Region Midtjylland Regionssekretariet 15. september 2015 /LOHOLK Refer af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Til stede: Mona Anker, Rikke Dalsgaard, Holger Schildt Knudsen, Connie Waldstrøm, Lars Degnbol, Charlotte Hjort, Ulrik Serges, Jakob Illum, Ole Echers, Peder Bang, Peter Hansen og Louise Holk (referent). Ikke til stede: Lars Ole Dybdal, Per Grønbech, Mette Kjølby, Henny Jørgensen, Nicolai Löwenstein og Lone Jacobi.
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer 1 2 Stus vedrørende spareplanen 2 3 Orientering om budget 2016 4 4 Årlig arbejdsmiljødrøftelse 5 5 Håndtering af ubehagelige gæster 7 6 Stus vedrørende Præhospitalet 8 7 Gensidig orientering 9
1 1. Godkendelse af refer refer af HMU-mødet den 23. juni 2015 godkendes. Refer af HMU-mødet den 23. juni 2015 er tidligere fremsendt til HMU og vedlægges med henblik på godkendelse. Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag HMU-refer 23. juni 2015
2 2. Stus vedrørende spareplanen der gives en orientering om stus vedrørende implementering af spareplanen Der vil blive givet en kort orientering om arbejdet med implementering af spareplanen, herunder stus vedrørende det forventede antal medarbejdere til omplaceringer/afskedigelse. Der blev givet en stus vedrørende spareplanerne. Ledelsessiden informerede om, det er undersøgt, hvor mange medarbejdere, der er blevet varslet til omplacering/afskedigelse, og der er varslet 5 personer til omplacering/afskedigelse. I den forbindelse orienterede ledelsessiden om, man skal skelne mellem stillinger og personer. Det er tidligere udmeldt, det estimerede tal var nedlæggelse af ca. 80 stillinger. Der blev gjort opmærksom på, det tal var baseret på stillinger og ikke personer, og det er et estim for den samlede periode, det vil sige 2015-2019. Det tal der udmeldes nu, skal ses i forhold til, det rent faktisk er lykkedes reducere antallet af varslinger til omplacering/afskedigelse. Det skyldes dels, besparelserne løber over en længere periode, som gør det muligt undgå nogle opsigelser på grund af planlægning, dels effekterne af, der tidligt har været indført ansættelsesstop. Det blev bemærket, til trods for, antallet er reduceret væsentligt i forhold til de første udmeldte stillingsnedlæggelser, så er det stadig store besparelser og en svær situion, vi står i, og i særdeleshed for de berørte personer. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, den tidligere har påpeget vigtigheden af tillidsrepræsentanterne er blevet inddraget, og der blev etableret gode processer for besparelserne. Medarbejdersiden kvitterede for, det er vurderingen, processerne og inddragelsen har været gode og fornuftige. Der blev dog gjort opmærksom på, der også fremadrettet vil være årlige besparelser, hvor det er vigtigt, der skabes gode processer og inddragelse. Desuden opfordrede medarbejdersiden til gå i dialog med de omplacerede medarbejdere, så de bliver godt modtaget og bliver inddraget i, hvad deres kommende arbejde består af.
3 Afslutningsvist blev der opfordret til, man er opmærksom på de organisoriske ændringer, som spareplanen medfører. I den sammenhæng blev der opfordret til, de afgivende tillidsrepræsentanter sikrer, medarbejderne bliver "overdraget" til den tillidsrepræsentant, der dækker det nye område. Regional informerede om de også har økonomiske udfordringer fremadrettet, hvilket betyder, der også ligger større sparekrav hos dem, som vil betyde reduktion af 10 stillinger i perioden 2015-2019. På grund af tidshorisonten er det vurderingen, det vil være muligt finde nogle løsninger, så der ikke bliver tale om konkrete afskedigelser.
4 3. Orientering om budget 2016 der gives en orientering om budget 2016. På grund af folketingsvalget i juni er økonomiforhandlingerne mellem regeringen og Danske Regioner blevet uds fra juni til august. Der vil på mødet blive orienteret om budgetprocessen og rammerne for budget 2016 i det omfang det er kendt. Den vedlagte tidsplan blev gennemgået. I den sammenhæng blev der gjort opmærksom på muligheden for udarbejde et høringssvar med frist den 3. september 2015. Medarbejdersiden informerede om, den har drøftet muligheden for afgivelse af høringssvar, og det ønskes, der afgives høringssvar. Det blev foreslået, formandsskabet for HMU udarbejder udkast til høringssvaret, hvilket der var opbakning til. Medarbejdersiden spurgte til it-området og håndtering af de besparelser, der er for området, hvilket blev drøftet. Medarbejdersiden bemærkede, den gerne vil have en stus i forhold til, hvordan det går i It også i forhold til deres stregi og visioner. Det blev aftalt, It-direktøren inviteres til et HMU-møde med henblik på give en stus fra It med særlig fokus på den administrive del, herunder hvilke gevinster der forventes komme på det administrive område, og hvordan de arbejder med effektivisere og løfte opgaverne til et højere niveau. Bilag Proces ifm budget 2016 - MED-systemet
5 4. Årlig arbejdsmiljødrøftelse arbejdsmiljøet for HMU drøftes. Jf. MED- og Arbejdsmiljøaftalen for Region Midtjylland skal der én gang årligt gennemføres en årlig arbejdsmiljødrøftelse på alle niveauer i MED-systemet. Formålet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er tilrettelægge samarbejdet og arbejdsmiljøarbejdet bedst muligt. Der er udarbejdet et skema, der kan anvendes til den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvis det ønskes. Skemaet er vedlagt som bilag til inspirion. Der er endvidere udarbejdet en dapakke vedrørende arbejdsulykker og påbud for HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional. Dapakken indholder daudtræk for 1. og 2. kvartal. Dapakken er vedlagt som bilag. Desuden er Region Midtjyllands arbejdsmiljøredegørelse 2014 og Personaleredegørelse 2014 vedlagt som bilag. Redegørelserne beskriver flere forhold vedrørende personale og arbejdsmiljø og giver viden og inspirion til, hvordan man kan arbejde med arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøorganisionen informerede om, RMU på møde den 26. juni 2015 besluttede fastholde de tre indssområder: sundhed og trivsel, ergonomi og forflytninger samt ulykkesforebyggelse, hvilket også stemmer overens med det, arbejdsmiljøorganisionen arbejder på. Arbejdsmiljøorganisionen afholder forskellige temadage, fx to årlige temadage vedrørende ergonomi, samt andre relevante temaer. Derudover er der netværksmøder for arbejdsmiljøgrupperne, hvor der er fokus på relevante temaer og erfaringsudveksling. Det blev pointeret, et godt arbejdsmiljø altid er vigtigt, men det er det i særdeleshed også, når man står over for store besparelser. Når der over år bliver færre ressourcer tid til løse opgaverne, er der også færre ressourcer til sikre et godt arbejdsmiljø. I pressede situioner kan det være vanskeligt for den enkelte medarbejder stille sig op og bede om hjælp. Det placerer derfor også et stort ansvar hos arbejdsmiljørepræsentanterne om være ekstra opmærksomme på medarbejderne. Derfor skal man også
6 være opmærksom på, om ressourcerne til arbejdsmiljøarbejdet prioriteres rigtigt, og om der er de rette ressourcer og vilkår for arbejdsmiljørepræsentanterne. Der blev henvist til "OVAL'en", herunder vi har et ansvar for vores eget arbejdsmiljø, men også for vores kollegers. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, Hospitalsapoteket og Præhospitalet er lidt anderledes end stabsfunktionerne, og vi også skal huske dem, når vi tænker arbejdsmiljøtiltag. Derfor blev det også aftalt, HMU/arbejdsmiljøorganisionen retter en henvendelse til Hospitalsapoteket og Præhospitalet med henblik på, kunne sætte fokus på nogle arbejdsmiljøtiltag der er målrettet deres dagligdag. Der blev i den sammenhæng henvist til VTC-skemaer på intranettet (vold, trusler og chikane), hvor sådanne anmeldelser foregår. Arbejdsmiljøorganisionen bemærkede, indsserne for arbejdsmiljøet primært skal være lokalt, men der er fokus på identificere, hvor det kan være gavnligt have fælles initiiver. Hvis der er forslag/input vil arbejdsmiljøorganisionen i HMU meget gerne høre om det. Afslutningsvist blev der opfordret til, arbejdsmiljørepræsentanter/arbejdsmiljøledere får tilmeldt sig arbejdsmiljøuddannelsen. Bilag Skema_årlig_arbejdsmiljødrøftelse Påbud jan 2012 - juli 2015 - Fællesfunktioner stabe og Regional hhv Region Midtjylland sam Ulykker 2012-1 halvår 2015 - Fællesfunktioner stabe og Regional hhv Region Midtjylland Personaleredegørelse 2014 arbejdsmiljoredegorelse-2014
7 5. Håndtering af ubehagelige gæster retningslinjen for håndtering af gæster med truende adfærd godkendes. Der er udarbejdet en retningslinje for håndtering af gæster med truende adfærd. Retningslinjen er udarbejdet, da der en sjælden gang imellem kan være situioner, hvor der møder vrede eller truende borgere op i regionshusene. I sådanne situioner er det vigtigt, man som medarbejder er forberedt og ved, hvordan man kan skal agere, hvilket retningslinjen gerne skal være medvirkende til. Retningslinjen er udarbejdet af Regionssekretariet med inddragelse af øvrige kontorer, hvor det er vurderet, der er risiko for, man møder vrede borgere. Retningslinjen er vedlagt som bilag med henblik på godkendelse. Ledelsessiden informerede om, der er udarbejdet en retningslinje for håndtering af gæster med truende adfærd. Retningslinjen er udarbejdet, da vi en sjælden gang imellem oplever, der møder vrede elle truende borgere frem i regionshusene. Det blev bemærket, sikkerheden er et fælles ansvar, og det derfor er vigtigt, man reagerer og ikke lader receptionen i stikken, når de henvender sig, ligesom det er vigtigt, man reagerer, hvis man er i et mødelokale tæt på receptionen og hører noget usædvanligt e.l. Det blev desuden præciseret, det er medarbejderne selv der vurderer, hvorvidt en episode skal anmeldes. Det blev aftalt, retningslinjen sendes rundt til LMU'erne, så retningslinjen er kendt, og så medarbejderne er bevidste om, stikordet fra receptionen er "utilfredse" gæster. Bilag Udkast til retningslinjer for håndtering af gæster med truende adfærd
8 6. Stus vedrørende Præhospitalet der gives en orientering om afholdt møde mellem næstformændene i RMU og Præhospitalets formandsskab. På seneste HMU-møde blev der orienteret om, der var aftalt et møde mellem næstformændene i RMU og formandsskabet i Præhospitalet med henblik på give indblik i tidligere drøftelser om Præhospitalets MED-struktur. Dette møde har nu været afholdt, og der vil blive givet en orientering om det på HMU-mødet. Der blev orienteret om, der har været afholdt møde med Præhospitalet, hvor MEDstrukturen, herunder placeringen af Præhospitalet, blev drøftet. Der blev informeret om, der ikke vil ske ændringer i MED-strukturen, i hvert fald ikke inden en eventuel revision af MEDaftalen. Medarbejdersiden bemærkede, den gerne vil have input fra Præhospitalet, og vil generelt opfordre dem til deltage på de kommende HMU møder, samt sende relevante emner til HMU der berører deres område særligt.
9 7. Gensidig orientering emnerne under dette punkt tages til orientering. Der vil under dette punkt være mulighed for orientere om aktuelle emner. Der var ingen emner under dette punkt.