Til: Bestyrelsen Fra: Mogens Berglund Simonsen Ang.: Referat fra bestyrelsesmøde nr. 25 den 07.09.2011 Dato: 11.09.2011 Deltagere: Jørn Kristensen (JK) Tommy Rosenkilde (TR) Kirsten Verriere (KV) Steen Holm (SH) Mogens Berglund Simonsen (MBS) Dagsorden: 1. Meddelelser fra formanden 2. Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde 3. Status udestående punkter 4. Økonomi 5. Drift og vedligehold 6. Forhold til medlemmer 7. Forhold til Kaae Gruppen 8. Forhold til Jammerbugt Kommune 9. Behandling af indkomne forslag 10. Behandling af klager 11. Til- og fraflytning 12. Eventuelt 13. Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Ad. 1 Meddelelser fra formanden MBS bød velkommen til bestyrelsesmøde nr. 25. Det væsentligste tema på mødet er stillingtagen til besparelser på gadelys. Der var ikke yderligere meddelelser. Ad. 2 Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde Referat af 03.07.11fra bestyrelsesmøde nr. 24 den 27.06.11 blev godkendt og underskrevet. 1
Ad. 3 Status udestående punkter De udestående punkter pr. 07.09.11 blev gennemgået og kommenteret som følger: 05.249 Bestyrelsen arbejder fortsat på muligheden for udskiftning af gadelyskilder til mere energibesparende type med det formål at reducere omkostningerne. Redegørelse om besparelsesalternativer afventes i løbet af få dage fra Nyfors. Der var enighed om, at en beslutning om eventuelle tiltag må træffes snarest, idet flere gadelysmaster for øjeblikket er uden lys. 18.257 Kontingentrestance Klitheden Syd 56 forventes indfriet snarest. TR er i positiv dialog med ejer af matrikel. 18.263 OK, slåning af rejnfan har fundet sted. 26.268 OK, diverse relevante dokumenter er udsendt til de nye bestyrelsesmedlemmer som aftalt. 26.269 OK, forretningsordenen for bestyrelsen blev gennemgået. MBS foretager enkelte justeringer til næste bestyrelsesmøde. 26.270 OK, møde med Kaae Projekt ApS om miljøforhold vedrørende overskudsjord blev afholdt mandag den 29.08.11. Der henvises til referat af 29.08.11 samt afsnit Ad. 5 Drift og vedligehold. 26.271 OK, lysmåling af gadelys (eksisterende samt prøveinstallation) blev foretaget umiddelbart efter bestyrelsesmødet. Det kunne konkluderes, at lysstyrken udfor gadelysmast målt 1 m over midt vejbane var identisk (12 lux). Bestyrelsens eventuelle beslutning om at skifte lyskilde vil derfor udelukkende blive relateret til en økonomisk vurdering. 26.272 Når anbefalingerne fra Nyfors modtages (se pkt. 05.249) indhentes tilbud fra mindst 2 installatører. MBS udarbejder kravspecifikation. SH indhenter tilbud. 26.273 OK, gåden om det større elforbrug i 2010 i forhold til 2009 synes opklaret, idet aflæsningen af forbrug udført af Nyfors er sket 2 måneder senere end planlagt. 2010 er således belastet af 14 måneders forbrug. Det aftaltes, at TR fortsætter de månedlige kontrolaflæsninger, således at vi i fremtiden har et mere nøjagtigt sammenligningsgrundlag. 26.274 Der er ikke modtaget nogen respons på brev til Ib Elsøe af 25.07.11 angående den manglende gadelysmast ud for KN 29. Bestyrelsen besluttede, at der skal rykkes for svar. 26.275 Bestyrelsens henvendelse til Jammerbugt Kommune om indførelse af hastighedsbegrænsning på Hune Torpvej er desværre blevet afvist med brev af 10.08.11. Se mere om sagen på vores hjemmeside. 26.276 Tinglysning af vedtægtsændringer vedtaget på seneste generalforsamling udestår fortsat. 26.277 OK, indkrævning af kontingent 2011/2012 forløber planmæssigt. 26.278 Fejl på regnvandskloak på fællesvej ved byggefelt A2/A3 er fortsat uafklaret. 2
26.279 OK, Kaae Gruppen A/S står fortsat som ejer af matrikler i byggefelt A2/A3. 26.280 Eventuel aflysning af tinglysning om medlemskab af AKH er fortsat uafklaret. 26.281 OK, bestyrelsesmødet fandt sted som planlagt den 07.09.11. Ad. 4 Økonomi TR havde udarbejdet en oversigt over afholdte udgifter i forbindelse med år til dato. Der er tendenser til, at udgifter i forbindelse med drift og vedligehold i første halvår er stigende. Bestyrelsen var enige om en fremtidig opstramning af udgifterne samt en mere detaljeret budgettering herunder detailbudget fra naturudvalget. I forbindelse med nyanskaffelser er der enighed generelt om, at der skal indhentes tilbud fra mindst 2 sider. Indestående likvider pr. 07.09.11: DKK 62.973 + højrentekonto DKK 230.000. Restancer ca. DKK 9.000. Ad. 5 Drift og vedligehold Bestyrelsen har modtaget referat fra naturudvalgets møde den 23.08.11. Efter anmodning fra naturudvalget henvises i denne anledning til vores hjemmeside under nyheder. Naturudvalget henstiller til, at rejnfan bekæmpes med professionel hjælp og ikke mere bliver slået. Bestyrelsen afventer naturudvalgets forslag til anden bekæmpelsesmetode, da bekæmpelsen ved slåning netop tidligere blev besluttet efter anbefaling fra naturvejleder fra Skov- og naturstyrelsen. Med hensyn til ejernes vedligeholdelsespligt af de ubebyggede grunde i byggefelterne D1/D2 vil bestyrelsen overveje dette forhold, når anden bekæmpelsesmetode foreligger fra naturudvalget. Bestyrelsen er enig med naturudvalgets forslag om at afspærre indkørslen til byggefelt A1 med træstamme. Med hensyn til oprydning går bestyrelsen ud fra, at dette bliver en af aktiviteterne på oprydningsdagen den 25.09.11. Bestyrelsen vil tage initiativ til at skrive et brev til konkursboet til byggefelt A1 om overholdelse af reglerne i lokalplanen i forbindelse med ubebyggede grunde. I forbindelse med afholdt byggemøde med Kaae Projekt ApS mandag den 29.08.11 er det fastslået, at den opmagasinerede overskudsjord på byggefelt A2 ikke er miljøforurenet. Kaae Projekt ApS har bekræftet overfor bestyrelsen, at overskudsjorden vil være fjernet i løbet af vinteren foråret 2012. Bestyrelsen påskønner det arbejde, der er udført af et medlem af naturudvalget med hensyn til rensning af kantsten på fællesvejene. Ad. 6 Forhold til medlemmer Bestyrelsen har i e-mail til Novasol med henvisning til lokalplanens bestemmelser reklameret over, at lejere af Klitheden Syd 45 havde rejst en ca. 10 m høj kortbølgemast på vores fællesareal. 3
Ad. 7 Forhold til Kaae Gruppen Ad. 8 Forhold til Jammerbugt Kommune Ad. 9 Behandling af indkomne forslag Se afsnit Ad. 5. Ad. 10 Behandling af klager Ingen. Ad. 11 Til- og fraflytning Intet er rapporteret til bestyrelsen i perioden. Ad. 12 Eventuelt Ad. 13 Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde aftales til lørdag den 03.12.11 kl. 10.00 hos MBS. Udestående punkter Nr. Benævnelse Aktion 05.249 Forslag til energibesparelse på gadelys Alle 11.37 18.257 Kontingentrestancer TR 03.12.11 4
26.272 Indhente tilbud på modifikation af gadelysmaster SH 11.37 26.273 Resultat af målinger af el-forbrug på gadelys TR 07.09.11 26.274 Rykke Ib Elsøe for svar om manglende gadelysmast i byggefelt A 4 (v/ KN 29) MBS 11.37 26.276 Tinglysning af vedtægtsændringer MBS 11.37 26.278 Fejl på regnvandskloak på fællesvej byggefelterne A 2/A 3 TR 11.37 26.280 Eventuel aflysning af tinglysning om medlemskab af AKH MBS 11.37 36.282 Opdatering af forretningsorden for bestyrelsen MBS 03.12.11 36.283 Kravspecifikation i forbindelse med tilbud for ændring af gadelys MBS 11.37 36.284 Anbefaling fra Nyfors om besparelsesforslag vedrørende gadelys Alle 11.36 36.285 Referat fra naturudvalgets møde den 23.08.11 på hjemmeside MBS 11.37 36.286 Næste bestyrelsesmøde Alle 03.12.11 Referat godkendt af bestyrelsen den 03.12.11 Mogens Berglund Simonsen Jørgen Kristensen Tommy Rosenkilde Kirsten Verriere Steen Holm 5