Referat fra SVOO generalforsamling onsdag den 21. marts 2012 kl. 19:00 Formand Per Sørensen bød velkommen og udtrykke sin glæde over det store fremmøde til årets generalforsamling. Ad 1: Ad 2: Valg af dirigent, referent og stemmetællere: Dirigent: Referent: Stemmetæller: Alex Pedersen. Formandens beretning: Preben Hansen. Blev udsat indtil behov evt. ville vise sig. Ved sidste generalforsamling var der temmelig stor udskiftning i bestyrelsen, idet der kom 3 nye bestyrelsesmedlemmer ind og vi skulle have ny formand. Kun to var gamle og vi blev valgt på forrige generalforsamling. Så kære medlemmer glæd jer I har en ung bestyrelse i foreningen. Da vi tiltrådte, var det ikke helt klart, hvor mange medlemmer, der var i foreningen eller hvem der havde betalt for hvilket år. Det var derfor svært, at vide hvor stort brød vi kunne slå op. Nogle ting blev vi dog hurtigt enige om, at vi ville gøre noget ved: 1. LOKALER: De hidtidige lokaler på Vintersbølle Skole, var ikke velegnede. Akustikken var ikke god. Foredragsholdere stod med ryggen til medlemmerne, og det var svært at høre, hvad der blev sagt. MEN LOKALERNE VAR GRATIS, og det var jo ikke uvæsentligt. 2. MEDLEMMER: Vi ville have flere medlemmer og åbne mere op for nye slægtsforskere. Det kunne ikke passe, at vi havde en forening, hvor man skulle være udlært for at være medlem. Ad 1: Ad 2: LOKALER: Vi var opmærksomme på lokaleproblemet i den gamle bestyrelse, og havde været i kontakt med Ældre Sagen om lån af deres lokaler. Lokalerne fandt vi velegnede og aftalen blev forhandlet på plads. Det betød, at vi skulle betale leje. Der var 2 muligheder. Enten skulle hver deltager skulle betale kr. 20 for kaffe (uanset om de drikker kaffe), eller vi skulle betale kr. 200 pr. aften og kr. 50 for kaffe uanset, hvor mange deltagere der kom. Vi valgte den sidste model og supplerede med lidt brød til kaffen. Det har så vist sig at være en god løsning, idet der jo har været mange medlemmer til vore møder. Udgifterne til husleje og indtægterne for kaffe går næsten lige op. MEDLEMMER: Vi ville have flere medlemmer. Vi ville have et større fundament til at køre slægtsforeningen videre på. Noget af det første den nye bestyrelse skulle i gang med var den kommende sæsons program. Vi fordoblede antallet af medlemsmøder og satte en del møder af til oplæring af de forhåbentlig mange nye medlemmer, vi håbede på at få. De øvrige medlemsmøder blev holdt på et relativt lavt niveau. Vi vidste jo Side 1
ikke hvor mange penge vi havde. Det resulterede i, at vi i nogen grad benyttede os af egne foredragsholdere, blandet med eksterne lidt dyrere. Vi skrev til diverse gratis aviser og fortalte om vores forening og de nye tiltag. De var meget imødekommende og skrev om det, ligesom de også efterfølgende har været meget åbne overfor at bringe indlæg om aktiviteterne i vores forening. Det resulterede i, at vi fik mange nye medlemmer (ca. 20 25), hvoraf en del var på bar bund. Det gav os nogle udfordringer, idet vi var opmærksomme på, at vore medlemsmøder enten blev for primitive for de garvede medlemmer eller for avancerede for de nye. Vi gik derfor i bestyrelsen ind i at forcere oplæringen af de nye medlemmer, så alle vore medlemmer så hurtigt som muligt kunne være i stue sammen. Vi vil jo helst se alle medlemmer, hver gang vi kalder. Vi arrangerede særskilte møder for brugere af Legacy og Brothers Keeper, samt møder, hvor der også skete en vis oplæring. Jeg synes, det er gået godt og det er vort indtryk, at de nye er kommet godt med. Desværre forlod Ib Jensen bestyrelsen i efteråret og vi måtte bede suppleanten Søren Larsen om at træde ind. Han havde ellers kun ladet sig vælge som suppleant af navn og ikke af gavn, idet han jo gerne ville have en pause fra bestyrelsesarbejdet. Men sådan skulle det ikke være. HJEMMESIDE: Vi var i bestyrelsen begyndt at se på vores hjemmeside. Vi ville gerne have vores eget domæne, så vi ikke var afhængige af andre. Her vidste vi, Søren havde sin styrke. Vi har købt eget domæne og vi har arbejdet en del med at opbygge den nye side, med informationer om vort program, nyhedsbreve, referater fra generalforsamlinger, regnskaber og links til gode hjemmesider. Den er endnu ikke færdigudviklet, så ideer til forbedringer modtages gerne. PROGRAM 2011-2012: Vi vil når denne sæson slutter have afholdt 13 medlemsmøder. Vi har arrangeret 2 ture til Københavns Stadsarkiv. Vi har endvidere afholdt 15 møder med præg af undervisning. Det vil jeg ikke komme nærmere ind på, da disse er refereret i vore nyhedsbreve, som er sendt til hvert medlem, ligesom de også er sendt til pressen, der jo som tidligere nævnt har været meget positive overfor vor forening. Vi har afholdt 9 bestyrelsesmøder i årets løb, ligesom vi i bestyrelsen har mailet en del om dette og hint. MEDLEMMER: Pr. 1. marts havde 52 medlemmer indbetalt kontingent for 2012. De navne vi har i vores database, som ikke har betalt, har fået en reminder og hvis de herefter ikke betaler, vil de blive slettet. PROGRAM for 2012-2013: Vi er gået i gang med planlægningen af programmet for den kommende sæson. Men før vi kunne gå rigtigt i gang måtte vi afvente medlemmernes indbetaling af kontingent, så vi helt konkret vidste, hvor mange medlemmer vi var og hvad vi økonomisk havde at gøre godt med. Det ved vi nu, og der tegner sig et billede af et program bestående af ca. 1 månedligt medlemsmøde med foredrag om specielle emner af i mange tilfælde eksterne foredragsholdere. Vi vil også lægge op til en eller flere månedlige arbejdsdage hvor vi mødes og hjælper hinanden, udveksler erfaringer og informerer om nyheder. Eller bare snakker. Det vil formentlig blive om aftenen, dels for at tage hensyn til de arbejdsramte, men Side 2
Ad 3: Ad 4: Ad 5: Ad 6: Ad 7: også fordi huset her er meget brugt i dagtimerne og ikke så meget om aftenen. Der vil også blive arrangeret mindst et arkivbesøg. Som I senere vil se, hviler vor forening på et fornuftigt økonomisk grundlag. Men der er jo grænser for, hvor godt funderet vi kan blive, når kontingentet er kr. 120 pr. år. Vi har i bestyrelsen besluttet, at vi vil stræbe efter altid at have en formue på kr. 10.000, som buffer for, hvis noget af vort udstyr bryder ned. Men ellers ser jeg med fortrøstning og glæde frem til den kommende sæson, med endnu mere slægtsforskning, idet vi i bestyrelsen lægger op til at bruge flere penge på foredrag i den kommende sæson, end vi har gjort i denne sæson. Til slut vil jeg sige tak til medlemmerne for den store opbakning og til bestyrelsen for en særdeles aktiv og positiv indsats. Det er en fornøjelse, at være i en bestyrelse, når man næsten falder over hinanden, for at lave noget til gavn for vores forening. Kassereren fremlagde det reviderede regnskab: Regnskabet 2011 var omdelt og blev gennemgået. Regnskabet blev godkendt og vedlægges referatet. Efter ønske blev budgettet for 2012 behandlet under punkt 3. Kassereren fremlagde og gennemgik det nye budget, som vedlægges referatet. Endvidere oplyste kassereren, at d.d. havde 55 medlemmer betalt kontingent for 2012. Indkomne forslag: Bestyrelsen havde ikke modtaget nogen forslag. Forelæggelse af arbejdsplan for det kommende år: I Formanden beretning blev bestyrelsens planer for den kommende sæson omtalt, hvilket er: Ca. 10 medlemsmøder, hvoraf halvdelen er foredragsaftener med udefra kommende foredragsholdere. Øvrige møder afvikles dels med foredrag af foreningens egne medlemmer og dels som arbejdsmøder, hvor alle hjælper alle med evt. problemløsninger. Der arbejdes på at arrangere mindst et arkivbesøg i løbet af sæsonen. Fastsættelse af kontingent. Kontingent for år 2013 er uændret 120 kr. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer. På valg er: Inger Hansen og Per Sørensen. Begge blev genvalgt. Bestyrelsen valgperiode er herefter: Per Sørensen - på valg i 2014 Inger Hansen - på valg i 2014 Kate Nielsen - på valg i 2013 Søren Larsen - på valg i 2013 Preben Hansen - på valg i 2013 Side 3
Ad 8: Ad 9: Valg af 2 suppleanter samt af revisor og revisor suppleant. 1 Suppleant: Villy Olsen 2 Suppleant: Vagn B. Nielsen Revisor: Gunnar Olsen Revisorsuppleant: Vibeke Jensen Eventuelt: Bodil har observeret mange fejl på Arkivalier Online og ønskede SVOO skulle påtale problemet for rette vedkommende. Lis mente, at sletning af CPR numre fra bl.a. kirkebøgerne pt. havde 1.priotet, og at andre problemer derfor var udskudt. Dirigenten afsluttede og takkede for god ro og orden under generalforsamlingen og formanden takkede af. Dirigent Alex Pedersen Referent Preben Hansen Side 4
12 Side 5
Side 6