24. juli 2012 Retningslinjer for administration af beboermidler 85 og 107 Retningslinjerne vil blive indføjet i kommende pjecer, der udleveres til kommende beboere, pårørende og andre kommuner. Pjecen er klar ultimo juli 2012 og skal udleveres til alle beboere og til kommende beboere i forbindelse med indflytning. 1. Principper for administration af beboermidler Det er målet at overlade så stort et ansvar som muligt for egen økonomi til beboeren. På denne måde har personalet så lidt omgang med beboernes penge som overhovedet muligt. Der kan tilbydes hjælp til betaling af regninger og hjælp til administration af lommepenge. 1.1. Sikkerhed Enhver kasse skal opbevares sikkerhedsmæssigt forsvarligt i værdiskab på kontoret. Derfor etableres alarm på kontoret, som aktiveres, når personalet ikke er på adressen. Bosteder med døgnbemanding er undtaget herfra. Der opbevares ikke beboermidler på kontoret. Såfremt det undtagelsesvis sker, skal det fremgå af administrationsaftalen, og beboer og evt. pårørende skal være kendt med, at kommunen ikke dækker det opbevarede ved tyveri. Hvis beboeren har særligt værdifulde genstande, som for eksempel smykker, må beboeren henvises til at opbevare genstandene i en bankboks eller i værdiboks hos sig selv. 2. Administrationsaftale Der udarbejdes altid en administrationsaftale (bilag 1) for alle beboere. I aftalen fremgår enhver aftale vedr. administration af økonomiske midler. Så vidt det er muligt, aftales det, at faste betalinger klares via bankens betalingsservice. Administrationsaftalen skal indeholde oplysninger om omfanget af hjælpen. Administrationsaftalerne journaliseres i Bosted. Beboeren kan tilbydes hjælp til administration af økonomien, dvs. den myndige beboer kan ikke overdrage ansvaret og selve administrationen til botilbuddet. Såfremt beboeren har værge, aftales og afklares administrationsaftalen med værgen. Såfremt en beboer ikke skal have eller ønsker hjælp, udfyldes administrationsaftalen af personalet som dokumentation for praksis. 2.1. Støtte til administration og opbevaring af lommepenge Af sikkerhedsmæssige grunde opfordrer vi til, at der etableres værdiskab hos beboeren, hvor beboernes midler opbevares. Det er beboeren selv, der skal betale for værdiskabet. Beboeren kan vælge selv at have koden til skabet eller overdrage denne til medarbejderne, som herefter noterer koden i Bosted på den enkelte beboer. Hvis koden overdrages til medarbejderne, udleveres beboerens penge efter den aftale, der er lavet med beboeren og beskrevet i administrationsaftalen. Der noteres i et registreringsskema, når beboerens penge er udleveret. Der føres dokumentation for samtlige ind- og udbetalinger, efter denne ordning. Registreringsskemaet skal opbevares forsvarligt, fx i værdiskabet. (Eksempel på registreringsskema er vedlagt som bilag 3.)
2.1.1. Netbank Såfremt en beboer ønsker støtte til betaling af regninger, skal beboeren være tilknyttet netbank. Medarbejderen skal have fuldmagt i henhold til administrationsaftalen og skal anvende Medarbejder NemID, såfremt vi betaler regningen på beboerens vegne. Alternativt logger beboeren selv på, og vi giver pædagogisk støtte. Den medarbejder, der forestår betalingen, skal kvittere regningen. Såfremt bilaget er bortkommet, laves dokumentation for betalingen, og her skal der 2 personaleunderskrifter på. Såfremt en beboer fortsat ønsker at betale sine regninger i banken og/eller på postkontoret, står det vedkommende frit at vælge denne ordning, såfremt beboeren selv er i stand til det. Der kommer/printes et kontoudtog pr. beboer hver måned, som stemmes af med bilag for den enkelte beboer. Hver beboer har sin egen mappe med bilag/kontoudtog, som beboeren har adgang til, hvis det ønskes. Det skrives ind i administrationsaftalen, hvor den opbevares. 2.2. Fællesindkøb og kasser For alle kasser, beboerne indbetaler til, gælder: Kassen oprettes som en foreningskonto i bofællesskabets navn. Kontoen kan ikke oprettes under vores kommunens CVR nr., når det udelukkende drejer sig om borgeres penge. Vi ved dog, at enkelte pengeinstitutter giver mulighed for at gøre det med fiktivt CVR nr. Kontoen tilknyttes fuldmagtshavere (medarbejdere). Fuldmagter underskrives af afdelingsleder 1 Kassen administreres af tilbuddets medarbejdere i fællesskab Der føres dokumentation over indbetalinger og udbetalinger Alle køb skal kunne dokumenteres med bon eller andet bilag, herunder fx indtægt fra gæster til spisning og påføres en underskrift, såfremt bilag mangler, skal der to underskrifter Ved fraflytning/dødsfald gøres pågældende beboers tilgodehavende/skyldige andel op. Ved dødsfald tilbagebetales tilgodehavende til boet for efterladte. Hvis afdøde skylder et beløb, overføres et tilsvarende beløb fra driften Der oprettes konto til enhver kasse, som beboerne indbetaler til månedsvis forud. Til hver konto oprettes et antal Dankort efter aftale med afdelingsleder Medarbejdere med adgang til kasserne (konti) har adgang til konto i form af Dankort tilknyttet kontoen. Dankort opbevares, når det ikke er i brug i værdiskab på kontoret. Pinkode opbevares elektronisk, fx i mappe på S-drev Kasserne tælles så vidt muligt op, når der foregår ind- og udbetaling ellers minimum én gang ugentligt Såfremt en medarbejder har haft udlæg, sendes bilag til administrativ medarbejder gerne så ofte som muligt Der oprettes så vidt muligt konto i butikker, der ofte handles i, så regningen månedligt sendes til den relevante administrative medarbejder Der opbevares så få kontanter som muligt i de fysiske kasser 2.2.1. Kostkasse Beboerne betaler for kosten. Det er valgfrit, om den enkelte beboer ønsker at deltage i den fælles kostkasse. Der betales månedsvis forud over betalingsservice. Tilbagebetaling ved framelding for kost sker månedsvis bagudrettet og afregnes via kontantdelen af kostkassen. 1 Kontakt Centerleder for yderligere information. 2
Såfremt en beboer fx på kontanthjælp ikke er i stand til at betale selv, skal der laves aftale med sagsbehandler om fast overførsel. Midlerne i kostkassen bruges udelukkende til indkøb af madvarer samt produkter der indgår naturligt i tilberedning af mad og drift af et køkken, såsom plastikposer, køkkenrulle, opvaskemiddel mm. Kostpenge tilbagebetales månedsvis bagud, når en beboer er fraværende og har afmeldt sin deltagelse. Fraværet skal meldes 3 dage før, og der regnes i antal fraværende måltider. Medmindre andet aftales med beboerne, kan der betales tilbage for et enkelt måltid. Såfremt den enkelte enheds aftale om kostkasse dækker alle dagens måltider, og beboeren fx arbejder på GVS, skal kostkassen betale for beboerens spisebilletter. Der skal for hvert tilbud regnes en kostpris for hvert måltid, som beboernes gæster betaler når de deltager i et måltid (ud fra diætprincippet). 2.2.2.1. Pædagogiske måltider Svendborg Kommune indbetaler et beløb til kostkassen, der svarer til én beboers indbetaling pr. mdr. på det enkelte sted. Ved møder, fx personalemøder, handleplansmøder mm. betales udgiften til bespisning/ drikkelse af administrationskontoen. 2.2.2.2. Aktivitetskonto Hidtil har Aktivitetskontoen dækket udgifter ved ledsagelse af beboere. Det kan den fortsat, når det drejer sig om aktiviteter, der er rettet mod en større gruppe af beboerne og/eller har et pædagogisk sigte. For individuelle arrangementer gælder, at beboeren dækker udgifter for personalet. Såfremt det indgår som led i en pædagogisk handleplan, kan aktivitetskontoen betale for personalet. Dette aftales med afdelingslederen. 2.2.2. Forbrugskasse Der oprettes en forbrugskasse i det enkelte tilbud, som der etableres en særskilt aftale omkring, hvoraf det fremgår, hvad kontoen betaler. Deltagelse i forbrugskassen er obligatorisk, og indeholder udelukkende det, man er blevet enig om. Der betales månedsvis forud. 2.2.3. Rengøring og vask fællesarealer Udgiften til rengøring af fælles arealer afholdes af driftsbudgettet, det gælder også vinduespudsning af vinduer i fællesarealer. Rengøring skal så vidt muligt ske sammen med beboerne og i tilfælde af andet, skal det aftales med afdelingsleder. 2.2.3.1. Rengøring og vask beboerarealer Så vidt det er muligt, skal beboeren selv gøre rent på sit eget område. Såfremt der er behov for pædagogisk støtte, tilbydes dette. Hvis beboeren ikke kan eller vil bidrage til rengøringen, har beboeren mulighed for at tilkøbe privat rengøring. 2.2.4. Leasing af bus Udgifter forbundet med at drive leasede busser afholdes af beboerne. Udgifterne deles ligeligt mellem beboerne og betales månedsvis forud. Da udgifterne er delvist aktivitetsbestemt, kan det blive nødvendigt at regulere indbetalingen i løbet af året. 3
Der kan fortsat etableres aftale om lån af bus mellem bostederne. Der afregnes med den lave takst pr. km. I hver af busserne skal der være dokumentation af den kørsel, der foregår uden beboere, men som har et beboersigte, fx transport til læge for at hente beboer. Busserne må ikke anvendes til kørsel uden beboere udover nævnte. 2.2.5. Kørsel i medarbejdernes biler På de bosteder, hvor der ikke leases biler, benyttes offentlige transportmidler. I særlige situationer, hvor det er pædagogisk eller praktisk hensigtsmæssigt, kan medarbejdere, efter aftale med afdelingsleder, vælge at tilbyde transport i egen bil (frivilligt). Medarbejderne kompenseres med den lave kilometertakst. 2 Udgiften finansieres af beboerne. Kørselsgodtgørelsen til medarbejder udbetales af det enkelte botilbud. Medarbejderen udfylder efter kørsel samme skema (PL 980), som anvendes ved kørsel i egen bil til møder. Efter hver kørsel udfyldes Bilag 2 sammen med passagerne, der afleveres til lederen, som bruger skemaet til at kunne udsende regning hvert kvartal til beboeren. Der må aldrig være penge mellem passager og chauffør. Ved kørsel i egen bil er det medarbejderens egen forsikring, der skal dække eventuelle skader. Medarbejderen er selv ansvarlig for betaling af selvrisiko ved skade. Hvis kørsel i egen bil skyldes, at bostedets bus er i brug af andre, og man ville vælge at køre i bostedets bus, skal udgiften til kørsel i medarbejderens bil betales af buskontoen. 2.2.5.1. Kørsel i borgerens bil Som ansat i Svendborg Kommune kan man ikke være fører af en borgers bil. Såfremt man er passager i en borgers bil ført af borgeren selv, skal man sikre sig, at borgeren er dækket forsikringsmæssigt af hensyn til erstatning i tilfælde af personskade. Det kan derfor ikke anbefales, at man er passager i en bil ført af borgeren. 2.2.6. Opsparing til fælles udflugter/ weekendophold Der kan oprettes bankkonto til opsparing til fælles udflugter/weekendophold. Der føres regnskab med indtægter/udgifter. Evt. overskud ved arrangementets afslutning fordeles mellem deltagerne. 2.2.7. Forsikring Beboerne opfordres til at tegne ansvars- og indboforsikring. 2.2.8. Effekter til fællesrum og andet Fjernsyn (herunder licens), stereoanlæg, vaskemaskine (såkaldt mur- og nagelfast inventar) mv. til fællesrum betales af driftsbudgettet, herunder udgifter til vedligeholdelse. Der ydes ikke hjælp til indkøb af effekter til fællesrum, hvor beboerne splejser til udgiften. Dette for at undgå afregning ved flytning. 2 På 85-området er det besluttet, at personalet godtgøres med den høje kilometertakst. 4
Bilag 1. Administrationsaftale for beboere på botilbud Hvis beboere får hjælp til administration af økonomi, skal der udarbejdes en administrationsaftale. 1. Navn Beboerens navn: 2. Bolig Botilbuddets navn: Bolig/værelse: Indflyttet: 3. Administration 3.1. Administrerer beboeren selv sin økonomi? Ja: Nej: Delvist: Hvis nej eller delvist skal der udarbejdes en administrationsaftale der uddyber hjælpens omfang, efter nedenstående skabelon. 3.2. Støtte til administration af lommepenge Ja: Nej: 3.2.1. Beskrivelse af opgavefordelingen 5
3.3. Støtte til betaling af regninger via netbank Ja: Nej: 3.3.1. Beskrivelse af opgavefordelingen 4. Betaling for obligatoriske ydelser I nedenstående tabel afkrydses, hvem der er ansvarlig for, at den faktiske betaling fortages med beboernes midler, for obligatoriske ydelser. Ydelse Beboeren Personalet Via PBS Kost Rengøring Bus Eventuelle bemærkninger: 5. Tiltrædelse af aftale ved underskrift Aftalen træder i kraft fra datoen for underskrivelse. Dato Underskrift Beboer For botilbuddet 6
Bilag 2 Blanket ved brug til kørsel i egen bil Chauffør: Dato Sted og formål Passagernavn og underskrift Antal km Udgift pr. passager Km/antal pass. x 2 Dato: Chaufførens underskrift: NB: Sedlen afleveres til afdelingsleder for en måned ad gangen. Medarbejderen kompenseres med den lave kilometertakst: 2,10 kr. pr. km (2012-niveau). Hvert kvartal udsendes regning til borgeren. Vis der køres med flere beboere, udfyldes linie for hver beboer. 7
Bilag 3 Eksempel på registreringsskema Navn: Bilagsnr Dato Tekst Initialer Indsat Hævet Saldo 8