Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 24. september 2014 kl. 15.00 i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst - Orientering fra formanden... 2 2 Udlejningssituationen... 3 3 Ipad i bestyrelsen... 3 4 Forretningsorden... 4 5 Evaluering af pilotprojekt... 4 6 Etablering af lokalt servicecenter og samdrift... 5 6.1 Opgaver i det lokale servicecenter... 5 6.2 Deltagende organisationer/afdelinger i det lokale servicecenter... 6 6.3 Dato for opstart af det lokale servicecenter... 7 6.4 Navngivning af det lokale servicecenter... 7 6.5 Placering af det lokale servicecenter samt erhvervslejekontrakt... 7 6.6 Depositum lejemål til det lokale servicecenter... 8 6.7 Etableringsudgifter... 8 6.8 Udflytning af personale til det lokale servicecenter... 9 6.9 Fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter... 11 6.10 Lokal drift og administrativt fællesskab samt lokale ejendomskontorer.. 11 6.11 Overslag over driftsøkonomien i lokalt servicecenter... 12 6.12 Tillæg til forretningsføreraftale... 13 7 Byggeri på Nordre Skole... 14 8 Eventuelt... 14 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Lis Neumann, næstformand Morten Byder Karsten Berg Flemming Pedersen Erik Langkilde Leo Jørgensen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Erik Lønne, Regionsdirektør - Afbud Thomas Holluf, Adm. Direktør - Afbud Martin Skytte Kundechef Pernille Poulsen, Servicekoordinator Domea Boligcenter Svendborg, den 21. oktober 2014 Side 1 af 14

1 Velkomst - Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Svend Erik Johansen bød velkommen. Svend Erik ønskede på vegne af BSB Svendborg Pernille Poulsen tillykke med 10 års jubilæet. Svend Erik og Karsten Berg havde deltaget i indvielsen af Ryttervejs kunst, og Svend Erik viste et billede af kunsten på sin Ipad. Der har været afholdt markvandring i alle afdelinger, og Svend Erik opfordrede andre til også at deltage. Henning Larsen er gået på pension, Svend Erik har mødt ham, og han ser ud til at nyde pensionisttilværelsen. Der er indgået aftale med SSG. Svend Hviid Mogensen undrede sig over, at det ikke var en aftale, der var indgået for selskabet i stedet for afdelingsvis. Hjerteparken er ikke med i aftalen, og Martin undersøger hvorfor? Svend Erik spurgte til status på skiltning. Lis Neumann oplyste, at der ventes på Domea, da de er på vej med en logoændring. Der er desværre ikke nogen tidshorisont på det. Martin Skytte tilføjede, at materialet godt kunne sendes til Kommunen for godkendelse, så det lå klar. Vinduesprojektet i Hjerteparken, hvor organisationsbestyrelsen havde bevilget kr. 2 millioner, blev ikke vedtaget i denne omgang, og projektet er udsat et års tid. Organisationsbestyrelsen fastholdt, at beløbet stadig er bevilget den dag projektet går i gang. Der er formandsmøde den 9. oktober kl. 17.00, hvor evaluering af pilotprojekt og fremtid er på dagsordenen. Bryghuset har fået en afdelingsbestyrelse. Afdeling 7511 har afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor der blev valgt et nyt medlem til bestyrelsen samt suppleanter. Organisationsbestyrelsen har deltaget i et seminar med Jesper Markussen. Porten mellem Jægermarken og Toftemarken er åbnet, og det går rigtig godt. Der er nyt i forhold til den tekniske helhedsplan, og der indkaldes til orienteringsmøde for afdelingsbestyrelserne for afd. 7502 og 7504 den 20. oktober 2014 for at gennemgå materialet. Den 4. november indkaldes beboerne i 75-02 for et orienterende møde om både den tekniske og sociale helhedsplan. Svend Erik Johansen synes, det ser godt og fornuftigt ud, det der er lagt op til med en begrænset huslejestigning. Uffe Frejdal vil gerne komme og fortælle om deres erfaringer med en lignende helhedsplan i Holbæk. Dorthe Krammager sender invitationer ud. Svend Erik Johansen oplyste, at der var et ekstra punkt på dagsordenen, nemlig punkt 7. Byggeri på Nordre Skole. Side 2 af 14

2 Udlejningssituationen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Udlejningssituationen ser fornuftig ud for tiden. Afd. 7501 = 1 ledig Afd. 7502 = 2 ledige Afd. 7504 = 3 ledige, den ene siden 1. februar 2014. Proceduren i dag er således, at en venteliste skal udtømmes, før den kan komme ud offentligt. Ved tynde ventelister, kan procedure være langsommelig. Klavs Hedelund oplyste, at der arbejdes på en anden måde at annoncere på. Svend Erik Johansen spurgte til, hvordan det er gået med de opskrivninger der kom på ventelisten i forbindelse med messen i februar. Pernille Poulsen oplyste, at det havde givet god opmærksomhed, men at det ikke havde givet så mange på ventelisten. Kundeservice havde haft lidt problemer med udlejning af kælderrum, hvor et kælderrum der allerede var udlejet, var blevet udlejet igen. Alt sammen fordi kælderrummene for flere år tilbage havde fået nye numre i Domeas system, og de gamle numre desværre ikke var blevet slettet. Martin Skytte foreslog, at sætte et skillerum op i den ene af de store 2- rums boliger der er ledige i Jægermarken, så den blev ændret til en 3- rums bolig. Det kunne tænkes, at den så ville blive lettere at leje den ud. Karsten Berg bekræftede, at det var prøvet på Femte Maj Plads med god effekt. Afd. 7514 = 3 ledige Afd. 7516 = 1 ledig 3 Ipad i bestyrelsen Bestyrelsen har deltaget i ipad kursus og alle har fået nye mailadresser. Bestyrelsen bedes beslutte, om administrationen fra dags dato må gøre brug af disse? Det indstilles, at bestyrelsen beslutter den fremadrettede brug af e-mail. Martin Skytte spurgte bestyrelsen, om det nu fremover var muligt at sende dagsordener, referater mv. digitalt, da alle på nær Lis Neumann har deltaget i Ipad kursus. Der blev en debat om, hvor godt kurset havde været, og flere gav udtryk for, at der havde været for meget tomgang da der havde været problemer med, at få lave lektien fra det ene kursus til det andet. Der er efterfølgende kommet en ekstra kursus aften på programmet der bliver den 2. oktober. Administrationen kan endnu ikke sende materiale elektronisk, da bestyrelsen ønsker mere erfaring i brugen af Ipad. Det tages op igen på et senere tidspunkt. Side 3 af 14

4 Forretningsorden Erik Langkilde, Flemming Pedersen og Martin Skytte er klar med et oplæg og orientering om forretningsorden for BSB Svendborg. Enkelte punkter markeret med gul, på side 2 ønskes drøftet med bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender fremlagte forretningsorden. Martin Skytte orienterede bestyrelsen om forretningsordenen, og de par punkter der skulle drøftes. 5 Der afholdes mindst 2 møder årligt blev fastholdt. 5 stk. 3, varsel på mindst èn uge. På det ordinære møde i november bliver der udmeldt 4 møde datoer, så bestyrelsen er bekendt med hvornår der er møder. Tekst ændres til møderne indkaldes senest en uge før mødets afholdelse. Alle de steder i forretningsordenen hvor der står indkaldes så vidt muligt skriftligt, skal der også tilføjes digitalt (skriftlige/digitalt). 9 stk. 4, ændres så der står: Referatet sendes til godkendelse ved formanden, herefter sendes det til bestyrelsen, der derefter har 5 hverdage til at komme med kommentarer eller indsigelser, hvor efter referatet betragtes som godkendt. Det blev besluttet at fremlæggelse af revisionsprotokol fremover skal være et fast punkt på dagsordenen. Svend Erik Johansen takkede Martin, Erik og Flemming for arbejdet med forretningsordenen. 5 Evaluering af pilotprojekt Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Martin Skytte gennemgik evalueringen af pilotprojektet. Der har været en besparelse de sidste 10 mdr. på konto 114 på 440.000 kr. samlet for afdeling 7502 og 7504. Der blev en debat om fremtidig bemanding, vinterbekæmpelse osv. Ejendomspersonalet er også godt tilfreds med den nye måde at arbejde på. Den samlede besparelse på de sidste 10 måneder er alt i alt kr. 689.000. Der blev en snak om, hvad og hvordan der yderligere kan laves besparelser i resten af BSB Svendborg, evt. med E-syn eller samdrift. Repræsentantskabet er lovet et ekstraordinært møde, der afholdes den 22. oktober i Hjerteparkens fælleshus kl. 17.00. Klavs Hedelund foreslog et kort organisationsbestyrelsesmøde inden det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. oktober og efter formandsmødet der ligger den 9. oktober. Side 4 af 14

Nyt organisationsbestyrelsesmøde den 15. oktober 2014 kl. 15.00 i Domea, Mølmarksvej 155. Svend Erik Johansen mailer dato ud til alle. Bestyrelsen efterlyste et sammendrag/referat fra seminaret, Martin Skytte vil efterlyse dette. Martin Skytte gennemgik sammenligningsskemaet for Servicecenterets beregninger. Det er vigtigt, at bestyrelsen er klar over, at det er et oplæg/muligheder for besparelser for BSB Svendborg. Det er jo organisationsbestyrelsen for BSB Svendborg der bestemmer og træffer de endelige beslutninger. 6 Etablering af lokalt servicecenter og samdrift Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende selskaber og afdelinger, samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. Med etablering af et lokalt servicecenter følger ansættelse af en kundechef og servicekoordinatorer. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser. Martin Skytte orienterede bestyrelsen om, at der var punkter der skulle træffes beslutning om i forbindelse med overgangen til Servicecenter pr. 1. januar 2015. 6.1 Opgaver i det lokale servicecenter De opgaver eller ansvarsområder, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Overordnet ansvar for planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser Sikring af tryghed for beboerne Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger, for driftsleder opgaver Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder Side 5 af 14

DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Budgetopfølgning og økonomistyring af konto 114-119 Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af tilladelser og simple beboerklager. Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. Der vil i løbet af 2014 blive udarbejdet et nyt ydelseskatalog, som beskriver Domeas ydelser. Ydelserne vil i det nye katalog være reduceret med de ydelser, som fremadrettet skal varetages i det lokale servicecenter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at boligorganisationen indtræder i et lokalt servicecenter til varetagelse af de ovenfor nævnte opgaver. Der var en debat om, hvorfra de forskellige opgaver skulle løses. Men ejendomspersonale og administration er jo èt Servicecenter, så det er ikke vigtigt hvor opgaven løses, men at den bliver løst. Bestyrelsen godkendte at boligorganisationen indtræder i et lokalt servicecenter til varetagelse af de nævnte opgaver. 6.2 Deltagende organisationer/afdelinger i det lokale servicecenter For at kunne udnytte mulighederne ved etablering af et lokalt servicecenter er det nødvendigt at servicecenteret betjener en vis mængde lejemål. Foreslåede samarbejdspartnere i det lokale servicecenter og antallet af lejemål i disse er: 7500 BSB Svendborg 8100 BSB Egebjerg 8300 BSB Gudme Samarbejdet mellem organisationerne i det lokale servicecenter foreslås varetaget ved en styregruppe. Styregruppen foreslås at have 2 deltagere udpeget fra hver organisation, som udføres af Formand og Næstformand. Styregruppen behandler beslutninger og indstiller afgørelser til de respektive organisationsbestyrelsers godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at indtræde i det lokale servicecenter med de foreslåede samarbejdspartnere. Bestyrelsen godkendte at indtræde i det lokale servicecenter med de foreslåede samarbejdspartnere. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder samarbejdsmodellen mellem organisationerne i det lokale servicecenter. Side 6 af 14

Bestyrelsen godkendte at tiltræde samarbejdsmodellen, hvor formand og næstformand deltager i styregruppen mellem organisationerne. 6.3 Dato for opstart af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter foreslås sat i drift 01.01.2015. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at det lokale servicecenter sættes i drift pr. 01.01.2015. Bestyrelsen godkendte at det lokale servicecenter sættes i drift 1. januar 2015. Svend Erik Johansen forslog en reception for åbningen, dato fastsættes senere. Regnskabsskæring for Servicecenter Svendborg bliver pr. 30/6. 6.4 Navngivning af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter vil blive kaldt Servicecenter Svendborg. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at servicecenteret navngives Servicecenter Svendborg. Bestyrelsen godkendte navngivningen Servicecenter Svendborg. 6.5 Placering af det lokale servicecenter samt erhvervslejekontrakt Det lokale servicecenter placeres centralt i forhold til de boligorganisationer og afdelinger, som skal dækkes af servicecenteret. Det lokale servicecenter foreslås etableret og fysisk placeret i de eksisterende lokaler på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. De under punkt 6.2 angivne selskaber indtræder i den allerede etablerede erhvervslejekontakt (som BSB Svendborg har underskrevet frem til 1/1 2015), pr. 1/1 2015. Der udarbejdes et tillæg til erhvervslejekontrakten, som endeligt godkendes af omtalte styregruppe i punkt 6.2. Erhvervslejekontrakten er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender placeringen af det lokale servicecenter. Bestyrelsen godkendte placeringen af servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155. Side 7 af 14

Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig indtræden i allerede etableret erhvervslejekontrakt på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg, mellem parterne Domea s.m.b.a. og Boligselskabet BSB Svendborg. Bestyrelsen besluttede at indtræde i et kommende tillæg, til den allerede etablerede erhvervslejekontrakt, sammen med BSB Egebjerg og BSB Gudme. 6.6 Depositum lejemål til det lokale servicecenter I forbindelse med indgåelse i ovenstående erhvervslejekontrakt på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg betales et indskud på kr. 54.573,75 pr. 1/1 2016. Indskuddet fordeles på samme måde som lejeudgifterne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indskuddet, fordelingen af betalingen af dette samt behandlingen af dette ved deltageres ind-/udtræden af det lokale servicecenter. Bestyrelsen godkendte indskuddet på kr. 54.573,75 jf. indgået erhvervslejekontrakt. Beløbet reguleres senere til ca. 96.000,- ved indtrædelse af BSB Gudme og BSB Egebjerg. 6.7 Etableringsudgifter Etableringen og opstart af det lokale servicecenter Svendborg vil koste ca. kr. 283.700. Fordeling af etableringsudgifterne kan ses på vedlagt bilag. Etableringsudgifterne kan dækkes på følgende måder: 1) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne fordeles i stedet ud på afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid her max. 5 år. 2) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. 3) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets arbejdskapital. 4) Etableringsudgifterne dækkes af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid her max 5 10 år alt efter aktivets forventede levetid. Side 8 af 14

Det indstilles, at bestyrelsen godkender at dække selskabets andel af etableringsudgifter til det lokale servicecenter fra selskabets dispositionsfond, på nær ITinvesteringerne, som dækkes af arbejdskapitalen, som anført i mulighed 2. Martin Skytte gennemgik etableringsomkostningerne for servicecenteret. BSB Svendborgs andel vil være kr. 218.044,25. Lis Neumann spurgte, om etableringsudgiftsbilaget ville blive fremvist på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, Klavs Hedelund foreslog at alt vedr. dette punkt kunne drøftes på organisationsbestyrelsesmødet den 15. oktober. Klavs Hedelund bekræftede at udgiften til nye plisse gardiner i stort mødelokale fordeles 50/50 mellem Domea og kommende servicecenter Svendborg. Klavs Hedelund oplyste at Domea giver et tilskud på kr. 5.000,- til nye skilte, såfremt Domea fremgår på nye skilte. Svend Erik Johansen påpegede, at ringeklokken ved personaleindgangen ikke virker. Bestyrelsen godkendte etableringsudgifterne til det lokale servicecenter. 6.8 Udflytning af personale til det lokale servicecenter Kundechef Med etableringen af et lokalt servicecenter vil der blive ansat en kundechef. Kundechefen skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale, således som det kendes i dag fra det lokale ejendomskontor. Kundechefens rolle og profil vil således i vidt omfang minde om den nuværende driftschefprofil, der kendes fra Domeas regionale boligcentrer. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. Driftsleder Driftslederen har personaleledelsen over for ejendomsfunktionærer og evt. ejendomsmestre, synsmænd mv. samt ansvaret for ejendomsdriften. Driftslederen er ansvarlig for afdelingernes drift og vedligeholdelse og kan varetage en del af kundechefens opgaver, f.eks. deltagelse på afdelingsmøder, indhentning af tilbud og økonomistyring. Servicekoordinator Herudover ansættes en servicekoordinator. Servicekoordinatoren skal assistere i den daglige administration og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser samt udstede godkendelser og tilladelser til fx husdyrhold. Herudover vil servicekoordinatoren udsende dagsordener til- og evt. deltage i og tage referat af bestyrelsesmøderne. Ansættelse af en servicekoordinator på det lokale servicecenter indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. Side 9 af 14

I servicecenteret påtænkes Martin Skytte ansat som kundechef med 37 timer ugentligt, Pernille Poulsen og Lise Jørgensen med ca. 30-32 timer ugentligt som servicekoordinatorer og Lars Ole Møller som driftsleder med 37 timer ugentligt. Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed, jf. punkt 4.12. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i det lokale servicecenter. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Anciennitet For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den ene måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overflytning af personale fra Domea til det lokale servicecenter på de angivne vilkår. Side 10 af 14

Bestyrelsen godkendte overflytning af personalet til det lokale servicecenter på de angivne vilkår. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter serviceniveau i kommende servicecenter Svendborg, specielt med henblik på ansættelse af antal servicekoordinatorer / kontorassistent. Svend Erik Johansen spurgte til, hvor den nuværende kontorassistent i flexjob er i systemet? Klavs Hedelund redegjorde for Domeas tanker omkring brugen af en kontorassistent i flexjob og flexibiliteten omkring åbningstider og servicering af beboerne ikke bliver så skrøbelig. Udgiften udgør en merudgift på ca. kr. 100.000. Punktet om serviceniveauet i det kommende servicecenter tages op igen på mødet den 15. oktober. 6.9 Fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter Det lokale servicecenter oprettes som en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på de deltagende selskaber. Fordeling af udgifter til det administrative personale på det lokale servicecenter, kontorholdsudgifter, husleje, m.v. fremgår af vedlagte servicecenteraftale. Servicecenteraftale indeholdende fordelingsnøgle vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver servicecenteraftalens generelle og specifikke del. Martin skytte gennemgik serviceaftalen, både den generelle og den specifikke del. Bestyrelsen godkendte og underskrev serviceaftalens generelle og specifikke del. 6.10 Lokal drift og administrativt fællesskab samt lokale ejendomskontorer De enkelte boligorganisationer tilknyttet servicecenteret, fortsætter som hidtil med hver deres samdrift, uafhængigt af de øvrige deltagende boligorganisationer, hvor boligorganisationens ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer er fælles om at løse afdelingernes opgaver som fx beboerservice og pleje af udearealerne. Dette betyder, at BSB Svendborg bevarer egne medarbejdere, der fordeles mellem afdelingerne som hidtil, BSB Gudme har samdrift og fælles medarbejdere mellem selskabets afdelinger, BSB Egebjerg har samdrift og fælles medarbejdere mellem selskabets afdelinger, og Svendborg Boligselskab har samdrift, dog med medarbejderne primært tilknyttet en fast afdeling. Der bevares 5 ejendomskontorer i Svendborg, 1 i Gudme og 1 i Egebjerg, hvorfra det lokale personale vil have arbejdssted. Side 11 af 14

Disse ejendomskontorer ledes af en lokal ledende ejendomsmester, der refererer til driftslederen på servicecenteret. For alle de deltagende boligorganisationer og afdelinger, vil dele af de nuværende arbejdsopgaver på ejendomskontorerne så som: materiel indkøb, stor indkøb af materialer, udbud af større håndværkeropgaver og dele af de administrative opgaver i forbindelse med ejendomsdriften blive koordineret fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til mere praktisk arbejde. Ejendomskontorerne indeholder en kontorarbejdsplads, hvor ejendomsmesteren kan varetage administrative opgaver i mindre omfang og tage mod beboerhenvendelser. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at boligorganisationen fortsat har egen samdrift, med de ovenfor angivne daglige arbejdssteder for personalet, mens de administrative opgaver i videst muligt omfang koordineres fra servicecenteret. Bestyrelsen godkendte at boligorganisationen fortsat har egen samdrift. 6.11 Overslag over driftsøkonomien i lokalt servicecenter Den del af administrationsbidraget, der før har dækket løn til kundechef og servicekoordinator plus moms, bortfalder, i det ansættelsen overgår til boligorganisationen. Det bemærkes, at det kun er den andel af en fultidslønning svarende til det hidtidige træk på kundechefen og servicekoordinator i henhold til Domeas normering, som administrationsgebyret nedsættes med. Udover den andel af en kundechef og servicekoordinator, som hidtil har betjent boligorganisationen fra Domea, kan de deltagende boligorganisationer vælge at ansætte og aflønne ekstra ressourcer i det lokale servicecenter. F.eks. så servicecenteret bliver betjent af 1 hel servicekoordinator, frem for de f.eks. 30% af en servicekoordinator, der tidligere har betjent de tilsluttede boligorganisationer i Domea. Indførelse af samdrift, fokuseret ledelse, fælles indkøb, specialisering i ind- og fraflytningssyn m.v. forventes at give effektiviseringer i driften. Disse effektiviseringer kan omsættes til besparelse eller et højere serviceniveau i afdelingerne. Det lokale servicecenter vil blive etableret med en standardpakke for IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Der er indgået en leasing- og serviceaftale ved et EU-udbud. Ensartethed i udstyr og programmer, centralt styrede opdateringer og support er nødvendigt for at det lokale servicecenter kan opnå de nødvendige resultater. Side 12 af 14

Der gøres opmærksom på, at beregningen er foretaget på baggrund af gennemsnitstal for lønninger, datalinjer m.v. og estimater for effektiviseringer. Det beregnede økonomiske overslag for boligorganisationen vedr. driftsøkonomien af et lokalt servicecenter vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overslaget på driftsøkonomien for det lokale servicecenter. Martin Skytte gennemgik driftsomkostningerne for det lokale servicecenter. Svend Erik ønskede at få opsat en bakke til det post der sendes til ham, således der kun bliver afsendt èt brev om dagen. Dermed må det også give en besparelse på kuverter og porto. Det kan evt. diskuteres i styregruppen, hvorvidt det skal være SAK eller nogle andre der har deres kunstsamling hængende i indgangen. Bestyrelsen godkendte overslaget på driftsøkonomien. 6.12 Tillæg til forretningsføreraftale For at formalisere organisationens indtræden i det lokale servicecenter, skal der indgås et tillæg til forretningsføreraftalen mellem hver af de deltagende organisationer i servicecenteret og Domea som forretningsfører. Etableringen af det lokale servicecenter betyder som ovenfor beskrevet, at personale og opgaver flyttes ud lokalt. Som følge af dette nedsættes administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Medarbejderne på det lokale servicecenter vil fremover blive serviceret med ITudstyr, software og support via en rammeaftale, der er indgået efter afholdt udbud mellem en ekstern leverandør og Domea. Med indgåelsen af tillæg til forretningsføreraftalen forpligter boligorganisationen sig til at aftage denne ydelse på de i rammeaftalen nævnte vilkår og betingelser. I 2013-niveau udgør priserne kr. 13.500 eks. moms årligt for en storbruger og kr. 3.500 eks. moms årligt for en mobilbruger. Dertil kommer en årlig supportafgift på kr. 5000 eks. moms. pr. servicecenter. Udgiften fordeles i boligorganisationerne i henhold til den indgåede servicecenteraftale. Tillæg til forretningsføreraftalen er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Klavs Hedelund & Martin Skytte undersøger om der kan laves ændringer/rettelser i tillæg til forretningsføreraftalen. I 2 ønsker bestyrelsen at der skal stå: Det lokale servicecenter vil som udgangspunkt, have ansvaret for at skulle stå for løsningen af følgende af de opremsede opgaver. Hvis ikke dette er muligt, skal opgaverne specificeres mere nøjagtigt, hvor opgaven ligger. Side 13 af 14

Punktet og evt. tilpasset tillæg til forretningsføreraftalen tages med igen på mødet den 15. oktober, så aftalen blev ikke underskrevet. 7 Byggeri på Nordre Skole Svend Erik Johansen informerede om, at Nordre skole skal rives ned. Kommunen vil lade en ny lokalplan udarbejde med en blanding af erhverv og boliger. Det kunne være spændende og sjovt at være med i projektet, og hvis vi kom først med et udspil. Karsten Pedersen fra byggeafdelingen har en pulje, der er beregnet til at undersøge forhold mm. Karsten vil skrive til Svendborg Kommune og tilbyde at lade et skitseoplæg udføre, uden omkostning for Svendborg Kommune, og gerne i samarbejde med kommunen. Martin Skytte skriver hurtigst muligt til Karsten Pedersen med div. info ang. projektet, idet bestyrelsen ønsker at få vist Kommunen, BSB Svendborgs interesse for projektet. Bestyrelsen blev enig om, at Karsten Pedersen sender et brev til Kommunen. 8 Eventuelt Der var intet under eventuelt. Mødet slut kl. 20.25 Referatet godkendt Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 21. oktober 2014 MSK/PP Side 14 af 14