Webredaktørens værktøjskasse
Indledning Hjemmesider er i dag en nødvendig kommunikationskanal for alle virksomheder, organisationer og myndigheder. Netkommunikation kræver tid og viden. En vellykket hjemmeside kræver, at man som afsender forholder sig til: nettets natur brugernes adfærd på nettet og brugernes behov Nettets natur I en bog eller et blad bladrer vi for at læse mere, på nettet klikker vi på links og går i dybden, hvis vi vil læse mere og vide mere. Brugernes adfærd Facts om brugernes adfærd på nettet: 79 % af brugerne skimmer kun teksterne, 16 % læser dem Vi bruger i gennemsnit 27 sekunder på en indholdsside på nettet 80 % læser kun resumeet af en tekst Vi springer over afsnit, der er længere end 5 linjer. Brugernes behov Vores brugere vil i grove træk tre ting: finde informationer om ét bestemt emne finde kontaktoplysninger til kommunen betjene sig selv og bruge vores selvbetjeningsløsninger det kan være både blanketter, formularer og at sende en mail Vores brugere er searchers og ikke surfers brugerne går efter et konkret mål og surfer ikke rundt for sjov på vores hjemmesider. Side 2
Skriv til nettet De 10 gyldne regler 1. Skriv til din målgruppe. 2. Din tekst skal være til at skimme og skanne hen over. 3. Overskrifter skal fange opmærksomheden. 4. Det vigtigste skal stå først i teksten. 5. Del teksten op i afsnit på maks. 5 linier. Hvert afsnit skal have en overskrift. 6. Brug punktopstillinger. Hver punktopstilling skal have en overskrift. 7. Begynd med et resumé, hvis din tekst fylder mere end et skærmbillede. 8. Brug ikke kursiv. Det gør teksten svær at læse på en skærm. 9. Understregninger er kun i links, og det sørger Typo3 for. 10. Brug grafik og billeder med omtanke, og kun hvis de har et klart formål og underbygger din tekst. Godt sprogligt værktøj på nettet: www.sproget.dk Indeholder både Retskrivningsordbogen, Den Danske Ordbog (i uddrag) og Ordbog over det danske Sprog samt teksteksempler. Side 3
Guidelines Når du skriver til vores hjemmesider og intranettet gælder følgende guidelines: I Typo3 Når du laver nye sider, så husk at overveje om der skal være genveje til siden flere steder på hjemmesiden. Brugere tænker forskelligt, og vi har ikke den samme logik i forhold til at finde informationer under de samme emner. Derfor kan din sides indhold godt være relevant under flere forskellige emner. Som hovedregel har alle sider på kommunens primære hjemmeside rod i Service og selvbetjening/borger, Om kommunen, Demokrati og politik, Nyheder og Job. Sideegenskaber Sidetitler Vi skriver sidetitler under sideegenskaber i fanebladet Generelt. Husk at søgemaskinerne søger på denne titel. En sidetitel må maksimalt fylde 65 tegn med mellemrum. Skal være unikke for hver side på hjemmesiden. Nøgleord skal stå først. Metadata Skal altid udfyldes. I en Google søgning fremgår denne tekst under overskriften på søgningen. Skriv den samme tekst i sammendrag og beskrivelse. Teksten skal være på min. 120 tegn og maks. 160 tegn inkl. mellemrum. Sæt din tekst ind i Word og brug funktionen Ordoptælling under Funktioner. Brug Faaborg-Midtfyn Kommune i stedet for vi. I feltet Nøgleord skrives stikord og de vigtigste ord til sidens indhold tænk i alternativer og tænk på modtageren brug borgernes ord frem for vores fagsprog. Side 4
Extensions Kontaktperson skal altid udfyldes. Hvis der er flere om opgaven, så sæt altid én af dine kolleger på som kontaktperson eller jeres team, hvis det er oprettet. Telefoner kan altid viderestilles og mails kan sendes videre til andre, og det er vigtigt, at borgerne kan komme i direkte kontakt med os. Side 5
Indhold på siderne Byg din side op i elementer et element for hvert resumé, afsnit og punktopstilling (se afsnittet Skriv til nettet ). Tjek lixtallet for din tekst på Den Danske Online Ordbog ved at sætte din sides URL ind her. Lixtallet må ikke være højere end 44 men husk at tage højde for, hvis du har lange ord på siden som f.eks. adresser el. lign, der ikke kan ændres eller forkortes. Elementer Husk altid: Hvis du henter tekst fra Word eller andre programmer, skal teksten først renses for formatering i programmet Notepad/Notesblok før den kan sættes ind i teksteditoren. Overskrifter og mellemoverskrifter Skriv resuméets, afsnittets eller punktopstillingens overskrift i feltet overskrift. Lav aldrig overskrifter ved hjælp af fed tekst nede i tekstfeltet. Søgemaskiner og højtlæsere kan ikke se, at det er en overskrift. Skriv overskrifter som det sidste, når teksten er færdig. Formuleres som korte eller lange sætninger, spørgsmål eller bydemåde. Skal være sigende og indeholder nøgleord. Må gerne være lange men maks. 1 linie. Intet punktum efter en overskrift. Dækkende og ikke så meget æggende og vækkende. Punktopstillinger Brug teksteditorens punktopstilling med punkter eller tal. Brug punktopstilling frem for sammenhængende tekst. Begyndelsesbogstav og tegnsætning. Brug konsekvent stort eller lille begyndelsesbogstav i alle punkterne afhængig af punktopstillingens funktion (få ord eller hele sætninger). Sæt punktum efter hvert punkt, hvis du har stort begyndelsesbogstav. Husk overskrift til punktopstilling. Nøgleord først i sætningen. Side 6
3-9 punkter er normalt passende. Et punkt på ikke fylde mere end 1 linie, hvis teksten fylder mere end en linie, skal nøgleord eller flere ord fremhæves med fed. Afsnit Begynd med nøgleord. Korte afsnit maks. 5 linier. Mange nøgleord i afsnit. Ingen overgange som: o Dette o Endvidere o Et andet eksempel Undgå relative tidsudtryk som: o I dag o Sidste år o Nu o er 55 år gammel Side 7
Nøgleord Brug Google Keyword Research Tool til at finde så mange nøgleord som muligt. Skriv nøgleord ned, og skriv din tekst. Nøgleord i starten af sætningen både i overskrift og tekst. Brug nøgleord maks. 2 gange pr. 100 ord. Resume Fortæl kort om tekstens indhold skal kunne stå alene og ikke være en ikke fortsættelse af overskriften. 2-4 linier. Formatering? Skal vi have lavet et ekstra felt til dette i alle elementer? Skal skrifttypen være lidt større, så resuméet tydeligt skiller sig ud? Links Link til dokumenter og eksterne sider skal åbne i nyt vindue vælg blank, når du laver linket. Link til interne sider skal åbne i samme vindue vælg top, når du laver linket. Links til dokumenter, interne og eksterne sider skal hedde det samme som overskriften på dokumentet eller ankomstsiden, så brugeren ikke er i tvivl om, hvor vedkommende er kommet hen. Udfyld altid feltet Titel, når du laver linket. I titlen skal der stå samme tekst som i linkteksten bortset fra eventuel tekst i parentes. Formuler links sådan: o Til dokumenter: Dokumentets navn (hent pdf, åbner i nyt vindue) eksempel: Analyse af kommunens plejecentre (hent pdf, åbner i nyt vindue) OBS! Skriv gerne dokumentets størrelse i parentesen, hvis det er et stort dokument større end1 MB - som kan fylde meget at åbne. o Til interne sider: Sidetitel på den side, der linkes til eksempel: Selvbetjening på børnepasning o Til eksterne sider eksempler: Besøg Velfærdsministeriets hjemmeside (åbner i nyt vindue) eller Bestil din Digitale Signatur besøg DanIDs hjemmeside (åbner i nyt vindue) Links til blanketter skal ikke stå i højre kolonnen, men inde i teksten midt på siden Skriv aldrig klik her, se her eller URL en på en ekstern side Opslags link inde i teksten, næste skridt links i bunden, relaterede links til højre Side 8
I nyheder og aktuelt på intranettet skal der så vidt muligt laves til relevante informationssider Datoer, klokkeslæt og tal Datoer skrives helt ud, f.eks.: den 13. januar 2009. I tabeller og lign. skrives 13.01.09. Perioder skrives f.eks.: fra den 27. juli 2009 til den 30. august 2009 eller 27.07.09-30.08.09 Klokkeslæt skrives: kl. 14.00 eller kl. 13.30-14.00 Tal skrives med cifres og ikke bogstaver. Det er nemmere at se på en skærm. Telefonnumre, fax og mailadresser Telefonnumre skrives: tlf. xx xx xx xx bortset fra det kommunale hovednummer Faxnumre skrives: fax xx xx xx xx bortset fra det kommunale hovednummer Mailadresser skrives: mail web-master@faaborgmidtfyn.dk. OBS! Brug en formular fra Typo3 til elektroniske henvendelser, hvis det er muligt. Vi kan ikke gå ud fra, at vores brugere altid sidder ved en computer med et mailprogram tilknyttet. Med formularen er det også muligt for os selv at styre, hvilke informationer vi gerne vil have fra borgeren, så vi ikke skal skrive frem og tilbage flere gange. Formularen må dog ikke bruges til personfølsomme oplysninger, som kræver digital signatur og sikker mail. Sprog Se kommunens sprogpolitik. Ligger foreløbig kun i udkast, men bliver færdig i 1. halvår 2009. Billeder Vær altid sikker på, at du har rettighederne til at bruge billederne. Du kan læse mere om web jura på intranettet under Webredaktører Vær kritisk, når du bruger billeder. Billederne skal være professionelle, relevante for teksten og ikke stjæle opmærksomheden. Brug kun billeder i jpg eller jpeg format. Skriv altid en sigende tekst, der beskriver billedet i alternativ tekst i Typo3. Billeder må højst være 500 pixels brede, i 2 kolonner 230 pixels i bredden og som lille illustration til underbygning af tekst maks. 90 pixels bredde og placeret i højre side med tekstombrydning Side 9
Brug små billeder af en folder el. lign. i højre kolonne, hvis du linker til folderen Fillisten Når du navngiver filer og mapper i Fillisten gælder følgende: Ingen mellemrum brug underscore _ Ingen æ, ø og å brug ae, oe og aa og ingen ä, ö og ü brug a, o og u Ingen specialtegn (#, %, &, /,?) Filer og mapper må ikke flyttes (så virker links til disse ikke) Filer og mapper må ikke omdøbes (så virker links til disse ikke) Side 10
Ordbog Web- og Typo3 ordbog Backend (BE) Når man er logget ind i Typo3 som redaktør, er man i hjemmesidens backend. Det er hjemmesiden bagved den synlige del på nettet. Brugeroplevelse (user experience - UX) Indhold, teknik, struktur, søgemaskineoptimering, brugervenlighed og elegant webdesign tænkes sammen i én helhed. Når alle disse discipliner spiller sammen, kan vi give læserne den komplette brugeroplevelse på en hjemmeside. Brugertest Enkel test med 5 til 10 brugere, der løser nogle opgaver i at finde informationer på hjemmesiden. Testen er en tænke-højt-test, hvor brugeren undervejs fortæller om sine tanker og baggrunden for sin adfærd på hjemmesiden. Brugervenlighed (usability) Hjemmesiden er let at navigere rundt på, let at huske, effektivt at bruge, forståelig og tilfredsstillende at bruge. Brødkrummesti Linie mellem vandret menu og sidetitel, som fortæller brugeren, hvor på hjemmesiden man er. Eksterne sider Andre hjemmesider end den, man redigerer. Elementer En side i Typo3 er bygget op i elementer. Der er mange forskellige typer elementer, f.eks. tekstelement, tekst med billede, e-mail formular o.s.v. Extensions Faneblad under Sideegenskaber, der bl.a. indeholder oplysninger om kontaktperson. Frontend (FE) Hjemmesiden set ude fra nettet sådan som brugerne ser den. Global navigation Den overordnede menustruktur på en hjemmeside, som er tilgængelig på alle sider. Hos os er det den vandrette menu. Side 11
Informationsarkitektur (IA) Den måde en hjemmeside eller et intranet er bygget op navigationen og menustrukturen. Interne sider Sider på den hjemmeside, man redigerer. Metadata Overordnede data, oplysninger, der beskriver det pågældende. På hjemmesiden bruger vi metadata til at beskrive en side. Nøgleord Stikord til indholdet i en tekst, de vigtigste ord i teksten, der giver adgang til forståelsen af teksten. Søgemaskineoptimering (SEO seach engine optimization) Ved hjælp af forskellige redskaber og måder at gøre tingene på (f.eks. brug af nøgleord og metadata) gør man det nemmere for søgemaskinerne at finde frem til det rigtige og relevante indhold. Lokal navigation I modsætning til den globale navigation er den lokale navigation den menustruktur, som findes på de enkelte sider og kun er relevant for det sted, brugeren aktuelt befinder sig. Hos os er det venstre menuen på alle sider. Sideegenskaber Titel, skabelon, metadata, extensions, adgang o.s.v. er alt sammen en del af sidens egenskaber. Egenskaberne er det, der definerer, hvilken slags side det er, hvordan den ser ud og hvilke metadata, siden har. Man kan sammenligne en sides egenskaber med f.eks. tøj, sidens egenskaber svarer til at beskrive om tøjet er bukser eller trøje, hvilke farve tøjet har, om det har korte eller lange ærmer eller ben o.s.v. Side id Alle sider har et unikt nummer i Typo3. Det hedder en side id og kommer frem ved at holde musen over sidens ikon i sidetræet. Sider Forside, mellemforsider og indholdssider, Hjemmesiden er bygget op i sider. Sidetræet Sidernes hierarki til venstre i backend i Typo3 Teksteditor I elementet er der en teksteditor, som vi skriver selve teksten i. Teksteditoren indeholder muligheder for formatering af teksten, som f.eks. punkttegn, links og tabeller. Den ligner det vi kender fra f.eks. Word. Side 12
URL (Uniform Resource Locator) Adressen på en bestemt side på nettet ikke kun forsiden, men alle sider på nettet har en URL Side 13