REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 01-2018 Dato: Mandag 26. februar 2018 kl. 15:00-21:00 Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, 2605 Brøndby Jesper Andersen, Peter Bjerremand, Christian Hangel, Jens Haugaard, Line Markert, Anne Skovbølling, Thomas Ebert, Henrik Voldsgaard (deltog via skype) Jan Stage (skype), Steen Wintlev, Thomas Jacobsen, Henrik Blakskjær, Mads Kolte-Olsen og Randi Sidenius Afbud Ditte Juel 1. Godkende dagsorden og ansvarlig for kommunikation fra mødet Line Markert bød velkommen og gennemgik mødets forløb. Line Markert understregede vigtigheden af, at alle overholder fristen på 8 dage for bilag til mødet. Anne Skovbølling påtog sig opgaven med at være kommunikationsansvarlig for mødet. Bestyrelsen besluttede at godkende dagsorden. 2. Godkende referat møde 8-2017 Referat af bestyrelsens møde 8-2017 den 4. december 2017 var inden mødet blevet kommenteret og godkendt på basecamp. Referatet var herefter blevet offentliggjort på sejlsport.dk. Bestyrelsen besluttede at godkende referat af møde 8-2018 den 4. december 2017. 3. Bestyrelsens og sekretariatets arbejde 3.1. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til henviste til skriftlig rapport over udvalgte aktiviteter i Dansk Sejlunions sekretariat siden sidste møde i bestyrelsen. Flere punkter var på mødets dagsorden. Mads Kolte-Olsen orienterede om sekretariatets dialog med sejlklubber, som ønsker at ekskludere et medlem. Sekretariatet rådgiver klubber til at benytte sig af andre midler til at håndtere personkonflikter og formidler den skriftlige vejledning om eksklusion. Man foreslår, at sekretariatet laver et webinar eller en kort video om muligheder og begrænsninger i eksklusion samt omtaler i nyhedsbrev. Mads Kolte-Olsen orienterede desuden om arbejdet med at sikre Vild med Vands leverancer til de lokale udvalg efter, at Lone Buchardt har fået nyt job. To klubkonsulenter har fået opgaver i Vild med Vand projektet. Man arbejder på at tilføre ressource udefra. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen fra ledelsen til efterretning. 1
3.2. Ekstern finansiering Mads Kolte-Olsen orienterede om status for plan og mål for arbejdet med ekstern finansiering af Dansk Sejlunions aktiviteter. Mads Kolte-Olsen henviste til skriftlig rapport på basecamp. Man ønskede, at bestyrelsen bliver opdateret om seneste version af sponsormateriale. Mads Kolte-Olsen sender link til ny video samt præsentationsmateriale. Mads Kolte-Olsen bekræftede, at sekretariat arbejder på at tilføre ressource til at styrke indsatsen for ekstern finansiering. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen om status for ekstern finansiering til efterretning. 3.3. Formandens rapport Line Markert henviste til skriftlig rapport på basecamp. Line Markert orienterede om Aarhus Internationale Sejlsportscenter: ansættelse af leder, afklaring af Dansk Sejlunions køb af ydelser i centeret og arbejdet med at skabe balance mellem sejlsportsaktiviteter og kommercielle aktiviteter. Line Markert opfodrede til, at bestyrelsen tilmeldte sig HR-netværk i DIF. Bestyrelsen besluttede at tage formandens orientering til efterretning. 3.4. Netværk Talent og sportslig udvikling Peter Bjerremand orienterede om, at netværket for talent og sportslig udvikling holder møde torsdag den 15. marts. 13 sportsklubber og 2-3 klasser er tilmeldt. 3.5. Kredsnetværk og kredsenes rolle Christian Hangel orienterede om drøftelse af kredsenes rolle i Dansk Sejlunion. Man drøftede kredsenes opgave. Opgaverne skal være meningsfulde at samles om. En del af strategiprocessen kunne handle om struktur (kredse og regioner). Det er afgørende, at bestyrelsen, inden man drøfter struktur, har formuleret et indholdsmæssigt mål. 3.6. Danmarks Idrætsforbund, Henrik Voldsgaard Henrik Voldsgaard orienterede om arbejdet med at udpege fire nye medlemmer af Team Danmark. Badmintonforbundet har inviteret til møde den 1. marts om kandidater til Team Danmarks bestyrelse. Dansk Sejlunion har ikke mulighed for at deltage i mødet. 2
3.7. Internationale relationer, Line Markert Line Markeret orienterede om, at Worlds Sailings Council har besluttet at fem olympiske klasser bliver evalueret. Council beslutter i maj 2018 event for OL i 2024, herefter tager man stilling til udstyr. 4. Regnskab 2017 Henrik Blakskjær gennemgik årsrapport 2017 og revisionsprotokol. Han gennemgik dokumenterne, som var lagt frem til bestyrelsens underskrift: Regnskab for Dansk Sejlunion, DS Klubfinans, Komplementar til DS Klubfinans samt revisionsprotokollat. Henrik Blakskjær gennemgik indtægter og udgifter i resultatopgørelsen aktiv- og passivsiden. Henrik Blakskjær gennemgik ledelsesberetning. Henrik Blakskjær redegjorde for momshåndtering af barter-aftaler og redegjorde for finansiering af Youth Vikings aktiviteter. Man drøftede, hvordan man kan optimere forbrug i forhold til budgetramme. Henrik Blakskjær redegjorde for, hvordan sekretariatet i 2018 hyppigere vil indhente information fra alle dele af organisationen om faktisk og forventet forbrug. Man havde gerne set, at hele puljen til ekstern finansiering var blevet udmøntet. Bestyrelsen besluttede at indstille Dansk Sejlunions regnskab 2017 til generalforsamlingens godkendelse. Bestyrelsen besluttede at disponere årets resultat til egenkapitalen. 5. Budget 2018 Henrik Blakskjær gennemgik ændringer i budgetforudsætninger siden bestyrelsens møde 4. december 2017 og lagde op til beslutning om budget 2018 efter resultatet af Dansk Sejlunions regnskab 2017. Oplæg til budget 2018 ligger inden for aftalt mål for egenkapitalens størrelse. Man drøftede placering af sponsorindtægter til Sejlerlandsholdet. I oplægget var de uafdækkede indtægter ikke indregnet i budgettet. Man argumenterede for at indarbejde ambitionen for ekstern finansiering i budgettet. Bestyrelsen besluttede at lægge sponsorindtægt på 2,5 mio. kr. ind i budgettet for 2018 på Sejlerlandsholdet. Bestyrelsen godkendte med den ændring Budget 2018. 6. Sejlerlandsholdets aktiviteter Thomas Jacobsen orienterede om status for arbejdet med Sejlerlandsholdet. Thomas Jacobsen gennemgik de prioriterede klasser i forhold til antal sejlere i hhv. specialiseringsårene, investeringsårene og præstationsårene, grej, træningsmulighed, know-how, fysik, bredde og træner. 3
Netværket af 29er-sejlere er vitalt for udviklingen af elite-arbejdet. Man drøftede arbejdet med 29er-klassen. Klasseorganisationen træffer selvstændige afgørelser om klassens prioriteringer, og Dansk Sejlunion forsøger at komplementere klasseorganisationens aktiviteter. Sportsklubkonceptet giver mulighed for at få specialister ud i klubberne. Man drøftede valg af fremtidige klasser. Dansk Sejlunions valg af bådtyper passer meget godt med World Sailings udvikling. Man drøftede potentialet i eventuelt at samle indsatsen på en bestemt klasse i talentudviklingen. Et større budget til en samlet indsats for 29er-klassen vil formentlig kunne gøre en forskel på fødekæden til de prioriterede klasser på Sejlerlandsholdet. Man foreslog, at sekretariatet undersøger muligheder for en fondsfinansieret indsats til 29er-klassen. Man nævnte, at en indsats på Feva også vil smitte af på 29er-klassen. Det er desuden vigtigt, at der i nærmiljøerne omkring klubben er kapsejlads-aktivitet for nye kapsejlere. Thomas Jacobsen redegjorde afslutningsvis for organisation og økonomi i Dansk Sejlunions engagement i Aarhus Internationale Sejlsportscenter. Bestyrelsen bad sekretariatet om at undersøge muligheder for med fondsfinansiering at styrke samarbejdet med 29er-klassens indsats i talentudviklingen i introduktionsårene også. 7. Dansk Sejlunion som uddannelsesorganisation Steen Wintlev præsenterede hovedindsatser i arbejdet med at udvikle Dansk Sejlunion som uddannelsesorganisation: Træner- og instruktøruddannelser og fritidssejleruddannelse. Oplægget til videre udvikling af uddannelsen inden for sejlads er, at Dansk Sejlunion fokuserer på at styrke klubbernes evne til at uddanne sejlere. Vi skal udvikle koncepter, som klubberne selv kan omsætte til praksis. 4
Man drøftede, hvordan man kan arbejde med at etablere læringsmiljø i en klub. Det blev nævnt, at der ude i sejlklubbernes sejlerskoler er mange gode eksempler på koncepter, som man kunne dele. Man tilsluttede sig ideen med at træne trænerne. 8. SEJLER Mads Kolte-Olsen orienterede om status for gennemførelse af digital omlægning. Bestyrelsen tiltrådte den 31. januar 2018 indstilling om digital omlægning af Dansk Sejlunions kommunikation. Omlægning indebærer, at SEJLER lukker efter nummer 1-2018. Debat på sociale medier med både positive og negative meldinger. Sekretariatet har i forberedelsen af nyhedsbreve et højt ambitionsniveau på kvaliteten af artikler, så de rammer målgruppens behov. Bestyrelsen bekræftede beslutning på basecamp 31. januar 2018 om lukning af SEJLER. Bestyrelsen tog orienteringen om status for gennemførelse til efterretning. 9. Appel- og Regeludvalget Line Markert redegjorde indledningsvist for plan om at opdatere vedtægternes bestemmelser om Appel- og Regeludvalget. En gennemskrivning af vedtægterne til næste år omfatter dette. Jan Stage præsenterede forslag til ny sammensætning af Appel- og Regeludvalget: Jan Stage (formand) Jacob Mossin Andersen Bjørn Anker-Møller Henrik Dorph-Jensen Paw Hagen Line Juhl (ny) Andreas Kuchler Torben Precht-Jensen Søren Badstue (suppleant) Bestyrelsen besluttede at godkende indstilling til sammensætning af Appel- og Regeludvalget frem til marts 2021. Bestyrelsen udtrykte stor respekt og taknemmelighed over Hans-Kurt Andersens meget store indsats i gennem mange år i Appel- og Regeludvalget. 10. Associering Skandinavisk Singlehandsejler Forening Mads Kolte-Olsen redegjorde for forslag om, at Skandinavisk Singlehandsejler Forening bliver associeret med Dansk Sejlunion. 5
Man drøftede forskellige aspekter ved en associering med foreningen. Dansk Sejlunion associerer sig med sejlads, som indebærer en større risiko end sejlads med fuld besætning. Dansk Sejlunion har mulighed for at associere et fællesskab, som tager sikkerhed og grundig forberedelse meget alvorligt. Associering kan understrege dagsorden for sikkerhed og uddannelse. Bestyrelsen besluttede at optage Skandinavisk Singlehandsejler Forening som associeret medlem af Dansk Sejlunion. Bestyrelsen ønsker, at sikkerhed og uddannelse står centralt i Dansk Sejlunions samarbejde med foreningen. 11. DS Strategi og Fremtidsværksted på DS Generalforsamling Henrik Voldsgaard præsenterede forslag til proces for Fremtidsværksted forud for DS generalforsamling, den 17. marts. Henrik Voldsgaard præsenterede desuden forslag til proces for udvikling af ny strategi for Dansk Sejlunion. Dialogen i Fremtidsværkstedet skal inddrage pointer fra klubkonferencen. Det er desuden væsentlig at fremhæve de pointer, som bliver båret videre fra Fremtidsværksted i arbejdet med den fremtidige strategi. Bestyrelsen godkendte strategiproces, rammer for Fremtidsværksted, og nedsatte arbejdsgruppe: Henrik Voldsgaard, Line Markert, Christian Hangel og Anne Skovbølling. 12. Møder i 2018 Mads Kolte-Olsen lagde op til afklaring af bestyrelsens mødefrekvens i 2018 og foretrukken mødedag og tid. Bestyrelsen besluttede at holde 8 møder i bestyrelsesåret marts 2018 - marts 2019. Den foretrukne mødedag er onsdag i vinterhalvåret (1. oktober 30. april) og mandag i sommerhalvåret (1. maj 30. september). Mødetid er kl. 15 21. Bestyrelsen ønsker at holde mødet hos klubber, som man ellers ikke har kontakt til. Bestyrelsen fastlagde følgende mødedatoer 5. april kl. 15 21 og mandag 11. juni kl. 16 tirsdag den 12. juni kl. 18. Mads Kolte-Olsen lægger forslag til øvrige møder 2018-2019 på basecamp. 13. Hovedpunkter i kommunikation fra mødet Anne Skovbølling opsummerede kort hovedpunkter i kommunikation fra mødet til facebook dagen efter. 14. Eventuelt Line Markert foreslog, at generalforsamlingen bliver indledt med video af sejlsportens muligheder. 6
De næste møder i bestyrelsen Fredag 16. marts, Hotel Nyborg Strand, kl. 15.30 19.00 Torsdag 5. april, kl. 15.00 21.00 Medio maj Mandag 11. juni kl. 16.00 tirsdag 12. juni kl. 18.00 7