Arbejdernes Andels Boligforening - Odder 1 Mødedato: 13. november 2012 Klokken : 16.00 Bestyrelsesmøde Bestyrelsen: init.: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Susanne Holck Mogensen SHM Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Claes Jensen CJ Best.medlem Frederik Schrøder FS Ledelsen: Regnskabschef Bjarne H. Nielsen BHNI direktør/ Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Godkendelse af dagsordenen. Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referatet fra den 9. oktober 2012. Godkendt uden bemærkninger. 2.a Godkendelse af referatet fra det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 28. oktober 2012. Godkendt uden bemærkninger. 3. Orientering fra formanden. Herunder gennemgang og godkendelse af referatet fra det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 28. oktober 2012. Indledningsvis oplyste formanden at det havde været et meget givende møde. At mange ting var blevet vendt i forhold til bestyrelsen arbejde en form for selvevaluering (og det er jo altid godt). Der fremkom et par punkter som administrationen herefter skal arbejde videre med.
2 a) Der ytres ønske om, at det skal være lettere at komme igennem til servicekontoret og administrationen. b) Bestyrelsen ønsker at færdiggørelse af hjemmesiden for AAB får høj prioritet. c) At der sættes fokus på oplæring af afdelingsbestyrelsesmedlemmer således, at de til enhver tid vil kunne lede et møde. Det gælder også dirigentrollen og fremlæggelse af budgetter og regnskaber for afdelingen. d) At bestyrelsen ca. én gang om året vil lave et selvevalueringsmøde uden den daglige ledelses deltagelse. e) Bestyrelsen ønskede at der udarbejdes en to-do-liste som følger bestyrelsesreferatet. UV udarbejder et udkast til godkendelse på førstkommende bestyrelsesmøde. Orientering fra det ekstraordinære bestyrelses afd. 20 Vestergade Hou. FVN orienterede om et særdeles positivt møde med afdelingsbestyrelsen. Vi var på forhånd en smule skepsis idet afdelingsbestyrelsen tidligere havde give udtryk for, at vi (AAB / DOMI) mere var set som modspiller end medspiller. Mange punkter blev belyst og formanden Jytte Christiansen var glad for at der nu var fuld forståelse og glæde sig til det fremtidige samarbejde. Orientering fra det ekstraordinære afdelingsmøde afd. 10 Tv. Køhlsvej. Hovedbestyrelsen havde indkaldt til mødet, idet den tidligere afdelingsbestyrelse i forbindelse med det ordinære afdelingsmøde i september måned næsten enstemmigt havde valgt, at nedlægge deres hverv som beboerrepræsentanter for afdelingen. Derfor var eneste punkt på dagsordenen, at der gerne skulle vælges en ny afdelingsbestyrelse. Hovedbestyrelsens formand Freddie Vedel Nielsen indledte mødet med, at oplyse de fremmødte beboere om vigtigheden i, at der i så stor en afdelingen som Tv. Køhlsvej er, er en afdelingsbestyrelse som kan varetage beboernes interesser, og have den gode dialog med administrationen og organisationsbestyrelse.
3 Ligeledes oplyst formanden om de arbejdsopgaver, kompetencer og rettigheder en afdelingsbestyrelse har, og hvilke krav der kunne stilles afdelingsbestyrelsen. Bestyrelsen formand Viktor Oehlenschläger (24, st. tv.) Anette Flemming Sørensen (36, 2. th.) Ane Catrine Nielsson (16, 2. tv.) Suppleanter: Tove Thørring Hansen (33D, 2. tv.) Gitte Schmidt Lazic (28, 1. th.) Til vandværket blev valgt formand Viktor Oehlenschläger. Repræsentantskabet: Viktor Oehlenschläger Annette Flemming Sørensen Ane Catrine Nielsson Tove Thørring Hansen Gitte Schmidt Lazic Inger Jensen (33B, 2. mf.) 4. Orientering fra møderne i 10. kreds. SHM orienterede kort i forlænges af sidste møde om de tiltag man havde lavet i Skanderborg hvor der var blevet taget initiativ til at ansætte en boligsocial medarbejder. Indtil videre har det være et meget positivt projekt og mange aktiviteter er kommet i gang i området Højvang. 5. Orientering fra BHNI a) Besparelser på kto 117 b) Bankforbindelse a) Besparelserne ligger i, at vi har lave aftale med vore samarbejdspartnere om, at der kun afregnes efter de faktiske m2 i boligen og ikke som nu, efter det notere antal m2. Det giver i snit ca. 10 m2 som afdelingerne / beboerne ikke længere betaler istandsættelse for. b) Vi har desværre været nødsaget til, at rykke lidt på overgangen til ny bankforbindelse. Men det vil på ingen måde kunne mærkes hverken ved beboerne eller internt i huset.
c) Porteføjeplejeaftale-/er d) Samhandelsaftaler 4 c) BHNI gennemgik porteføljen fra Sirius Kapital Ingen havde spørgsmål hertil. d) BHNI oplyste bestyrelsen om de tiltag som man p.t. havde sat i gang dette for, at vi samlet kan indkøbe de væsentlige / daglige materialer til favorable priser. 6. Orientering om fibernet i Hundslund. Jf. tidligere vedtaget at betalingen for installationen trækkes på dispositionsfonden. Der er givet tilladelse til, at der etableres fibernet i Hundslund. Beløbet for oprettelse opkræves jf. tidligere vedtaget på foreningens dispositionsfond. 7. Uanmeldt kasseeftersyn -- Gennemgang af revisionsprotokollat (1712-1713). Ingen bemærkninger hertil. Underskrevet af bestyrelsen. 8. En kort gennemgang og status på byggesagerne, Vestergade, Høghus og Vesterhåb. Afd. 20 Vi en nu ved at kan se en ende på et langt byggeforløb. Time C. kæmper for at blive færdige med mangelafhjælpningen. Der har netop været afholdt 1. års svigteftersyn og vi afventer rapporten fra byggeskadefonden. Vi har stadig 5 ledige boliger. Afd. 28 Vi havde den 7. november 2012 aflevering af den samlede bebyggelse. I den forbindelse takkede FVN DAI, og Chr. Johansen for et positivt samarbejde. Der er samlet set ca. 35 vejrligsdage godkendt i perioden hvorfor vi først kan forvente de udenoms arealer færdige i slutningen af december md. Alt er udlejet pr. 1. januar 2013. Afd. 29 Alt køre lige efter bogen. Vi er lovet boligerne færdig til indflytning før jul og vi regner med, at der bliver aflevering den 19. december og udlevering af nøgler til beboerne den 21. december. Vi har stadig 10 ledige boliger.
9. Renoveringsprojekt / nedrivning? Sagen vedr. Rørthvej 113-115 samt Rørthvej 105. Nedrivning bliver ikke umiddelbart på tale. NIRAS har udarbejdet et projektforslag som 4 af vore daglige samarbejdspartnere har givet tilbud på. Prisen for at dræne et dobbelthus ligger i størrelsesordningen ca. 200.000,- eks. moms og eks. udgifter forbundet med separering af spildevandet. 5 Ligeledes har vi bedt GEO-teknik om at lave en tilbundsgående undersøgelse af boligen 103-105 idet vi kan konstatere at bygningen over år har sat sig mere en 2 cm. pr. meter. Der holdes et vågent øje over en 1 til 2 årig periode. 10. Odder Kommunes godkendelse af ansøgning om opførelse af lager under Parkeringspladsen Tv. Køhlsvej. Sagen har nu været til høring og kun ganske få havde gjort indvendinger. Tilladelsen er givet med et par punkter som er uforståelige indsat i godkendelse. Bl.a. at der nu skal sættes et hegn fra p-pladsen over mod foreningens afdeling 1 og, at en del af p-arealerne begrønnes f.eks. ved at der anvendes græsarmeringssten. Forholdene er forlagt afdelingsbestyrelsen i afd. 10 som har godkendt disse ændringer i forhold til tilladelsen. Administrationen arbejder på, at opretholde det nuværende. 11. Forslag fra afdelingsbestyrelsesmedlem / repræsentantskabsmedlem Ib Grosser til det kommende repræsentantskabsmøde i maj / juni 2013. Forslaget er vedhæftet referatet.
12. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Alle møder starter præcis kl. 16.00 6 Møder i 2013: Tirsdag den 19. februar 2013 (uge 9) Tirsdag den 9. april 2013 (uge 15) Tirsdag den 21. maj 2013 (uge 21) Tirsdag den 25. juni 2013 (uge 26) Tirsdag den 13. august 2013 (uge 33) Tirsdag den 8. oktober 2013 (uge 40) Tirsdag den 12. november 2013 (uge 46) Foreslået ændret til den 9. april 2013. Formandsmøde: Tirsdag den 11. december 2012 kl. 18.00 (uge 50) ** Tirsdag den 19. februar 2013 kl. 18.00 (uge 9) Tirsdag den 12. december 2013 kl. 18.00 (uge 50) Repræsentantskabsmøde: OBS: Der er ingen repræsentantskabsmøde i 2012. Første repræsentantskabsmøde efter de nye vedtægter vil blive afholde i maj/juni 2013. Studietur til Wien: fra onsdag den 22. maj til søndag den 26. maj 2013 Kredsweekend: 27. og 28. september 2013 13. Eventuelt. Odder den / 2012 Bestyrelsens godkendelse af referatet: