Vejledning vedr. gruppebooking Hotel booking KL konferencer 1. Vi anbefaler, at man følger denne vejledning og vælger Tilmeld unavngivne deltagere til at starte med, da man så har mulighed for at lave en gruppebooking og derved allokkere alle værelser på én gang. Skal du kun booke hotel til en enkelt person, og du har navnet på personen, foreslår vi, du vælger fanen Tilmeld navngivne deltagere. 2. Nu har du 45 minutter til at booke hotel/antal værelser for gruppen. 3. Derefter skal navne tilføjes via det link, der fremsendes sammen med hotelbekræftelserne. Tryk her for at starte hotel booking Tjek her for placering af hoteller (åbnes i ny fane) 1
Vælg Tilmeld unavngivne deltagere Deltagerkategori : Hotelbooking Antal Unavngivne deltagere: skriv antal værelser du skal booke Foretag valg for deltagere: Lad boksen være vinget af således du kan vælge hotel for deltagerne Kontakt email: Skriv din (ordreansvarlig) e-mailadresse Vælg herefter Tilføj unavngivne deltagere 2
Bemærk, du skal ikke indtaste personoplysninger for at fortsætte tilmeldingen. Nu vil du kunne se dine unavngivne deltagere Tryk nu på Fortsæt tilmeldingen 3
Nu vil du se listen med hoteller Vælg her, hvilket hotel og værelsestype du ønsker til alle dine deltagere tryk Reserver. Hvis der er nogen, der skal dele værelse, råder vi til, at man efterfølgende kontakter VisitAalborg, og de vil så sørge for værelsesdelingen. 4
Tryk Vælg for alle Vælg ankomst dato Vælg samme ankomst for alle deltagerne. Denne dato kan ændres efterfølgende. OBS! Det er vigtigt at vælge torsdag til fredag, da det er der, der bliver booket flest værelser, medmindre alle dine deltagere skal have to overnatninger. 5
Vælg afrejse dato Vælg samme afrejsedato for alle deltagerne. Denne dato kan ændres efterfølgende. OBS! Det er vigtigt at vælge torsdag til fredag, da det er der, der bliver booket flest værelser, medmindre alle dine deltagere skal have to overnatninger. Tryk Gem 6
Du vil nu kunne se, at der er valgt værelse til alle de unavngivne deltagere. Tryk Gem 7
Her kan du se, at der er valgt 3 enkeltværelser på Scandic Aalborg City Tryk Fortsæt tilmeldingen enten øverst eller nederst på siden 8
Her kan du set et samlet overblik Her kan du set et detaljeret overblik Her skal du vinge betingelserne af. Det betyder ikke noget, om du gør det på det samlede eller detaljerede overblik Tryk Fortsæt tilmeldingen 9
Indsæt informationer på ordreansvarlig / fakturamodtager Ving af i Jeg har læst og accepteret handelsbetingelserne Tryk Forsæt tilmeldingen 10
Der vil inden for nogle minutter blive sendt en mail med bekræftelser til dig som ordreafgiver. Ved at trykke på linket i bekræftelsesmailen kan du nu tilføje navne. 11
Du kan også her få adgang til den samlede bekræftelse OBS! Denne bekræftelse vil løbende ændre sig, når du har tilføjet navne til de enkelte værelser. Så gem mailen med link til bekræftelserne. Her kan du tilføje navn på Unavngiven Deltager 1 Bekræft, at du er Unavngiven Deltager1 Og tryk Rediger min tilmelding 12
Tilføj nu informationer på deltageren. Hvis du skriver deltagerens e-mail adresse her, vil du (ikke deltageren) modtage en opdateret PDF-fil med deltagerens navn i bekræftelsen klar til at videresende til den enkelte deltager. Hvis du skriver din egen e-mail adresse, vil du ikke modtage en opdateret bekræftelse, men ændringen vil fremgå af den samlede bekræftelse, som du tilgår via linket i den første mail, du modtog. Tryk Fortsæt tilmeldingen 13
Her kan du se hvilket værelse, der er booket til deltageren. Du skal kun trykke her, såfremt deltageren skal have ændret i sin hotelbooking. Trykke på knappen og tryk reserver igen. Vælg de nye ankomst- og afrejsedatoer Tryk Gem og Gem Såfremt deltageren ønsker at indsætte en kommentar til hotellet, kan det gøres her. Tryk Fortsæt tilmelding enten øverst eller nederst på siden, hvis du ikke har nogen ændring til deltagerens hotelbooking eller allerede har foretaget ændring/kommentar 14
Betingelserne vinges af igen Tryk Fortsæt tilmeldingen Tryk på teksten Gå til overblikssiden. Du kan nu tilføje navn på den næste deltager. (samme procedure fra side 12) 15