Bestyrelsesmøde; Mølleåværket A/S Referat Dato: 21-09-2018 Ref.: msv Mødenr.: 3/2018 Mødedato: 20. september 2018 kl. 14-16 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby Dagsorden 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 21. juni 2018 2. Godkendelse af budgetopfølgning for drift for januar - juli 2018 3. Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet for januar - juli 2018 4. Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg for januar - juli 2018 5. Godkendelse af proces for godkendelse af takst for 2019 6. Dato for bestyrelsesmøde i december 2018 7. Orientering ved den adm. direktør 8. Eventuelt Deltagere: Anne Jeremiassen, Bestyrelsesformand Trine Henriksen, Bestyrelsesnæstformand Hans Henrik Madsen, Bestyrelsesmedlem Toke Fredlev, Bestyrelsesmedlem Tom Vang Knudsen, Bestyrelsesmedlem Jens Darket, Bestyrelsesmedlem Ole Westphal Steffensen, suppleant (Grundet afbud fra Karen Riis Kjølbye) Fra LTF: Per Plannthin, Adm. Direktør Marianne Taanum Bak, Direktør for økonomi og administration Maria Skøtt Vindahl, HR- og direktionskonsulent (Referent) 1
1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 21. juni 2018 Forelægges til underskrift Det indstilles, at bestyrelsen underskriver referat af bestyrelsesmøde d. 21. juni 2018, der jf. forretningsordenens pkt. 6.4. er godkendt på mail med frist for bemærkninger d. 5. juli 2018. 1.1: Referat af bestyrelsesmøde Mølleåværket den 21. juni 2018 Bestyrelsen underskrev referatet, der var godkendt på mail umiddelbart efter sidste møde. 2. Godkendelse af budgetopfølgning for drift for januar - juli 2018 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift for januar til juli 2018. Overordnet set overholdes driftsbudgettet på både indtægts- og omkostningssiden, jf. bilag 2.2. På bilag 2.2 ses, at forbruget for juli (7 måneder) svarer til 58,3 %. Ligeledes overholder Mølleåværket sin økonomiske ramme for drift jf. bilag 2.1 Under drift og vedligehold er driftsomkostninger lidt højere end budgetteret, da der er lavet forskellige mindre vedligeholdelsesarbejder i form af gulvbehandling samt maling af administrationsbygningen. Der er derudover højere omkostninger til kemikalier og særligt til forbrændingsanlægget, hvor der bliver testet en ny kombination. Det forventes, at Mølleåværket overholder den økonomiske ramme for driftsomkostninger, som det fremgår af bilag 2.1. og 2.2 Det forventes, at driftsbudgettet for 2018 vil blive overholdt. 2.1: Grafisk oversigt, budgetopfølgning Mølleåværket pr. 31.7.2018 2.2: Driftsregnskab, Mølleåværket pr. 31.7.20187 MTB gennemgik det fremsendte materiale og forklarede de anvendte termer i Driftsregnskabet. MTB forklarede, at der er fundet en bogføringsfejl af over/underdækningen i bilag 2.2 (under indtægter), og at bilaget vil blive udskiftet og erstattet af en opdateret version. Fejlen har ikke betydning for den forelagte opfølgning på driftsbudgettet. 2
3. Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet for januar - juli 2018 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for likviditet for januar til juli 2018. Likviditeten udvikler sig som forventet. Afvigelser mellem budget og faktisk likviditet skyldes periodeforskydning mellem månederne. Der henvises til bilag 3.1 for en oversigt over udviklingen. 3.1: Likviditetsopfølgning, Mølleåværket pr. 31.7.2018. MTB gennemgik den fremsendte likviditetsopfølgning. Bestyrelsen godkendte derefter den forelagte opfølgning på likviditet. Der blev spurgt til forskellen i udviklingen i første og andet halvår. Årsagen til det lavere fastsatte likviditetsbudgettet primo 2018 er, at betalingerne fra de fire forsyningsselskaber forfalder på forskellige tidspunkter. I første halvår forfalder betalingerne i marts og april, afhængigt af hvor hurtigt vandmængderne kan opgøres. I andet halvår forfalder betalingerne samtidigt, i august. Derudover var der i januar et stort planlagt likviditetstræk i forbindelse med betaling af anlægsarbejdet til forfiltrering. 4. Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg for januar - juli 2018 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for anlæg for januar til juli 2018. Bestyrelsen godkendte i december 2017 et samlet anlægsbudget for 2018 på 23,8 mio. kr. Det samlede budget for de igangværende projekter er 52,431 mio. kr. Det samlede forbrug på igangværende projekter er pr. 31. juli 2018 34,518 mio. kr., heraf er de 10,567 mio.kr. forbrugt i 2018. Det samlede anlægsprogram forventes gennemført som planlagt, dog med tidmæssige forsinkelser på nogle projekter. Nedenfor ses bemærkninger til de enkelte projekter. Projektafdelingen er pt. i gang med at kvalitetssikre og prioritere samtlige projekter og tilhørende budgetter. Følgende projekter forløber planmæssigt: Slambehandling, tavlerum Ålebækken Forklaring og tromlefilter Følgende projektet forløber planmæssigt, dog forventes et større forbrug end budgetteret. 3
Rådnetanke - tanken var i dårligere stand end forventet, da man fik adgang til tanken. Bestyrelsen er tidligere orienteret om dette (senest på mødet i december 2017). Følgende projekter er forsinkede/sat i bero: Sandfang/finrist. - Sat i bero, afventer afslutning af de nuværende projekter. Mellempumpestation. - Let forsinket opstart, men kører planmæssigt Gasdisponering, ny gasklokke. - Sat i bero, afventer afslutning af de nuværende projekter Følgende projekter gennemføres forventeligt i 2019 eller senere: Indløb Forbrænding El og SRO Renovering af bygninger Anita Mox Disse projekter vil blive prioriteret og beskrevet nærmere og fremlægges som en del af anlægsbudget 2019 på mødet i december. 4.1: Budgetopfølgning for anlæg, Mølleåværket 31.7.2018 PPL gennemgik det fremsendte bilag. Der blev spurgt ind til forskelle mellem budget og faktisk forbrug. Bestyrelsen foreslog, at der laves en bemærkningskolonne eller en henvisning til teksten i dagsordenen på oversigten, så der skabes bedre overblik mellem dagsordensteksten og oversigtens tal. Bestyrelsen godkendte derefter den fremlagte budgetopfølgning. 5. Godkendelse af proces for godkendelse af takst for 2019 Det indstilles, at bestyrelsen godkender processen for godkendelse af taksten for 2019. Mølleåværket har endnu ikke modtaget udkast til selskabets økonomiske ramme for 2019 fra Forsyningssekretariatet. Forsyningssekretariatets frist for fastsættelse af den økonomiske ramme er 15. oktober. Det er derfor ikke muligt at beregne taksten for 2019 endnu. Så snart de endelige økonomiske rammer er modtaget fra Forsyningssekretariatet, beregnes taksten for 2019. Taksten sendes til godkendelse af bestyrelsen pr. mail. Mailen vil indeholde en relativ kort frist for tilbagemelding. Forespørgslen om godkendelse vil forventeligt blive fremsendt til bestyrelsen kort efter den 15. oktober 2018 (medio/ultimo uge 42). 4
Taksterne sendes herefter til legalitetskontrol i Lyngby-Taarbæk Kommune og til godkendelse i Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune. Ingen bilag Bestyrelsen godkendte processen for godkendelse af taksten for 2019. Det blev aftalt at de historiske takster vil indgå i materialet, der bliver fremsendt på mail. 6. Dato for bestyrelsesmøde i december 2018 Forelægges til beslutning Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter mødedato for bestyrelsesmødet i december 2018. På bestyrelsens møde d. 21. juni 2018 blev det under punkt 7, Møder i 2018, aftalt, at der på mødet i september skulle drøftes, om den planlagte mødedato, fredag d. 14. december fra kl. 10.30-12 med efterfølgende frokost skal fastholdes eller flyttes. Som alternativ til fredag d. 14.12. foreslås enten: - Tirsdag d. 11.12.2018 fra kl. 10.30-12 eller - Torsdag d. 13.12.2018 fra kl. 10.30-12 Begge dage med mulighed for efterfølgende frokost. Ingen bilag Bestyrelsen aftalte at holde møde torsdag d. 13.12. fra kl. 12-13 med efterfølgende frokost. 7. Orientering ved den adm. direktør Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager direktørens orientering til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Ingen bilag 5
PPL forklarede, at man er ved at rekruttere en ny driftsleder til Mølleåværket, da den hidtidige driftsleder har valgt at opsige sin stilling. Der er flere kvalificerede ansøgere og det forventes derfor, at der kan ansættes en ny driftsleder med tiltrædelse pr. 1. november 2019. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Eventuelt Der blev spurgt ind til status for Projekt Ålebækken, som bestyrelsen var ude at besigtige i juni 2018. PPL fortalte kort om status og det videre forløb. Mødet sluttede kl. 14.42 6