September 2012 VEJLEDNING Kursustilmelding via BL.dk
Indhold Indledning... 3 Login og find kursus... 4 Tilmeldingsbilledet... 9 Håndtering af kursusdeltagere... 11 Opret ny kursusdeltager... 11 Tilmelding af kursusdeltager der eksisterer i BL s database... 13 Udfyldelse af tilmeldelsesformularen... 14 Afmeldelse af kursusdeltagere... 19 Efter tilmeldingen er afsendt... 21 Bekræftet deltagelse... 21 Ventelisteplads... 21 2
Indledning Dette dokument har til formål at vejlede dig som bruger i anvendelsen af BL s elektroniske kursustilmelding, som er en del af www.bl.dk. Vi håber, at du finder funktionaliteten anvendelig og let at anvende. Vi vil naturligvis gerne sikre, at vores medlemmer er tilfredse med de services vi stiller til rådighed, så derfor modtager vi gerne input til funktionaliteten. Såfremt der er noget du måtte finde uhensigtsmæssigt at anvende, hører vi gerne fra dig på kursus@bl.dk hvorfra vi vil tage os af din henvendelse. Tak fordi du viser interesse vores kursusudbud og god fornøjelse med tilmeldingen. 3
Login og find kursus Gå til www.bl.dk og klik på Uddannelse ( eller gå direkte til www.bl.dk/uddannelse) 4
Naviger dig frem til det ønskede kursus ved at søge under kategorierne af kurser i venstre side eller find det ønskede kursus i listen over Aktuelle kurser. Klik på selve kursusbeskrivelsen for at komme til tilmeldingsbilledet for det specifikke kursus. 5
Klik på Tilmeld for at komme direkte til Login billedet. Hvis du klikker på titlen for kurset kommer du til en beskrivelse af kurset, hvorfra du også kan tilmelde dig. 6
Et klik på Tilmeld tager dig til Login-billedet. 7
Tast her det tilsendte Brugernavn og Password. 8
Tilmeldingsbilledet Når du er logget ind, står du fortsat på det valgte kursus. Den øverste del af tilmeldingsbilledet viser hvem du er logget ind som, hvilket kursus du står på og hvor mange ledige pladser der er tilbage. Næste sektion viser hvilke boligorganisationer du har ret til at sende tilmeldinger for. Vælg på drop down boksen den boligorganisation, du skal tilmelde kursusdeltagere for. 9
I den nederste sektion vises alle de personer som BL s database har tilknyttet den valgte boligorganisation. Personerne er anført i alfabetisk rækkefølge sorteret på fornavnet. 10
Håndtering af kursusdeltagere Opret ny kursusdeltager Som nævnt viser listen på tilmeldingsbilledet alle de kontakter, som BL har tilknyttet den valgte boligorganisation. Såfremt den ønskede kursusdeltager ikke findes i listen over oprettede kontakter, kan denne oprettes direkte fra kursusmodulet. Klik på Opret ny kontakt. Bemærk at kontakten tilknyttes den boligorganisation, der er valgt i dropdown menuen. 11
Udfyld felterne og klik på Opret kontakt Kontakten vil straks herefter fremgå af listen over mulige kursusdeltagere for den valgte organisation og tilmeldingen kan herefter foregå som nedenfor beskrevet. 12
Tilmelding af kursusdeltager der eksisterer i BL s database Hvis/når kursusdeltageren findes i listen tilmeldes deltageren ved at klikke på Tilmeld ud for det relevante navn. Hvis listen viser en kontakt, der ikke længere er tilknyttet den valgte boligorganisation beder vi dig kontakte BL på kursus@bl.dk. 13
Udfyldelse af tilmeldelsesformularen Tilmeldingselsesformularen er opbygget af en informationssektion og en udfyldelsessektion. Den øverste del Informationssektionen viser hvilket kursus du har valgt, hvilken kursusdeltager du er i gang med at tilmelde, og hvem der vil modtage fakturaen på kursusdeltagelsen. Har du valgt en forkert kursusdeltager kan du gå tilbage med browserens tilbage -knap Hvis fakturamodtager vises forkert, bedes du kontakte BL, så dette kan blive rettet i vores database. 14
I den nederste del Udfyldelsessektionen skal du vælge blandt de tilgængelige valgmuligheder som kursusdeltageren skal deltage i. Hvis der kun er 1 valgmulighed skal denne også vælges. Ydermere beder vi dig udfylde : Elektronisk fakturering: Markér her hvis I ønsker at modtage en elektronisk faktura på kursusgebyret. E-mail: Her angives den email-adresse, som skal modtage al korrespondance og information om kursusdeltagelsen. Her vises som udgangspunkt den email adresse som BL har registreret på den valgte person. Emailadressen kan overskrives, og den anførte vil blive anvendt til korrespondancen omkring kursusdeltagelsen. EAN nummer: Her vises som udgangspunkt det EAN nummer, som BL har registreret på fakturamodtager. Såfremt fakturaen ønskes sendt til et andet EAN nummer, kan et andet nummer anføres her. Bemærk, at det anførte vil kun være gældende på den aktuelle kursustilmelding og ikke for fremtidige tilmeldinger. Rekvisitionsnummer: Hvis der er valgt elektronisk faktura angives her et rekvisitionsnummer. 15
Når relevante felter er udfyldte klikkes på Tilmeld til kursus Når der klikkes på Tilmeld til kursus checker systemet, om felterne er udfyldt korrekt. Du kan ikke sende tilmeldinger uden angivelse af e-mailadresse, og du kan heller ikke vælge Elektronisk fakturering uden at angive EAN nummer og Rekvisitionsnummer. Når en tilmelding er gennemført vender du automatisk tilbage til tilmeldingsoversigten, hvorfra der kan tilmeldes flere kursusdeltagere. I venstre side af dette billede vises den / de kursusdeltagere du nu har ønsket at tilmelde. Ønsker du at tilmelde flere klik da Tilmeld ud fra den næste ønskede deltager og gennemgå ovenstående process igen. 16
Når du er færdig med at tilmelde alle ønskede deltagere for den valgte virksomhed, klikker på du på Godkend og afsend tilmeldinger. Svar OK til denne. 17
Bemærk! Det er kun den valgte boligorganisation du nu afsender tilmeldinger for. Hvis du trykker Annuller til ovenstående annullerer du afsendelse af tilmeldingerne og kan derefter gå tilbage og tilmelde flere. Hvis du ønsker at tilmelde deltagere for flere boligorganisationer bedes du afsende tilmeldinger for hver boligorganisation separat. Afvent denne bekræftelse og tryk ok. Hvis du ønsker at tilmelde deltagere fra andre boligorganisationer start da forfra med valg af virksomhed. 18
Afmeldelse af kursusdeltagere Du vil til hver en tid kunne se de deltagere, der er tilmeldt fra den valgte boligorganisation her: Såfremt du ønsker at afmelde en tilmeldt deltager klik da Afmeld ud for den relevante deltager. 19
Svar OK til denne: Personen vil herefter være forsvundet fra listen over tilmeldte. Bemærk! Såfremt du afmelder en kursusdeltager mindre end 30 dage før kursets afholdelse opkræver BL den fulde kursuspris. Vi anbefaler dig at kontakte BL telefonisk i forbindelse med afmeldinger. 20
Efter tilmeldingen er afsendt Når den elektroniske tilmelding er afsendt har BL kort tid efter modtaget den i vores system. Kursusdeltager vil herefter via mail få tilsendt enten: Bekræftelse på deltagelse Meddelelse om ventelisteplads Bekræftet deltagelse Kort tid før kursets start fremsender vi deltagerliste og program samt evt. et spørgeskema som vi ønsker retur. Ventelisteplads Såfremt kursusdeltageren er tildelt en ventelisteplads modtages et ventelistebrev og såfremt der senere bliver plads på kurset, vil kursusdeltageren blive kontaktet af BL s kursusadministration. Al korrespondance sendes til den e-mail, der er angivet ved tilmeldingen. Der kan gå et par dage før din kursustilmelding bekræftes endeligt af BL. 21