Resultatkontrakt Vedrørende Århus 2017 Europæisk Kulturhovedstad Januar 2009 december 2010 Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Erik Sejersen 8728 5120 Operatør: Århus Kommune 2017 sekretariatet Kulturforvaltningen Vestergade 55, 4. 8000 Århus C Trevor Davies / Ib Christensen CVR. Nr 55 13 30 18 (Århus Kommunes Nemkonto. Indsæt tekst: Iflg. aftale med Lene Øster, Kulturforvaltningen ) Resumé Århus 2017 sekretariatet v/ Århus Kommune har fået bevilget 1 mio. kr. til et forprojekt, der har til formål at afsøge potentialet for en regionalt forankret vækstindsats i forbindelse med projektet Århus som Europæisk Kulturhovedstad i 2017. De primære fokusområder i forprojektet er: Regionalt samarbejde, turisme, kreative erhverv og det internationale perspektiv. Fokusområderne realiseres gennem en række delprojekter i løbet af 2009 og 2010. Forprojektet afvikles i et samarbejde mellem Århus 2017-sekretariatet og Regional Udvikling/Vækstforum, men også med deltagelse af relevante og interesserede kommuner i regionen. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. marts 2010 Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektet gennemføres planmæssigt. Der er på nuværende tidspunkt indgået samarbejde og/eller dialog med hovedparten af regionens øvrige 18 kommuner, og projektet samarbejder med flere internationale netværk samt tidligere og kommende kulturhovedstæder, bl.a. Stavanger 2008, Umeå 2014 og Marseilles 2013. Der er gennemført swot-analyser i 17 af regionens 19 kommuner med deltagelse af knap 1000 aktører fra uddannelse, erhverv,kultur m.v. Der er forberedt og gennemført en kulturel kortlægning af hhv. kultursektoren og de kreative erhverv på regionalt niveau. Visionsseminarerne afvikles i august/september 2010 i stedet for foråret 2010. Årsagen er at enkelte kortlægninger har taget længere tid end først beregnet. Dette har ikke konsekvenser for den overordnede tidsplan. Der er ikke afvigelser ift. budgettet. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Skema til præsentation af mål og resultatkrav Mål 1 Regionalt samarbejde Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der afholdes en konference, der præsenterer 2017-projektet for en bred kreds af aktører fra hele regionen og indbyder til dialog om kommunernes deltagelse i projektet. Arrangementet gennemført Deltagelse af et flertal af regionens kommuner Arrangementet gennemført den 7. maj 2009. 13 ud af 19 kommuner deltog. I alt 125 deltagere fra kommuner, institutioner, organisationer og virksomheder. Resultatkrav 1.2 Der nedsættes en regional arbejdsgruppe med det formål at sikre det regionale perspektiv i de gennemførte aktiviteter. Der nedsættes desuden en regional følgegruppe, der skal fungere som sparringspartner og levere input til processen. Godkendelse af arbejdsgruppens nedsættelse og organisering fra de deltagende parter (kommuner og region). Følgegruppen nedsat. Arbejdsgruppen nedsættelse er godkendt af de deltagende parter juni 2009. Gruppen har fået titel af Regional styregruppe for Århus 2017 Der er gennemført 6 møder i 2009 og planlagt 5 møder i 2010. Side 2
Resultatkrav 1.3 Der indgås dialog med henblik på samarbejde med samtlige kommuner i den midtjyske region. Resultatkrav 1.4 Indsatsen baseres på en netværksmodel, dvs. søger at tage afsæt i eksisterende eller stifte nye netværk, således at projektet forankres bredt og sikres levedygtighed ud over projektperioden. Resultatkrav 1.5 Udvidelse af det generelle informationsarbejde med et regionalt perspektiv, herunder foldere, website, pressemateriale m.v. Politisk henvendelse med invitation til dialog fremsendes til samtlige kommuners kulturudvalg. Henvendelsen opfølges af møder, hvor samarbejdsmuligheder 2009-2011 drøftes. Evt. indgåelse af konkret samarbejde 2009-2011. Eksisterende netværk er involveret i processen. Det regionale perspektiv af 2017-projektet får en underside på www.aarhus2017.dk Der udsendes pressemeddelelser i forb. med arrangementer og milepæle i projektet. Mål 2 Internationalt samarbejde Henvendelser fra Århus Kommunes Rådmand til samtlige kommuner fremsendt den 25. maj 2009. Tre møder afholdt i løbet af foråret 2009 med Herning, Holstebro, Randers, Viborg, Silkeborg og Horsens Kommuner. Aftale om samarbejde 2009-2011 indgået juni 2009. Møde med Favrskov, Norddjurs, Syddjurs, Samsø, Odder og Skanderborg Kommuner august 2009. Møde med kommunerne i kultursamarbejdet i Midt- og vestjylland september 2009. Ikast-Brande, Lemvig, Struer og Ringkøbing-Skjern Kommuner har én fælles repræsentant i styregruppen. Favrskov, Norddjurs, Syddjurs, Samsø, Odder og Skanderborg Kommuner har én fælles repræsentant i styregruppen. Samarbejdet med kommunerne baserer sig på de regionale kultursamarbejdsaftaler. Underside oprettet maj 2009. Pressemeddelelse udsendt ifm. Regionalt seminar 7. maj 2009. Pressemeddelelse udsendt i forbindelse med internationalt seminar september 2009. Pressemeddelelse udsendt i forbindelse med kortlægningen af kreative erhverv januar 2010. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Side 3
Resultatkrav 2.1 Der afholdes et internationalt seminar over tre dage i september 2009, hvor internationale og regionale aktører inviteres til at deltage. Resultatkrav 2.2 Værtskab for internationale events og konferencer i regionen. Samarbejde med eksisterende og opdyrkelse af nye internationale netværk. Arrangementet er gennemført Dokumenteret deltagelse i netværksmøder o. lign. Arrangementer gennemført International repræsentation i egne arrangementer Arrangementet gennemført d. 24., 25., 26. september i Århus, Herning, Holstebro. Bred international repræsentation på seminar september 2009. Deltagelse fra Similar Cities network under kortlægningsudstilling i ridehuset april 2010. Mål 3 Udvikling inden for turisme, oplevelsesøkonomi og kreative erhverv Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Forberede kulturel kortlægning af regionen i samarbejde med deltagende kommuner og Region Midtjylland. Model for kortlægning udarbejdet med deltagelse af de involverede kommuner. Model for kortlægning udarbejdet august 2009. Kortlægning gennemført ultimo marts 2010 Resultatkrav 3.2 Gennemførelse af et antal visionsseminarer i foråret 2010 Arrangementerne gennemført med geografisk spredning i regionen Gennemførelse af arrangementerne er udskudt til august/september 2010. Dette vurderes ikke at få indflydelse på den overordnede tidsplan. Punkt 6. Budget Resultatkontrakten har følgende godkendte udgiftsbudget i forhold til de opgaver, der er beskrevet tidligere i kontrakten. Punkt 6.1 Opfølgning på økonomi Udgiftsbudget, godkendt Udgiftsbudget (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total Udvikling/ 125 125 250 Side 4
sekretariatsudgifter Regional konference 125 0 125 Konsulentbistand til kortlægning 125 0 125 Rejser, møder osv. 25 50 75 Information og kommunikation, herunder web 100 75 175 Visionsseminarer 0 125 125 2017-projektværksteder 0 125 125 Total 500 500 1000 Finansieringsbudget, godkendt Finansiering (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total EU - - - Stat - - - Region 500 500 1000 Kommune - - - Private - - - Øvrige - - - Total 500 500 1000 Udgiftsbudget, 1. marts 2010 Udgiftsbudget (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total Udvikling/ sekretariatsudgifter 125 125 250 Regional konference 125 0 125 Konsulentbistand til kortlægning 125 0 125 Rejser, møder osv. 25 50 75 Information og kommunikation, herunder web 100 75 175 Visionsseminarer 0 125 125 2017-projektværksteder 0 125 125 Side 5
Total 500 500 1000 Finansieringsbudget, 1. marts 2010 Finansiering (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total EU - - - Stat - - - Region 500 500 1000 Kommune - - - Private - - - Øvrige - - - Total 500 500 1000 Udgiftsbudget, afregnet forbrug pr. 1. marts 2010 Udgiftsbudget (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total Udvikling/ sekretariatsudgifter 125 125 Regional konference 125 0 125 Konsulentbistand til kortlægning 125 0 125 Rejser, møder osv. 25 25 Information og kommunikation, herunder web 100 100 Visionsseminarer 0 0 0 2017-projektværksteder 0 0 0 Total 500 0 500 Finansieringsbudget, afregnet forbrug pr. 1. marts 2010 Finansiering (i 1000 kr.) 1. år 2. år Total EU - - - Stat - - - Region 500 500 1000 Side 6
Kommune - - - Private - - - Øvrige - - - Total 500 500 1000 Punkt 6.2 Udbetalingskriterier Bevillingen udbetales i fire rater af 25 % - svarende til 250.000 kr. hver. Første rate på 25% - svarende til 250.000 kr. udbetales, når resultatkontrakten er underskrevet og projektet dermed skriftligt er bekræftet igangsat. Anden rate på 25 % - svarende til 250.000 kr. udbetales, når det regionale samarbejde er etableret og det internationale seminar er gennemført. Tredje rate på 25 % - svarende til 250.000 kr. udbetales, når visionsseminarerne er gennemført (juni 2010). Fjerde rate på 25 % - svarende til 250.000 kr. udbetales, når projektet er afsluttet, dvs. aktiviteterne er dokumenteret gennemført og der er afholdt udgifter svarende til det samlede budget samt aflagt et revisionspåtegnet regnskab, evaluering og afrapportering jf. standardvilkårene. Udbetalingerne forudsætter, at projektets fremdrift sker som forventet og afrapporteres halvårligt, jf. punkt 3, med forklaring af evt. afvigelser. Udbetaling sker på baggrund af betalingsanmodning. Udbetalingen sker typisk på forskud, dog aldrig mere end svarende til ét års bevilling. Den sidste rate (på min. 10 % - afhængig af bevillingens størrelse) udbetales først, når projektet er endeligt afsluttet med revisionspåtegnet regnskab, evaluering og afrapportering jf. standardvilkårene. Punkt 6.3 Generelt Regionens bevilling gives under forudsætning af, at evt. medfinansiering bliver bevilget og det er operatørens ansvar at sørge for det. Det bør præciseres, at bevillingen kun er gyldig, hvis den forudsatte medfinansiering bliver bevilget som forudsat, samt at det er operatørens ansvar. Hvis der efterfølgende sker ændringer, skal dette meddeles til og godkendes af Region Midtjylland. Punkt 7. Standardvilkår Der henvises til standardvilkår for kontrakter i Region Midtjylland, der indgår som en del af kontrakten, hvor der ikke konkret er indgået aftale om afvigelser. Punkt 8. Dokumentoversigt Side 7
Det samlede aftalegrundlag omfatter i prioriteret rækkefølge: Resultatkontrakten Projektbeskrivelse behandlet af VF [24-11-2008] og Regionsrådet [21-01-2009] Standardvilkår for kontrakter fra Region Midtjylland Punkt 9. Underskrifter Sted, dato Sted, dato Erik Sejersen Underskrift for Region Midtjylland Trevor Davies / Ib Christensen Underskrift for operatøren Side 8
Standardvilkår ved resultatkontrakter 1 Afrapportering, dokumentation, regnskab mv. Underskrift på kontrakten Kontrakten skal være underskrevet og Region Midtjylland (RM) i hænde, senest en måned efter RMs underskrift. Alle omkostninger inklusiv Kontrakten dækker alle omkostninger ved at gennemføre aktiviteten, herunder revisor, rejser, møder, ophold mv. Nye udgiftsposter vil ikke blive dækket efterfølgende, medmindre det er aftalt skriftligt med RM. Afrapportering og opfølgning ved projekter, der samfinansieres med EU-midler Når det drejer sig om projekter, der er samfinansieret med EU følger afrapporteringen EU s terminer og krav til statusrapporter. RM skal have tilsendt samme afrapporteringer mv. som Erhvervs- og byggestyrelsen (EBST) Operatøren skal dog tilføje de nødvendige supplementer omkring resultatkrav mv. jf. kontraktens afsnit om overvågning af initiativets fremdrift og afrapportering. Afrapportering ved bevillinger, der IKKE samfinansieres med EU Operatøren afrapporterer hvert halve år, når der er tale om projekter, som ikke er samfinansieret med EU. Andre afrapporteringsperioder kan være aftalt konkret i kontrakten. Afrapporteringen skal indeholde en redegørelse for projektets forløb, resultater, effekter og processen i forløbet, samt en opfølgning på de fastsatte resultatkrav. Derudover skal projektrapporten indeholde en opfølgning i forhold til budgettet sammenholdt med planlagte aktiviteter, herunder om projektet gennemføres som planlagt. Supplerende dokumentation Operatøren skal altid aflevere supplerende dokumentation både i forhold til aktiviteter, budget og andre forhold, når RM rekvirerer det. RM kan fastsætte en frist for levering af dokumentation. Særligt i forbindelse med årsskifte kan der være brug for supplerende dokumentation vedrørende det skønnede forbrug jf. en opgørelse af aktiviteteten sammenholdt med budgettet. Opgørelsen skal kun udarbejdes, hvis RM rekvirerer den. Slutrapportering Senest 2 måneder efter projektets afslutning skal der afleveres en endelig afrapportering med et endeligt projektregnskab, som er opstillet med udgangspunkt i de godkendte budgetposter. Derudover skal der være en slutevaluering med opfølgning på aktiviteter, resultater og evt. resultatkrav. Regnskabet skal være revisionspåtegnet og godkendt af en statsautoriseret eller en revisor udpeget af EBST. Tilbagebetalingskrav Hvis projektets fremdrift ikke vurderes at være tilfredsstillende vil reglerne om misligholdelse af kontrakter kunne finde anvendelse jf. ABService 2003 (se www.udbudsportalen.dk). Det kan f.eks. være i tilfælde af manglende opfyldelse af resultatkrav, aftalte aktiviteter mv. Hvis udgifterne bliver mindre end forudsat reduceres bevillingen forholdsmæssigt jf. budgettet. For meget udbetalte beløb vil blive krævet tilbagebetalt. 2 Ændringer og forlængelse Forlængelse Parterne kan, hvis de er enige skriftligt aftale en forlængelse af kontrakten i op til 1 år under forudsætning af politisk godkendelse og overholdelse af gældende udbudsregler. Ændringer i kontrakten Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen med tilhørende budget og finansieringsplan. Hvis der er behov for ændringer i budgettet eller projektet skal RM godkende en skriftlig forudgående beskrivelse af ændringerne. Ændringer, der ikke er godkendt, kan RM afvise at betale jf. også misligholdelsesreglerne. Region Midtjylland kan forlange ændringer i den aftale serviceydelses art, omfang og leveringstidspunkt, når ændringen og de fravigelser fra kontrakten som ændringen nødvendiggør, har naturlig sammenhæng med den aftalte ydelse. Vedrørende regionens ret til at forlange ændringer henvises til 9 i ABService 2003. (se www.udbudsportalen.dk) Andre ændringer Hvis der sker adresseændring eller ændring af juridisk status eller lignende skal dette straks meddeles. Operatøren kan ikke overdrage sine rettigheder og pligter i henhold til kontrakten eller lade underleverandører udføre opgaven, medmindre RM skriftligt godkender det. Operatøren kan ikke frigøre sig selv fra ansvaret for at kontrakten bliver opfyldt som aftalt ved at anvende underleverandører. Dvs. operatøren hæfter for eventuelle underleverandørers
ydelser og aktiviteter på samme måde som for egne forhold. 3. Formidling Det er en betingelse for bevillingen, at det tydeligt fremgår af al kommunikation, pressemeddelelser og materiale, at Region Midtjylland yder tilskud. Ved projekter anbefalet af Vækstforum, skal Vækstforums navn fremgå på samme måde. Betingelsen gælder både i forhold til operatøren og evt. underleverandører. Region Midtjyllands logo (og evt. Vækstforums navn se ovenfor) skal tydeligt fremgå på en central placering ved publikationer, på hjemmesider, i forbindelse med TV-spots o.lign. Retningslinierne for brug af logo fremgår af Regionens designguide, jf. www.design.rm.dk Hvis der er tvivlsspørgsmål eller behov for uddybning kontaktes Region Midtjylland. Hvis der indgår kommunikationsaktiviteter i kontrakten skal operatøren medmindre andet aftales udarbejde en medieplan som indgår som bilag til kontrakten. Medieplanen skal beskrive planlagte kommunikationstiltag og overordnet tidsplan. Medieplanen skal godkendes af regionen. 4. Forvaltningsretlige regler Videregivelse af oplysninger Operatøren skal hurtigst muligt videregive oplysninger til RM, som operatøren har fået kendskab til i forbindelse med udførelsen af opgaven for RM, og som er relevant for RM i forhold til den opgave der udføres. Saglighed m.v. i opgavevaretagelsen Operatøren har pligt til at overholde de almindelige forvaltningsretlige retsgrundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder, herunder retsgrundsætningerne om saglighed og lighed i forvaltningen og økonomisk sparsommelighed med offentlige midler. Inhabilitet Operatøren har pligt til at sikre, at ingen, der deltager i opgavens løsning, er inhabile i forhold til varetagelsen af den aftalte opgave eller dele heraf. Hvis der opstår tvivl om inhabilitet, herunder om medarbejdere eller underleverandører har en personlig eller økonomisk interesse, skal det straks meddeles til RM. Der henvises til forvaltningslovens principper vedrørende inhabilitet. Tavshedspligt Operatøren og dennes medarbejdere er undergivet tavshedspligt, jf. også reglerne i straffeloven, forvaltningsloven og persondataloven. Fortrolighed I det omfang operatøren i forbindelse med opgaven bliver bekendt med fortrolige oplysninger om RM, virksomheder eller samarbejdspartneres interne eller økonomiske forhold, er operatøren forpligtet til ikke at viderebringe dem. Tavshedspligten gælder både i kontraktsperioden og efter udløbet af kontrakten. Ophavs- og ejendomsret Alle resultater og produkter som led i kontrakten er offentligt tilgængelige og stilles vederlagsfrit til rådighed for regionen. RM har ejendoms- og ophavsret og fulde brugsrettigheder til alt, der indgår i eller frembringes som led i kontrakten. RMs ret indtræder løbende og materiale og lignende stilles til rådighed for RM løbende i den takt det produceres. Forsikringsforhold Operatøren er forpligtet til selv at tegne nødvendige forsikringer, og påse at eventuelle underleverandører har tegnet nødvendige forsikringer. Der henvises også til god standard indenfor det pågældende område. Forsikringerne skal også dækker efter kontraktens udløb. Det gælder også i forhold til rådgivningsansvar mv. Udbudsregler Det er operatørens ansvar at sikre sig at udbudsreglerne er overholdt i forbindelse med udførelsen af aftalte opgaver, herunder også reglerne om EUudbud. Ved tvivlstilfælde opfordres operatøren til at kontakte konkurrencestyrelsen. RM ifalder ikke erstatningsansvar jf. kontrakten, hvis operatøren ikke har overholdt udbudsreglerne. 5. Misligholdelse, voldgift mv. Aftalen er i enhver henseende underkastet dansk ret. Operatøren er forpligtet til i enhver henseende at overholde gældende lovgivning, administrative forskrifter fra offentlige myndigheder samt standarder, kutymer og sædvaner inden for kontraktens område ved udøvelsen af operatørens virksomhed. Der henvises særligt til reglerne i persondataloven. Udover hvad der udtrykkeligt fremgår af aftalens bestemmelser, er hver af parterne forpligtet til at udføre sådanne handlinger, som er nødvendige eller hensigtsmæssige for, at aftalen efterleves efter sit formål, indhold og offentlige regler. Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse af aftalens bestemmelser henvises der til ABService 2003 (se www.udbudsportalen.dk), samt dansk rets almindelige regler. Voldgift Enhver tvist søges løst ved forhandling. Hvis tvisten ikke kan løses ved forhandling mellem kontraktens parter afgøres det Side 10
endeligt og bindende ved voldgift efter Det Danske Voldgiftsinstituts regler. Side 11