Løn- og omkostningsfordeling

Transkript

1 Løn- og omkostningsfordeling Inspirationsmøde 2. november 2015

2 DAGENS EMNE SE EVT. MERE Bilag 3 fra inspirationsmaterialet om sammenhængende styring: Løn- og omkostningsfordeling Vejledning til Udgiftsfordelings- og ressourcekube Navision Stat økonomistyringsvejledning 2

3 PROGRAM 1. Hvorfor løn- og omkostningsfordele? 2. Metode/fremgang 3. Lønfordeling 4. Omkostningsfordeling 5. PAUSE 6. Løn- og omkostningsfordeling i praksis 7. Kommende initiativer 8. Spørgsmål 3

4 HVORFOR LØN- OG OMKOSTNINGSFORDELE? - Viden om, hvad der driver omkostningerne - Øget gennemsigtighed gennem omkostningsfordeling - Understøtter prioritering og indsatsen med at blive mere effektiv Gennemsigtighed Direkte øvrige omkostninger Direkte lønomkostninger Overhead Samlede omkostninger 4

5 GRUNDLAG FOR LØN- OG OMKOSTNINGSFORDELING Direkte øvrige driftsomkostnin ger ved aktivitet Omkostninger ved aktivitet inkl. lokalt overhead Fulde omkostninger ved aktiviteter Gennemsigtighed i omkostninger ved aktivitet Direkte omkostninger (inkl. løn) ved aktivitet 1 Styringsrelevant registreringsramme Lønfordeling (og nøgle herfor) Isolering og fordeling af lokalt overhead (via nøgle herfor) Isolering og fordeling af fællesomkostninger (via nøgle herfor) 5

6 STYRINGSRELEVANT REGISTRERINGSRAMME 1 Styringskompleksitet: Kerneopgaver Størrelse 2 Styringsbehov: Styringsområder Strategi Produktion /Faglig aktivitet Økonomi HR YY 3 Informationsbehov: i i i i i 4 Data Data Data Data Data Data 5 Gap-fit: i >< Data 6 Dimensionsdesign: 6

7 STYRINGSSITUATIONER Styringssituationer kan være en metode til at konkretisere styringsbehovene Eksempel fra Fødevarestyrelsen: 1. Langsigtet budgetlægning og scenarieberegninger Hvordan er styrelsens økonomiske prognoser for F- og BO-årene fordelt på relevante poster? Hvilke konsekvenser har ændringer i bevillings- og aktivitetsforudsætninger herfor? 2. Konsekvenser af ændret efterspørgsel Hvad er konsekvensen ved ændret efterspørgsel efter konkrete gebyrbelagte ydelser (ift. træk på direkte og indirekte ressourcer)? 3. Analyse og beslutning ift. effektiviseringer Konsekvensanalyse af mulige effektiviseringer, fx: - Hvad er økonomiske effekt ud i årene fordelt på inputfaktorer (løn etc.)? - Hvad er konsekvensen for mængden af ydelser og for forskellige dele af organisationen? 4. Vurdering af potentielle faglige initiativer Hvad er styrelsens totalomkostninger ved at igangsætte nye initiativer? 5. Transparens i ydelsernes omkostninger Hvad er enhedsomkostningerne på styrelsens væsentligste ydelser (opdelt i løn, drift og indirekte omkostninger)? 7

8 Tre modeller til lønfordeling

9 LØNFORDELINGSMODELLER Model Logik Styringsgevinster Opmærksomhedspunkter Fordeling via timepris (Sats) Sats x registrerede timer (til beregning af omkostninger til aktiviteter) Aktivitetsnær Afspejler arbejdsindsatsen Den beregnede løn er ikke lig med den udbetalte løn Derfor kan den være svær til overordnet lønstyring Fordeling af udbetalt løn (Udbetalt løn på standardkonto 18) Udbetalt løn på standardkonto 18 fordeles på baggrund af tidsregistrering og timesats Stemmer med den faktisk udbetalte løn Stemmer med lønsumsloft, og kan derfor anvendes til opfølgning herpå Lønomkostningerne estimeres relativt Derfor kan den være svær til projektlederes aktivitetsstyring 9 Fordeling af udbetalt løn medarbejderniveau (Udbetalt løn i SLS på medarbejderniveau) Den enkelte medarbejders løn fordeles ud på de timer, medarbejderen har tidsregistreret på For de medarbejdere der tidsregistrerer, afspejler modellen den faktisk udbetalte løn Giver mulighed for visning på medarbejderniveau Lønomkostningerne estimeres relativt (på medarbejderniveau) Kan være svær at afstemme med regnskabsført løn

10 FORDELING MED TIMESATS Timesats x Tid (aktivitet 1) = Lønestimat (aktivitet 1) Tid Timesats x = (aktivitet 2) Lønestimat (aktivitet 2) Samlet lønestimat Udbetalt løn = samlet lønestimat + residual x Timesats x Tid (aktivitet n) = Lønestimat (aktivitet n) 10

11 FORDELING AF UDBETALT LØN Timesats x Tid (aktivitet 1) = Lønestimat (aktivitet 1) Vægtning (pct) (aktivitet 1) Udbetalt løn (aktivitet 1) + Tid Timesats x = (aktivitet 2) Lønestimat (aktivitet 2) Vægtning (pct) (aktivitet 2) Udbetalt løn Udbetalt løn (aktivitet 2) + Timesats x Tid = (aktivitet n) Lønestimat (aktivitet n) Vægtning (pct) (aktivitet 3) Udbetalt løn (aktivitet n) Samlet lønestimat (aktivitet 1+2+n) 11

12 FORDELING AF UDBETALT LØN PÅ MEDARBEJDERNIVEAU Medarbejder 1 Tid (aktivitet 1) Lønestimat (aktivitet 1) Medarbejder 2 Tid (aktivitet 2) Lønestimat (aktivitet 2) Samlet løn udbetalt via SLS (Ikke nødvendigvis lig standardkonto 18) Medarbejder n Tid (aktivitet n) Lønestimat (aktivitet n) 12

13 Omkostningsfordeling

14 OMKOSTNINGSFORDELINGER Generelle fællesomkostninger Direkte løn Generelle fællesomkostninger Kerneopgave 1 Kerneopgave 2 Kerneopgave 3 Generel ledelse Indirekte omkostninger Indirekte omkostninger Indirekte omkostninger Støttefunktioner Faglig aktivitet Faglig aktivitet Faglig aktivitet Fælles driftsudgifter Faglig aktivitet Faglig aktivitet Faglig aktivitet Driftsudgifter for generel ledelse Faglig aktivitet Faglig aktivitet Faglig aktivitet Driftsudgifter for støttefunktioner Faglig aktivitet Faglig aktivitet Faglig aktivitet Direkte øvrige omkostninger Lokale fællesomkostninger/ faglige fællesomkostninger 14

15 15 PAUSE

16 Løn- og omkostningsfordeling i praksis

17 LØN OG OMKOSTNINGSFORDELING I NAVISION STAT OG LDV Forudsætning: Integration mellem Navision Stat og tidsregistreringssystem (Etablering af integrationen skal ske i samråd med leverandør af tidsregistreringssystem og ØSC) Hvorfor: Det sikres automatisk, at registreringsrammen er den samme på tværs af tid og økonomi Fordelinger tager udgangspunkt i data, som er registreret i et centralt system i institutionen. Tidsdata ligger i samme rapporteringssystem som økonomidata 17

18 TRIN LØNFORDELING I NAVISION STAT/LDV Trin 1 Integration mellem Navision Stat og tidsregistreringssystem Model 3: Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau Trin 2 Opsæt priser på medarbejdere Model 1: Fordeling med timesats Trin 3 Opsæt og kør udgiftsfordeling Model 2: Fordeling af udbetalt løn (vægtning) 18

19 OPSÆT INTEGRATION MELLEM NAVISION STAT OG TIDSREGISTRERING Navision Stat GIS Finansmodul Fl-formål, aktivtet, alias mv Ressourcemodul Medarbejderstamdata Tidsregistrerings system Tidsregistreringer 19

20 RESSOURCER Tidsregistrering Medarbejderstamdata Navn Cpr Navision Stat Ressourcekort Ressourcenummer Navn Cpr Kostpris Bogføring Kostpriser Løn/effektiv tid (Model 1) Løn/ bevillingstimer (Model 2) Beregning:SLS forbrugskube Indlæsning: ØSC F1 team Tidsregistrering Medarbejder Dato Timer Dimensioner Ressourcekladde Ressourcenummer Dato Antal (Timer) Dimensioner Kostbeløb Ressourceposter Ressourcenummer Dato Antal (Timer) Dimensioner Kostbeløb 20

21 LØNFORDELINGSMODELLER Model Uddybning og varianter Hvor? Model 1 Fordeling med timesats Kostpris fladt Kostpris medarbejdergruppe Kostpris medarbejder Ressourcekuben i LDV Model 2 Fordeling af udbetalt løn Timer Vægtning kostpris Kostpris medarbejdergruppe Kostpris medarbejder Udgiftsfordeling i Navision Stat og Udgiftsfordelingskuben i LDV Model 3 Fordeling af udbetalt løn på medarbejderniveau Timepris faktisk Timepris Gnm finansåret Timepris Gnm forrige finansår Timepris - Gnm 12 mdr Ressourcekuben i LDV 21

22 OPSÆT UDGIFTSFORDELINGSKORT For at kunne anvende Model 2 Fordeling af udbetalt løn på baggrund af vægtning, skal der opsættes et udgiftsfordelingskort og gennemføres en udgiftsfordeling Skærmprint af udgiftsfordeling

23 LØNFORDELING VIA UDGIFTSFORDELING Finansposter Finanskonto Beløb Ressourceposter Nummer Kostbeløb Udgiftsfordelingskort Fl-formål Fl-formål Vægtning Fl-formål 9: 40% Fl-formål 1: 60% Res Res Res Total Udgiftsfordelingsjournal Finanskt. Beløb Fl-formål

24 UDGIFTSFORDELINGSKUBEN MODEL 2: FORDELING AF UDBETALT LØN (VÆGTNING) 24

25 RESSOURCEKUBEN MODEL 1:FORDELING MED TIMESATS 25

26 RESSOURCEKUBEN MODEL 3 FORDELING AF UDBETALT LØN PÅ MEDARBEJDERNIVEAU 26

27 OMKOSTNINGSFORDELING VED BRUG AF UDGIFTSFORDELING Udgiftsfordeling kan samtidig bruges til omkostningsfordeling fordeling af indirekte omkostninger og generel ledelse og administration til udadrettede aktiviteter, men: Puljer til generel ledelse og administration og indirekte omkostninger skal være bogført som finansposter Der opsættes udgiftsfordelingskort til hver omkostningsfordelingspulje udgifter. Dimensionsværdier i disse puljer skal sættes op til Udelad i fordeling. UDGIFTSFORDELING Generel ledelse og adm UDGIFTSFORDELING Indirekte omkostninger UDADRETTEDE AKTIVITETER 27

28 Kommende initiativer

29 AMBITIONER FOR KUBE Brugervenlig Danne grundlaget for bogføring af løn i Navision Samle den fulde økonomi Skal kunne foretage flere omkostningsfordelinger Basis for visuel ledelsesinformation 29

30 Start her! Hvilken fordeling? Omkostningsfordeling Se næste slide Lønfordeling Vælg dimensioner til fordeling * Timesats (model 1) Fordelingsnøgle? Lønfordelingsmodel? Fordeling af udbetalt løn (model 2+3) Fordelingsnøgle? Indlæsning fra excelark Timesatser? Tidsregistrering Overføres fra Navision Ja Manuel (excelformat) Timesats som vægt? ** Nej Tidsregistrering Tidsregistrering Udbetalt løn fordelt Match medarbejder på samlede timer på pr-/løn-nummer? Uvægtet Vægtet Fordel løn på de valgte dimensioner * Det skal både vælges hvilke dimensioner lønomkostningerne skal fordeles til, samt hvilke dimensioner de skal fordeles fra. Hvis medarbejderne er forhåndskonteret til Fl-formål i SLS, skal det besluttes her, om der omposteres i Fl-formålsdimensionen eller udelukkende fordeles til andre dimensioner. ** Medarbejdernes tidsregistrering kan vægtes med en timesats, der beregnes ud fra hver medarbejders løntyngde. Dvs. en dyr medarbejders timer vægtes højere (og bliver derved dyrere) end en billigere medarbejder.

31 Start her! Omkostningsfordeling Hvilken fordeling? Er løn fordelt? Nej Lønfordeling (se forrige slide) Ja Valg af dimensioner til fordeling Tidsregistrering Fordelingsnøgle? Lønfordeling som vægt Andet (eks. årsværk, manuel nøgle, mv.) Indlæs fordelingsnøgle Fordeling af løn og omkostninger * Det er valgfrit om lønfordelingen bogføres, men lønnen skal fordeles før omkostningsfordeling giver mening.

32 EKSEMPEL PÅ INTERFACE TIL STYRING 32

33 SPØRGSMÅL 33