men dette er ændret pga. folketingsvalget). Konsekvensen er, at den påvirker tidsplanen, da prækvalifikation ikke, som forudsat i Fase 2, må køre parallelt med hovedprojekt-fasen. Tiltag: 12
Der kan udføres fremskudt udbud på byggegruben, så jordarbejde er udført inden foråret 2017, hvilket sikrer imod vinterproblematikken. Dette vil sandsynligvis blive revideret i forhold til den bearbejdning af tidsplanen, som totalrådgiver er ved at lave. Såfremt risikoen indtræffer, i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 150.000 kr. og 750.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, givet det et vægtet beløb på 510.000 kr. Den økonomiske konsekvens skyldes mulige ændringer i kontraktforholdet med rådgiver. Den øgede vægtning skyldes en teknisk justering af de økonomiske intervaller bag scoren i vurderingsarket, i håndtering af vurderinger, se bilag 3B. Sansynligheden vurderes høj, hvilket afspejler sig i det vægtede beløb. 4. Eksisterende forhold skaber udfordringer Der er risiko for, at det eksisterende sygehus ikke kan klare påvirkningerne fra bygningsarbejderne, bl.a. vægten fra teknikarealerne, der skal etableres på taget, og nedbrydningsarbejder kan påvirke de bærende konstruktioner Tiltag: Der udføres grundig kvalitetssikring af projektmaterialet herunder stikprøvekontrol af hvorvidt konstruktionerne stemmer overens med det i projektet forudsatte. Statiske forundersøgelser foranlediges for at sikre, at konstruktionerne kan holde til de kommende belastninger. Såfremt risikoen indtræffer, i form af konstruktive udfordringer, vurderes den at koste mellem 150.000 kr. og 750.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, givet det et vægtet beløb på 120.000 kr. Sansynligheden vurderes lav, da der forsat er tid til at registrere eksisterende forhold. 5. Kan stram tidsplan overholdes Der er risiko for, at tidsplanen ikke kan overholdes. Totalrådgiver har i forbindelse med kontraktforhandlingerne/udførelsen af helhedsplanen vurderet, at der vil komme tidsforskydninger i byggeperioden i forhold til udbudstidsplanen. Udkast til revideret tidsplan i forbindelse med projektforslaget tyder også på, at byggeperioden kan blive længere end planlagt i gældende tidsplan. Tidsplanen bliver yderligere bearbejdet i efteråret 2015. Tiltag: Der udbydes et antal fremskudte projekter, som udføres eller opstartes inden hovedprojektet. På den måde kan der optimeres på tidsplanlægningen gennem mindre udbud, som ikke er afhængige af bindinger til hovedprojektet, som er planlagt til at starte op i 2017 ud fra den gældende tidsplan. Planlægningen sker i samarbejde mellem bygherre og totalrådgiver, og der vil i de kommende faser ske en yderligere bearbejdning af tidsplanlægningen. 13
Der udføres en nøje tidsstyring af delprojekter samt hovedprojektet, og rådgiver gøres opmærksom på, at der skal afsættes tilstrækkelige ressourcer til håndtering af tidsstyringen i udførelsen. Det skal overvejes, hvorvidt successiv indflytning kan være en fordel i forbindelse med Bygning S, altså om hvorvidt der kan spares tid ved rullende indflytning. I tidsplanen indarbejdes et antal sanktionsgivende mellemterminer, og det overvejes at indarbejde risikotid i de enkelte entrepriser. På den måde har man nogle milepæle at tidsstyre efter, som kan bruges juridisk overfor entreprenørerne. Tidsplanen vil i den videre bearbejdning af projektet blive opdateret for at sikre et fornuftigt flow i arbejderne, men indtil dette sker, betragtes den gældende tidsplan stadig som værende stram. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 750.000 2.000.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 843.750 kr. Sansynligheden vurderes medium. Risikoen bliver viderebearbejdet i den fremadrettede proces. Risikoen er øget i forhold til kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015, dette skyldes ny viden ifølge udkast til revideret tidsplan i forbindelse med projektforslaget. 6. Fejl og mangler i grænseflader mellem fag Risikoen er, at manglende kvalitetssikring af projektmaterialet bl.a. i forhold til konstruktive forhold og installationsmæssige forhold, vil give økonomiske konsekvenser via ekstraarbejder i forbindelse med udførelsen. Det kan opstå fejl og mangler i projektering mellem de enkelte fag. Dette kan blandt andet skyldes usikkerhed om, hvilke fag der har hvilke opgaver indeholdt, da grænsefladerne kan være svære at gennemskue. Konsekvensen er, at der, såfremt ingen tiltag iværksættes, vil kunne komme store omkostninger og forsinkelser i udførelsesfasen. Det er en risiko, som har vist sig meget aktivt på Fase 1. Tiltag: Der skal være stor opmærksomhed fra rådgivere i projekteringen. Endvidere skal bygherre selv foretage en kvalitetssikring af det endelige projektmateriale, hvilket bl.a. kan ske gennem ekstern rådgiver der bidrager til granskning og stikprøvekontrol. Såfremt risikoen indtræffer, i form af problemer mellem grænseflader, vurderes den at koste mellem 400.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 95.000 kr. Sandsynligheden vurderes lav, da der i processen fremadrettet er afsat tid til og stor fokus på kvalitetssikring. Denne risiko bliver bearbejdet i den fremadrettede proces. Der er ikke ændringer i forhold til kvartalsrapporteringen for 1. kvartal 2015. 7. Svigtende opretholdelse af sygehusets drift 14
Der er risiko for, at sygehusets drift kan blive påvirket af byggearbejder, hvorfor der kan komme driftsforstyrrelser. Konsekvensen er, at der vil kunne komme stop i arbejdsflowet, hvilket vil påvirke kvaliteten for brugerne. Stop i arbejdsflow vil også kunne påvirke byggesagens økonomi og tidsstyring i negativ retning. Tiltag: Der udarbejdes en kontaktplan for hvem, der skal kontaktes, hvis kritiske forhold indtræffer. Der skal ske en løbende koordinering mellem driften og byggeledelsen i tidsplanlægningen. Såfremt risikoen indtræffer, i form af svigtende opretholdelse af sygehusets drift, vurderes den at koste mellem 400.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 95.000 kr. Sansynligheden vurderes lav, da der er få områder i Fase 2, der vil kunne påvirke det eksisterende sygehus. Der er ikke ændringer på den økonomiske vurdering i forhold til kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015. Risikoen er relevant indenfor det kommende år, da sygehusets drift skal inkluderes i den videre bearbejdning af projektet. 8. Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Hvis ikke koncepterne bliver implementeret som forudsat, er der risiko for, at der vil ske ændringer i forhold til det projektmæssige forudsatte. Sygehus Sønderjylland udarbejdede i forbindelse med byggeprogrammet for Fase 1 driftskoncepter, som skal implementeres, når nybyggeriet/fase 2 skal tages i brug. Driftskoncepterne skal implementeres i organisationen for ikke at give problemer i den kommende ibrugtagning af byggeriet. Ændringer i koncepterne under projekterings- og udførelsesfasen kan have økonomiske konsekvenser for byggeprojektet, såfremt det medfører behov for at ændre i byggeprojektet. Koncepterne, som påvirker Fase 2, er primært: Plejekoncept Logistikkoncept Tiltag: Der foretages løbende dialog med driftsorganisationen og projektledelsen omkring håndteringen og implementeringen af koncepterne. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 1.000.000 5.000.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 400.000 kr. Sandsynligheden vurderes lav og er reduceret siden 1. kvartals rapport. Sygehusets Masterplan Sekretariatet har stor fokus på håndteringen og implementeringen 15
af koncepterne, og derfor er risikoen for at koncepterne ikke bliver implementeret reduceret. 3.4 Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret i foråret 2015 og godkendt administrativt i juni 2015. 3.5 Kvalitet og indhold Der arbejdes til stadighed på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er i dispositionsforslaget for Fase 2 foretaget følgende funktionsmæssige besparelse i projektet i forhold til byggeprogrammet: To operationsstuer indrettes ikke. Sygehus Sønderjylland har vurderet, at de nuværende 9 operationsstuer er tilstrækkelige for det samlede akutsygehus. Dispositionsforslaget indeholder desuden en funktionsmæssig justering i forhold til byggeprogrammet: En sengestue er konverteret til et ambulatorierum. Der er et behov for at få et dagshospital for sklerose- og hjertemedicinske patienter, hvilket ikke var indeholdt i byggeprogrammet. Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 16
4. Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 1 2 3 4 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Note Risikotiden ligger nu efter endt udførelse, dette skyldes bearbejdningsgraden af projektet. I kommende fase vil risikotiden fordeles i forbindelse med risikofyldte faser af byggeriet eller projekteringen. Farvemarkeringen viser projektets fremdrift, hvor planlægningsfasen i forhold til tidsplanen kører planmæssigt og derfor er angivet grøn. Den gule farve i figur 1 er ikke afspejlet i bilag 1, da status på fremtidige faser ikke er markeret heri. 17
Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser - mio. kr. Fkt. 6.32.27 900 Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 75.585.549 1.220.720.000 626.996.996 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt. 6.32.27 1673 - Sygehus Sønderjylland 267.177.000 366.728.996 608.530.056 1.611.585 1672 - Sygehus Lillebælt 241.865.000 133.966.000 260.268.000 503.428.003 371.993 Total 509.042.000 133.966.000 626.996.996 1.111.958.059 1.983.578 Forventet forbrug mio. kr. 3. kvartal 2015 4. kvartal 2015 1. kvartal 2016 2. kvartal 2016 Pl-indeks 108,8 108,8 108,8 108,8 Sygehus Lillebælt, Kolding 55,0 62,6 81,5 82,4 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 21,4 21,3 7,9 1,0 Total 76,4 83,9 89,4 83,4 18
Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 1 95 Forskel i Bygge og PL-indeks 4 3 1 0 2 94 Sikkerhed i anlægsoverslag 3 3 2 3 3 124 Vilkår i ny udbudslov 4 2 2 0 4 79 Eksisterende forhold skaber udfordringer 2 2 2 1 5 84 Kan stram tidsplan overholdes 3 3 2 1 6 90 Fejl og mangler i grænseflader mellem fag 2 2 2 2 7 96 Svigtende opretholdelse af sygehusets drift 2 2 2 2 8 98 Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat 1 2 2 3 Sandsynlighed:vurder på skala fra 0-4 Konsekvens: vurder på skala fra 0-4 19
Bilag 3.B - Vurdering af konsekvens 20
Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 0 1 2 3 4 under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under 150.000 kr. under 750.000 kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Notat: De økonomiske konsekvenser er rettet i 2. kvartal 2015, dette skyldes tilretning i forhold til Fase 2 Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af 0 1 2 3 4 sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffe hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang Byggeteknisk Organisatorisk afklaring Styring af projekt Ekstern Vurdering af konsekvens Påvirkning på mennesker (PPM) Ingen betydning for mennesker 0 1 2 3 4 Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet Note: Skalaen til vurdering af økonomisk konsekvens er ændret siden 1. kvartal 2015, dette er sket for at tilgodese projektets størrelse. Konsekvens 1 er rettet fra under 30.000 kr. til under 150.000 kr. Konsekvens 2 er rettet fra under 500.000 kr. til under 750.000 kr. Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt 21
År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.) Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.) Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total 2009 0,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 2010 4,4 0,3% 4,5 0,3% 4,5 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,2 0,9% 12,2 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 2011 23,6 1,8% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,3% 31,3 2,3% 31,3 2,3% 38,9 2,9% 38,9 2,9% 38,9 2,9% 46,5 3,5% 46,5 3,4% 46,5 3,4% 2012 100,2 7,5% 69,8 5,1% 57,0 4,2% 154,0 11,5% 93,1 6,8% 80,7 5,9% 207,8 15,5% 116,3 8,5% 104,6 7,7% 261,5 19,5% 139,6 10,3% 139,6 10,3% 2013 331,6 24,7% 189,7 13,9% 189,7 13,9% 401,6 29,9% 216,7 15,9% 216,7 15,9% 471,6 35,1% 295,6 21,7% 295,6 21,7% 541,7 40,3% 351,0 25,8% 351,0 25,8% 2014 559,8 41,7% 400,6 29,4% 400,6 29,4% 578,0 43,0% 481,5 35,4% 481,5 35,4% 596,1 44,4% 548,9 40,3% 548,9 40,3% 614,2 45,7% 591,3 43,4% 591,3 43,4% 2015 621,7 46,3% 609,6 44,8% 609,6 44,8% 629,2 46,9% 612,3 45,0% 612,3 45,0% 636,7 47,4% 633,7 46,5% 644,2 48,0% 655,0 48,1% 2016 663,4 49,4% 662,9 48,7% 682,6 50,8% 663,9 48,8% 701,8 52,3% 665,1 48,8% 721,0 53,7% 666,2 48,9% 2017 777,4 57,9% 703,3 51,6% 833,9 62,1% 740,3 54,4% 890,3 66,3% 777,4 57,1% 946,8 70,5% 814,4 59,8% 2018 987,2 73,5% 880,5 64,7% 1.027,7 76,5% 946,7 69,5% 1.068,1 79,5% 1.012,8 74,4% 1.108,6 82,6% 1.078,9 79,2% 2019 1.164,7 86,7% 1.120,0 82,2% 1.220,8 90,9% 1.161,2 85,3% 1.276,9 95,1% 1.202,3 88,3% 1.333,0 99,3% 1.243,4 91,3% 2020 1.335,6 99,5% 1.273,0 93,5% 1.338,1 99,7% 1.302,6 95,7% 1.340,6 99,8% 1.332,2 97,8% 1.342,7 100,0% 1.361,8 100,0% Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 1 22
År Oprindelig Investerin gsprofil (mio. kr.)* Revideret Investerin gs-profil** Pct. af total Pct. af total Akkumule ret forbrug Pct. af total 2009 0,1 0,0% 0,0 0,0% 0,1 0,0% 0,3 0,1% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,4 0,1% 0,0 0,0% 0,4 0,1% 0,6 0,1% 0,6 0,1% 0,6 0,1% 2010 3,9 0,7% 3,9 0,7% 3,9 0,7% 7,2 1,3% 7,2 1,2% 7,2 1,2% 10,5 2,0% 10,5 1,8% 10,5 1,8% 13,8 2,6% 13,8 2,4% 13,8 2,4% 2011 20,3 3,8% 20,3 3,5% 20,3 3,5% 26,7 5,0% 26,7 4,6% 26,7 4,6% 33,2 6,2% 33,2 5,7% 33,2 5,7% 39,7 7,4% 39,7 6,8% 39,7 6,8% 2012 89,9 16,8% 62,4 10,7% 49,4 8,5% 140,0 26,1% 85,1 14,7% 72,4 12,5% 190,2 35,5% 107,8 18,6% 96,3 16,6% 240,3 44,8% 130,5 22,5% 130,5 22,5% 2013 308,1 57,5% 179,2 30,9% 179,2 30,9% 375,8 70,1% 205,2 35,3% 205,2 35,3% 443,5 82,7% 282,3 48,6% 282,3 48,6% 511,3 95,4% 336,8 58,0% 336,8 58,0% 2014 517,5 96,5% 383,3 66,0% 383,3 66,0% 523,7 97,7% 460,3 79,3% 460,3 79,3% 529,9 98,8% 518,6 89,3% 518,6 89,3% 536,1 100,0% 551,0 94,9% 551,0 94,9% 2015 536,1 100,0% 561,6 96,7% 561,6 96,7% 536,1 100,0% 561,6 96,7% 561,6 96,7% 536,1 100,0% 568,3 97,9% 536,1 100,0% 580,6 100,0% Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 2 23
År Oprindelig Akk. Investerin gsprofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investerin gsprofil (mio. Akkumule ret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total 2011 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2012 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,7 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,0 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,4 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2013 1,7 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,1 0,3% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,4 0,3% 0,1 0,0% 0,1 0,0% 2,7 0,4% 1,3 0,2% 1,3 0,2% 2014 13,5 1,9% 3,5 0,5% 3,5 0,5% 24,3 3,4% 6,3 0,9% 6,3 0,9% 35,1 4,9% 14,5 2,1% 14,5 2,1% 45,9 6,4% 23,0 3,3% 23,0 3,3% 2015 51,0 7,1% 31,3 4,5% 31,3 4,5% 56,2 7,8% 32,0 4,6% 32,0 4,6% 61,3 8,6% 45,7 6,5% 66,5 9,3% 53,5 7,6% 2016 80,8 11,3% 60,4 8,6% 95,1 13,3% 60,4 8,6% 109,4 15,3% 60,4 8,6% 123,7 17,3% 60,4 8,6% 2017 177,4 24,8% 94,6 13,5% 231,1 32,3% 128,8 18,4% 284,8 39,8% 162,9 23,2% 338,5 47,3% 197,1 28,1% 2018 376,9 52,7% 263,2 37,5% 415,3 58,0% 329,3 46,9% 453,6 63,4% 395,4 56,4% 492,0 68,7% 447,1 63,7% 2019 545,7 76,2% 488,2 69,6% 599,4 83,7% 529,3 75,5% 653,1 91,2% 570,4 81,3% 706,8 98,8% 597,1 85,1% 2020 709,1 99,1% 626,7 89,3% 711,3 99,4% 656,3 93,6% 713,5 99,7% 685,9 97,8% 715,8 100,0% 701,5 100,0% 24