Brugermanual Phoniro Care Modulet Digital nøglehåndtering

Brugermanual Phoniro Care Modulet Digital nøglehåndtering

Side 2 (11) Indholdsfortegnelse Indhold Indholdsfortegnelse... 2 1 Om dokumentet... 3 2 Platformen Phoniro Care... 3 3 Låseenheder til digital nøglehåndtering... 4 3.1 Motordrevet vridergreb... 4 3.2 Opgangsdøre... 4 3.3 Nøglegemme... 4 3.4 Medicinskab... 5 3.5 Boliglås... 5 4 Administration i hjemmeplejen... 5 4.1 Ved arbejdsskiftets start... 5 4.2 Ved opgangsdøren... 6 4.3 Hjemme hos borgeren... 6 4.4 Ved arbejdsskiftets afslutning... 6 5 Administration på plejehjem... 7 5.1 Ved arbejdsskiftets start... 7 5.2 Hos borgeren... 7 5.3 Ved arbejdsskiftets afslutning... 7 6 Rapporter... 7 7 Administration for hjemmeplejen... 8 7.1 Mobiltelefoner... 8 7.2 Låseenheder til borgerens bolig... 8 7.3 Låseenheder til opgangsdøre og andre steder... 8 7.4 Medicinskab... 9 7.5 Nøglegemmer... 9 8 Administration for plejehjem... 9 8.1 Generelt... 9 8.2 Bolignøglebrikker... 9 8.3 Låseenheder til borgernes døre... 10 8.4 Medicinskabe i boliger... 10 9 Administrative rapporter... 10

Side 3 (11) 10 Logbøger... 11 1 Om dokumentet Dette dokument er opdateret med information til release 18.3 af Phoniro Care. 2 Platformen Phoniro Care Denne manual beskriver modulet Digital nøglehåndtering i platformen Phoniro Care. De overordnede og fælles dele i platformen, f.eks. administration af grundlæggende information, er beskrevet i et særskilt dokument. Phoniro Care er en platform for velfærdsteknik inden for pleje og omsorg, med fokus på aktiviteter inden for hjemmepleje, plejehjem, funktionsnedsættelse samt hjemmesygepleje. Phoniro Care består af en række moduler, som kan anvendes hver for sig eller i kombination med hinanden. Platformens brugerflade består af en samlet webgrænseflade til administration og opfølgning samt apps til mobil adgang. Alle data gemmes i en og samme database. Uanset hvilket modul der anvendes, så samles alle data i Phoniro Care med henblik på kvalitetssikring og opfølgning. Mange af de grundlæggende informationer i Phoniro Care gælder for samtlige moduler i platformen. Det samme gælder for eventuelle integrationer til eksterne systemer.

Side 4 (11) 3 Låseenheder til digital nøglehåndtering 3.1 Motordrevet vridergreb I hjemmeplejen er det muligt at montere et motordrevet vridergreb på borgerens dør. Låseenheden monteres på indersiden af døren og erstatter det almindelige vridergreb. Borgeren benytter sin lås præcis som sædvanligt. Medarbejderne oplåser låseenheden med deres mobiltelefoner. Låseenheden fås også i en forstærket udgave, som er tilpasset til anvendelse på døre til offentlige lokaler som f.eks. vaskekældre eller skralderum. 3.2 Opgangsdøre Phoniro Care understøtter nøglefri adgang til opgangsdøre. Phoniro har flere forskellige løsninger til minimering af installationsomkostningerne, uanset om elslutblik eller fast spændingsforsyning forefindes eller ej. I opgangsdøre med elslutblik (hvilket gælder for de fleste opgangsdøre) monteres den enhed, som er vist på billedet til højre. Der findes flere forskellige montagemuligheder, afhængigt af hvordan dørmiljøet og installationen af det eksisterende adgangssystem er udført. Der findes løsninger til såvel fast spændingsforsyning som batteridrift. Til opgangsdøre, som mangler elslutblik, kan Phoniros motordrevne vridergreb anvendes. På samme måde som ved borgerens dør kan medarbejderne åbne opgangsdøren med mobiltelefonen, hvis de har adgangsrettigheder til en borger, som bor i opgangen. 3.3 Nøglegemme I de tilfælde hvor ovenstående typer af låseenheder ikke kan anvendes, f.eks. på grund af et usædvanligt dørmiljø, er der et alternativ i form af Phoniros nøglegemme. Dette kan monteres uden indvirkning på borgerens dør ved hjælp af et tilbehør, alternativt med vægmontering (som på billedet). Nøglegemmet kan anvendes både til borgernes lejlighedsdøre og til opgangsdøre.

Side 5 (11) På samme måde som for vores andre typer af låseenheder, så kan medarbejderne låse nøglegemmet op med deres mobiltelefon, men derefter bruger man den fysiske nøgle, som findes i nøglegemmet til oplåsning og låsning af døren. 3.4 Medicinskab Phoniro Care understøtter nøglefri adgang til Phoniro Medic medicinskabe. På samme måde som ved borgerens dør kan medarbejderne låse medicinskabet op hos borgeren, hvis de har adgangsrettigheder til borgeren. Medicinskabet kan anvendes i hjemmeplejen, hvor medarbejderne låser skabet op med mobiltelefonen, og i plejeboliger hvor personalet låser op med en nøglebrik. I begge tilfælde logføres det, hvem der har låst skabet op og hvornår. 3.5 Boliglås Med Phoniros boliglås erstattes den mekaniske nøgle med en digital nøgle i form af en nøglebrik til både beboerne og medarbejderne. Låseenheden er et supplement til den eksisterende lås og monteres uden indvirkning på ydersiden af døren, og den påvirker ikke dørens brandklassificering. Låseenheden aktiveres, når en nøglebrik med adgangsrettigheder er i nærheden. Når dørhåndtaget trykkes ned, er låsen allerede låst op. 4 Administration i hjemmeplejen Med digital nøglehåndtering i hjemmeplejen er det muligt at anvende mobiltelefonen som nøgle. Et fjernstyret, motordrevet vridergreb (en såkaldt låseenhed) erstatter det normale vridergreb på dørens inderside. Hvis medarbejderne har adgangsrettigheder til den pågældende borger, så kan de åbne låsen ved hjælp af mobiltelefonen. 4.1 Ved arbejdsskiftets start Når mobiltelefonerne ikke anvendes, står de normalt tilsluttet til opladere på kontoret. Før medarbejderne tager på hjemmebesøg hos en borger, tager de en ledig mobiltelefon. Det

Side 6 (11) spiller ingen rolle, hvilken mobiltelefon de tager, så længe det er en mobiltelefon, som er tilknyttet deres egen organisationsenhed. Medarbejderen tænder for telefonen og opstarter derefter appen i telefonen. Når appen er startet, logger medarbejderen ind med bruger-id og adgangskode. Systemet bekræfter bruger-id og adgangskode samt kontrollerer, at medarbejderen er knyttet til den aktuelle organisationsenhed. Nu kan medarbejderen anvende mobiltelefonen til at låse dørene op til de borgere, som er knyttet til den organisationsenhed, mobiltelefonen er knyttet til. 4.2 Ved opgangsdøren Hvis opgangsdøren er udstyret med en låseenhed til digital nøglehåndtering, er det også her muligt at benytte mobiltelefonen som nøgle. Når medarbejderen vælger Lås op" i mobiltelefonen, sendes der et signal fra telefonen til låseenheden, som verificerer, at medarbejderen har adgang til opgangsdøren og derefter låser op. 4.3 Hjemme hos borgeren Når medarbejderen vælger Lås op" i mobiltelefonen, sendes der et signal fra telefonen til låseenheden, som verificerer, at medarbejderen har adgang til borgerens lås og derefter låser op. Ældre versioner af låseenheden skal vækkes, ved at medarbejderen banker på døren eller trykker dørhåndtaget ned. Lyden forplanter sig til låseenheden, som automatisk aktiveres. Den seneste version af låseenheden vækkes automatisk, hvis mobiltelefonen understøtter såkaldt BLE (den seneste version af Bluetooth). Hver eneste oplåsning gemmes i det centrale system med oplysninger om tidspunkt og medarbejder. Når medarbejderne forlader borgeren, bruger de mobiltelefonen til at låse døren. Ældre versioner af låseenheden, som skal vækkes, aktiveres normalt når døren lukkes, men hvis døren skal lukkes lydløst (f.eks. ved natbesøg), så kan det være en god idé at banke let på låseenheden for at aktivere den, før døren lukkes. En lille lampe på låseenheden lyser, når låseenheden aktiveres. Man behøver ikke søge den aktuelle borger frem, eftersom denne er valgt i forbindelse med oplåsningen. Hver eneste låsning gemmes i det centrale system med oplysninger om tidspunkt og medarbejder. 4.4 Ved arbejdsskiftets afslutning Ved arbejdsskiftets afslutning logger medarbejderen ud fra mobiltelefonen og sætter den i en ledig oplader.

Side 7 (11) 5 Administration på plejehjem Med digital nøglehåndtering på plejehjem er det muligt for både borgere og medarbejdere at benytte nøglebrikker som nøgle sammen med en såkaldt boliglås, der monteres på ydersiden af dørene. Borgerne kan kun låse deres egen dør op, mens medarbejderne kan låse dørene op på de afdelinger, hvor de har adgangsrettigheder. Der er endvidere mulighed for at styre systemet, således at en bestemt type medarbejdere har rettigheder til at låse borgernes medicinskabe op. 5.1 Ved arbejdsskiftets start Medarbejderne har deres personlige nøglebrik på sig under hele arbejdsskiftet og kan bruge denne til at låse dørene op til de borgere, som er knyttet til de afdelinger, medarbejderen arbejder på. 5.2 Hos borgeren Medarbejderne aktiverer deres nøglebrik ved at trykke på knappen, og når de derefter lægger hånden på håndtaget, så registrerer boliglåsen dette, og der tændes en grøn lampe, hvis de har adgangsrettigheder.. Derefter låses der op. Hvis medarbejderne også har rettigheder til at låse medicinskabe op, kan de gøre dette ved først at aktivere nøglebrikken og derefter medicinskabet via knappen på dette. Hver eneste oplåsning gemmes i det centrale system med oplysninger om tidspunkt og medarbejder. Borgerne behøver ikke aktivere deres nøglebrikker, det sker automatisk når nøglebrikken er i bevægelse. Dermed er det tilstrækkeligt, at de lægger hånden på håndtaget for at aktivere låsen og låse døren op, hvis de befinder sig ved deres egen dør. Hver eneste oplåsning gemmes i det centrale system med oplysninger om tidspunkt og borger. 5.3 Ved arbejdsskiftets afslutning Medarbejderne lægger nøglebrikken fra sig. 6 Rapporter Låse-, NFC-etikette- og bluetoothknaphændelser viser borgere, hvor en bestemt medarbejder har låst døren op eller anvendt en NFC-etikette eller bluetoothknap. Oplåsninger af boliglåse viser, på hvilke tidspunkter boliglåse er blevet låst op, enten af borgere eller medarbejdere. Oplåsninger af medicinskabe findes i to varianter, en for medicinskabe i hjemmeplejen og en for medicinskabe på plejehjem. Begge viser oplysninger om, hvornår og af hvilken medarbejder der er blevet låst op.

Side 8 (11) 7 Administration for hjemmeplejen 7.1 Mobiltelefoner Mobiltelefoner registreres automatisk i Phoniro Care, når man gennemfører registreringen i mobilappen. Under Administration på siden Mobiltelefoner kan man se oplysninger om mobiltelefonerne i systemet. Vælg hvilken organisation, mobiltelefonen skal tilhøre, og gem. Nu er mobiltelefonen tilknyttet, og medarbejdere med rettigheder til denne organisation kan logge ind i mobilappen med deres brugerdata, se de borgere som har tilknytning til organisationen i mobilappens borgerliste og administrere de låse, som er knyttet til borgerne. Mobiltelefoner kan også deaktiveres i systemet, hvis man vil spærre for brugen af dem. Endvidere er der mulighed for at indtaste mobiltelefonens IMEI-kode, som kræves, hvis man også skulle ønske at spærre mobiltelefonen hos operatøren. Man kan også tilføje et notat om mobiltelefonen. 7.2 Låseenheder til borgerens bolig En ny lås opsættes under Administration på siden Låse. Indtast serienummer og bluetoothadresse og gem. Gå derefter ind på ikonet Borgere, vælg Tilføj borger og angiv den borger, som låsen tilhører. Nu er låsen tilknyttet, og borgeren vil blive vist i mobiltelefonen, næste gang mobilen opdaterer sin borgerliste. Registrerede låse kan flyttes fra en borger til en anden. Registrerede låse kan også deaktiveres. Deaktivering dateres, og brugeren bliver også opfordret til at angive en årsag. 7.3 Låseenheder til opgangsdøre og andre steder Ved digital nøglehåndtering er det også muligt at montere digitale låse ved opgangsdøre og andre steder som f.eks. skralderum. For at registrere en ny lås skal man først registrere det sted, hvor låsen skal monteres. Dette gøres på den administrative side Steder. Vælg Nyt sted. Navngiv, adressér og beskriv stedet tydeligt, så det er let at holde styr på stederne. Når stedet er registreret, er tiden kommet til at knytte en lås til stedet. Gå til låseikonet under stedet og vælg Tilføj lås. Vælg derefter den lås, som skal knyttes til stedet, og vælg Gem. Derefter skal man angive, hvilke borgere som hører til det sted, hvor låsen er placeret. Når det f.eks. gælder en opgangsdør, kan der jo være flere borgere. Det gøres ved at gå til administration af steder og klikke på det aktuelle sted. Gå derefter ind på Borgere og tilføj de borgere, som skal knyttes til stedet. For opgangsdøre anvendes normalt en låseenhed, som sluttes til dørens elslutblik. Men hvis der ikke er noget elslutblik, er det også muligt at montere en motorlås (dvs. en låseenhed af

Side 9 (11) samme type som normalt monteres på borgerens dør) på en opgangsdør. For at det skal være muligt, skal man for en sådan motorlås, under Oplysninger i låseadministrationen, ændre låsetype fra Borger til Sted. Der er også mulighed for at angive, at låsen er inaktiv, ved at fjerne afkrydsningen af feltet Aktiv. Det er så muligt at beskrive årsagen til, at låsen er blevet deaktiveret. 7.4 Medicinskab Et nyt medicinskab opsættes under Administration på siden Medicinskabe. Indtast serienummer og bluetoothadresse. Vælg hvilken borger, som medicinskabet hører til, og gem. Der er også mulighed for at tilføje en beskrivelse. Nu er medicinskabet tilknyttet, og det vil blive vist for den valgte borger i mobiltelefonen, næste gang mobilen opdaterer sin borgerliste, hvis medarbejderen har rettigheder til at låse medicinskabe op. Denne rettighed i Phoniro Care kan anvendes til at styre systemet, således at kun bestemte typer medarbejdere skal have ret til at låse medicinskabe op. 7.5 Nøglegemmer Nøglegemmer kan anvendes både til borgernes boliger og til opgangsdøre. Under Administration -> Nøglegemmer kan et nyt nøglegemme tilføjes med information om dets serienummer og bluetoothadresse. Der er også mulighed for at tilføje en beskrivelse. Hvis nøglegemmet skal anvendes til en borgers bolig, så skal låsetypen ændres til "Borger". Gem og gå derefter ind på ikonet Borgere, vælg "Tilføj borger" og angiv den borger, som låsen tilhører. Nu er nøglegemmet tilknyttet, og borgeren vil blive vist i mobiltelefonen, næste gang mobilen opdaterer sin borgerliste. Hvis nøglegemmet skal anvendes til en opgangsdør, så skal dets låsetype være "Sted". Gem og gå derefter ind på ikonet "Oplysninger" og vælg det sted, som det skal være knyttet til. 8.1 Generelt 8 Administration for plejehjem Et plejehjem svarer til en organisation i Phoniro Care. Plejehjemmets afdelinger og lokaler skal opsættes, og borgerne knyttes til de respektive lokaler. Det gøres normalt sammen med en konsulent fra Phoniro i forbindelse med indførelse af digital nøglehåndtering på plejehjemmet. 8.2 Bolignøglebrikker Bolignøglebrikker bruges både af borgere og medarbejdere til at låse boliglåsene op. En ny bolignøglebrik opsættes under Administration på siden Bolignøglebrikker. Indtast bluetoothadresse og serienummer, vælg om nøglebrikken skal være knyttet til en borger eller en medarbejder, og vælg derefter borger/medarbejder og gem.

Side 10 (11) 8.3 Låseenheder til borgernes døre En ny boliglås opsættes under Administration på siden Boliglåse. Indtast serienummer og hvilket lokale boliglåsen hører til og gem. Nu er boliglåsen tilknyttet, hvilket betyder, at borgeren vil kunne låse døren op med sin nøglebrik, og at personalet på afdelingen, som lokalet hører til, også vil kunne låse op med deres nøglebrikker. Til forskel fra håndteringen af låse i hjemmeplejen, så flytter man normalt ikke boliglåsene; de bliver siddende på de samme indgangsdøre. Derimod skal man kunne ændre, hvilke borgere der hører til de respektive lokaler, når der sker ændringer. 8.4 Medicinskabe i boliger Et nyt medicinskab i en bolig opsættes under Administration på siden Medicinskabe (boliger). Indtast serienummer og vælg, hvilken afdeling, lokale og borger skabet skal knyttes til. Der er også mulighed for at tilføje en beskrivelse. Medicinskabene kan ikke låses op af borgerne, men kun ved hjælp af personalets nøglebrikker. Medarbejderne skal desuden have de rigtige rettigheder i Phoniro Care for at kunne låse op. Dette kan anvendes til at styre, hvilken type medarbejdere der skal have ret til at låse medicinskabene op. 9 Administrative rapporter I Phoniro Care findes der en række administrative rapporter, som skal forsyne administratoren med informationer, der letter det administrative arbejde. Rapporterne er tilgængelige på såvel lokalt som centralt niveau. Oversigt - brugere er en central rapport, hvor det er muligt at få et overblik over samtlige brugere i systemet. Det er f.eks. muligt at filtrere brugere ud med forskellig status: aktive, deaktiverede eller låste. Eftersom en medarbejder kan være knyttet til flere forskellige organisationsenheder, kan den samme medarbejder optræde på flere linjer. En opsummering af det samlede antal medarbejdere kan findes til sidst i rapporten. Oversigt - låse viser alle kommunens låse. Rapporten har et rigt udvalg af filtreringsmuligheder, hvilket gør det muligt at søge på låse på grundlag af valgbare kriterier. Her er det f.eks. muligt at finde de låse, som har lavt batteriniveau, og for hver enkelt lås er det muligt f.eks. at se det tidspunkt, hvor en bestemt medarbejder sidst har kommunikeret med låsen. Desuden er det muligt at sortere listen på forskellige måder. Oversigt - boliglåse gør det muligt at søge på boliglåse på grundlag af valgbare kriterier. Her er det f.eks. muligt at finde de låse, som har lavt batteriniveau. Desuden er det muligt at sortere listen på forskellige måder. Oversigt - mobiltelefoner viser en oversigt over alle de mobiltelefoner, som anvendes i systemet. Her er der både mulighed for at søge på bestemte begreber og filtrere på Organisation, Status og Medarbejder (hvem der senest har anvendt

Side 11 (11) mobiltelefonen). Man kan f.eks. nemt se, hvilken version af mobilappen en mobiltelefon har. Oversigt - borgere viser en oversigt over borgerne. Foruden borgerens navn og adresse præsenteres bl.a. de medarbejdere, som har udført det seneste besøg, og om borgeren har en lås eller f.eks. en NFC-etikette tilknyttet. 10 Logbøger Logbøgerne nås via ikonet Logbøger under lokal og central administration. Følgende logbøger er tilgængelige: Adgang viser, hvilke medarbejdere der har fået adgang til informationer for en eller flere borgere. Logbogen Adgang kan filtreres efter dato, bruger og/eller borger. Søgeresultatet viser, hvor ofte medarbejderne har fået adgang til informationerne om en borger, samt hvornår det sidst har fundet sted. Ved at udvælge en borger i søgeresultatet får man et mere detaljeret billede af, hvad brugeren har kigget på vedrørende den pågældende borger, samt dato og klokkeslæt for dette. Brugerindlogning viser samtlige indlogningsforsøg, som har fundet sted i Phoniro Care, både fra webgrænsefladen og fra mobiltelefoner. Hændelseslog for brugerkonto (kun central) viser de hændelser, som vedrører brugerkontoen. Integration viser meddelelser, som er sendt til og fra Phoniro Care ved integration med eksterne systemer. Låse viser låsehændelser, dvs. oplåsninger og låsninger af digitale låseenheder. Det er bl.a. muligt at filtrere på låsehændelser for f.eks. udelukkende at se batteriskift. Mobiltelefon (kun centralt) viser samtlige hændelser i mobiltelefonerne, som f.eks. indlogninger, oplåsninger mv. I logbogen er det muligt at filtrere på dato samt bestemte mobiltelefoner og/eller bestemte medarbejdere. Boliglås (kun centralt) viser låsehændelser fra låse på plejehjem.