Referat fra divisionsrådsmøde d. 16-04-2015 Dagsorden: a. Valg af dirigent og referent b. Beretning fra divisionsledelsen c. fremlæggelse af årsregnskabet for det foregående år til godkendelse d. behandling af indkomne forslag e. Væsentlige beslutninger om divisionens fremtid, herunder: a beslutninger om divisionens udvikling, spejderarbejde mv. f. Vedtagelse af justeret budget for indeværende år og vedtagelse af budget og fastsættelse af divisionskontingent for det følgende år. g. Fastsættelse af antallet af divisionsledelsesmedlemmer under hensyntagen til 29.2. Herunder orientering om ny divisionsledelsesstruktur. h. Valg af1-2 divisionschefer, divisionskasserer og øvrige medlemmer af divisionsledelsen i. Valg af revisor og revisorsuppleant j. Skriftlig eller mundtlig beretning fra en eller flere af Det Danske Spejderkorps' kredsrepræsentanter i Friluftsrådet k. Beretning fra spejdercentre og større arrangementer, jf. 50, og tilsvarende, tilknyttet divisionen l. Eventuelt Valg af dirigent og referent Lene Viberg fra Ry er valgt som dirigent Birgitte Damkjer fra Stærkodder er referent Beretning fra divisionsledelsen
Beretning fra divisionsledelsen Marts 2014 til marts 2015 Over det seneste år er der to primære ting, der har præget divisionsledelsens arbejde. På den ene side har vi været i en lang proces med gruppelederne om en ny måde at sammensætte divisionsledelsen på, så den bedre understøtter de arrangementer grupperne rne efterspørger, samt de opgaver som kan understøtte grupperne på den lange bane. På den anden side, så har vi sideløbende været i en lang process med Korpsledelsen og de andre divisioner om at få lavet et nyt, og mere klart, formål for divisionerne generelt. Begge processer har været meget spændende at deltage i ikke mindst fordi de griber så meget ind i hinanden. Og mens vi mener, at vi er nået i mål med vores egen divisionsledelsessammensætning, så er der stadig et stykke vej med Korpsledelsen endnu. Med den nye divisionsledelses-sammensætning sammensætning mener vi, at vi har fundet en god måde at forankre grenenes arrangementer i divisionen, og samtid sikre, at vi husker at holde fokus på udvikling af grupperne, og ikke kun driften af grenenes arrangementer. I skrivende stund er der fuld gang i planlægningen af årets divisionsturneringer, eller divisionstræf for tropsgrenen. Selvom alting selvfølgelig altid kan forløbe bedre, så ser det ud til, at der over hele linien er styr på tingene i år,, og det er fantastisk at se, hvilken engagement der bliver lagt for dagen fra grenenes ledere, for at sikre spændende og udfordrende arrangementer for divisionens spejdere. Vi håber på,, at processen med planlæningen af næste sæsons arrangementer kommer til at forløbe endnu bedre det vil vi i hvert fald, fra divisionsledelsens side, arbejde hen imod, med det nye hold der bliver stillet efter divisionsrådsmødet. Der opfordres til at divisionsledelsen fortæller lidt om processen i løbet af året om divisionsledelsens rolle. Mathias beretter om hvad vi har gjort sammen med gruppelederne og med korpset vedr. Afklaring af divisionens rolle. Det er endnu ikke endeligt afklaret, men stemmer godt overens med det, vi i Gudenå division har arbejdet med. Der arbejdes videre d. 9.-10. Maj et sted på Fyn. Networking er vigtigt, det skabes primært gennem aktiviteter, derfor er det væsentligt for divisionsledelsen at støtte de aktiviteter, som spejderne skal være med til. Men de personer, der for øjeblikket sidder i divisionsledelsen, lsen, er mest fokuseret på gruppearbejdet. Hvad gør man i andre divisioner? Der er 35 divisioner, og der er 35 forskellige måder at lave divisionsarbejde på. Beretningen er godkendt Fremlæggelse af årsregnskabet for det foregående år til godkendelse
Der er overskud på arrangementer, kan man nedjustere deltagerprisen? Der er stor forskel på grenene, nogle har lavet stort underskud, andre et lille overskud. Er hver tur ikke gjort op for sig? Jo, hver tur er godkendt med budget. Man har opkrævet den budgetterede pris for spejderne ved grupperne. Balancen er ikke sendt med ud, derfor lidt forklaring: Der hænger en regning fra seniorarrangementer til jul 2012 og 2013. Deltagerne betaler ind til deres respektive grupper, som så betaler divisionen, når der opkræves. De grupper, som har haft deltagere med, kigger efter, om der er penge indbetalt på kontoen, og hvis, overføres de til divisionen. Der kommer formentlig til at figurere et underskud på omkring 15.000 kr. Fremover vil divisionsledelsen arbejde på at forebygge dette problem ved at have aftaler med arrangørerne og en liste over deltagerne sendt med til gruppens kasserere. Regnskabet er godkendt. Væsentlige beslutninger om divisionens fremtid, herunder: a beslutninger om divisionens udvikling, spejderarbejde mv. Udviklingsplanen er udsendt, men ikke helt så relevant, som det var da det blev vedtaget for et år siden, men det er vedtaget for 2 år, så derfor bevarer vi det og arbejder ud fra det. Budget: Der er budgetteret med underskud på aktiviteter Indaba: det reviderede budget, der beregnes at Indaba kan indtjene lige så meget, som på regnskabet 2014. Beløbet for både indtægt og tilskud er derfor hævet. De 17.728 kr. som er underskuddet fra divisionsseniorjulefrokost, er ført ind i det reviderede regnskab.
Ole Taanquist fra Skanderborg gruppe udtrykker stor tak til Anne Jensen for hendes indsats som divisionskasserer. Han nævner desuden, at en divisionskasserer aldrig må mangle likviditet i årets løb. Forslag 1: Skanderborg gruppe stiller følgende forslag: Et kontingent fri år,, dvs. ingen opkrævning af divisionskontingent i 2015. Konsekvens: Divisionens indtægter for 2015 nedsættes med 33.000 kr. Begrundelser: Grupperne har ikke fået de forventede aktiviteter i 2014, som var indeholdt i budgettet. Arrangementer er beskåret med 17.000 kr., INDABA med 4.500 kr., uddannelse med 3.400 kr., ligesom der ikke er givet sponsorat til nye initiativer på 5.000 kr. og divisionssommerlejren ikke er blevet planlagt i 2014. I alt manglende aktiviteter på over 34.000 kr. Divisionens formue er ved starten af 2015 på næsten 217.000 kr. svarende til ca. 180 kr. pr. spejder, eller 6 års kontingent. Debat: Der er overskud og penge nok på kontoen, så lad os bevare pengene i grupperne. Det er godt med likviditet, når der ligger mange arrangementer oven i hinanden. Kuno foreslår at vi bruger pengene til at gøre arrangementerne for spejderne billigere i stedet. Lotte te (Ry) mener at det vil være bedst at bevare pengene så der er muligheder for tilskud til den nye divisionsledelsesstruktur. Nanna (1. Silkeborg) opfordrer til at vi følger korpset i at skabe indtryk og udtryk, det kræver penge! Ole: hvert år har vi snakket om at vi skal bruge flere penge, det er endnu ikke lykkedes En forælder: det giver mest mening at kontingentet t skal bruges til de børn, der er der nu. Don: Men allerede nu er der budgetteret med et underskud, lad os kaste penge efter aktiviteter i stedet. Der skal være en drift kapital til rådighed. Budgetterne er i øvrigt lavet af gruppernes ledere. Sejs: der skal være penge til den nye struktur. Dorthe (DC) budgettér med en bestemt pris til spejderne, og så brug alligevel penge til at lave turen fed!!
Forslag 2: Skanderborg gruppe stiller følgende forslag til revideret budget for 2015: Omkostninger til divisionssommerlejr sættes til 5.000 kr. Konsekvens: Divisionens indtægter og udgifter til divisionssommerlejr sættes i budgettet således,, at udgifterne er 5.000 kr. højere end indtægterne. Begrundelse: Divisionssommerlejren foreslås af divisionsledelsen i revideret budget for 2015 at give en udgift for divisionen på 25.000 kr. Ifølge det udsendte materiale om lejren forventes ca. 200 spejdere at deltage (under 20 % af divisionens spejdere). Deltagerprisen for lejren er sat til 112,50 kr. / 114,30 kr. pr. døgn (halv- / hel lejr). Der skal betales 52 kr. til Assenbæk og 55 kr. til mad i alt 107 kr. Der er således ca.. 6 kr. pr. spejder døgn til øvrige udgifter. Der er i tallene ikke tages højde for gruppernes kommunale refusion af lejrpladsleje og transport til lejren er ikke en del af divisionslejrens budget. Den kommunale refusion af lejrpladsleje vil i gruppernes regnskab kunne dække ledernes deltagelse i lejren. Vi har ikke i grupperne modtaget et budget for lejren og det er derfor uklart, hvad de 25.000 kr. (125 kr. pr. deltagende spejder) skal bruges til. Der vil i forbindelse med lejren være behov for enkelte planlægningsmøder og nogle få udgifter på selve lejren. De 5.000 kr. forventes at kunne dække disse udgifter. Debat: Der er således budgetteret eret med en udgift på 25.000 kr. hvad indeholder det? Budgettet for turen er sendt rundt. Der er et lille overskud på 5.000kr., som nok går til i forberedelse. De 25.000 er tænkt som penge til at lave fede aktiviteter til ungerne. Der er mange klanspejderne, som gerne vil lave noget for spejderne. Der skal være penge til noget stort og sejt. Man bør have tillid til dem, som siger de gør noget, tillid til seniorerne. Der må gerne være noget, som gør at deltagerne kommer hjem formidler en fed tur. Sejs har bl.a. solgt turen på at der sker noget, som ikke sker på en almindelig sommerlejr. Er der ikke nogen af arrangørerne? Jo, men der er mange andre aktiviteter lige nu, Indaba, divsionsturnering, etc. Per fra Sejs foreslår at vi bibeholder de 25.000kr. 0kr. Skanderborg foreslår at ændre deres forslag til 15.000kr. Afstemning:
er der nogen, som vil bibeholde de 5.000 ingen 8 stemmer for 15.000 Der er flertal for 25.000. Der ændres ikke i budgettet Afstemning om kontingentfrit år. For: 8 personer Imod: resten Forslaget er faldet Budgetændring: Hæv grenarrangement-budgettet 15.000 for i år og 15.000 for næste år. Vedtaget. Tillad Indaba at lave underskud. Budgettet er vedtaget. Budgetændring 2016 er vedtaget. Fastsættelse af antallet af divisionsledelsesmedlemmer under hensyntagen til 29.2. Herunder orientering om ny divisionsledelsesstruktur. Den nye struktur er dannet i samarbejde med gruppelederne. Forslaget er vedtaget. Valg: Dorthe sidder andet år som DC, Mathias genvælges som DC Kjeld Krabsen vælges som divisionskasserer
Ditte Loldrup fra Hadsten, mikro Leon Sindbæk, Ry, mini Ulf Damkjer og Janni Mikkelsen, junior Dorthe Iversen, trop Mikkel Hald, senior Gruppeliv: Karoline Hinkbøl vælges for et år Nanna Johansen vælges for 2 år Drift: Birgitte Damkjer Revisor Kirsten Mørk genvælges Revisorsuppleant Birgit Overgaard Friluftrådet, se referatet i indbydelsen. Lillan præsenterer Indaba. Evt. Marie fra Korpsledelsen og Joan Locht, udviklingskonsulent fra korpset: Snak om mikrosponsorater, Klubliv Danmark. God mulighed for at tjene penge til gruppen. Bamsen: 1. Ry gruppe er vokset 27 medlemmer OG de har også haft procentmæssigt største fremgang. TILLYKKE!!! Tak for lån af hytten til Skanderborg.