Til alle kommuner 11. juli 2013 Ref. nr.: Oplys venligst ved Nyhedsbrev fra Boligstøtte Udbetaling Danmark henvendelse Dette er det første nyhedsbrev om boligstøtte fra Udbetaling Danmark. Vi vil fremadrettet sende et nyhedsbrev til kommunerne en gang om måneden. Vi vil bruge disse nyhedsbreve til at fortælle om stort og småt på boligstøtteområdet fx om nye regler, retningslinjer og praksis samt udmøntning af snitfladerne mellem Udbetaling Danmark og kommunerne. Vi ønsker en tæt dialog med kommunerne omkring den daglige sagsbehandling og vores praksis generelt, så hvis I har spørgsmål, bemærkninger eller forslag til ændringer, hører vi altid meget gerne fra jer. Telefonnumre til boligstøtte Vi har to telefonnumre til boligstøtte i Udbetaling Danmark. Borgerlinjen på 70128063, som vi besvarer indenfor tre minutter, og kviklinjen på 7012 8073, som vi bevarer indenfor et minut, og som er forbeholdt kommuner og andre nære samarbejdspartnere. Vi har oplevet, at nogle kommuner ringer til os på borgerlinjen. Det må I naturligvis gerne, men det er hensigten, at kommunerne benytter vores kviklinje, som vi besvarer nærmest øjeblikkeligt. Sørg derfor for at orientere alle sagsbehandlere i kommunen om vores kviknummer, så I straks kommer igennem til en rådgiver fx når I står i en vejledningssituation med en borger. Kviknummeret må ikke udleveres til borgere. Borgere må gerne sende papirdokumentation, selvom de søger om boligstøtte digitalt Vi ved, at I bruger megen tid på at hjælpe borgere med at søge om boligstøtte. Vi er også klar over, at det kan være en særlig udfordring, at dokumentationen skal indscannes og vedhæftes den elektroniske ansøgning.
Borgere må imidlertid gerne sende dokumentationen med papirpost til os også selvom de søger om boligstøtte via den digitale selvbetjeningsløsning. Hvis I eller borgerne vælger at sende dokumentationen med papirpost, skal den elektroniske ansøgning blot vedhæftes et dokument, hvoraf dette fremgår. Vi vil foreslå, at en sådan forside installeres som et standarddokument på borger-pc erne i jeres borgerservice, så den er lettilgængelig og klar til brug. Vi vil også reklamere lidt for guiden på Borger.dk, som mange kommuner beder borgerne om at kigge igennem, inden en borgerservicemedarbejder træder til og hjælper. Guiden findes på følgende link: https://www.borger.dk/sitecollectiondocuments/udbetalingdanmark/opis/boligstoetteguide.pdf Mere smidig praksis vedrørende borgere med særlige behov Som det fremgår af vores tilbagemelding på den tilfredshedsundersøgelse om samarbejdet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark, som kommunerne har deltaget i henover foråret, har vi nu løsnet op for vores praksis med hensyn til udlevering af ansøgningsblanketter til brug ved betjeningen af borgere med særlige behov. Kommunerne skal således ikke længere anmode Udbetaling Danmark om en blanket i hver enkelt sag, men kan have blanketterne liggende til udlevering, når en borger, der møder op i borgerservice, ikke kan hjælpes i gang med selvbetjeningsløsningerne. Blanketten er vedlagt nyhedsbrevet. Ansøgning om boligstøtte til en anvist bolig ved fælles hjælp gør vi det nemmere og hurtigere for borgeren Vi retter ofte henvendelse til jer for at få informationer om, hvorvidt en borger har fået anvist en ældrebolig. Vi har brug for disse oplysninger for at kunne vurdere, om borgeren er berettiget til højere boligstøtte. Det vil være en stor hjælp, hvis I beder borgerne om at indsende det brev, der dokumenterer, at de bor i en anvist bolig, sammen med ansøgningen om boligstøtte. I kan eventuelt tilføje denne sætning i det brev til borgeren, hvori I anviser ældreboligen: Hvis du søger om boligstøtte, skal du sende dette brev sammen med ansøgningen om boligstøtte til Udbetaling Danmark. 2
Borgere under administration I vores orienteringsbrev af 6. februar 2013 til kommunerne gjorde vi opmærksom på, at der i boligstøtteloven ikke er hjemmel til, at Udbetaling Danmark kan udbetale en borgers boligstøtte til kommunen med henblik på administration af borgerens ydelse. Vi informerede samtidig om, hvordan kommunen kan sikre, at boligstøtten dækker huslejen, i stedet for at indgå på borgerens Nem-konto. Af orienteringsbrevet fremgik blandt andet: Social- og Integrationsministeriet har den 15. januar 2013 udtalt, at det heller ikke er muligt at indgå en frivillig aftale med borgeren om administration af boligstøtte. Udbetaling af boligstøtte kan derfor kun ske til borgerens NemKonto og til udlejer, hvis der er indgået aftale herom. Som det fremgår ovenfor viderefører Udbetaling Danmark eksisterende udbetalingsaftaler med de almene boligorganisationer. Af Vejledning nr. 72 af 10. august 2012 om kommunernes handlepligt og handlemuligheder i forhold til udsættelsestruede eller udsatte lejere fremgår af punkt 22: Kommunens afgørelse om direkte udbetaling af boligstøtten til udlejer skal som udgangspunkt omfatte samtlige boligstøttemodtagere, der er lejere hos den pågældende udlejer. Kommunen kan dog også i forhold til den enkelte boligstøttemodtager beslutte at udbetale boligstøtten direkte til udlejeren. Dette vil dog som udgangspunkt forudsætte, at boligstøttemodtageren i forvejen får administreret en offentlig forsørgelsesydelse af kommunen. Udbetaling Danmark vil i det omfang det er muligt imødekomme kommunernes ønsker om at udbetale boligstøtte direkte til udlejer i de situationer, hvor en borger er sat under administration og der ikke i forvejen er indgået en udbetalingsaftale. Denne løsning vil dog kun omfatte borgere der bor i en almen bolig eller en kommunalt ejet bolig. Vi gør opmærksom på, at der kan være almene boligorganisationer, der fx pga. deres størrelse ikke er i stand til eller ønsker at håndtere direkte udbetaling af boligstøtte. Ønsker kommunen, at udbetaling af boligstøtte for enkelte borgere under administration skal ske direkte til udlejer, skal kommunen sende følgende oplysninger til bolig@atp.dk: Almen bolig Borgerens CPR-nr., navn, adresse Boligorganisationens navn, adresse, telefonnr. og e-mailadresse Kontaktoplysninger på kontaktperson i kommunen. Kommunal bolig Borgerens CPR-nr., borgerens navn og adresse 3
Kontaktoplysninger på kontaktperson i kommunen Kontonummer. På grund af tekniske udfordringer med at udbetale til de boligforeninger, der endnu ikke er indgået aftale med, sendes udbetalingen i øjeblikket til kommunen. Efterreguleringen for 2012 Vi forventer at sende cirka 50.000 breve om efterregulering af boligstøtte for 2012 i løbet af uge 37 og 38. I brevene vil der være et indstik, der forklarer, hvorfor borgeren har fået et tilbagebetalingskrav, og hvordan de kontrollerer, om vi har baseret vores afgørelse på korrekte oplysninger. I nogle tilfælde sker det efterfølgende, at et krav nedsættes eller bortfalder, fx hvis borgeren dokumenterer, at den høje indkomst ligger udenfor den periode, hvori der har været udbetalt boligstøtte. På Borger.dk distribueres yderligere information om efterreguleringen. Nærmere information følger i vores nyhedsbrev for august måned. Huslejeforhøjelser Vi har tidligere meldt ud, at borgerne selv skal give besked til os, hvis der sker ændringer i deres husleje. I flere kommuner har praksis tidligere været, at huslejeændringerne blev indtastet på baggrund af oplysninger fra udlejer typisk boligforeninger. Vi har nu indført samme praksis i Udbetaling Danmark, indtil det nye huslejeregister kommer i drift til foråret 2014. Kommuner kan også indsende besked om huslejeforhøjelser til os på bolig@atp.dk. Boligforeningerne er orienteret om denne ændring. Samarbejde om mellemkommunal refusion Vi har fået en del spørgsmål fra jer om mellemkommunal refusion og udligning. Henvendelserne handler både om sagsgangene generelt og om konkrete afregninger. Siden marts 2013 har I leveret relevante oplysninger om en borgers ophold på plejehjem eller anden særlig bolig, som giver anledning til mellemkommunal udligning, til os. Når vi modtager disse oplysninger, sørger vi for, at de kommunale mellemværender vedrørende boligstøtte og pension udlignes. Vi behandler henvendelser om kommunal udligning, uanset om de kommer fra opholds- eller betalingskommunen. Se også udmøntningen af opgavesplittet for mellemkommunal udligning: http://www.kl.dk/imagevault/images/id_55812/imagevaulthandler.aspx 4
Den enkelte kommune vil medio november 2013 modtage en specifikation over det beløb, som kommunen skal modtage eller afgive i refusion, samt en opgørelse over nettobeløbet for hele kommunen. Listen indeholder en oversigt over de enkelte sager, oplistet efter CPR-nr. og handlekommunenummer. Listen hedder LL127, Liste over mellemkommunal refusion 2013 refusionskrav fra andre kommuner. Udbetaling Danmark vil fra boligstøttesystemet modtage en liste over samtlige kommuner, hvoraf det vil fremgå, om kommunen samlet set har et tilgodehavende eller det modsatte. De kommuner, der skal betale, vil modtage en opkrævning fra Udbetaling Danmark, mens de kommuner, der har et tilgodehavende, får beløbet til udbetaling. Afregning af mellemkommunal refusion vil gælde for hele 2013 det vil sige også for januar og februar 2013, hvor kommunerne udbetalte boligstøtten. ERFA-møder mellem sagsbehandlere på boligstøtteområdet Det er vigtigt, at der er en god dialog og et velkoordineret samarbejde mellem kommunernes og Udbetaling Danmarks sagsbehandlere, så vi alle kan være sikre på, at snitfladerne og opgavefællesskabet fungerer i praksis. I forbindelse med de dialogmøder, som holdes regionsvist mellem kommunernes borgerservice- og ydelseschefer samt Udbetaling Danmark, er det derfor besluttet, at der ligeledes holdes ERFA-møder mellem sagsbehandlere fra kommunerne og Udbetaling Danmark et par gange om året på hvert fagområde. Udbetaling Danmark er vært for disse møder og sørger for at invitere kommunerne med den aftalte kadence. Forslag til dagsordenpunkter til disse møder er altid velkomne. Kontaktpersoner i Udbetaling Danmark Flere kommuner har bedt om at få oplyst kontaktoplysninger på ledere i Udbetaling Danmark til brug for drøftelse af principielle emner eller meget specielle sager, der på grund af tidspres eller kompleksitet bør have særlig opmærksomhed. Nedenfor ses en liste med telefonnumre til centerdirektører og afdelingschefer på boligstøtteområdet i de fem Udbetaling Danmark-centre, som kommunerne kan rette henvendelse til i disse situationer. Fagansvaret på boligstøtteområdet varetages af Udbetaling Danmark i Hillerød, så henvendelser om boligstøtte bør så vidt muligt adresseres mod dette center. Dette bør dog ikke stå i vejen for den nære kontakt, som det enkelte Udbetaling Danmark-center har med kontaktkommunerne i egen region. 5
Hillerød Mail Tlf.nr. Centerdirektør Mette Brinch mbr@atp.dk 4831 2728 Afdelingschef Jette G. Rasmussen jgr@atp.dk 4831 3478 Holstebro Mail Tlf.nr. Centerdirektør Lene Hougaard- lge@atp.dk 48313130 Enevoldsen Afdelingschef Kirsten L. Thomsen klt@atp.dk 48313479 Haderslev Mail Tlf.nr. Centerdirektør Bente Graae bgr@atp.dk 4831 3258 Afdelingschef Ninna Haag nh@atp.dk 4831 3255 Vordingborg Mail Tlf.nr. Centerdirektør Marianne Knudsen mkn@atp.dk 4831 2882 Afdelingschef Janne Hovgaard Kruse jhk@atp.dk 4831 2510 Frederikshavn Mail Tlf.nr. Centerdirektør Poul Erik Graversen pog@atp.dk 4831 3007 Afdelingschef Per Nygaard pnn@atp.dk 4831 3499 Vi ønsker jer alle en rigtig god sommer..! 6