Forretningsudvalgsmøde i Radikal Ungdom 4 10. marts 2012 [FU-møde 4] Lørdag kl. 11:30 22.00 Den 10. Marts, 2012 Møde indkaldt af: Søren Deltagere: DS = Ditte Søndergaard SJ = Sebastian Jedzini MP = Mathias Poulsen TB = Thea Bang CH = Christina Harboe AN = Astrid Nielsen SE = Søren Eriksen O = Orienteringspunkt; der skal hverken besluttes noget eller diskuteres noget, den ansvarlige orienterer blot om et punkt. Et orienteringspunkt kan dog altid opgraderes til et debatpunkt eller et beslutningspunkt, hvis der er en, der ønsker at tage punktet til debat, eller hvis der er noget, FU skal tage beslutning om punktet. D = Debatpunkt; her orienterer den ansvarlige først om punktet og de emner, der skal debatteres. Her lægges der op til at FU diskutere punktet, for at give den ansvarlige gode råd med på vejen. Et debatpunkt kan altid opgraderes til et beslutningspunkt. B = Beslutningspunkt; her orienterer den ansvarlige først om punktet og hvad der skal diskuteres og efterfølgende tages der en beslutning. Der redegøres for de forskellige valgmuligheder (disse kan optimalt være opstillet i et bilag inden mødet).
Formalia Valg af referent: Thea Bang Godkendelse af referatet fra sidst: Godkendt Godkendelse af dagsorden - Kommunikationspunkt tilføjet - Dagsorden godkendt Økonomi Penge fra DUF: Der er igangsat en proces om at få restpenge tilbage fra købet af Bergthorasgade og ombygning af sekretariatet. Alt i alt er der tale om knap 200.000 RU kan være berettiget til såfremt alle bilagene er indsendt (proces sat i gang). Regning fra RUO: har fundet bilag tilbage fra HB-møde i Strib fra 2010 og landsmødet i 2010, som de ønsker at få tilbagebetalt. SJ: Det er problematisk, at der søges refusion til møder der ligger så langt tilbage, men der skal alligevel betales tilbage. Der skal klarlægges retningslinjer for indberetning af bilag. Man skal være opmærksom på de juridiske aspekter i sagen. CH: Det er ærgerligt at der ikke er udvist rettidig omhu, men det er for sent at indberette bilag to år efter arrangementets afholdelse. DS: Der skal undersøges om RUO har været fejlinformeret, hvis ikke det er tilfældet så skal vi ikke betale tilbage. RUO: har planer om at hæve kontingentet til 175 kroner grundet Odense kommune har lavet nye bestemmelser vedrørende foreningernes mulighed for at få del i Odense Kommunes aktivitetsstøtte. Foreninger der har kontingentbetalinger under 168 kroner i Odense Kommune har ikke mulighed for at få del i aktivitetsstøtten. AH: ifølge DUF (DUF rammevilkårsmøde red.) så er flere kommuner på vej med samme ændringer i støtte. Folkemødet: fået 300.000 fra DUF. Tilføjet efter mødet: DRV har bevilget 5.000 kroner til RU s deltagelse på folkemødet. Meddelelser Landsformanden: - Møde DUF og August. DUF vil gerne lægge en medlemshvervningsstrategi for os. - Der var et problem med DUF-tilskuddet for i år, da Radikal Ungdom ikke havde sendt de nødvendige bilag ind til DUF. Problemet er nu blevet løst. - Rusland: Fik nægtet adgang til Rusland op til weekenden, men tog af sted alligevel. Travlt, men fedt. Nemt at få presse på projektet. Var både i avis og på TV2 News. - Kvindekvoter: SFU vil gerne lave noget fælles på modstanden mod kvindekvoter. Vi laver dog vores egen kampagne. Sekretariatet - AB: Flot at 600 medlemmer allerede har betalt kontingent - 6 tilmeldte til EU-seminar - DUF-mødet: DUF vil gerne hjælpe med medlemshvervningsstrategi og lign. DUF vil sende et udkast til projektet.
Organisatoriske udvalg Lokalforeninger: I gang med at udarbejde ny foreningsmappe, der er mindre men bedre. Kommer til at indeholde noget erfaringsoverdragelse. I gang med at lave en plan for at sikre 25 velfungerende lokalforeninger. Lige pt. er der 18 lokalforeninger der kan blive en udfordring. Arrangement: Mere ekstern kommunikation. Husk kommunikationsudvalget på kommende arrangementer. Kun 8 tilmeldte til EU-seminaret der har betalt, så der skal kommunikeres bedre ud de sidste to uger. Kommunikation: - Haft travlt med RUbrik, en tung men sjov proces meget glad for resultatet. Blev sendt i trykken 7.3. - Det næste projekt er at få styr på pressemeddelelser og brugen af disse de skal kun bruges når det er relevant. Desværre bliver der stadig lavet mange pressemeddelelser der ikke er relevante. Har fået henvendelse fra Informations debatredaktør der har kommet med en henstilling til at vi sender færre pressemeddelelser. Går i gang med læserbrevs- og pressemeddelelsesguide. - I gang med velkomstfolder. - Fået henvendelse fra Yunus Adams omkring muligheden for at få slettet sine indlæg fra hjemmesiden. - Udvalget har fungeret rigtig godt med udarbejdelsen Rubrik. CH skal stadig blive bedre til uddelegere. Kampagne: - Hvervekampagnen er kommet ud over rampen. Lang kreativ og hård proces, men god proces. Lettelse at den kommet ud. Haft en udfordring med leverance af folderne til de store lokalforeninger. SE er opmærksom på arbejdsbyrden. - DS kommer tit forbi og jammer kampagner til at have i skuffen hvis/når der bliver brug for dem (eksempelvis kvindekvote-kampagne). - Haft en udfordring med de store lokalforeninger der ikke har modtaget hvervefolderne på grund af leveranceproblemer fra det trykkeri vi har brugt. Det er noteret og erfaringen tages med til næste projekt. Politiske Udvalg og HB: Ikke de store spørgmsål og meddelelser Andre: SJ: har opdateret forsikringen, alle medarbejdere er dækket ind nu, og alt er godt. MUG: Overskredet den interne deadline, men ellers er alt godt. Gode lokaler er i sigte. Cecilie Føns har virkelig gode kontakter hvilket betyder at vi får mange eksterne oplægsholdere Opfølgning på arbejdsopgaver SE: Opfordre til mere løbende kontakt mellem FU-møderne så der er mere sparring i FU. SJ: vil gerne gribe knoglen noget mere Studietur - Sissel Kvist: studieturen til Bruxelles er skudt til efteråret, fordi arrangørerne for det første ikke har tid, og for det andet betyder EU-formandskabet i Danmark at prisen på fly og hotel er presset op her i foråret, så prisen på studieturen kan ikke overholdes. - USA-arbejdsgruppen (CH): Arbejdsgruppen er gået i gang med at fundraise til studieturen.
Rekruttering og fastholdelse af medlemmer AB: Fremlægger Radikal Ungdoms udfordringer. RU fik 100 medlemmer under valgkampagnen, men 150 meldte sig ud på årsplan. Den store udfordring er fastholdelse af medlemmerne. Halvdelen af de der melder sig ud har kun været medlem af RU i et år. Mentorordning: SJ: vigtigt at mentorerne har lokalkendskab DS: Den originale mentor model der blev udviklet under Christina Judson s næstformandsskab fungerede godt. TB: mere fokus på nye medlemmer der har været på introkursus, og senere aktivitet i lokalforeningen CH: lokalforankring af mentorordningen er the keyword AH: Lokalformændene har mentorordninger i det omfang de har ressourcer. Medlemsuddannelse: AB: MUG er dyrt, lad os arbejde med nogle alternativer der er mere målrettet på at rekrutterer og fastholde medlemmer. Det er muligt at få mere støtte fra uddannelsesministeriet når Cecilie Føns også underviser medlemmerne. SJ: overvej grundigt hvilke kompetencer der skal undervises i, tag udgangspunkt i medlemsundersøgelsen og det folk har efterspurgt. Brug erfarne medlemmer til at undervise i teknikker når der skal rekrutteres medlemmer. I henhold til Harlekinledelse så har foreningen mange primadonnaer altså personer der kun videreformidler hvis de kan se at de gavner sig for dem selv i sidste ende. SE: brug formandsmøderne til at udvikle vores lokalforeningsformænds kompetencer. Brug formandsmøderne bedre så formændene oplever at de får udviklet deres kompetencer. CH: Brug RU s internationale erfaringer fra Nepal, mellemøsten mm. hvor RU ere netop har været ude og undervise i kampagneteknikker, retorik etc. i de internationale projekter. Træk på de internationale folk i RU som har erfaringer og kompetencer til at medlemsuddanne. DS: Vi har en udfordring i at videreformidling fra diverse kurser til lokalforeningerne. Vi oplever ikke at RU erne videreformidler deres nye kompetencer ud i lokalforeningerne. SE: en tilgang til at løse udfordringen er at forpligte medlemmer der har været på MUG-kursus til at videreformidle til deres lokalforening. TB: arbejde med at lokalforeningen sender en udpeget repræsentant til MUG-weekenden, således at der fra lokalt hold er en forventning til at der bringes noget med tilbage til lokalforeningen. PBS: AH: send medlemsnumre ud til lokalforeningsformændene. Medlemsnumrene er nødvendige for medlemmerne før de kan tilmelde sig PBS. Ringerunder: AB: ansæt en prof. phoner vores ringerunder er ineffektive, og vi får meget lidt ud af disse. DS: Er skeptisk, men alt er snart prøvet så derfor er en proffesionel phoner ikke udelukket som en mulighed. TB: Hvad blev der er phoner-teamet fra sidste år? CH: Åben for en prøveperiode for en phoner. SE: opringninger skal ikke handle om indkrævning af penge, men om at folk skal til komme til et arrangement. CH: Når man først begynder at betale for en ydelse, så er det svært at gå tilbage igen. Det er bedre det er en velkendt RU er der ringer end en fremmede phoner. CH: Kombiner rengøringsdag med en phoner-team-dag.
SJ: COST BENEFIT ANALYSE! Det besluttes at der søsættes en prøveordning med en proffesionel phoner, der afsættes 1000 kroner til projektet. Stillingen slås op. Ekstern hvervning AB: hverv en ven -kampagner virker og er lovlige. Både August og Cecilie Føns synes det er en mega god ide. DS: Både Judson og Helmstedt har prøvet alle tingene. Det virker ikke i RU, vi har bare en anden mindre konkurrence-minded kultur SE: Igen, hvervning skal ske først på året, så der er mange fordele at få ud af medlemsskabet. TB: Der er et rygte omkring RU s præmier de bliver ikke ført ud i livet, det er der problemet ligger. SJ: Det skal sættes ordentlig op, præmierne skal være lækre og så kan det godt lade sig gøre. CH: Hvis penge er altafgørende i phoner-projektet så må det også være altafgørende i konkurrence/hverveprojektet. DS: Der bliver hvervet for få medlemmer til at det er det værd. SJ: de økonomiske perspektiver er det mindste, det er tiden der er krævende og afgørende. DS: Må igen nævne kulturen i RU. SFU har en aktivistisk kultur, KU har en kultur omkring penge/konkurrence kultur. RU s kultur er politikudvikling, så konkurrencer passer ikke på os. Desuden er det tidskrævende, AB: Hvis jeg endelig skal ligge min tid noget sted, så må det være ved hvervearbejdet af medlemmer. Der er opbakning fra FU til Sekretariatet om at søsætte projektet om en hvervekonkurrence. Dog stemte DS imod og CH stemte blankt ved beslutning. TB, MP, AH, SE og SJ stemte for. Hvervning af DRV-medlemmer under 30 AB: iværksætter arbejde med at hverve DRVs medlemmer under 30. CH: sende brev ud med SJ og DS til medlemmerne, så medlemmerne er opmærksom på os. Det er en lang proces, det er først nu der er ved at blive skabt en grafisk sammenhæng mellem DRV s udtryk og RU Samarbejde mellem organisatoriske udvalg SE: Vi skal tænke mere tværorganisatorisk i Forretningsudvalget CH: AU og LFU er ikke gode nok til at komme med i kommunikationsmøllen. Vi skal tænke meget mere på hinanden TB: skypemøder mellem organisatoriske udvalg. AH: skypemøder er godt både for det arbejde vi laver, men også for sparring som organisatoriske udvalgsformænd Indretning af B15 SE: haft møde med RU Hovestaden. Sekretariatets indretning skal være mere lækker. Bruge sekretariatet på nye måder, gøre det muligt at lave politiske fredagsbarer, holde private arrangementer etc. Lokalet i kælder er ikke indrettet optimalt, der er plads til flere mennesker end der lige pt er indrettet til. SJ: Sekretariatet er ikke beregnet som selskabslokale, det er en arbejdsplads og mødelokaler. Der skal laves en form for estimat af hvor meget der er tiltænkt at skulle bruges på rummet i kælderen. Udgifterne skal fordeles mellem lokalforeningerne der bruger B15 og landsforeningen.
TB: Husk at tænk på reglerne i forhold til alkoholudskænkning hvis der tænkes i baner af fester der er åbne for alle hvis det ikke er en privat fest er der ikke tilladt at sælge alkohol uden alkoholbevilling. CH: Man behøver ikke at investere mange penge i splinternye møbler, men man kan godt investere nye møbler man får et godt tilbud. Politisk fredagsbar med paneldebat eller en anden form for debat, kunne være en mulighed. Først find ud af hvad der er brug for, dernæst vær omkostningsorienteret, og så find ud af hvor mange penge man skal poste i projektet. DS: anskaffelser skal ikke være lækre og nye, men holdbare og praktiske. Hvis der endelige skulle bruges penge på noget luksus, så ville det give mere mening at anskaffe et skrivebord til kontoret til andre end de ansatte. Budgetposten store anskaffelser er tiltænkt som værende en vedligeholdelsesbuffer hvis noget stort går i stykker. Forslaget om indretningen af sekretariatet skal konkretiseres, hvad skal det præcist være. Der skal et konkret forslag på bordet der kan tages stilling til. Renovation af lokaler (D) SJ: tilbud hentet om et sænket loft med 300 mm. isolering mm. alt i alt 80-90.000 SE: prioriter isolering. Lokalerne kan ikke bruges optimalt. Men kassekreditten er lige meget hvad stadig ikke optimalt. DS: Vi bruger penge på ingenting med vores kassekredit CH: overboproblematikken er selvfølgelig kritisk, men vi bør sørge for at få økonomien på plads. TB: Kritisk med vores overbo, prioriter isolering. Kommunikation (D): Sociale medier RU s facebookside. Google Maps-featuren på hjemmesiden (reklamer) Debatsiden på hjemmesiden DS: Slet debatsiden og opstart på ny, Køb af InDesign CH: Der er mange tekniske muligheder der gør arbejdet lettere med RU s tryksager. Det fungerer rigtig godt med Adobe Photoshop. Det drejer sig om 1000-2000 kroner for InDesign. DS: Hvis det koster omkring 1000 kroner, så go for it! SE: Vi skal sørge for at relevante folk også bliver oplært i InDesign, så bliver det pisse fedt. Det åbner for rigtig mange muligheder for kommunikation og kampagner. SJ: Skyd penge efter det det vil være guld værd for kampagner og kommunikation. CH: Planen er at både kommunikationsudvalget og kampagneudvalget oplæres i det. Kristina Ekkelund fra Aarhus er skarp i InDesign, og kan derfor oplære udvalgene tilstrækkeligt. Radikale politikere i RU s markedsføring: SE: stor fortaler for at bruge radikale politikere i vores markedsføring, så længe vi ikke går på kompromis med vores egen politik. CH: Det er RU s tilbud der er hovedretten, DRV s brand og kendisfaktor er krydderiet der gør rettet lidt lækre. Vi kan godt bruge DRV mere. DS: Vi skal bruge DRV rigtigt. Fokus på succeshistorierne. Jeppe Mikkelsen er interessant fordi han er den yngste, Margrethe Vestager er interessant fordi hun har et godt brand. Vi skal bruge dem rigtigt og relevant, ikke bare bruge radikale politikere fordi de har været aktive i Radikal Ungdom. Adgang til netbank og dankort (B)
AB: Det vil lette sekretariatslederens arbejde, hvis der er adgang til netbank, og han derfor ikke skal vente på Danske Bank sender brev for at se hvem der er tilmeldt til diverse arrangementer. Der er fuldt opbakning fra FU til at lette sekretariatslederens arbejde, og give adgangs til netbank. Rejserefusionssystem (B) DS: har regnet på sagerne og fundet frem til at hun rejser nok til at et to-zoners månedskort kan betale sig, i stedet for at køre med nuværende system med klippekort. Et to-zoners periodekort koster: 11 kroner pr dag Et klipkort koster: 13 pr dag. SJ: kan ikke se problemer i at DS får et månedskort. Der er opbakning fra FU til at indføre denne praksis for formanden. Nyt bogføringsprogram (B) AB: tingene skal tænkes i en større sammenhæng. Det ville være at foretrække at de administrative programmer kunne tænke sammen etc. CH: Det vil også være at foretrække hvis hjemmesiden og medlemsdatabasen kunne sammenkøres SJ: Der skal komme et konkret forslag, før vi kan tage stilling. MP: udnævnes som tovholder på projektet med nyt bogføringsprogram (i samarbejde med økonomimedarbejderen) Rengøringshjælpen fylder 18 år (B) AB: henstiller til at RU beholder den kære Sebastian. Han er effektiv og dygtig. SJ: snak med sekretariatsassistenten, find en løsning sammen med ham. Understrege at vi kan betale ham det vi har budgetteret med. CH: Ville være ærgerligt at miste sekretariatsassistenten. SE: Har haft samtale med Sebastian. Sebastian vil gerne have flere timer hvis muligt. Praktiske opgaver (O) AB: Regler i forhold til aflønning af personer under/over 18 år i forhold til sekretariatsassistenten. DS+SE+CH: kommunikationsopgave omkring kvindekvoter lægge pres på DRV. MP: undersøg ROU s refusionsansøgning vdr. regning fra landsmøde 2010 og HB-møde i 2011. -Er tovholder på projekt nyt bogføringssystem AH: undersøg hvor mange kommuner der har planer om lave nye regler vedrørende støtte til lokalforeninger. AB: Cost/benefit analyse af ringerunder. SE: konkret forslag til indretning af kælderrummet, og prisen på dette. SJ+MP: undersøg mulighederne for lån mv. snak med banken. SJ: indhent et tilbud fra anden håndværker. Visioner DS: Visionerne er et arbejdsredskab i det organisatoriske arbejde, for at forankre det i foreningen skal det italesættes i så mange RU-fora som muligt.
CH: brug visionerne aktivt Lukket punkt Evaluering af FU-møde Til næste møde: Midtvejsevaluering af foreningsåret, evaluering af FU s arbejdsprogram SE: FU-mødernes perspektiv er ret korte, undrer sig over hvordan man har kunne bruge en hel weekend. Nogle lidt mere langsigtede diskussioner og debatter. CH: mere fokus på opfølgning på visioner og opgaver samt bevidste om hvor vi er på vej hen. SJ: Der skal afholdes møder bare for at holde møder. DS: Hellere mødes ofte (en gang om måneden) end mødes færre gange. Mere fokus på at afsætte tid til at producerer noget. TB: få strukturet meddelsespunktet bedre, således at meddelsespunktet kun er til orientering og andre punkter fra de organisatoriske udvalg ophøjes til debatpunkt Evt. CH: skypemøde, både for de fire organisatoriske udvalg, men også for hele FU.