Effektivisering Weekendkonference i 2. kreds 28. Januar 2017
FællesBo hvem er vi? Kaj Mortensen administrerende direktør Gitte Bjerregaard udlejningschef
FællesBo hvem er vi? FællesBo er Herning Kommunes største boligorganisation med ca. 5.000 boliger. Vi kan tilbyde boliger i etagebyggerier, rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBo beskæftiger ca. 90 medarbejdere, hvoraf de 25 er ansat i administrationen. FællesBos vision er: At skabe de bedste rammer for beboerne ved: Boligen, beboerdemokratiet, organisationen, administrationen og arbejdspladsen. FællesBo har igennem digitale løsninger effektiviseret flere arbejdsområder, hvilket giver en masse fordele og muligheder for lejerne ikke mindst økonomiske besparelser. Samtidig har vi også taget hul på fremtiden. Det sker med en ambitiøs plan om renovering og fremtidssikring af en stor del af vores 5.000 lejemål.
Udgifter til tomgangsboliger År Udgift 2011 Kr. 6.007.000 2012 Kr. 4.566.000 2013 Kr. 4.200.000 2014 Kr. 3.490.000 2015 Kr. 1.753.000 2016 Kr. 962.630 (kr. 460.800)
Tab ved fraflytning År Tab 2011 Kr. 4.200.000 2012 Kr. 3.049.000 2013 Kr. 4.000.000 (ny) 2014 Kr. 2.947.000 2015 Kr. 3.330.000 2016 Kr. 2.653.000
Administrationsbidraget År Pr. lejemål 2009 Kr. 4.150 2010 Kr. 3.793 2011 Kr. 3.793 2012 Kr. 3.793 2013 Kr. 3.793 2014 Kr. 3.793 2015 Kr. 3.793 2016 Kr. 3.793 2017 Kr. 3.793
Ledelse på højeste plan https://www.youtube.com/watch?v=cdte-xocwsu
En veldreven og nytænkende administration med service i højsæde
5. mål: En veldreven og nytænkende administration med service i højsæde Vi vil Fuldføres hvordan Ansvarlige Tidsfrist Økonomi/ ressourcer Vi vil fortsætte den professionelle drift og optimere vores ressourcer i drift og administration med professionelle forretningsgange Uddannelse af medarbejdere Årlig evaluering af forretningsgange Årligt statusmøde med gennemgang af mål og forretningsgange Udarbejde forretningsgange for samarbejde og beslutningsgange mellem A og OB, OB og AB samt A og AB Administrationen og OB Løbende 1 gang pr år Opfølgning på mål og vision 2 gange pr år. Foregår med ledergruppe, direktør og OB via den eksisterende gruppe Løbende Genhusning Skal være færdig 1. august 2015 Digitalt syn 4 møder årligt med de digitale EF
Forretningsgang
Et system Boligerne er baseret på det digitale fraflytningssystem Alle boligerne er aktive. Dvs. 3D modellerne/bygningerne leverer data/informationer til: Hjemmesiden Ind- og fraflytningssystemet Driftssystemet (bygningen) Driften (udearealer) Helhedsplaner Fælles Fremtid Hele systemet hænger sammen - vi retter ét sted!
DE FØRSTE TANKER FÆLLESBOS SETUP RESULTATER FREMTIDEN
Driftsoptimering
Elektronisk syn
Udbud på fraflytning
Råderetshåndtering
Udearealer Fælles Fremtid Digital ind- og fraflytning
Anvendelsesmuligheder af modeller 3D BIM MODELLERING Drift og vedligehold Energiberegning Visualisering Dataudtræk Model Grundlag for udarbejdelse af helhedsplaner Data til elektronisk syn Viderebearbejdning af rådgivere Bygningstegninger
Overblik og bedre planlægning
DE FØRSTE TANKER FÆLLESBOS SETUP RESULTATER FREMTIDEN
Afdelingernes udgifter til istandsættelse af flyttelejligheder 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Samlet udgift (kr.) 18.029.795 17.544.668 14.412.887 10.446.361 9.493.095 9.549.870 7.202.451 7.286.856 7.045.530 Antal fraflytninger 1.020 1.051 1.018 949 1.000 1.024 981 987 962 Gennem. udgift pr. flytning (kr.) Ibrugtagning (antal boliger) 17.676 16.693 14.158 11.008 9.493 9.326 7.342 7.373 7.324 400 796 679 780 655 798 780
Administrativ besparelse 2 fuldtidsstillinger i økonomiafdelingen 2 fuldtidsstilling i udlejningen
Udearealer Ortofoto Skråfoto/Drone Simpel
Afd. 023 Gormsvej/Thyrasvej
Udbud contra omorganisering
d.kr. 17.000.000,00 Fremskrivning af lønninger for ejendomsfunktionærer i forhold til ny og gammel struktur 16.500.000,00 16.341.938,56 16.649.816,30 16.000.000,00 16.039.801,42 15.500.000,00 15.497.467,43 15.731.420,21 15.419.618,75 15.000.000,00 14.500.000,00 14.840.473,24 14.743.559,60 14.000.000,00 14.092.432,33 13.500.000,00 13.000.000,00 Fremskrivning gl. struktur Nuværende struktur 12.500.000,00 12.000.000,00 2012 2013 2014 2015 2016
Biler
Robot plæneklipper
FællesBo er med på dronerne DJI Phantom 3 Professional
Helhedsplaner Afdeling Status 1. 009 Under projektering fysisk i gang JAN 2017 2. 014 Under projektering fysisk i gang JAN 2017 3. 110 Møde med renoveringsudvalget den 2. maj for godkendelse af helhedsplanen og derefter afventes finansieringsskitse fra Landsbyggefonden. 4. 016 Afventer undersøgelse af murbindere, hvorefter ansøgning om endelig helhedsplan fremsendes. 5. 019 Endelig Helhedsplan indsendt. 6. 021 Endelig Helhedsplan indsendt. 7. 024 Endelig Helhedsplan indsendt.
Helhedsplaner Afdeling Status 8. 104 Besigtigelse Landsbyggefonden 22. juni 2016 9. 106 Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan 10. 107 Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan 11. 210 Besigtigelse Landsbyggefonden 22. juni 2016 12. 231 Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan 13. 233 Afventer igangsættelse 14. 530 Afventer igangsættelse
Kommende/igangværende opgaver Afdeling Status 15. 100 Afventer igangsættelse 16. 024 Boliger 12 stk. genhusningsboliger 17. 106 Børnehave / vuggestue bliver opsagt 2017 18. 107 Børnehave bliver opsagt 2017 19. 019 Opførelse af 65 / 97 boliger
Bæredygtige boliger
Bæredygtige boliger
Bæredygtige boliger
Bæredygtige boliger
Bæredygtige boliger
Bæredygtige boliger
Mennesket i Midten Mennesket i Midten er støttet med økonomiske midler fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet. Målet med projektet er at reducere antallet af udsættelser med 40% over 3 år. Tom Sørensen er ansat som socialfaglig projektmedarbejder pr. 1. oktober til projektet Mennesket i Midten.
Mennesket i Midten Følgende afdelinger er med i projektet: Afd. 020 Knudsvej Afd. 021 Gormsvej Afd. 023 Gormsvej/Thyrasvej Afd. 024 Thyrasvej/Valdemarsvej Afd. 025 Valdemarsvej Afd. 100 A I Holms Vej Afd. 104 Fredhøj Afd. 106 Sønderager Afd. 107 Porshøj Afd. 200 Lyngbyen
Mennesket i Midten Vores håb er, at der efter projektperioden på de 3 år er mulighed for at forankre vores tilbud til beboerne i den alminelige drift og dermed fastansætte projektmedarbejderen. En forankring af projektet vil medføre, at samtlige udsættelsestruede beboere i FællesBo vil kunne tilbydes rådgivning og ikke kun beboere i vores målgruppe.
Digitalisering De seneste år er det blevet både dyrere og langsommere at sende breve med posten. Derfor vil vi gerne kommunikere elektronisk med vores beboere.
Digitalisering For at vi kan kommunikere elektronisk med vores beboere, skal vi både have deres Tilladelse Mailadresse Mobilnummer Cpr. nr. Oplysninger bliver behandlet fortroligt og opbevaret jf. persondataloven.
Ny hjemmeside Udvikling af ny hjemmeside, som er responsive og med selvbetjeningsmuligheder, så vi kan tilbyde beboerne betjening, når vi har lukket." Min Side Bestyrelsesweb
Digitalisering Min side Sideløbende er vi i gang med at udvikle Min Side, som bliver beboernes egen elektroniske postkasse på www.faellesbo.dk. Huslejeopgørelse Budget og regnskab for beboerens afdeling Husorden Vedligeholdelsesreglement Referater fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder Info på ejendomsfunktionærerne og inspektøren
Digitalisering bestyrelsesweb Bestyrelsesweb giver... Mulighed for at følge op på budgetter Adgang til bestyrelsens eget dokumentarkiv Overblik over dagsordner Adgang til fælles kalenderfunktion
Den røde tråd hos FællesBo Kundeservice BOLIGBUTIKKEN DIREKTIONEN BOLIGSERVICE & TEKNIK BOLIGØKONOMI