1 Indholdsfortegnelse Klik på en overskrift for at hoppe til det kapitel, du gerne vil læse. Indledning... 3 Forsiden... 4 Menulinjen... 4 Notifikationer... 5 Sagsaktiviteter... 6 Journal... 7 Journalen... 7 Sådan får du overblik over dine journaler fra forsiden... 8 Sådan skriver du i journalen... 9 Kartotek... 10 Sådan opretter du en Borger... 11 Sådan opretter du en Sag... 13 Sådan opretter du en Sagsaktivitet... 15 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen... 18 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren... 20 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra kartoteket... 22
2 Indholdsfortegnelse Klik på en overskrift for at hoppe til det kapitel, du gerne vil læse. Sådan tilgår du Borger og Sag fra Sagsaktiviteten... 23 Sådan lukker de en Sagsaktivitet... 24 Sådan lukker du en Sag... 25 Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere... 26 Sådan ændre du Password for medarbejdere som Sagsansvarlig... 29 Sådan ændrer du dit password... 30 Upload af dokumenter... 31
3 Indledning Planner4You er skabt til at give overblik over Integrationsnets arbejde med de enkelte borgere og familier. Du kan kun få adgang til Planner4you, hvis du er oprettet i medarbejderkartoteket og har fået et brugernavn og en adgangskode. Du har kun adgang til at åbne de sager, du er tilknyttet, som medarbejder, og du må kun åbne de sagsaktiviteter, der er relevante for, at du kan udføre dit arbejde. Hvor meget, du kan udrette i systemet, afhænger af, hvilken rolle, du har fået tildelt. 1. Hvis du har rollen Udførende kan du læse og skrive journalnotater på de sager, du er tilknyttet og uploade dokumenter. 2. Hvis du har rollen Aktivitetsansvarlig kan du oprette nye borgere, sager og sagsaktiviteter, og du kan tilknytte medarbejdere til de sager og sagsaktiviteter, du er ansvarlig for. Du kan desuden gøre alt det, de Udførende kan. 3. Hvis du har rollen Sagsansvarlig kan du oprette nye medarbejdere og give dem brugernavn og password. Du kan endvidere udføre alt det, som Aktivitetsansvarlige og Udførende kan. Hvis du er Sagsansvarlig har du automatisk adgang til alle sager i den afdeling, du er tilknyttet. Pixi-guiden her indeholder en række små manualer til, hvordan du finder rundt i Planner4You og benytter systemet i dit daglige arbejde. Hvis du har spørgsmål til systemet eller din rolle, kan du rette henvendelse til din nærmeste leder eller superbruger. Hvis de ikke kan hjælpe dig kontaktes systemadministrator på tlf. 33735148 / 26343011 - eller pr. mail: lisbeth.iversen@drc.dk
4 Menulinjen Forsiden til Planner4You indeholder en menulinje og et overblik over aktiviteterne for de borgere, du er tilknyttet. Menulinjen ses på toppen af forsiden og indeholder en række menupunkter. Du kan bruge dem alle undtagen Opgaver, Opslagstavle og Rapporter, som pt. ikke er aktiveret i Integrationsnets version af P4Y. Journal: Giver direkte adgang til journalen. (Se side 7) Kartotek: Herfra kan du tilgå kartotekerne over borgere, sager og sagsaktiviteter. (Se side 10) Fil lagring: Her er dokumenter af fælles interesse uploadet. Pt. er der 3 biblioteker: Dansk Flygtningehjælp indeholder dokumenter fra det tidligere Integrationsnet Sjælland. Integrationsnet indeholder dokumenter fra det tidligere Integrationsnet Jylland. Planner4You der indeholder manualer til brugen af Integrationsnets nuværende version af Planner4You. Indstillinger: Her kan du ændre password, og du har f.eks. også mulighed for at ændre på, hvordan journalnotater vises. Enalyzer: Direkte link til progressionsmålingsværktøjet.
5 Notifikationer Feltet Notifikationer viser planlagte opfølgninger med borgerne på specifikke datoer. For at markere en opfølgning som udført klikker du på navnet i notifikationen, hvorefter der kommer en boks op. A. Klik i boksen Udført B. Klik Gem NB! Du kan kun se notifikationer på opfølgninger, hvor 1. Du er tilknyttet som Integrationsnet medarbejder på selve sagsaktiviteten (Gælder ikke sagsansvarlige, som kan se alle notifikationer i egen afdeling) 2. Der er tastet en dato for opfølgning, ligeledes på selve sagsaktiviteten (Se side 15)
6 Sagsaktiviteter Boksen Sagsaktiviteter giver et overblik over alle de sagsaktiviteter, du er tilknyttet 1. Klik på Journal ud for den ønskede sagsaktivitet for at gå direkte til journalen for denne 2. Klik på for at gå til medarbejder oversigt, her kan du klikke på borgerens navn for at komme til sagsaktiviteten NB! På forsiden kan du kun se sagsaktiviteter, som du er tilknyttet som Integrationsnet medarbejder inde på de enkelte sagsaktiviteters stamoplysninger i kartoteket.
7 Journalen Der findes mange veje ind i journalen de to nemmeste måder at tilgå journalen er: 1. Du kan åbne menupunktet Journal oppe i venstre hjørne og hermed for et overblik over journalnotaterne på alle de sagsaktiviteter, du er tilknyttet. 2. Du kan klikke på Journal i Sagsaktivitets-overblikket for at komme direkte til den ønsket journal
8 Sådan får du overblik over dine journaler fra forsiden 1. Fra Forsiden vælger du menuen Journal 2. Her ses et eksempel på et overblik over de seneste journalnotater for alle sagsaktiviteter 3. I menuen til venstre kan du A. Indstille Interval efter, hvor langt tilbage du ønsker at se journalnotater Sortere efter Nyeste først B. Søge en sagsaktivitet med enten navn eller sagsaktivitetsnummer og kun se journalnotater på denne. C. Sætte Hovedmål til et ønsket emne og kun se journalnotater vedr. dette D. Sætte Delmål til et ønsket emne og kun se journalnotater vedr. dette. Når Delmål sættes kommer en boks, med forklaring på hvad der skal stå i dette emne, op i højre side af skærmbilledet 4. Hvis du nu vil skrive et journalnotat skal du vælge én sagsaktivitet, ét hovedmål og ét delmål for at få tekstfeltet frem.
9 Sådan skriver du i journalen Alt efter din måde at tilgå journalen kan oversigten se lidt forskellig ud, men den fungerer på præcis sammen måde 1. Hvis du vil se tidligere journalnotater på sagsaktiviteten, inden du begynder at skrive, så indstil efter hvor langt tilbage, du ønsker at se 2. For at skrive skal du vælge et Hovedmål og et Delmål 3. Et tekstfelt dukker op, hvor du kan skrive dine notater. Når du er færdig med at skrive. Klik på Gem Journalen er nu opdateret med dine notater
10 Kartotek Systemet indeholder flere kartoteker og en struktur for, hvilke oplysninger, der skal registreres i dem. De kartoteker, du kommer til at arbejde mest med, er: Borger, Sag og Sagsaktivitet. Sagen giver et overblik over, hvilke aktiviteter Integrationsnet har med en borger eller familie. En borger og en familie kan kun være tilknyttet én sag. Til gengæld kan borgeren eller familiens medlemmer være tilknyttet en eller flere sagsaktiviteter. Nye sagsaktiviteter skal altid oprettes under sagen. En sagsaktivitet svarer til den kontrakt, der er indgået med kommunen, om en specifik aktivitet. Den skal bl.a. indeholde oplysninger om, hvad målet med kontrakten er, hvornår den starter, og hvornår den slutter. Journaliseringen sker inde under sagsaktiviteten, og det er her dine egne notater, til arbejdet med borgeren eller familien, skal skrives ind. Opret ny Borger, Sag og Sagsaktivitet Hvis du har rollen aktivitetsansvarlig eller sagsansvarlig kan du oprette nye sager, borgere og sagsaktiviteter. Når der skal oprettes ny Borger, Sag og Sagsaktivitet starter du med at oprette borgeren. Herefter oprettes Sag og Sagsaktivitet under sagen. Borgeren tilknyttes sagsaktiviteten og er dermed også tilknyttet sagen. Sagsansvarlige har her adgang til medarbejderkartoteket og kan oprette nye medarbejdere.
11 Sådan opretter du en borger 1. Åben Kartotek 2. Undersøg først om borgeren findes i systemet. Dette gøres i menuen Valg : A. Vælg type: Borger B. Filter: Status indstilles på ->Alle<- C. Søg på borger med enten navn eller CPR-nr. D. Hvis borgeren er i systemet, gå videre til Sådan opretter du en sag 3. Hvis borgeren ikke er oprettet i Planner4You, vil en meddelelse sige: Ingen resultater fundet
12 Sådan opretter du en borger 4. Hvis borgeren ikke er i Planner4You, skal du oprette en ny. Dette gøres ved: A. Vælg type skal stå på Borger B. Dernæst klikkes der på Opret ny 5. Udfyld de røde bokse under fanen Stamdata. Klik efterfølgende på Gem Hermed er borgeren oprettet i borger kartoteket. Nu kan du så oprette Sag og Sagsaktivitet på Borgeren.
13 Sådan opretter du en sag Det undersøges først om borgeren allerede har en sag 1. Gå til borgeren og se under Sagsaktiviteter, hvor du finder Sagsnr Hvis der intet Sagsnr er, skal der oprettes en ny sag, ellers kan sagen tilgås og Sagsaktivitet kan oprettes under sagen. (Se side 18, hvordan du åbner en eksisterende sag). 2. Sådan opretter du en ny Sag: A. Vælg type skal stå på Sag B. Dernæst klikkes der på Opret ny
14 Sådan opretter du en sag 3. Udfyld først Startdatoen for forløbet og klik på Gem. Slutdato udfyldes automatisk når denne udfyldes i Sagsaktiviteten. Herfra scroller du ned på siden for at kunne tilknytte medarbejdere til sagen 4. For at tilføje medarbejdere til sagen klik på Opret og derefter klik på 5. Der dukker her en boks op, hvori medarbejderens navn skal tilføjes: A. Begynd at skrive medarbejderens navn, og når det dukker op på listen, vælges det fulde navn B. Klik derefter på Gem C. Luk vinduet, hvis flere medarbejdere skal tilføjes udføres trin 4 til 5 igen Sagen er nu oprettet. Scroll længere ned på siden til feltet Sagsaktivitet for at oprette en agsaktivtet
15 Sådan opretter du en sagsaktivitet Sagsaktiviteten skal oprettes fra Sagen 1. Åben Sagen; scroll ned på siden til feltet Sagsaktiviteter A. Klik Opret B. Dernæst klik 2. Borgeren bliver tilknyttet både Sag og Sagsaktiviteten når navnet skrives ind her og vælges fra listen A. De røde felter udfyldes og der klikkes Gem
16 Sådan opretter du en sagsaktivitet 3. Scroll ned for at indføre data om Integrationsnet medarbejdere: A. Klik Opret B. Klik på 4. Begynd indtastning af medarbejderens navn og vælg fra list billedet, klik herefter på Gem
17 Sådan opretter du en sagsaktivitet 5. Scroll yderligere ned for at indføre data om den kommunale sagsbehandler: A. Klik Opret B. Klik på 6. Sagsbehandlerens Navn, Mail og Telefon udfyldes og der klikkes Gem og vinduet lukkes Borger, Sag og Sagsaktivitet er nu oprettet, og herfra kan journaliseringen begynde
18 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen Fra kartoteket eksisterer der 3 veje ind til Sagsaktiviteten, den kan enten tilgås fra Sagen, Borgeren eller Sagsaktivitet. Denne metode kan benyttes, hvis der ønskes et fuldt overblik over, hvad der ligger under Sagen. Dette kunne f.eks. være et overblik over, hvilke aktiviteter Integrationsnet har med en familie, der er tilknyttet samme Sag. 1. Når sagsnummer kendes, benyttes menuen Valg A. Vælg type: Sag B. Filter: Status: ->Alle<.- C. Søg på sagsnummer 1.b Hvis sagsnummer ikke kendes: 1. Find Borgerens side 2. Klik på fanen Sagsaktiviteter 3. Find sagsnummeret under kolonnen Sagsnr
19 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen 2. Ved at scrolle ned i Sagsmappen ses feltet Sagsaktiviteter, der indeholder samtlige Sagsaktiviteter tilknyttet borgeren eller familien. For at finde den rette Sagsaktivitet: A. Scroll ud til højre og find den/de Sagsaktiviteter du er tilknyttet under Integrationsnet medarbejder B. Undersøg, hvilket forretningområde der er tale om C. Se, om det er det rigtige Sagsaktivitetsnummer D. Åbn den rette Sagsaktivitet ved at klikke på den rette
20 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren Denne metode benyttes, hvis der ønskes et fuldt overblik over alle aktiviteter med en specifik Borger (Hvor sagsaktiviteter med evt. familiemedlemmer under samme sag ikke vises). 1. For at finde sagsaktiviteten fra Borgeren benyttes menuen Valg A. Vælg type: Borger B. Vælg navn: Indtast navn eller CPR-nr på den 2. Klik på fanen Sagsaktiviteter
21 Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren 3. I oversigten findes den rette Sagsaktivitet ved først at: A. Scroll ud til højre og find den/de Sagsaktiviteter, du er tilknyttet under Integrationsnet medarbejder B. Undersøg hvilket forretningområde, der er tale om C. Se, om det er det rigtige Sagsaktivitetsnummer D. Åbn den rette Sagsaktivitet ved at klikke på den rette
22 Sådan tilgår du sagsaktiviteten fra kartoteket Denne vej ind i Sagsaktiviteten kan kun benyttes, hvis der kun er en Sagsaktivitet tilknyttet borgeren, eller hvis Sagsaktivitetsnummeret kendes 1. I menuen Valg : A. Vælg type: Sagsaktivitet B. Filter: Afdeling: Vælg den ønskede afdeling C. Vælg navn: Indtast det ønskede navn eller CPR-nr 2. Vælg den rette Sagsaktivitet fra listen
23 Sådan tilgår du Borger og Sag fra Sagsaktiviteten Fra Sagsoversigten er det muligt at tilgå både den tilknyttede Borger og Sag ved at klikke ud for enten Borger eller Sagsnr
24 Sådan lukker du en Sagsaktivitet Når kontrakten med kommunen ophører eller forlænges skal den pågældende Sagsaktivitet lukkes. Gå til sagsaktiviteten: A. Sæt flueben i boksen Lukket B. Indskriv slut dato C. Vælg Afslutningsårsag D. Status indstilles til Inaktiv E. Klik Gem
25 Sådan lukker du en Sag Når en Sag ikke længere er aktiv, og alle Sagsaktiviteter er afsluttet, skal Sagen lukkes. Gå til sagsoversigten: A. Sæt flueben i boksen Lukket B. Indskriv slut dato C. Hvis der er tale om BES, vælges her lukningsårsag fra rullemenuen D. Hvis der er tale om FAM/UNG, vælges lukningsårsag fra rullemenuen E. Status indstilles til Inaktiv F. Klik Gem
26 Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere* 1. Under Valg : A. Vælg type: Medarbejder B. Klik Opret ny 2. Indtast den nye medarbejders navn og klik Opret NB! * Du kan kun oprette nye medarbejdere, hvis du har rollen Sagsansvarlig i systemet. Hvis du har rollen Aktivitetsansvarlig kan du godt tilknytte kolleger, der allerede er oprettet i medarbejderkartoteket, til sager, som du er ansvarlig for.
27 Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere 3. Udfyld felterne: A. Udfyld Mobil og E-mail B. Tilknyt medarbejder til Afdelinger C. Angiv medarbejders Roller D. Klik Gem 4. Klik herefter på fanen Egenskaber
28 5. I fanen Egenskaber skal du: A. Tjekke at boksen ud for Bruger er klikket af B. Udfylde medarbejderens navn, som bliver personens brugernavn C. Udfylde et midlertidigt Password, til førstegangs-login, brugeren skal selv ind og ændre denne efterfølgende D. Klikke Gem Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere Medarbejderen er nu oprettet i medarbejderkartoteket og kan nu benytte sig af Planner4You samt tilknyttes sager.
29 Sådan ændrer du password for medarbejdere som Sagsansvarlig 1. Under Valg : A. Vælg type: Medarbejder B. Filter: Status: Ansat C. Vælg navn: Indtast navn på ønsket medarbejder Vælg fanebladet Egenskaber I fanen Egenskaber skal du: A. Udfylde medarbejderens navn, som bliver personens brugernavn B. Udfylde et midlertidigt Password, til første gangs login, brugeren skal selv ind og ændre denne efterfølgende C. Klikke Gem
30 Sådan ændrer du dit password 1. Fra forsiden klikker du ind på Indstillinger i topmenuen 2. I menuen til venstre på skærmen kaldet Indstillinger, klikkes der på Password 3. Her vælges det ny Password: A. Indtast dit nye Password B. Indtast dit nye Password igen C. Klik Ok Password er nu ændret, og du skal benytte det nye Password næste gang du logger på Planner4You
31 Uploading af dokumenter Som udgangspunkt skal alle dokumenter uploades på Sagsaktivitet. I undtagelsestilfælde, hvor et dokument er relevant for alle sagsaktiviteter ift. en borger eller familie kan dokumentet uploades på Borger eller Sag. Sagsaktivitet: Hvis der er tale om dokumenter der er specifikke for sagsaktiviteten og bør kunne læses af alle kan dokumentet uploades hed. 1. Find fanen dokumenter og klik Upload fil 2. Et pop-up vindue kommer frem på skærmen A. Klik Vælg fil for at åbne stifinder, således at du kan finde den ønskede fil på din computer B. Når filen er valgt, klik Upload. Filen er nu gemt under dokumenter