Dagsorden Dagsorden... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1. Status, input og opdatering af årshjul....2 - Bogholderstillingen orientering (Jesper og Anders)... 2 - Kontoret indretning med ny ansat (Nanna)... 2 - Henvendelse fra Tyskland... 2 2. Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast....2 - Udskiftning af IC-leder, hvem betaler?... 2 - Revision orientering... 3 - Betaling for behandling ifm. arbejdsskader... 3 - Forsikring af Campsites... 3 - Godkendelse af årsregnskab... 3 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte....3 4. Status på LF...4 - Fyn, status (alle)... 4 - Vestsjælland mail fra Marianne Wamberg (alle)... 4 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt....4 - Idéer til hjemmesiden og facebook (alle)... 4 6. Bordet rundt og status på aktiviteter....5 - Valg af mailkontaktperson (alle)... 5 - Status på Stabe/programmer (alle)... 5 7. Status på udvalgsarbejde....5 8. Nyt fra international...5 - Update på transition team... 5 - RTF forår, ansøgningsdeadlines... 5 - IJR nomineringer... 6 9. Akutte problemer og andre beslutninger....6 - Nøglesituationen skal vi tage imod depositum (alle)... 6 - Leder- og bestyrelsestræning hos DUF (Jesper)... 6 - RM betalingskort (Jesper, gammelt punkt)... 6 - Ansatte som frivillige, hvordan fungerer det i andre organisationer? (Jesper)... 6 - Vedtægtsændringer... 6 - Arbejdsbeskrivelser (sekretær) (Jesper/alle)... 7 - Deltagelse på AIM for egen eller lokalforenings regning... 7 - Henvendelse om genvurdering af AIM ansøgning... 7 - Landskasserer, hvordan finder vi en ny?... 7 - Invitation from International Education Department and Call for Partnership... 7 - Infofile... 7 - Standardbudgetter... 7 - Sted til visionsweekenden... 7
- HB-møde... 8 - Kontaktet af Norge... 8 Torsdag d. 10. Januar kl. 17.00-21:00 Tilstede: Jesper Lykking, Bo Sørensen, Mette Liebst, Emilie Hellesøe, Nanna Beiter. Referent: Anders Kristiansen 1. Status, input og opdatering af årshjul. - Bogholderstillingen orientering (Jesper og Anders) Der er afholdt samtaler, og fundet en ny bogholder. Der blev orienteret om forløbet. - Kontoret indretning med ny ansat (Nanna) Der er indkøbt white board, skrivebord, stol, lamper, hylder mv. Nanna står for indretningen, og har indkaldt til arbejdsdag søndag d. 13/1. Simon Ellehammer står for indkøb af computer. - Henvendelse fra Tyskland CISV Kiel, Tyskland, har henvendt sig om vi er interesseret i et fælles løbearrangement på 10 x 10 km fra Husum til Damp, nær den dansk-tyske grænse. Tyskland stiller med det ene hold, og Danmark stiller med det andet. Det vil foregå 1. juni. Informationsmedarbejderen sætter en opfordring i updaten og på facebook, og ser om der er nogen der er interesserede. 2. Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast. - Udskiftning af IC-leder, hvem betaler? Ifm. en interchange måtte der skiftes leder grundet visa-problemer. CISV betaler for udskiftningen, da dette betragtes som Force Majeure (jf. Force Majeure proceduren).
- Revision orientering Der mangler kun få dokumenter, og der har indtil videre ikke været anmærkninger. - Betaling for behandling ifm. arbejdsskader Hvis CISV Danmark skal dække en evt. behandling af arbejdsskade, der ikke er dækket af forsikringen, skal denne være meldt og behandlet af RM/DL før en eventuel behandling påbegyndes. Dette bedes RM om at melde klart ud. - Forsikring af Campsites Sekretæren undersøger muligheder og priser. - Godkendelse af årsregnskab Bogholder har fremsendt lederberetning samt årsregnskab til kommentering. Det bemærkes at det ser ud til at det ikke er det nyeste budget for 2013 der er indskrevet. Sekretæren sender det nyeste budget til bogholderen, og beder denne checke dette. Det bemærkes desuden at navnene på ledelsesberetningen skal rettes til. Ifm. gennemgangen bemærkede DL sig at CISV Danmarks likvide midler er relativt få i sensommeren, hvorfor DL vil foreslå HB at oprette en opsparing, der kan fungere som en art grundfond. Bo og Jesper mødes snarest muligt med bogholder for at gennemgå årsregnskabet nøjere. DL besluttede i øvrigt at der fremover skal arbejdes på en mere gennemsigtig regnskabsform, hvor der er øget klarhed for hvordan penge hører sammen med konkrete programmer og aktiviteter. Desuden skal bogholder fremover inviteres med når regnskabet skal gennemgås. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. 2012 blev afsluttet med 1976 medlemmer totalt, hvoraf 1057 er under 30 år.
4. Status på LF - Fyn, status (alle) Den nye bestyrelse har første møde 15/1-2013. Nanna vil gå i dialog med Fyn om de ønsker at tage et af de nationale arrangementer i 2013. Bo vil være behjælpelig i at kontakte den tidligere bestyrelse, og få overført bank-fuldmagter til den nye bestyrelse. - Vestsjælland mail fra Marianne Wamberg (alle) Nanna tager med til GF, og hjælper til på første efterfølgende bestyrelsesmøde. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. - Idéer til hjemmesiden og facebook (alle) Ideer: - Skabe noget løbende om årets content area på de digitale medier, for at sætte fokus på denne. Alle opfordres til at komme med input, og Nanna spørger Anna Forrest om Human Rights Educators kan spille ind med noget. - CISV journalister der er kun 2 ligenu, hvorfor det foreslås at udbyde jobbet igen, evt. kan det undersøges om det kan laves som forløb med workshops eller lign. - Nyt mål for likes på Facebook. I december nåede vi målet på 600, hvorfor det foreslåes at vi sætter et nyt mål. - Følge en hel sæson. Det blev foreslået at følge en deltager, leder, stab e.l. fra en sæsons start til slut, og lave en artikelserie om det. Evt. kan det også laves som videoer e.l. Actions: - Kalenderen skal opdateres med nationale og internationale aktiviteter (kun de der afholdes i Danmark). - Arrangementet ifm. generalforsamlingen skal meldes ud. Nanna står for dette. - Det vil snart være muligt at nominere til det nye Governing Board, når dette kommer fra IO, skal det sættes i updaten.
6. Bordet rundt og status på aktiviteter. - Valg af mailkontaktperson (alle) Emilie er mailansvarlig frem til næste DL-møde. - Status på Stabe/programmer (alle) Der er efterhånden fundet stabe og campsites til næsten alle programmer, der er fortsat opfølgning på de, hvor det kniber. Informationsmedarbejder sætter i updaten at lokalforeninger og udvalg kan kontakte ham, hvis de mangler børn, ledere, eller andet, og ønsker dette udsendt gennem CISV Danmarks medier. 7. Status på udvalgsarbejde. JB har indkaldt til valg til det nye JB Udvalg, samt NJR-suppleant d. 26. Det blev bemærket at Matchbox-processen for Interchange er ændret. Jesper støtter Interchangeudvalget i overgangen til ny proces, hvis de ønsker det. 8. Nyt fra international - Update på transition team Mette fremlagde en kort opdatering på status for transition team. - RTF forår, ansøgningsdeadlines Deadlines for ansøgninger til RTF erne i foråret blev sat til 1. februar for Portugal og 1. marts for Estland. Mette sørger for at det kommer i updaten.
- IJR nomineringer Det er nu muligt at nominere kandidater til IJR-valget. Emilie sørger for at det kommer i updaten at man kan melde ind, hvis man har forslag til kandidater. 9. Akutte problemer og andre beslutninger. - Nøglesituationen skal vi tage imod depositum (alle) Sekretær undersøger hvad det vil koste at få ændret låse på kontoret, så der fremover skal bruges systemnøgler. Der skal indkræves 200kr i depositum for hver person der får udleveret nøgler. - Leder- og bestyrelsestræning hos DUF (Jesper) Jesper arbejder på at lave en portefølje om kurser i DUF-regi mv., så vi nemt kan opfordre og informere i CISV Danmark. Porteføljen tages op på et DL-møde, og bestemmes derfra hvilket regi denne skal ligge i. Jesper har snakket med stabstrænerne, og der vil i 2013 blive inkluderet mere træning i ledelse, coaching, mv. Ift. generalforsamlingen finder Nanna en senior og en junior der sammen kan stå for en session i bestyrelsestræning om formiddagen. - RM betalingskort (Jesper, gammelt punkt) Jesper taler med RM om at DL ikke umiddelbart ser årsag til at lave et betalingskort til RM, da bestillinger af rejser går over Unitas eller forsikring. - Ansatte som frivillige, hvordan fungerer det i andre organisationer? (Jesper) Udsat til næste møde. - Vedtægtsændringer DUF har leveret en god og gennemarbejdet kommentar som tages til efterretning.
- Arbejdsbeskrivelser (sekretær) (Jesper/alle) Jesper er i gang med et udkast, der lægges i dropbox til nærmere behandling. - Deltagelse på AIM for egen eller lokalforenings regning CISV Danmark har et princip om at deltagere på AIM og IJBC skal godkendes af DL, og at vi maksimalt sender 8 fra national side, og at vi dermed kun sender de der er udvalgt til at være med i den danske delegation, og som bliver betalt af CISV DK. Endvidere problematiseres det at en LF skulle betale, da dette ville kunne skabe a og b lokalforeninger alt efter hvilke muligheder en LF har for at få tilskud fra kommuner. - Henvendelse om genvurdering af AIM ansøgning DL fastholder det oprindelige svar. - Mette formidler. - Landskasserer, hvordan finder vi en ny? Da Bo grundet nyt arbejde ikke genopstiller som landskasserer, er det nødvendigt at finde en ny kasserer. DL vendte mulige kandidater, og vil gå i dialog med dem. Desuden bliver det meldt ud i update mv. af informationsmedarbejderen. - Invitation from International Education Department and Call for Partnership Mette udfylder formularerne, og indsender. - Infofile Processen for udarbejdelse af en opdateret infofile blev vendt. Det vil foregå primært på googledocs, enten et dokument ad gangen, eller små grupper af dokumenter ad gangen i prioriteret rækkefølge. Jesper laver et udkast til hvordan Taskforces nedsættes. - Standardbudgetter Jf. opdateret nationalt budget skal disse opdateres til 95 kr. pr. deltagerdøgn. Bo følger op på dette. - Sted til visionsweekenden Emilie har måske et sted, og vil undersøge dette. Der opfordres dog til at alle undersøger mulighederne.
- HB-møde Sekretæren laver et udkast til dagsorden klar til næste DL-møde. - Kontaktet af Norge Norge opfordrer os til at komme med i et tværnordisk projekt, hvor Danmark skal finde 4 frivillige til at indgå i en arbejdsgruppe. Jesper sender informationsmaterialet til informationsmedarbejderen, og denne sender det ud i updaten med ansøgningsfrist 1. februar. Det sættes desuden på Facebook o.l.