Referat AALBORG BYRÅD Aalborg Byråd Ældre- og Handicapudvalget Mødet den 27.04.2016 kl. 09.00-13.00 Mødelokale 1,
Indholdsfortegnelse Åben 1 Godkendelse af dagsorden 1 2 Orientering af køkkenløsninger og mad på plejeområdet 2 3 Fremlæggelse af 2. Kvalitetsmonitorering Fremtidens Plejehjem 4 4 Godkendelse af udbud på ekstern tilsyn 6 5 Godkendelse af økonomirapport ultimo marts 2016 10 6 Orientering af alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet 13 7 Orientering fra rådmand og direktør 18 8 Eventuelt 19 9 Godkendelse af referat 20
Tid Onsdag 27. april 2016, kl. 09.00 Sted Mødelokale 1, Storemosevej 17-21, Vodskov Afbud Til stede Øvrige deltagere Christian Korsgaard, Lene Krabbe Dahl, Jørgen Hein, Kirsten Algren, Niels Thomas Krarup, Mette Ekstrøm, Hans Peter Beck Louise Weikop deltog i behandling af pkt. 3 og 4., Susanne Nyholm Andersen deltog i behandlingen af pkt. 6. Øvrige oplysninger
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt, idet punkt 2 udsættes. kl. 09.00 Side 1 af 120
Punkt 2. Orientering af køkkenløsninger og mad på plejeområdet 2016-001885 Ældre- og Handicapforvaltningen fremsender til Ældre- og Handicapudvalget at køkkenløsninger og mad på plejeområdet tages til orientering. Anne-Mette Houtved, BDO og Uffe Viegh Jørgensen deltager i behandling af punktet. Beslutning: Udsat kl. 09.00 Side 12 af 20
Bilag: Ældre- og Handicapudvalget Sagsfremstilling - Køkkenløsninger og mad på plejeområdet.docx Aalborg_Køkkenløsninger_Rapport_17 04 2016_ENDELIG.pdf kl. 09.00 Side 23 af 20
Punkt 3. Fremlæggelse af 2. Kvalitetsmonitorering Fremtidens Plejehjem 2016-018731 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til Ældre- og Handicapudvalget At tage 2. kvalitetsmonitorering af Fremtidens Plejehjem til efterretning. Referat fra Bruger- og Pårørenderåd omdeles på mødet. Louise Weikop deltager i behandling af punktet. Beslutning: Taget til efterretning. kl. 09.00 Side 14 af 20
Bilag: Ældre- og Handicapudvalget Sagsfremstilling: Fremlæggelse af 2. monitoreringsrapport Fremtidens Plejehjem Afrapportering - 2 måling - Fremtidens Plejehjem_v3.pdf Referat af bruger- og pårørenderådsmøde Fremtidens Plejehjem d_ 14_04_DOCX.PDF kl. 09.00 Side 25 af 20
Punkt 4. Godkendelse af udbud på ekstern tilsyn 2016-018974 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller, at Ældre- og Handicapudvalget godkender at Ældre- og Handicapforvaltningen, sammen med Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, går i nyt udbud med det lovpligtige årlige eksterne tilsyn på plejehjem og dagtilbud på handicapområdet, med ikrafttræden 1.1.2017 at udbuddet for tilsyn, foruden tilsyn med servicelovsydelser, også omfatter tilsyn med medicinhåndtering og dokumentation jf. sundhedslovens bestemmelser Louise Weikop deltager i behandling af punktet. Beslutning: Godkendt kl. 09.00 Side 16 af 420
Sagsbeskrivelse I henhold til Servicelovens 151 har kommunalbestyrelsen pligt til at føre tilsyn med, at de kommunale opgaver efter 83,83a (personlig pleje, praktisk hjælp, mad og rehabilitering) og 86 (træning) løses i overensstemmelse med de afgørelser, der er truffet og i henhold til kvalitetsstandarden på området. Som led i tilsynspligten, skal der hvert år foretages mindst ét uanmeldt tilsyn på kommunens plejehjem og dagtilbud på handicapområdet. Botilbuddene på handicapområdet er underlagt årlige tilsyn ved Socialtilsyn Nord. Tilsynsopgaven har siden 2002, hvor tilsynene blev lovpligtige, været udført af det private firma Revas Aps. Tilsynsopgaven har været i udbud to gange med ikrafttræden henholdsvis 2007 og 2011. Udbuddene blev gennemført sammen med Familie og Beskæftigelsesforvaltningen. I kontrakten fra 2011 er der indarbejdet en option med mulighed for to gange et års forlængelse. For tilsynet 2016 har begge forvaltninger valgt at benytte optionen på det første år. Men for tilsynet 2017 er der, trods optionen, et ønske fra både Ældre- og Handicapforvaltningen og Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen om, at gå i et nyt udbud med den eksterne tilsynsopgave. Ældre- og Handicapforvaltningens ønske om at gå i udbud nu, skal bl.a. ses i lyset af, at der sker ændringer, i det Sundhedsfaglige tilsyn på plejehjemmene. De sundhedsfaglige tilsyn, som udføres af Embedslægeinstitutionen, forventes at blive ændret til risikobaseret tilsyn med virkning fra 1.1.2017. Det betyder, at embedslægen fremover skal føre tilsyn alle steder, hvor der foregår sundhedsfaglig virksomhed- både på sygehusene, privatklinikker, og i kommunerne. I kommunalt regi betyder det eks., at hjemmesygeplejen, botilbud på handicapområdet, træningsenheden og hjemmeplejen også bliver omfattet af det sundhedsfagligt tilsyn, og ikke kun plejehjemmene, som det er tilfældet i dag. Som følge heraf, forventes det, at plejehjemmene fra 2017 vil få tilsyn i langt mindre omfang end hidtil. Der har gennem årene været store udfordringer med de sundhedsfaglige forhold på plejehjemmene, særligt vedr. medicinhåndtering og dokumentationen. Der har siden 2013 været arbejdet meget målrettet med særlige tiltag for at få styr på de sundhedsfaglige forhold, for at sikre patientsikkerheden. Den målrettede indsat har givet klare forbedringer, og i særdeleshed i forhold til medicinhåndteringen. Det har tidligere vist sig, at fokus på området er med til at fastholde en positiv udvikling til gavn for patientsikkerheden. Forvaltningen ønsker derfor, at en del af de sundhedsfaglige forhold medicinhåndtering og dokumentation fortsat skal være i fokus og fremover bliver en del at det kommunale tilsyn. Tilsyn med dagtilbuddene på handicapområdet Kommunalbestyrelsen har jf. retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148 a pligt til at føre tilsyn med alle sine tilbud efter serviceloven, herunder også tilbuddene på handicapområdet. I 2014 blev tilsynene på handicapområdet omfattet af det regionale Socialtilsyn Nord, med undtagelse af dagtilbuddene. Dagtilbuddene bliver fremover omfattet af det kommunale tilsyn med mindst ét uanmeldt tilsyn om året. Gennemførelse af udbuddet Det foreslås, at udbuddet gennemføres med hjælp af professionel udbudsfirma, da kompleksiteten i udbuddet ikke modsvarer kompetencer - der findes i forvaltningen. For at holde udgifterne til 1 kl. 09.00 Side 27 af 420
udbuddet på et fornuftigt plan, har den eksterne aktør sendt forslag til fordeling af opgaverne vedr. gennemførelsen af udbuddet mellem den eksterne aktør og kommunen. Nedenstående bilag. Økonomisk konsekvens Udgift til udbuddet afholdes inden for eksisterende budget. Tidsplan: FL 19.4.2016 ÆHU 27.4.2016 (Godkendelse af udbudsproces i ÆH) FSU 29.4.2016 (Godkendelse af udbudsproces i FB) FL 16.06.2016 ÆHU 24.6.2016 (Godkendelse af udbudsmateriale i ÆH) FSU 24.6.2016 (Godkendelse af udbudsmateriale i FB) FL oktober 2016 ÆHU oktober 2016 (Godkendelse af valg af leverandør) FSU oktober 2016 (Godkendelse af valg af leverandør) Bilag 1 2 kl. 09.00 Side 38 af 420
Overordnet tidsplan for udbudsprocessen Aktivitet Dato Offentliggørelse af vejledende forhåndsbekendtgørelse 3. maj 2016 Frist for RFI-besvarelse 19. maj 2016 kl. 12:00 Markedsdialogmøder 25. maj 2016 Offentliggørelse af udbudsmateriale 27. juni 2016 Spørgsmål/Svar periode 27. juni 17. august 2016 Frist for tilbud 26. august 2016 kl. 12:00 Forhandlingsperiode med tilbudsgivere medio september 2016 Tildeling af rammeaftale ultimo september 2016 Indgåelse af ramme- og leveranceaftaler primo november 2016 Estimat for Implements ydelse Implements bistand vil overordnet omfatte: Ledelse af udbudsprojektet Afholdelse af styregruppemøder Afholdelse af ½-dags workshop vedr. behovsafdækning Deltagelse i max 3 dialogmøder med potentielle leverandører Udarbejdelse af kontrakt Udarbejdelse af udbudsbetingelser Udarbejdelse af skabeloner til øvrige udbudsdokumenter Review af udfyldte skabeloner til øvrige udbudsdokumenter (max. 8 timer) Udarbejdelse af bekendtgørelser Offentliggørelser i EU-tidende Udarbejdelse af evalueringsmodel Gennemgang af tilbud fra max. 5 leverandører fsva. forbehold og økonomiske forhold Deltagelse i forhandlingsmøder med max. 2 tilbudsgivere Udarbejdelse af evalueringsrapport Implements bistand vil således ikke omfatte: Korrespondance med potentielle leverandører og tilbudsgivere Dokumentation af markedsdialogmøder Udarbejdelse af faglige udbudsdokumenter Svar på tilbudsgiveres spørgsmål i tilbudsfasen Udarbejdelse af udvalgsindstillinger Gennemgang af tilbud fsva. kvalitative kriterier Offentliggørelse og afslagsbreve Implementering af kontrakten Ældre- og Handicapudvalget Implements korrespondance med Aalborg Kommune vil ske med Louise Weikop, som står for den øvrige korrespondance med relevante interessenter i Ældre- og Handicapforvaltningen samt Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen. Implements estimat beror endvidere på, at projektet afsluttes inden udgangen af 2016. 3 kl. 09.00 Side 49 af 420
Punkt 5. Godkendelse af økonomirapport ultimo marts 2016 2016-011730 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller at Ældre- og Handicapudvalget godkender Ældre- og Handicapforvaltningens økonomirapport ultimo marts 2016. ÆH Forvaltningsledelse 19-04-2016 Godkendt med tilretninger. Beslutning: Godkendt kl. 09.00 Side 10 af af 320
Sagsbeskrivelse Ældre- og Handicapforvaltningens økonomirapport pr. ultimo marts er lavet efter den metode, der er kendt fra de månedlige økonomiopfølgninger i 2015. Efterfølgende økonomiopfølgninger vil fremstå i en opdateret form og vil blive ledsaget af nyudviklet information om aktivitetsudvikling og øvrig ledelsesinformation. Ældre-og Handicapforvaltningens økonomi viser ultimo marts en forbrugsprocent på 23,8 hvilket er under den vejledende på 25,0 På sektor serviceydelser for ældre er der ultimo marts et samlet mindreforbrug. Sektoren vurderes at gå i balance ved årets udgang og økonomirapporten giver samlet set ikke anledning til bemærkninger. På Sektor tilbud for mennesker med handicap er der ultimo marts et merforbrug i Visitationen voksen handicap og et mindreforbrug i Handicapafdelingen. Der er fortsat udfordringer på myndighedsøkonomien og særligt personlig hjælperordning (BPA) følges tæt. Den igangværende proces med at skabe balance på køb og salg af pladser fortsættes i dialog mellem de to afdelinger. På sektor myndighedsopgaver og administration er der ultimo marts et lille merforbrug. Økonomirapporten giver ikke anledning til bemærkninger. Den samlede budgetoverførsel på drift fra 2015 til 2016 på 6,1 mio. kr. i mindreforbrug skal føres videre til overførsel til 2017 Tidsplan: FL 19. april 2016 (eftersendes) Ældre- og Handicapudvalget 27. april 2016 kl. 09.00 Side 211 af af 320
Bilag: Ældre- og Handicapudvalget Økonomirapport marts 2016 til Udvalg.pdf Sygefraværsrapport ultimo februar 2016 rettet.pdf Aktivitetsrapport Ældre 2016 090316.pdf kl. 09.00 Side 312 af af 320
Punkt 6. Orientering af alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet 2015-055758 Ældre- og Handicapforvaltningen fremsender til Ældre- og Handicapudvalget at alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet tages til orientering. Beslutning: Susanne Nyholm Andersen deltog i punktets behandling. Til orientering kl. 09.00 Side 13 af af 520
Sagsbeskrivelse Budgetforligspartierne vedtog i forbindelse med budgetforlig 2016, at der skal udarbejdes en alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet 2016-2019. Analysen har til formål at danne grundlag for de politiske beslutninger, der skal træffes på plejeboligområdet i årene 2016-2019. Styregruppen har haft til opgave at afdække og anbefale, efter hvilke principper det vil være hensigtsmæssigt at tilrettelægge plejeboligtilbuddet i Aalborg kommune i de kommende år, således at plejehjemmene har et økonomisk og fagligt bæredygtigt fundament frem mod 2019. Styregruppens arbejde har blandt andet taget afsæt i den viden og de tendenser der findes på nationalt plan samt lokale tendenser for Aalborg kommune. Det fremgår at: Den kraftigst stigende aldersgruppe i Aalborg kommune frem mod 2026 er gruppen af +80-årige. Denne gruppe ventes at stige med 43% En fremskrivning af plejeboligbehovet for denne målgruppe viser et behov for en udbygning af den nuværende planlagte kapacitet på 462 plejeboliger i 2026. Dette med udgangspunkt i den nuværende dækningsgrad og indregnet forventede effekter af sund aldring og rehabiliteringstilgangen. Det anbefales, at plejeboligområdet fremadrettet tilrettelægges ud fra flg. 4 principper: Princip 1: Økonomi Mål: At hvert enkelt plejehjem har en bæredygtig økonomi Princippet indebærer, at den nuværende plejeboligmasse kan vurderes i forhold til følgende delmål: - At fremtidige plejehjem har en størrelse på 50 boliger eller derover - At gennemsnitsprisen pr. plejeboligplads er så lav som mulig - At der er en høj kapacitetsudnyttelse af plejeboligerne udtrykt ved belægningsprocenten - At plejehjemmenes indretning understøtter en effektiv drift - At ejerforhold og restgæld muliggør fleksibel anvendelse af boligmassen fremadrettet. Princip 2: Faglighed Mål: At plejehjemmenes størrelse understøtter en høj faglighed og medarbejdernes kompetencer afspejler beboernes behov Princippet indebærer, at den nuværende plejeboligmasse kan vurderes i forhold til følgende delmål: For de plejehjem, hvor der etableres specialpladser, er der samlet et større antal specialpladser for at opretholde den faglige viden og ekspertise At målgrupper med sammenfaldende specifikke plejebehov samles på plejehjem, der har fagspecifik viden om netop disse At plejehjemmenes størrelse understøtter behovet for: De rette sundhedsfaglige kompetencer Det tværfaglige samarbejde En robust faglig dækning af vagter ved ferie og sygdom mv. kl. 09.00 Side 214 af af 520
Princip 3: Geografisk dækning Mål: At der er en geografisk dækning af plejehjem, som understøtter behovet i hvert af kommunens 10 planområder Princippet indebærer, at den nuværende plejeboligmasse kan vurderes i forhold til følgende delmål: - At der skabes gode forudsætninger for rekruttering af medarbejdere, ved at plejeboligtilbuddene er tilgængelige med offentlig transport således, at det er muligt for medarbejdere, at møde på vagt og komme hjem fra vagt uden uhensigtsmæssig lang transport- og ventetid - At der er det rette antal boliger til rådighed (dækningsgrad), der matcher det fremtidige behov for plejeboliger i planområderne - At der er en god infrastruktur omkring plejeboligtilbuddet i relation til offentlig transport, kulturtilbud og indkøb. Princip 4: Boligernes anvendelighed Mål: at skabe plejehjem, der tilgodeser beboernes trivsel og livskvalitet og som indrettes med mindst mulig institutionelt præg, men som også tilgodeser plejeboligen og plejehjemmene som en arbejdsplads Princippet indebærer, at den nuværende plejeboligmasse kan vurderes i forhold til følgende delmål: - At plejeboligtilbuddet kan indrettes med mulighed for forskellige former for sektionering til særlige målgrupper - At der er boliger med varierende størrelser, som kan rumme beboere med forskellige behov og ønsker, med fokus på beboere med demens - At plejeboligtilbuddet imødekommer særlige målgruppers behov for instrumentel udstyr, hjælpemidler og indretning, herunder tilstedevær af fællesarealer - At de bygningsmæssige rammer understøtter: o Velfærdsteknologiske løsninger o Arbejdsmiljømæssige krav o Den faglige indsats, således, at beboere med fysisk og kognitive begrænsninger trygt kan færdes inde og ude. Den videre proces Med afsæt i budgetforligspartiernes og Ældre- og Handicapudvalgets drøftelse af de opstillede mål for planlægning af det fremtidige plejeboligbehov samt principper for indfrielsen heraf, udarbejdes analyse af, i hvilken udstrækning plejeboligområdet i Aalborg Kommune er tilrettelagt efter de foreslåede principper. Analysen fremsendes til budgetforligskredsen forud for høringsproces i MED-organisation, Ældreråd og Handicaprådet. 25.04.16 Budgetforligspartierne drøfter principper 27.04.16 ÆHU drøfter principper April/maj Analysefase og udarbejdelse af høringsgrundlag kl. 09.00 Side 315 af af 520
6. juni Høringsgrundlag drøftes af Budgetforligspartierne (godkendelse af høringsgrundlag) Høring: Juni AMU-ÆS Juni Ældrerådet Juni Handicaprådet 22.-23. juni ÆHU budgetseminar September-oktober Budgetdrøftelse Bilag: Bilag 1: Rapport Alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet 2016-2019 Bilag 2: Datamateriale Bilag 3: Indstilling vedr. ny ressourcefordelingsmodel for plejeboligområdet (gældende fra 2016) kl. 09.00 Side 416 af af 520
Bilag: Ældre- og Handicapudvalget Bilag 1 Alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet 2016-2019 Bilag 2 datamateriale Alternativ konsolideringsplan for plejeboligområdet.docx Bilag 3 Principper for ny ressourcefordelingsmodel Plejeboligfunktionen.pdf kl. 09.00 Side 517 af af 520
Punkt 7. Orientering fra rådmand og direktør Direktøren orienterer om kommissorium for risikovurdering af beboere i botilbud. Beslutning: Til orientering kl. 09.00 Side 18 af af 120
Punkt 8. Eventuelt Beslutning: Intet kl. 09.00 Side 19 af af 120
Punkt 9. Godkendelse af referat Beslutning: Godkendt kl. 09.00 Side 120 af af 120