Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015
INDHOLD 1. INDLEDNING... 3 2. HVAD ER GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER... 4 2.1 ANDRE TYPER AF FÆLLESOMKOSTNINGER... 5 2.2 PRINCIPPER TIL VURDERING AF GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER... 6 2.3 OPSÆTNING AF GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER I REGNSKABET... 7 3. KONCERNFÆLLES FUNKTIONER... 8 3.1 BETALINGSMODEL... 8 3.2 BEVILLINGSOVERFØRELSESMODEL... 8
Kapitel 1 1. Indledning Nyt kapitel Statslige institutioner skal levere resultater for borgere og virksomheder i overensstemmelse med de politiske målsætninger. I dag sker dette arbejde i stigende grad under stramme økonomiske rammer. Disse forhold stiller stadig større krav til institutionernes evne til at sænke omkostningerne, uden det går ud over kerneopgaverne, og til at prioritere indsatser på tværs af koncern, institutioner og fagområder. I 2015 sættes der yderligere fokus på at sikre effektiv ressourceanvendelse i overensstemmelse med de politiske målsætninger. Fra 2016 indføres der derfor krav om gennemsigtighed i fællesomkostninger. Dette gøres ved, at de statslige institutioner fra 2016 skal registrere deres generelle fællesomkostninger efter en fælles statslig definition. Kravet medfører, at de statslige institutioner fremover vil kunne sammenligne deres generelle fællesomkostninger. Tallene for generelle fællesomkostninger vil fra 2017 årligt blive gjort tilgængelige i Statens Benchmarkdatabase. Sammenligning og deling af viden om bedste praksis skal bidrage positivt til ministeriers og institutioners arbejde med at prioritere ressourcerne og blive mere effektive. Faktaboks 1 - De nye krav indebærer, at alle statslige institutioner (med undtagelse af selvejende institutioner) fra 1. januar 2016 skal have oprettet en dimension kaldet Fl-formål i deres regnskaber. - Her skal de regnskabsregistrere deres generelle fællesomkostninger på finanslovsformål 0 på en værdi, der begynder med 9. Det enkelte ministerområde vælger selv, hvor mange cifre der skal anvendes i dimensionen. - Fl-formålsdimensionen skal summere til hele institutionens økonomi. - Regnskabsregistreringen af generelle fællesomkostninger skal ske på baggrund af den tværstatslige definition herfor. - Moderniseringsstyrelsen vil bistå ministerområderne i implementeringen af det nye krav. Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015 3
Kapitel 2 2. Hvad er generelle fællesomkostninger Nyt kapitel Generelle fællesomkostninger er omkostninger, som vedrører hele institutionen. Det er derfor ikke muligt at isolere disse omkostninger til enkelte aktiviteter eller faglige finanslovsformål alene, idet de netop er fælles. Generelle fællesomkostninger kan opdeles i to kategorier: 1) løn til generel ledelse og støttefunktioner samt 2) omkostninger til varer og tjenesteydelser, herunder fælles driftsomkostninger, driftsomkostninger for generel ledelse samt driftsomkostninger for støttefunktioner. Der kan være forskelle på brugen af kategorierne mellem institutioner. Ved eksempelvis kantinedrift skal ansatte kantinemedarbejdere kategoriseres som lønomkostninger, mens tilkøbt kantine inklusiv kantinepersonale skal kategoriseres som varer og tjenesteydelser. Det afgørende er ikke, om kantinemedarbejderne er kategoriseret som en lønomkostning eller som varer og tjenesteydelser, men at kantinemedarbejderne skal medtages som generelle fællesomkostninger, idet denne funktion vedrører hele institutionen. Det vigtige er altså at holde sig funktionen for øje, selvom der kan være forskel på kategorierne. Det er vanskeligt at lave en mekanisk opgørelse af generelle fællesomkostninger, som ikke bliver alt for grovkornet. Derfor forudsætter opgørelsen af generelle fællesomkostninger i nogen grad, at institutionerne udfører en kvalitativ vurdering. For at opgørelsen bliver så præcis som muligt, er det helt afgørende, at institutionerne holder sig principperne bag opgørelsen af generelle fællesomkostninger for øje. Figur 1: Generelle fællesomkostninger 4 Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015
Kapitel 2 Hvad er generelle fællesomkostninger Løn: Generel ledelse omfatter lønomkostninger til den overordnede styring og ledelse af institutionen. Det vil sige departementschefer og direktører og chefer i form af vicedirektører og afdelingschefer. Derudover omfatter det stabsenheder for topledelsen herunder ministersekretærer, departementschefsekretærer, direktionssekretærer og pressemedarbejdere. Løn: Støttefunktioner omfatter lønomkostninger for medarbejdere, som udgør fællesfunktioner og udfører støttefunktionsopgaver vedrørende institutionens overordnede ledelse og drift. Støttefunktionernes arbejde kan derfor ikke henføres direkte til institutionens faglige finanslovsformål. Støttefunktioner omfatter derudover lønomkostninger for medarbejdere, som fungerer som støttefunktion/stabsfunktion for institutionens generelle ledelse. I praksis omfatter støttefunktioner eksempelvis overordnede sekretærfunktioner, fælles servicefunktioner (receptionister, vagter mv.), samt økonomi, HR og strategifunktioner. Varer og tjenesteydelser: Fælles driftsomkostninger vedrører institutionens overordnede drift. Omkostningerne følger blandt andet af institutionens overordnede dimensionering herunder antal medarbejdere mv. Fælles driftsomkostninger omfatter blandt andet drift og vedligehold af institutionens fysiske rammer (husleje, varme, el mv.), kontorhold (kontorinventar, porto mv.), IT-omkostninger og telefoni (køb af IT-udstyr og systemer, ITlicenser, datakommunikation mv.), eller omkostninger til øvrig administration (omkostninger til Statens Administration mv.). Herunder er eventuelle omkostninger til betaling af koncernfælles funktioner også fælles driftsomkostninger. Varer og tjenesteydelser: Driftsomkostninger for generel ledelse og støttefunktioner omfatter eksempelvis omkostninger til rejser samt kurser og konferencer for den generelle ledelse og støttefunktionerne. 2.1 Andre typer af fællesomkostninger Der er andre typer af fællesomkostninger udover generelle fællesomkostninger. I det følgende kaldes disse indirekte omkostninger og delvist tværgående omkostninger. Disse omkostninger skal ikke medregnes som en del af generelle fællesomkostninger. Indirekte omkostninger kan afgrænses til et fagligt finanslovsformål, men ikke til specifikke faglige aktiviteter herunder. Et eksempel kan være faglige kontorchefer, som typisk varetager et finanslovsformål, men ikke kan afgrænses til specifikke aktiviteter under finanslovsformålet. Delvist tværgående omkostninger kan afgrænses til flere faglige finanslovsformål, men vedrører ikke alle faglige finanslovsformål. Eksempelvis kan nogle IT-omkostninger være af en sådan karakter. Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015 5
Kapitel 2 Hvad er generelle fællesomkostninger 2.2 Principper til vurdering af generelle fællesomkostninger Der skal anvendes to principper til at fastslå, om en omkostning er en del af de generelle fællesomkostninger eller ej. Det første princip er, at nogle opgavetyper/funktioner vedrører hele institutionen, og de er derfor generelle fællesomkostninger. Eksempelvis er det underordnet om en sekretær er placeret centralt eller i et forkontor, hvis sekretæren booker møder for topledelsen. Det afgørende er funktionen. Samme logik gælder faglige kontorchefer, som i udgangspunktet ikke er en del af generelle fællesomkostninger. Kontorchefer for støttefunktioner er imidlertid en del af generelle fællesomkostninger, fordi deres funktion vedrører hele institutionen. Det andet princip er, at ansatte over et vist stillingsniveau pr. definition medregnes som en del af den generelle ledelse. Dette gælder alle chefer over kontorchefer, det vil sige lønramme 38/løngruppe 2 og op. Definitionen skal positivt afgrænse de omkostninger, som er en del af generelle fællesomkostninger. Der kan imidlertid være særtilfælde, hvor nogle af omkostningstyperne i definitionen efter en konkret vurdering kan henføres til de faglige finanslovsformål/kerneopgaverne. Det princip kalder vi følg eller forklar. Faktaboks 2 Overordnet kan man anvende følgende to principper til at fastslå, om en omkostning skal regnskabsregistreres på generelle fællesomkostninger eller ej: 1. Opgavetype/funktion: Ansatte eller omkostninger, som vedrører hele institutionen, dvs. ikke kan afgrænses til ét eller flere finanslovsformål. 2. Stillingsniveau: Chefer over et vist niveau er pr. definition en del af den generelle ledelse. Specifikt er der tale om stillinger over kontorchefer altså lønramme 38/løngruppe 2 og op. Det første princip gælder både lønomkostninger og omkostninger til varer og tjenesteydelser, mens det andet princip alene omhandler kategoriseringen af lønomkostninger Derudover er der andre typer af fællesomkostninger, som ikke er generelle fællesomkostninger, og derved ikke skal registreres på generelle fællesomkostninger. Det drejer sig om: - Indirekte omkostninger - Delvist tværgående omkostninger 6 Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015
Kapitel 2 Hvad er generelle fællesomkostninger 2.3 Regelgrundlag Der er i regnskabsbekendtgørelsen krav om, at institutionerne på baggrund af deres interne regnskaber skal kunne belyse, hvorledes institutionens indtægter, udgifter og omkostninger mv. er fordelt på for eksempel formål, sted, produkt og aktivitet, jf. boks 1. Boks 1 Uddrag fra Regnskabsbekendtgørelsen 41. Regnskabsførende institutioner skal ligeledes efter behov udarbejde interne regnskaber med oplysninger om, hvorledes institutionens indtægter, udgifter og omkostninger m.v. er fordelt på f.eks. formål, sted, produkt og aktivitet mv. Stk. 2. De interne regnskaber skal kunne danne grundlag for belysning af, hvad de enkelte aktiviteter og ydelser koster eller forventes at koste bl.a. til udarbejdelsen af omkostningsfordelinger, samt hvilke faktorer der er bestemmende for forbruget af ressourcer til produktion. Ligeledes skal det interne regnskab kunne danne grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten. Kravet om regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger ud fra en fælles statslig definition indebærer en præcisering af allerede gældende regler. 2.4 Opsætning af generelle fællesomkostninger i regnskabet Nedenfor er der lavet en tjekliste, som skal følges ved implementering af regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger ud fra en fælles statslig definition. Der skal for alle bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed under hver hovedkonto opsættes en dimension med koden FL-FORMÅL og navnet Fl-formål i regnskaberne. Generelle fællesomkostninger skal regnskabsregistreres på en værdi, som begynder med 9. Den fulde økonomi skal regnskabsregistreres på Fl-formål, dvs. både lønomkostninger, øvrige driftsomkostninger og indtægter. Dette indebærer, at der som minimum skal anvendes to værdier: Værdien der begynder med 9, hvorpå generelle fællesomkostninger registreres samt en anden værdi, hvorpå den resterende økonomi registreres. Hvis 4-kløversystemerne anvendes skal Fl-formål oprettes i Navision Stat, IndFak og RejsUd. Derudover kan Fl-formål yderligere oprettes i LDV, som et segment i SLS, eller alternativt i et tidsregistreringssystem. Konteringen af generelle fællesomkostninger i regnskaberne kan ske via brug af ALI- AS eller ved specifik kontering. I udgangspunktet skal konteringen af generelle fællesomkostninger være baseret på løbende registreringer. Generelle fællesomkostninger vil i Statens Benchmarkdatabase blive opgjort årligt. Derfor skal eventuelle omkostningsfordelinger udføres, så generelle fællesomkostninger ikke fordeles væk fra værdien, der begynder med 9 i regnskaberne. Generelle fællesomkostninger skal på Fl-formålsdimensionen registreres på en værdi, der starter med 9, det vil sige på eksempelvis 9, 900 eller 999. Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015 7
Kapitel 3 3. Koncernfælles funktioner Nyt kapitel Ministerområder med koncernfælles funktioner skal have særlig opmærksomhed på at sikre, at de generelle fællesomkostninger bliver retvisende på institutionsniveau. For det enkelte ministerområde, der har koncernfælles funktioner, er det essentielt, at der er en korrekt fordeling af udgifter til funktionerne for at sikre valid sammenligning med resten af staten. Koncernfælles funktioner kan dække over HR, økonomi, kommunikation og/eller service, der placeres centralt for at opnå bedre og billigere drift af et eller flere områder af et ministerområde. Der er umiddelbart to tilgange til betalingen for koncernfælles funktioner i staten, en betalingsmodel og en bevillingsoverførselsmodel. Nedenfor og på næste side beskrives de to modeller samt udfordringerne ved brugen af modellerne i forhold til regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger. 3.1 Betalingsmodel Med en betalingsmodel oprettes de koncernfælles funktioner i en institution, som de andre institutioner i koncernen løbende betaler til. Betalingen kan eksempelvis ske på baggrund af antal medarbejdere i hver institution eller ligeligt mellem institutionerne. Betalingen kan foretages ved at omkontere mellem institutionerne på de relevante standardkonti/artskonti (husleje, løn, mv.) eller ved interne statslige overførsler mellem institutionerne. Opmærksomhedspunkter ved denne model Hvis betalingen foretages som en samlet intern statslig overførsel, vil det ikke være muligt at skelne mellem husleje, løn til de koncernfælles funktioner, rengøring, mv. Det vil på den baggrund ikke være muligt at sammenligne og følge op på de forskellige delelementer der udgør generelle fællesomkostninger. Ved at kontere betalinger for de koncernfælles funktioner i de institutioner i koncernen, som modtager ydelserne, vil de generelle fællesomkostninger fortsat være retvisende. Den modsatrettede indtægt fra de interne statslige overførsler skal konteres på samme værdi på Fl-formålsdimensionen som udgifterne til de koncernfælles funktioner. 3.2 Bevillingsoverførelsesmodel Med en bevillingsoverførselsmodel oprettes de koncernfælles funktioner i en institution, og der overføres finanslovsbevilling fra de øvrige institutioner til at dække de koncernfælles funktioner. Derved stiger den varetagende institutions bevillingsniveau, mens de øvrige institutioner oplever et bevillingsfald, der svarer til de koncernfælles funktioner. Opmærksomhedspunkter ved denne model Opgørelsen af de generelle fællesomkostninger i institutionerne vil ikke afspejle de faktiske udgifter, selv om ministerområdets niveau som helhed vil være korrekt. Sammenligning af generelle fællesomkostninger på tværs af virksomheder i staten vil derved ikke blive retvisende. 8 Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Maj 2015