Til Ph.d.-udvalget Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Fibigerstræde 5 9220 Aalborg Øst Tlf. 9940 9608 Fax 9815 8311 Sagsbehandler: Henrik Marcher Larsen/ 9940 7026 hml@adm.aau.dk Dato: 25. september 2012 J.nr.2012-020-00016 Referat fra møde i Ph.d. udvalget, 12.09. 2012, 10.00 12.00 Fibigerstræde 5, lokale 35 Til stede: Anette Borchorst, Ann-Dorte Christensen, Christian Richter Østergaard, Erik Laursen, John Klausen, Mogens Rüdiger, Iben Nørup, Lars Oddershede Sekretariat: Henrik Marcher Larsen (referent), Tove Hau Jensen Afbud: Lone Corfixen Dagsordenspunkt Punkter til beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendes uden bemærkninger Ansvarlig for Opfølgning 2. Referat fra seneste møde Strategipapiret er ved at blive oversat, og vil derefter komme på ph.d.-skolens hjemmeside. Det pointeres, at det er vigtigt, at papiret videreformidles til- og præsenteres i programmerne. I forhold til målsætningen i strategipapiret om optag på 40 ph.d.-studerende om året, nævnes det, at der allerede (pr. september 2012) er indskrevet 34 nye ph.d.-studerende. Den ny nationale database for kurser er nu i luften, og det skal sikres, at denne information spredes så vidt som muligt. 3. Ph.d.-manager og procedurer for godkendelse af ph.d.-planer Der orienteres om, at godkendelse af ph.d.-planen skal integreres i itsystemet, ph.d.-manager. Procedurer for godkendelse af ph.d.-planen er dog forskellige på fakulteterne, hvilket besværliggør integrationen i systemet. Ligeledes er der fejl i den nuværende oversigt, hvor både institut- og programleder ikke er nævnt i forhold til Samf. ADC foreslår, at det er den programansvarlige og institutlederen, der fremover godkender ph.d.-planen, ligesom tilfældet er for procedurerne på HUM. Udvalget er enigt i, at der skal sikres en smidig proces, og at godkendelsesmyndigheden placeres decentralt. Det pointeres dog, at sagsbehandlingen ikke skal gøres fuldstændig lokal. Det besluttes derfor (såfremt det er muligt), at ph.d.-skolelederen stadig fungerer som en slags endelig bagstopper, når systemet fremsender besked til skolen om, at ph.d.-planen er godkendt.
Ph.d.-sekretariatet sørger for implementeringen af de nye procedurer for godkendelse af ph.d.-plan, herunder undersøges om det praktisk er muligt at indsætte en kontrolinstans, efter systemet har sendt den godkendte ph.d.-plan til skolen. LC/THJ/ 4. Budgetprincipper for ph.d.-skolen 2013 Ph.d.-skolen har i samarbejde med fakultetssekretariatet forsøgt at afdække de økonomiske principper for- og bevægelser på ph.d.-området. Udvalget mener ikke, at fremsendte notat vedr. ph.d.-økonomi er retvisende eller tilstrækkeligt overbliksskabende i forhold til indtægter og udgifter på ph.d.-området. Der er enighed om, at det mest centrale i den fremadrettede proces er at undersøge og afdække, hvad den pengestrømsmæssige forskel er på Samf.- modellen og Hum.-modellen. På den måde skabes der basis for at tage stilling til, hvilken vej man ønsker at gå på Samf. ADC/ ADC orienterer om budgetgrundlag og fremtidige ressourcebehov for ph.d.- skolen. Det fremhæves i den forbindelse, at ophøret af forskningsstyrelsens bevillinger til tværinstitutionelle ph.d.-programmer vil medføre en væsentlig forhøjelse af ph.d.-skolens kursusbudget, da en væsentlig del af fakultetets ph.d.-aktiviteter gennem de seneste år har været placeret her. Der ønskes derfor tilbagemeldinger fra de enkelte programledere vedr. fremtidige økonomiske indlejringsbehov i forhold til de tværinstitutionelle aktiviteter: ADC orienterer om, at ph.d.-skolens budget i 2013 udelukkende vil omfatte kronebudgettet i forbindelse med Delphi, kontingenter og kursusafholdelse. Det bliver først muligt at operere med et timebudget fra 2014. Endelig skal det afklares med dekanen, om der skal afsættes penge på ph.d.-skolens budget til evaluering, internationalisering, markedsføring mv. allerede fra 2013, eller om det også skal afvente 2014. fremsender mails til programledere med anmodning om input til indlejringsbehov af tværinstitutionelle aktiviteter og samarbejder med svarfrist i uge 38 AB, CRØ, JK, EL, MR 5. Retningslinjer og timenormer for ph.d.-kurser samt indkomne ansøgninger a. Drøftelse af timenormer mhp. indstilling til dekanat ADC orienterer om Udkast til timenormer for ph.d.-kurser. Det pointeres, at der kan være en vis ubalance i forholdet mellem forelæsning og discussant. I den forbindelse er der ønske om at øge forelæsningsnormen til 7 timer. Udvalget foreslår i øvrigt, at taksten for 1-2 timers gæsteforelæsning øges fra 4.000 kr. til 5.000 kr. Tovholderbegrebet redefineres. Ellers er der generel opbakning til de forslåede timenormer. Notatet redigeres i forhold til udvalgets kommentarer, hvorefter det indstilles til dekanat. ADC b. Drøftelse af fremtidige procedurer for kursusevaluering ADC foreslår, at man fremover laver en sammenfatning af kursusevalueringerne, som drøftes på udvalgsmøder. Der pointeres et anonymitetsproblem i forhold til kursusevaluering, hvis den kursusansvarlige står for opsamlingen. 2
Det besluttes derfor, at ph.d.-skolen skal være ansvarlig for opsamlingen på generiske kurser, mens programlederne skal være ansvarlige for opsamlingen på de fagspecifikke. Den kursusansvarlige skal i alle tilfælde inddrages i evalueringerne. c. Procedurer for godkendelse af ph.d.-kurser: Der ønskes yderligere dialog i forbindelse med planlægningen af kurser. Det er dog udvalgets holdning, at det er tilstrækkeligt, at skolelederen bevilger midlerne. Det undersøges nærmere, hvordan og på hvilket niveau bibliotekskurser afholdes. Vejlederkurser skal køres skiftevis på dansk og engelsk. ADC laver en oversigt over generiske kurser for 2013. ADC c1. Behandling af konkrete ansøgninger: Workshop om anvendelse af videnskabsteori ingen bemærkning, hvorfor midler bevilges (80 timer). EU-rettens påvirkning af national ret detaljerne i budgettet (vedr. honorarer til oplægsholdere) drøftes mellem kursusansvarlig og programleder, inden midlerne bevilges (45.000 kr.). Europe in Fear detaljerne i budgettet vedr. time/kronebudget til interne undervisere samt normer for ECTS-optjening drøftes og afklares ml. kursusansvarlig og programleder, inden midlerne bevilges (33.000 kr.). The Process of theory building (Kurset afholdes først i 2013). Detaljerne I budgettet drøftes mellem kursusansvarlig og programleder, inden midlerne bevilges (29.750 kr.). Challenging Ideas (konference) der ønskes en nærmere beskrivelse af program samt den ph.d.-studerendes rolle. Dette drøftes mellem kursusansvarlige og programleder, inden midlerne bevilges (15.000 kr.). Det tilføjes i forhold til kursusansøgninger, at det skal være fast procedure, at ansøgninger indsendes af programlederne. I øvrigt tilføjes, at principperne om ECTS-optjening indtil videre fastholdes, og det understreges i den forbindelse, at et ECTS-point skal svare til 28 timers arbejde. 6. Drøftelse og fastsættelse af normer for relevant pligtarbejde ADC orienterer om den vedtaget (og mere fleksible) model for relevant pligtarbejde. Kommentarer til sammenfatning af input til pligtarbejde: Der stilles spørgsmålstegn til, om oplæg på forskningsgruppemøder skal udløse timer. I den forbindelse pointeres det, at der er forskel fra forskningsmiljø til forskningsmiljø i forhold til hvor meget tid, der bruges på denne type oplæg. Det besluttes derfor, at denne type pligtarbejde ændres til større oplæg til forskningsgrupper, herunder videreformidling af kursusaktiviteter. Udvalget foreslår, at der kan indgå eksempler under de forskellige typer af pligtarbejde, som kan give et indblik i timenormen. Parallelt med en øget fleksibilitet ift. pligtarbejde skal det ligeledes sikres og tydeligøres, at aktiviteterne er relevante for ph.d.-forløbet. Det understreges i samme forbindelse, at fleksibiliteten er central, da der dels 3
er manglende undervisning til især udenlandske ph.d.-studerende, dels at der er flere stipendiater, der allerede har tilstrækkelig undervisningserfaring. Til listen over typer af pligtarbejde tilføjes i øvrigt, Etablere og udvikle kontakt til udenlandske samarbejdspartnere samt Formidling via radio og tv. Der udarbejdes et samlet skema, som fremsendes til dekanat og fakultetsledelse. Timernorm for repræsentation i ph.d.-udvalg skal bl.a. forsøges sikret via fakultetet i den forbindelse. Der var enighed om, at det er vanskelig at fastlægge faste normer for de enkelte typer pligtarbejde, da omfang kan være meget varierende. Det bliver derfor op til institutlederne at fastsætte omfang og norm ifm. udarbejdelse af ph.d.-planen. Det skal fremgå klart af papiret, at for ph.d.-stipendiater, der satser på en universitetskarriere, forventes der fortsat en undervisningsforpligtigelse på 600 timer (evt. med 100 til anden formidling). /ADC 7. Retningslinjer for bedømmelsesudvalg ADC orienterer om behovet for specificering af retningslinjer for bedømmelsesudvalg og understreger vigtigheden af dette. Kommentarer til revideret notat: De sidste tre linjer vedr. AR s kompetencer udgår. I forhold til den endelige indstilling skal det tilføjes, at Den endelige indstilling fremsendes til ph.d.-skolen med udvalgets underskrifter umiddelbart efter forsvaret. Under konklusion skal der stå: hvad der skal udbedres eller tilføjes. Der stilles spørgsmålstegn til, hvad der menes ved en rimelig fremstilling i forhold til sammenfatningen af afhandlingen. Der bør indgå et kort afsnit omkring forsvaret, da dette kan bruges som en diskussionsplatform, hvis der er uenighed i udvalget, frem for at alt skal sendes tilbage. Det blev dog understreget, at en afhandling, der er indstillet til forsvar ikke forventes at blive afvist ved forsvaret. Det skal præciseres, at der er mulighed for mindretalsindstilling. Det foreslås, at der laves en krydshenvisning til notat om afhandlingsformer. AB sender tre linjer omkring forsvaret, hvorefter ADC skriver papiret igennem igen og sender til udvalget til kommentering, inden det kommer på Akademisk Råd. AB/ADC 8. Mulighed for deltagelse af ph.d.-programsekretærer på ph.d.-udvalgsmøder ADC orienterer om forslag fra SPIRIT om, at ph.d.-programsekretærerne deltager i alle ph.d.-udvalgsmøder. Det fungerer på HUM, men der er færre programmer. Der var enighed om, at det vil blive for tungt og tidskrævende, hvis der bliver for mange deltagere på møderne. Det besluttes, at det fremover skal sikres, at ph.d.-sekretærer modtager både dagsorden og referat, og at programlederne i videst muligt omfang sørger for inddragelse i forberedelse og opfølgning fra møderne. Endelig vil programsekretærerne blive indkaldt, hvis der er punkter som i særlig grad vedrører deres arbejdsfunktioner. 4
Punkter til drøftelse og orientering 9. Internationalt uddannelsessamarbejde på ph.d.-området orienterer om mulighed for internationalt uddannelsessamarbejde på ph.d.-området via double- og joint degrees. Ligeledes orienteres der om den verserende sag om indgåelse af aftale om dobbeltgrad, herunder fremtidige procedurer og aftaleskabeloner. Der kan ikke laves double- og joint degrees på tværs af fakulteter på AAU Det skal undersøges nærmere i forhold til ansættelsesforhold og finansiering. Der lægges op til, at der skal være krav om minimum på 6 måneders studieophold. Det skal præciseres, hvem der er involveret i implementeringen. Til kommende udvalgsmøde laves der et beslutningsoplæg til punktet med henblik på indstilling til dekanat. 10. Fortrolig orientering om aktuelle sager på ph.d.-området Lukket punkt 11. Meddelelser, herunder nyt fra programmerne Publiceringer af ph.d.-afhandlinger på VBN er faldet på plads. Indstillingen med retningslinjer rundsendes til programlederne. International evaluering skal ikke nødvendigvis finde sted i 2013. Den udføres i samarbejde med HUM Ph.d.-cup. Det skal sikres, at mange sendes af sted til arrangementet. 13. Eventuelt Ingen yderligere kommentarer Næste møde Torsdag d. 15. november 2012 5