Mariagerfjord Kommune CVR-nr. 29 18 94 55 Revisionsberetning nr. 11 om den løbende revision for 2012 udført indtil januar 2013 Delberetning om revisionen af regnskabet for året 2012
Mariagerfjord Kommune Delberetning om revisionen af regnskabet for året 2012 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Den løbende revision 2 2.1 Regler for styring af økonomi og regnskab i Mariagerfjord Kommune 2 2.2 Bogføringsprocessen samt økonomisk ledelsestilsyn 2 2.3 Beholdningseftersyn samt afstemning af balanceposter 3 2.4 Lønninger og vederlag 4 2.4.1 Forretningsgange 4 2.4.2 Sagsrevision 4 2.5 Administration af tilskud til forskellige formål 5 2.6 Forretningsgange for opkrævning af huslejeindtægter 5 2.7 Revision af sociale ydelsesområder med statsrefusion 6 2.7.1 Sammenfattende konklusion på sagsrevisionen 7 2.7.2 Vurdering af det interne ledelses- og handlingstilsyn 8 2.7.3 Vurdering af sagsadministrationen og anbefalinger 8 3. Revisionens bemærkninger 11 3.1 Administration af bevillingssager indenfor ledighedsydelse 11 4. Lovpligtige oplysninger 12
1. Indledning I henhold til lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for Mariagerfjord Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejdet vedrørende regnskabsår 2012 udført indtil januar 2013. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om de interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssig og betryggende. Endvidere vurderer revisionen, om kommunens dispositioner vedrørende de regnskabsmæssige forhold er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse som revisor pr. 1. januar 2007. Om den udførte revision afgives følgende beretning: 2. Den løbende revision 2.1 Regler for styring af økonomi og regnskab i Mariagerfjord Kommune Byrådet har den 20. december 2012 godkendt Regler for styring af økonomi og regnskab i Mariagerfjord Kommune. Regelsættet beskriver kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har betydning for den økonomiske styring. Der udarbejdes bilag, forretningsgangsbeskrivelser og vejledninger til uddybning af det overordnede regelsæt. I vores revision har vi taget hensyn til, at kommunen har været i en overgangsfase med hensyn til udarbejdelse af nye regler for den økonomiske styring. 2.2 Bogføringsprocessen samt økonomisk ledelsestilsyn Vi har gennemgået forretningsgangene for bilagsbehandling og bogføring og herunder efterprøvet, om og disse foregår betryggende og i overensstemmelse med kommunens regelsæt. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision, hvor det bl.a. er påset: om bilagene er behandlet i henhold til kommunens regler om bilagene er registreret på de korrekte arter om betalingsfristerne overfor leverandører er udnyttet. Side 2
Endvidere har vi gennemgået og vurderet de tilrettelagte kontroller for det økonomiske ledelsestilsyn, herunder den etablerede stikprøvekontrol og løndatakontrol. Endelig har vi gennemgået og vurderet tilsynsrapporter fra den centrale økonomiforvaltning om udførte tilsynsbesøg ved decentrale institutioner. KONKLUSION Det er vores opfattelse, at de etablerede forretningsgange for bogføringsprocessen og det økonomiske ledelsestilsyn er tilrettelagt betryggende og hensigtsmæssigt, og at forretningsgangene følges. I tilknytning til det økonomiske ledelsestilsyn, som udføres centralt har vi anbefalet, at der også etableres en kontrol i forhold til nøglepersoner med særlige rettigheder til at foretage ændringer af stamdata i økonomisystemet. Denne kontrol skal ses som en beskyttelse af personalet mod uberettiget mistanke om uregelmæssigheder. 2.3 Beholdningseftersyn samt afstemning af balanceposter Vi har foretaget beholdningseftersyn vedrørende kommunens likvide aktiver den 1. oktober 2012. Det omfatter de centralt placerede midler i pengeinstitutter m.v., samt et udsnit af de midler, som er placeret decentralt under andre forvaltningsenheder og institutioner. Beholdningseftersynet har til formål at efterprøve, hvorvidt kommunens administration af likvide beholdninger og værdipapirer varetages i overensstemmelse med kommunens forretningsgange. Det er herunder påset, at de likvide aktiver er undergivet en løbende afstemning, samt at endnu ikke bogførte likvide bevægelser er behørigt dokumenteret. Endvidere har vi påset, at der er tilrettelagt og udført ledelsestilsyn. KONKLUSION Beholdningseftersynene har vist, at de likvide beholdninger og indeståender i pengeinstitutter var til stede på besøgstidspunktet, samt at berørte balanceposter var behørigt afstemt. Det er vores vurdering, at kommunens forretningsgange på området er tilrettelagt på en betryggende og hensigtsmæssig måde. Side 3
2.4 Lønninger og vederlag 2.4.1 Forretningsgange Vi har gennemgået processen for lønområdet for at påse, at den er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi definerer lønprocessen, som oprettelse og ændring af lønmodtager, dagpengerefusioner samt sikring af, at den udbetalte løn er korrekt. På lønområdet er der en række kontroller, som supplerer hinanden (kontrolmiljø), og derved dels sikrer det er de rigtige personer som aflønnes, men også dels at den løn som udbetales, er korrekt. I forbindelse med gennemgangen har vi overordnet vurderet summen af de kontroller, som er på lønområdet, for om de afdækker de fejl, der kan opstå i lønprocessen - uanset om det er tilsigtede (svig) som utilsigtede fejl. Vi har endvidere udvalgt de kontroller, som vi finder væsentligst og testet disse for, om de bliver udført som oplyst og om de er effektive. På lønområdet er der et kontrolmiljø, som dels skal udføres på selve lønkontoret, men som også dels skal udføres ude ved de enkelte budgetansvarlige i form af deres månedlige økonomiske ledelsestilsyn. I denne gennemgang har vi forholdt os til de processer, som er på lønkontoret med tilhørende kontroller. KONKLUSION Det er vores opfattelse, at de gennemgåede forretningsgange på lønområdet er hensigtsmæssige og betryggende. 2.4.2 Sagsrevision Vi har gennemgået et antal personalesager med det formål at efterprøve om gældende regler og overenskomster i forbindelse med lønudbetaling efterleves. Udsnittet af sager er fordelt på forskellige overenskomstområder. Ved sagsrevisionen har vi påset: om der ved oprettelse af nye sager foreligger fornøden dokumentation i sagsakterne, om der indberettes korrekt til lønsystemet, og om der udbetales korrekt løn i henhold til overenskomst, aftaler m.v. Vi har endvidere påset, at udvalgte politikere og ledende administrativt personale får udbetalt korrekt henholdsvis vederlag og løn. KONKLUSION Det er vores vurdering, at lønninger udbetales i henhold til gældende overenskomst, aftaler mv., samt at administrationen af området i øvrigt er betryggende. Side 4
2.5 Administration af tilskud til forskellige formål Vi har foretaget en gennemgang af udbetalte tilskud til forskellige formål for at sikre, at der er etableret betryggende forretningsgange vedrørende udbetaling af væsentlige tilskud herunder ansøgning, bevilling, regnskabsaflæggelse og dokumentation for anvendelsen af tilskuddet. Vores gennemgang har bl.a. omfattet udbetaling af tilskud til idræts- og kulturinstitutioner, selvejende institutioner og Erhvervsrådet. KONKLUSION Det er vores opfattelse, at kommunens administration af tilskudsudbetaling varetages betryggende og hensigtsmæssigt. 2.6 Forretningsgange for opkrævning af huslejeindtægter Vi har foretaget en gennemgang af forretningsgangene for påligning, opkrævning og bogføring af huslejeindtægter. Vores gennemgang har omfattet huslejeindtægter fra Andre faste ejendomme, som administreres af Teknisk Forvaltning. KONKLUSION Det er vor generelle opfattelse, at forretningsgangene for påligning, opkrævning og bogføring af de indtægtsområder vi har gennemgået, er tilrettelagt fornuftigt. Det anbefales dog, at der udarbejdes en kort beskrivelse af forretningsgangene på området. Side 5
2.7 Revision af sociale ydelsesområder med statsrefusion Vi har foretaget en gennemgang af forretningsgangene samt foretaget lovpligtig sagsrevision indenfor følgende lovområder : Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats Lov om Arbejdsløshedsforsikring Lov om Aktiv Socialpolitik Lov om Sygedagpenge Lov om Ret til orlov og dagpenge ved barsel Lov om Social Pension Formålet med revisionen har været at vurdere, om sagsbehandling og regnskabsføring er sket i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, samt om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler. Revisionen er gennemført ved stikprøvevise test af, om forretningsgange, sagsbehandling og administrationen i øvrigt har været tilrettelagt og udført betryggende og hensigtsmæssigt. Herunder påser vi, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser m.v. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko indenfor de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvori indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Derudover har vi vægtet udvælgelse af bevillingssager, som er etableret i 2012. Vi har haft særlig fokus på, om interne forretningsgange er tilrettelagt og fungerer, således det sikres: at grundlaget for berettigelse til ydelser er dokumenteret og tilstede i sagsakterne. at afgørelser i forhold til ydelser er dokumenteret og indført i den skriftlige journal. at der er dokumentation for, at der er foretaget lovpligtige kontinuerlige opfølgninger. at der løbende opfanges og afdækkes mulige uhensigtsmæssigheder, svagheder og fejl i administrationen, samt at disse rettes. Side 6
2.7.1 Sammenfattende konklusion på sagsrevisionen Vi har fortaget revision af 59 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. ovenstående lovområder. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i 19 bevillingssager: Område: Forsikrede ledige Kontanthjælp Sygedagpenge Revalidering/ forrevalidering Ledighedsydelse Førtidspension Antal reviderede sager: 10 14 10 5 4 3 Antal sager med fejl: 2 5 4 2 4 0 Heraf antal sager med fejl af refusionsmæssig betydning: 0 4 0 1 3 0 Område: Løntilskud- /Skånejob Hjælpemidler Særlig støtte 34 Flyttehjælp B arselsdagpenge Antal reviderede sager: 2 3 3 2 3 Antal sager med fejl: 0 1 1 0 0 Heraf antal sager med fejl af refusionsmæssig betydning: 0 1 1 0 0 På baggrund af de samlede resultater af vores gennemgang, er vi af den opfattelse, at sagsadministrationen på flere delområder inden for Beskæftigelsesområdet er forbedret til et acceptabelt niveau i forhold til resultaterne af en tilsvarende revision for regnskabsår 2011. Det er dog fortsat vores vurdering, at der er potentiale til forbedringer. Side 7
På delområdet Ledighedsydelse giver vores gennemgang anledning til en revisionsbemærkning. Der henvises til kapitel 3 Revisionens bemærkninger. 2.7.2 Vurdering af det interne ledelses- og handlingstilsyn I forbindelse med vores revisionsbesøg har vi foretaget kontrol af ledelsestilsyn på Jobcentret på områderne sygedagpenge samt forsikrede ledige. Overordnet ses der at foreligge årsplaner for ledelsestilsyn 2012 for samtlige fagområder indenfor Beskæftigelsesområdet. Disse planer er godkendt af ledelsen medio januar 2012 i forbindelse med afrapporteringsmøde vedrørende ledelsestilsyn for 4. kvartal 2011. Der er i forbindelse med godkendelsen lagt særligt vægt på, at der fremadrettet udtages et tilstrækkeligt antal sager således, at det sikres, at den grundlæggende lovpligtige sagsbehandling er til stede i samtlige sager. Vores kontrol viser, at grundlaget for afholdelse af ledelsestilsyn er til stede, og at resultaterne af ledelsestilsynet anvendes til iværksættelse af tiltag, der sætter fokus på læringsprocesser for sagsbehandlerne. 2.7.3 Vurdering af sagsadministrationen og anbefalinger I det følgende har vi fremhævet væsentlige konstateringer, som vores revision af bevillingssager har givet anledning til. Kontanthjælp Vi har foretaget revision af 14 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Aktivlovens og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl eller mangler i 5 bevillingssager. Vi har konstateret fejl med refusionsmæssig betydning i 4 bevillingssager, hvor tilbud ikke er iværksat rettidigt efter Beskæftigelseslovens bestemmelser. Dette blev ligeledes konstateret i forbindelse med vor revisionsgennemgang for 2011 (fejl i 3 bevillingssager). Kommunen anbefales derfor igen, at der fremadrettet sættes fokus på rettidighed i etablering af tilbud, jf. Beskæftigelseslovens bestemmelser i forbindelse med afgivelse af tilbud. På baggrund af resultatet af vores gennemgang ses der en væsentlig forbedring i forhold til sidste års resultat. Det er således vores opfattelse, at området er administreret på et acceptabelt niveau. Side 8
Sygedagpenge Vi har foretaget revision af 10 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Sygedagpengelovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl eller mangler i 4 bevillingssager. Vi har konstateret fejl i 3 bevillingssager, hvor der ikke er fuldt op rettidigt efter de gældende regler på området. Dette blev ligeledes konstateret i forbindelse med sidste års revisionsgennemgang (fejl i 6 bevillingssager). I regnskabsår 2012 er bestemmelsen om manglende opfølgning dog suspenderet, hvilket betyder, at der ikke vil være hjemmel til at kræve statsrefusion tilbagebetalt i de sager, hvor opfølgningen ikke er sket til tiden. De konstaterede fejl vedrørende manglende opfølgning på området får således ikke økonomiske konsekvenser for kommunen. Vi er dog af den opfattelse, at kommunen skal afholde opfølgninger rettidigt trods det, at refusionen ikke berøres, idet bevillingssagernes progression og sagsbehandlers opmærksomhed på bevillingssagerne skærpes, således der hurtigere kan ske en afklaring af ansøgers helbred, arbejdsevne og eventuel stop af sygedagpengene. På baggrund af resultatet af vores gennemgang ses der en væsentlig forbedring i forhold til sidste års resultat. Det er således vores opfattelse, at området er administreret på et acceptabelt niveau. Ledighedsydelse Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser, jf. Aktivlovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl eller mangler i alle bevillingssagerne. Vi har konstateret fejl med refusionsmæssig betydning i 3 bevillingssager herunder 3 sager i forhold til revurdering, jf. Aktivlovens 74c. Opmærksomheden henledes på, at kommunen i sager, hvor der ikke er foretaget rettidig/fyldestgørende revurdering, ikke har ret til at hjemtage statsrefusion i en periode på 36 måneder, jf. Aktivlovens 104 a. Fejltyperne blev ligeledes konstateret ved revisionsgennemgang for 2011 - og der ses ikke umiddelbart at være sket en forbedring på området. Samtidig er der konstateret fejl i 3 bevillingssager i forhold til manglende opfølgning herunder også manglende opfølgning på ansøgers sygdom i en enkelt bevillingssag. Side 9
På baggrund af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at området ikke er administreret hensigtsmæssigt og betryggende, idet der er konstateret et højt fejlniveau med fejl i alle de reviderede bevillingssager. Der henvises til kapitel 3 Revisionens bemærkninger. Side 10
3. Revisionens bemærkninger Revisionen har givet anledning til følgende bemærkning, som skal besvares over for tilsynsmyndigheden: 3.1 Administration af bevillingssager indenfor ledighedsydelse På baggrund af resultatet af vores gennemgang af bevillingssager inden for ledighedsydelse er det vores opfattelse, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har således konstateret fejl eller mangler i de 4 bevillingssager vi har gennemgået. Heraf fejl med refusionsmæssig betydning i 3 af bevillingssagerne, idet der ikke forelå revurdering, jf. lovgivningens krav. Endvidere har vi konstateret fejl i 3 bevillingssager, som kan henføres til manglende opfølgning. Efter vores gennemgang har vi opstillet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger, herunder at kommunen via et fremadrettet ledelsesværktøj sikrer sig, at revurderingen i den enkelte bevillingssag påbegyndes og afsluttes rettidigt og fyldestgørende. Endvidere anbefales kommunen at have fokus på rettidige opfølgninger i det individuelle kontaktforløb i forhold til fremadrettet sikring af progressionen i sagerne. Vi er bekendt med, at kommunen har iværksat en proces, som skal sikre, at området fremover administreres i overensstemmelse med lovgivningen på området. Side 11
4. Lovpligtige oplysninger I henhold til lov om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder skal vi oplyse: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbestemmelser, og vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Aalborg, den 28. februar 2013 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Henrik Eeg Knudsen statsautoriseret revisor Side 12