Vejledning i implementering af Udbetaling Danmarks standardside om familieydelser

Transkript

1 Vejledning i implementering af Udbetaling Danmarks standardside om familieydelser Introduktion Den 1. oktober overgår familieydelserne til Udbetaling Danmark. Det betyder, at kommunernes hjemmeside skal ændres, så borgerne bliver henvist til Udbetaling Danmark, når de søger efter information om familieydelserne. Dette er en vejledning i, hvordan din kommune implementerer en såkaldt standardside på jeres hjemmeside. Formålet med standardsiden er at sikre, at borgerne fra den 1. oktober bliver henvist til Udbetaling Danmark og informationen på borger.dk, hvis de har spørgsmål til familieydelserne. Det vil minimere antallet af henvendelser til kommunen, der burde være gået til Udbetaling Danmark. Se standardsiden på side 3. Det er vigtigt, at I læser vejledningen grundigt igennem, da der er en række ting, I skal gøre i forbindelse med implementeringen fx er det meget vigtigt, at I får ryddet ud i alt indholdet på familieydelsesområdet, I har på jeres hjemmeside i dag. VIGTIGT! Standardsiden må først være online fra den 1. oktober 2012 men ryd gerne op på jeres hjemmeside i god tid inden. 1

2 Formålet med standardsiden Udbetaling Danmark overtager pr. 1. oktober 2012 sagsbehandlingen og udbetalingen af familieydelser fra kommunerne. Familieydelser består af børne- og ungeydelsen, børnetilskud og underholdsbidrag på side 10 er der en fuldstændig liste over ydelserne. I den forbindelse bliver alle de tekster om familieydelser, der ligger på borger.dk, opdateret og gennemskrevet, så de er i overensstemmelse med den nye lovgivning og den måde, Udbetaling Danmark administrerer ydelserne på. Udbetaling Danmark ønsker at sikre, at kommunikationen om familieydelser på de 98 kommuners hjemmesider er korrekt og opdateret. Derfor tilbyder vi jer en standardside, som I kan benytte på jeres hjemmeside se standardsiden på næste side. Standardsiden vil: introducere borgeren for de tre forskellige typer af familieydelser linke borgeren videre til borger.dk, hvor de kan læse mere og betjene sig selv digitalt gøre borgeren opmærksom på, at det ikke længere er kommunen, men Udbetaling Danmark, som sagsbehandler og udbetaler familieydelser. Standardsiden vil være kortfattet og signalere, at det ikke længere er ydelser, som I skal udbetale. Siden er brugertestet og afprøvet i en pilotudgave hos en række kommuner. Herefter er den blevet tilpasset, så den bedst muligt opfylder de tre ovenstående formål. Der vil desuden være et banner med Udbetaling Danmark i toppen af standardsiden. Standardsider for de andre sagsområder I takt med at Udbetaling Danmark overtager barseldagpenge den 1. december og folkepension og boligstøtte den 1. marts, vil I også få tilsendt standardsider for disse sagsområder. Da kun en del af opgaverne med førtidspension vil overgå til Udbetaling Danmark, vil der kun blive udarbejdet et standardafsnit om dette sagsområde. Hvad betyder standardsiden for jer? Standardsiden vil være vedligeholdelsesfri for jer. Ved at implementere den på jeres hjemmeside vil I ikke længere skulle bruge ressourcer på at kommunikere om områder, som I ikke har ansvaret for. I sikrer samtidig, at den information, der står på jeres hjemmeside, er korrekt. Kun ved gennemgribende lovændringer kan det blive aktuelt at ændre standardsidens indhold. Endelig vil borgerne blive ledt over på borger.dk, hvor de vil blive mødt med kontaktoplysninger til Udbetaling Danmark. Standardsiden vil medvirke til, at vi omdirigerer henvendelser om familieydelser til Udbetaling Danmark, så jeres borgerservice ikke bliver belastet mere end højst nødvendigt. 2

3 Standardsiden for familieydelser vist på Halsnæs Kommunes hjemmeside Familieydelser Der findes forskellige familieydelser, som du enten får automatisk udbetalt eller kan søge om. Børne- og ungeydelse Børne- og ungeydelsen, også kaldet børnechecken, bliver automatisk udbetalt til barnets mor, når I får et barn. Læs mere om: Børne- og ungeydelse Børnetilskud Som mor eller far kan du måske få børnetilskud. Det kan fx være, hvis du er enlig forsørger, adopterer et udenlandsk barn eller får tvillinger. Læs mere om og søg om børnetilskud: Til enlige forsørgere Til forældre under uddannelse Ved adoption Til pensionister Ved kun én forælder mv. Ved flerbørnsfødsler Bidrag til børnefamilier Som forældre har I pligt til at forsørge jeres barn. Hvis I ikke bor sammen, kan det være, at den ene af jer skal betale et bidrag til den anden. Læs mere om: Børnebidrag Ny, offentlig myndighed udbetaler familieydelser Det er ikke længere din kommune, der står for familieydelser. Fra den 1. oktober 2012 er det den nye, offentlige myndighed Udbetaling Danmark, der udbetaler ydelserne til dig. Hvis du modtager familieydelser og din situation ændrer sig, har du pligt til at oplyse det til Udbetaling Danmark med det samme. Læs mere og søg om: Familieydelser på borger.dk Hvis du har brug for hjælp Har du spørgsmål om familieydelser, er der hjælp at hente på her kan du: få svar på de oftest stillede spørgsmål søge om familieydelser få hjælp til at betjene dig selv på nettet fx hjælp til at udfylde din ansøgning. Du kan også kontakte Udbetaling Danmark. Afsender: Udbetaling Danmark 3

4 Hvad skal I gøre? Der er to forskellige måder at implementere standardsiden på: 1. I kan importere standardsiden fra borger.dk 2. I kan sætte den manuelt op i jeres CMS-system Vi vil senere i vejledningen gennemgå, hvordan I skal gøre, alt efter hvilken fremgangsmetode I vælger. Hvornår skal I gøre det? August/september Få overblik over familieydelser på jeres hjemmeside Ultimo september Ryd op og gør klar til Udbetaling Danmark 1. oktober Standardsiden er det eneste I har om familieydelser på jeres hjemmeside. Da myndighedsovergangen for familieydelser sker natten til den 1. oktober, er det vigtigt, at I implementerer standardsiden så tæt på dette tidspunkt som muligt. Hvis siden kommer på efter den 1. oktober, må I forvente, at borgerne fortsat vil henvende sig til jer. Hvis den kommer på før, vil borgerne blive henvist til Udbetaling Danmark, som det imidlertid først er muligt at komme i kontakt med efter den 1. oktober, og borgerne vil derfor opleve at gå forgæves. Få overblik i ugerne op til I ugerne op til den 1. oktober bør I gennemgå jeres hjemmeside og få identificeret det indhold, der skal slettes samtidig med, at I sætter jer ind i, hvordan I implementerer standardsiden. Ved udgangen af september foretager I så selve implementeringen af siden dvs. sletter jeres nuværende indhold om familieydelser og implementerer standardsiden. På den måde mindsker I risikoen for, at de borgere, der søger information på kommunens hjemmeside, vil falde mellem to stole i forbindelse med myndighedsskiftet. 4

5 Oprydning på jeres hjemmeside Før I lægger standardsiden ud på jeres hjemmeside, skal I rydde op i det indhold, I har liggende i dag. Når standardsiden er implementeret, skal den være det eneste indhold, I har på jeres hjemmeside om familieydelser. Det betyder, at I ikke bør have anden information om børne- og ungeydelsen, børnetilskud og underholdsbidrag, end det der er på standardsiden. Med andre ord skal alt nuværende indhold slettes. Det skal det for at sikre, at borgeren ikke bliver mødt af information, der fortæller, at I er myndighed på området. Sker det, vil borgeren henvende sig til jer og ikke til Udbetaling Danmark, og der vil være en risiko for fejlinformation pga. den ændrede lovgivning på området. Det er derfor afgørende, at I fjerner alt det indhold, I har liggende på jeres hjemmeside om familieydelser, når Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret. Det gælder: Sider om familieydelser o Det gælder både sider med forklaringer og beskrivelser af, hvad man kan få af familieydelser og sider, der introducerer selvbetjeningsløsninger på området. Selvbetjeningsløsninger og blanketter o Fra 1. oktober skal alle søge om familieydelser via de selvbetjeningsløsninger og blanketter, som Udbetaling Danmark har liggende på borger.dk. Det er vigtigt, at borgerne kun kan søge om ydelserne gennem borger.dk, og I skal derfor slette de indgange til selvbetjeningsløsninger der ligger på jeres hjemmeside om familieydelser. Det er vigtigt, at I beholder abonnementet på KMDs selvbetjeningsløsninger, men I kan frit opsige abonnementer på evt. andre selvbetjeningsleverandører på familieydelsesområdet. Kommunikationsmateriale om familieydelser o Hvis I har fået produceret pdf.-foldere, vejledninger, film eller lignende materiale om familieydelser, er det også vigtigt, at I får fjernet dette fra jeres hjemmeside, da informationen vil være forældet. Beregnere o Digitale beregnere, der giver et overblik over, hvilke familieydelser borgeren kan få, skal også slettes. 5

6 Til sidst i vejledningen har vi indsat eksempler på tekstsider, selvbetjeningsløsninger og beregnere, som I som kommune skal slette. Hvordan sikrer I jer, at I får ryddet alt op? De fleste har et godt overblik over, hvad der ligger på deres hjemmeside om familieydelser. Men husk alligevel, udover at gennemgå hele jeres sitetree i CMS-systemet, at lave en søgning for at få det hele med. Måske kan det være tilstrækkeligt at lave en søgning på de forskellige navne for familieydelser på jeres egen hjemmesides søgefunktion, men det kan også være en god ide at lave samme søgning i Google. Søg fx på xx kommune børnetilskud for at undersøge, om der skulle være indhold om børnetilskud på jeres hjemmeside, som I ikke er opmærksomme på. Da nogle af familieydelserne har flere navne fx bliver børne- og ungeydelsen ofte kaldt for børnecheck, har vi til sidst i dokumentet indsat en liste over navne, som det vil være relevant at søge på, når I skal finde indhold om familieydelserne på jeres hjemmesider. 6

7 Placering af standardsiden Når I først har fået ryddet ud i det nuværende indhold om familieydelser på jeres hjemmeside, skal I finde ud af, hvor I vil placere standardsiden. Vores anbefaling er, at I lægger den samme sted, som det gamle indhold lå. Hvis det har ligget forskellige steder, så placér standardsiden der, hvor det meste af det lå samlet. I kan evt. lave interne links til standardsiden på de andre sider. Her kan I se, hvor Halsnæs Kommune, der var med til at pilotteste standardsiderne, placerede standardsiden om familieydelser: Der findes mange variationer af menupunktet Børn, unge og familier. Det er ikke afgørende, at I kalder menupunktet præcis det samme, eller at alle kommuner har samme struktur på deres hjemmeside. Det vigtige er, at borgerne nemt kan finde frem til standardsiden om familieydelser. Nogle kommuner skriver særskilt om ægtefællebidrag i forbindelse med skilsmisser, og derfor har vi skrevet et kort afsnit om ægtefællebidrag, som I kan vælge at sætte ind på denne side. Afsnittet finder I samme sted som standardsiden på borger.dk. Kun én side I dag har de fleste kommuner en del sider om familieydelserne. Det mest gængse er at have tre sider én om børne- og ungeydelse, én om børnetilskud og én om børnebidrag. Vi opfordrer kraftigt til, at I efter den 1. oktober kun har standardsiden liggende ét sted på jeres hjemmeside. 7

8 Kommuner der importerer artikler fra borger.dk Artikeleksporten er en gratis service, som kan anvendes til at importere borger.dk s artikler til kommunernes hjemmesider. Omkring 35 kommuner benytter sig på nuværende tidspunkt af muligheden. I dag foregår artikeleksporten sådan, at man henter de samme artikler/sider, som dem, der ligger på borger.dk. Men for de sagsområder, Udbetaling Danmark kommer til at varetage, vil det blive anderledes. Vi mener ikke, at I som kommuner bør have meget information om familieydelser på jeres hjemmeside, når kommunen ikke længere har myndighedsansvaret for ydelsen. Derfor har vi udarbejdet standardsiden. Og fra den 1. oktober vil den være det eneste indhold om familieydelser, det bliver muligt at importere fra borger.dk. Som nævnt, vil standardsiden som udgangspunkt ikke blive ændret. Kun ved gennemgribende lovændringer eller lignende kan det blive aktuelt. Skulle det ske, at siden må tilpasses, vil det ske helt automatisk for de kommuner, der importerer fra Borger.dk. Med andre ord vil I altså ikke længere skulle bruge webressourcer på familieydelser, hvis I importerer standardsiden fra borger.dk. Sådan anvendes artikelimporten fra Borger.dk For at kunne importere artikler fra borger.dk skal I tilkøbe et modul til jeres CMS-system. Der findes moduler til langt de fleste CMS er, som CMS-leverandører og webbureauer tilbyder. Nogle af disse er open source, blandt andet forskellige moduler fra TYPO3, DRUPAL, UMBRACO (kommer snart), og RSS/ATOM Feed Wrapper. Et eksempel på et modul er det, som er udviklet af Skybrud, der har lavet et screencast, der demonstrerer deres borger.dk modul, og hvordan det virker: I kan læse mere om de forskellige moduler på digitaliser.dk og finde det modul, der passer bedst til jer. Alt efter hvilket modul I vælger, er der forskellige fremgangsmåder. I kan læse mere om de forskellige moduler, og hvordan I importerer fra borger.dk på digitaliser.dk. Her er der oprettet en gruppe for dem, der bruger artikelimporten: På borger.dk kan I læse om artikeleksporten her: Hvis I allerede bruger artikelimporten Hvis I plejer at importere artiklerne om familieydelser fra borger.dk, vil I formentlig have tre sider om familieydelser i dag én for hhv. børnetilskud, børnebidrag og børne- og ungeydelsen. Er det tilfældet, skal I være særligt opmærksomme på, at I får tilpasset jeres hjemmeside, så I fra den 1. oktober kun har én side om familieydelser, som er standardsiden. Standardsiden vil være en ny artikel, som I skal importere og publicere samtidig med at I afpublicerer de andre sider om familieydelser. Det er vigtigt, at I afpublicerer og sletter gamle sider, så standardsiden er den eneste side om familieydelser fra den 1. oktober. 8

9 Kommuner der ikke importerer fra borger.dk Hvis I ikke har artikelimport, skal I implementere standardsiden manuelt i jeres CMS-system. På borger.dk finder I standardsidens råtekst, links og banner under menupunktet: Udbetaling Danmark materialer under fanen For myndigheder Det er også her, standardsiderne om de andre ydelser kommer til at ligge i takt med, at Udbetaling Danmark overtager barseldagpenge, boligstøtte og pension. Standardsiden er blevet brugertestet og opbygget optimalt i forhold til borgernes behov. Det er derfor vigtigt, at I ikke klipper i teksten, udvælger afsnit/tekstbidder eller tilføjer informationer til standardsiden, men sætter den op, som den er. Det er også vigtigt, at I husker at sætte banneret ind i toppen. Ændrer I på standardsiden, kan Udbetaling Danmark ikke længere garantere for, at informationen er korrekt, og I skal derfor selv i langt højere grad sikre, at siden er opdateret. I finder standardsidens indhold her: Som udgangspunkt vedligeholdelsesfri Selv om I vælger at implementere siden manuelt, vil den være så godt som vedligeholdelsesfri. Der kan dog ske større lovændringer eller andet, der kræver justeringer af siden, men vi informerer jer om det, hvis det bliver nødvendigt med ændringer af standardsiden. 9

10 Kontakt Hotline til Udbetaling Danmark og borger.dk Der er hjælp at hente, hvis I får brug for det undervejs i implementeringen af standardsiden om familieydelser. Vi skelner mellem en indholdsmæssig og en teknisk support. Hvis I er i tvivl om struktur på hjemmesiden, indholdet på siden, eller har generelle spørgsmål til overgangen mellem kommune og Udbetaling Danmark, kan I kontakte: Mikkel Rydzy fra Udbetaling Danmark: Telefon: Mail: mik@atp.dk. Har I derimod spørgsmål til det tekniske setup, og hvordan I kan importere, kan I få svar på de mest almindelige spørgsmål på og ellers kan I kontakte: Brian Nielsen fra borger.dk Telefon: Mail: brian@digst.dk. Liste over familieydelser til søgning på hjemmeside Børne- og ungeydelse Børnecheck Børnepenge Børnefamilieydelse Børnetilskud Adoptionstilskud Flerbørnstilskud Børnebidrag Underholdsbidrag Ægtefællebidrag Konfirmationsbidrag Uddannelsesbidrag 10

11 Eksempler på sider, der skal slettes Eksempel på tekstside fra Vejle kommune, der skal slettes: 11

12 Eksempel på introduktion/link til selvbetjening fra Helsingør Kommune, der skal slettes: Eksempel på selvbetjeningsløsning fra Helsingør Kommune, der skal slettes: 12

13 Eksempel på vejledning fra Helsingør kommune, der skal slettes: Eksempel på beregner fra Københavns Kommune, der skal slettes: 13