SAGS- OG DOKUMENTINDEKS, YDELSESINDEKS TO AF DE OTTE STØTTESYSTEMER Version 2.0
Støttesystemer er selvstændige it-løsninger, der sikrer, at kommunens fagløsninger kan fungere sammen og få adgang til relevante data. Et støttesystem udstiller sin funktionalitet til andre systemer typisk fagsystemer, som derfor ikke behøver at indeholde denne funktionalitet. Ved at bygge på standarder og genbruge funktionalitet i et støttesystem på tværs af fagsystemer i kommunerne, er vejen banet for billigere, mere effektive og fremtidssikrede it-løsninger. I det følgende kan du læse mere om Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks. HVAD ER STØTTESYSTEMERNE SAGS- OG DOKUMENTINDEKS OG YDELSESINDEKS? Samler information fra alle ESDH- og fagsystemer ét sted Støttesystemet Sags- og dokumentindeks og støttesystemet Ydelsesindeks og er to fælleskommunale indekser, der indeholder information om ydelser, sager og tilhørende dokumenter for borgere og virksomheder. Disse informationer sendes til indeksene fra kommunens ESDH-system og andre sagsbærende it-systemer. Man kan ikke have ydelser uden en sag. Derfor er en bevilling i Ydelsesindekset altid knyttet til en sag i Sags- og dokumentindekset. Indeksene er ikke brugervendte systemer, men systemer der udstiller data til brug for brugervendte systemer som fx det fælleskommunale Sagsoverblik/Partskontakt (SAPA). Sagsbehandlerens arbejdsgange effektiviseres ved, at han har adgang til al relevant information om borgere og virksomheder i ét og samme system. Indeksene indeholder udvalgte informationer (metadata) om sager, ydelser og dokumenter samt referencer til de systemer, hvor de komplette data ligger. De udvalgte metadata beskriver, hvem der har oprettet en sag, om og hvornår der er bevilget en ydelse, hvor meget der er bevilget, hvornår ydelsen stopper m.m. Indekserne giver altså andre systemer mulighed for at udstille data, så en sagsbehandler kan danne sig et overblik ét sted uden aktivt at skulle søge informationerne i flere forskellige systemer. GEVINSTEN FOR EN KOMMUNE Skaber overblik, sparer tid og giver færre fejl Indeksene skaber det fulde overblik over ydelser, sager og tilhørende dokumenter med færre ressourcer og mindre risiko for fejl. De vil give tre typer gevinster: 2
1. Overblik og universel adgang til information på tværs af myndigheder og systemer Indeksene reducerer behovet for direkte systemadgang og sagsbehandleropslag. Informationer er tilgængelige i to centrale indeks med en ensartet snitflade. Samtidig bliver det lettere at skabe overblik, fordi der ikke alene fremfindes oplysninger om sager, ydelser og dokumenter, men også om hvor og hvornår data er skabt, og i hvilket system de komplette data findes. 2. Genvej til mere effektiv sagsbehandling og færre fejl Indeksene er nøglekomponenter i visionen om helhedsorienteret sagsbehandling. I dag besværliggøres den vision af, at informationer ligger i forskellige systemer, der ikke taler sammen. 3. Generel standardisering af sagsinformation Indeksene sikrer udbredelse af OIO-standarden for sager og dokumenter og skaber en ny de factostandard for ydelser og bevillinger. Netop standardisering og større udbredelse af ydelsesdata vil være et vigtig bidrag til større fremtidig automatisering. Fx ved at foretage en automatisk omkostningskontering i et økonomisystem på baggrund af en bevilling, der er foretaget i et fagsystem. BEHOVET FOR SYSTEMERNE Overblik er afgørende for helhedsorienteret sagsbehandling Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks er afgørende for, at de faglige visioner bag den Fælleskommunale Rammearkitektur og Støttesystemerne kan realiseres: Ved at indeksere og udstille metadata om sager, ydelser og dokumenter, kan man skabe større åbenhed og få det overblik, der er nødvendigt for at lave helhedsorienteret sagsbehandling. Gevinsterne er store. Bedre faglige beslutninger på et mere oplyst sagsgrundlag, lavere risiko for uberettiget udbetaling af ydelser, mere effektiv og sammenhængende sagsbehandling og i sidste ende mere tid til kerneopgaver for den kommunale sagsbehandler. I dag er virkeligheden ofte en anden. Siloer af systemer og øer af data bevirker, at man kun kan se information om sager og ydelser i de ESDH- og fagsystemer, informationerne er født i. Det kræver mange opslag, koster tid og øger risikoen for fejl, når man skal skabe sig overblik over alle de informationer, der findes på en given borger eller virksomhed. Derfor er der brug for den centralisering af data, som indeksene giver. Det gør det muligt at hjælpe den enkelte sagsbehandler i eksempelvis Borgerservice med at samkøre information, så samme borger ikke modtager to samtidige, og dermed uberettigede, ydelser. 3
DE PRIMÆRE FUNKTIONER De vigtigste opgaver, Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks løser 1. Modtager og ajourfører Indeksene modtager og ajourfører udvalgte metadata. Ajourføringerne er afgrænsede, så de systermer, der afleverer data (kildesystemer) kun kan opdatere egne data i indeksene. De oprindelige registreringstidspunkter fra kildesystemerne overføres til indeksene, så kronologien bliver ens i både kildesystemet og indeksene. Indeksene bliver også i stand til at håndtere forskellige virkningstidspunkter, herunder fremtidige virkninger. 2. Udstiller søgbare data Via brugergrænsefladen i fx SAPA kan sagsbehandleren foretage tværgående søgninger, så der kan søges på generel sagsinformation, ydelser og tilhørende dokumenter. På den måde kan al relevant information vedrørende sager, bevillinger og udbetalinger præsenteres i ét samlet overblik. Indeksene understøtter søgninger med vilkårlige kombinationer af data og tekst samt brug af wildcards (fx 25.* ved KLE-numre). Brugeren kan søge på alle ydelser vedrørende en specifik borger eller virksomhed og søge på alle bevillinger af en bestemt type. HVORDAN ARBEJDER INDEKSENE? Udstiller metadata om sager, ydelser og dokumentreferencer Indeksene samler og indekserer informationer, så de bliver søgbare i SAPA og andre relevante systemer. Indeksene kan modtage metadata fra alle kommunale sagsbærende it-løsninger og er baseret på OIOstandarden. Det gør det muligt at udstille data fra alle sagsbærende it-systemer, der følger denne standard. Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks er underlagt en effektiv adgangskontrol via Støttesystemet Adgangsstyring for brugere. Dermed kan selv personfølsomme metadata uden problemer udstilles. Informationer fra indeksene udstilles samlet via fx SAPA. 4
Støttesystemerne Ydelsesindeks og Sags- og Dokumentindeks samler og udstiller informationer (metadata) om ydelser, sager og dokumenter til støtte- og fagsystemer. VIL DU VIDE MERE? For yderligere information om Indeksene kan du besøge kombit.dk/kdi. Her kan du blandt andet læse om de øvrige Støttesystemer i den fælleskommunale infrastruktur. Har du spørgesmål, kan de rettes til kdi@kombit.dk. 5