Referat af DI s Bestyrelsesmøde den 17. juni 2008 18.00 til 22.00 Telefonmøde. Tilstede: Susie Mielby (SM), Birgitte Jensen (BJ), Rose Henriksen (RH), Jens K. Nielsen (JKN), Kirsten Junker (KJ), Maria Ammitzbøl (MA) Ole Rasbech (OR) (Referent). Referat: SM bød velkommen 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden godkendt med tilføjelse til Sponsorer. 2. Godkendelse af referat. JKN ønskede understreget, at termocamara var blevet godkendt på sidste møde. Referat godkendt. 3. Opfølgning på møder. Struktur. Udvalget har arbejdet videre med forslagene til generalforsamlingen: 100 klubmedlemmer pr stemmeret. Hver klub kan sende to delegerede til generalforsamlingen. Det blev understreget, at medlemstallet pr. klub opgøres efter reglerne for opgørelse af medlemsindrapportering til DIF, altså ingen familiemedlemmer. Klubkomiteen vælges på generalforsamlingen. Forslagene vil blive fremlagt på klubmødet den 7. september. Klubkommisorie og klubreglement vil blive revideret efterfølgende, og fremlagt som et samlet hele på generalforsamlingen i 2009. 4. Opfølgning på nedsatte udvalg. Fælles uddannelse På grund af stor travlhed har det ikke været muligt at afholde møde i udvalget, jf. fremsendte mail fra KJ. Udvalget mødes i den kommende uge. Basisuddannelse. Basisuddannelsen er blevet gennemgået, og der er blevet taget stilling til ændringer og forbedringer af uddannelsen. Baner. Ikke noget nyt.
Sekretariatsvogn. Den nye vogn er ved at være indkørt, og der arbejdes på en procedure for annonceringer på vognen. Tryg-sponsoreringen skal respekteres. Avlskomiteen etablerer retningslinier for lån og sponsering. Banestrategi. Ikke endelig færdigbearbejdet. Bestyrelsen ønsker en økonomisk fremskrivning af de fremtidige indtægter, byggende på det nye forslag til prissætning. (OR) udarbejder prognose. L202. Intet nyt i sagen. Information og PR. (BJ) forespurgte, om bestyrelsen ønsker at udsende en ny Havamal i 2009. I givet fald, melder de enkelte medlemmer tilbage med ønsker om indhold m.m. (BJ) henstiller til, at alle bruger det nye brevpapir. Der blev efterlyst et side 2 brevpapir, idet de forskellige skrivelser ellers vil fylde alt for lidt. (RH) påpegede, at flere føler det svært at anvende. Der kunne måske informeres lidt bedre om, hvorledes man lettere anvender det udsendte materiale. (BJ) oplyste, at det er planen at udsende medlemsliste på baggrund af septemberindbetalingerne. Medlemsregistreringssystem. Økonomisk oversigt er fremsendt til bestyrelsen, som godkendte, at man kører videre med en trinvis forsøgsordning med et par udvalgte klubber. Herefter (ved budgettet for næste år) kan man så tage stilling til en fuld implementering og omkostningsfordeling mellem DI og Klubberne. Avlsregistrering. (MA) redegjorde for det hidtidige forløb. Der er udsendt stillingsoplag for 2 personer, en til ansættelse oktober 2008 og en januar 2009. På et møde på sekretariatet den 23. juni mellem (MA) (SM) og (OR) vil de nærmere detaljer omkring kontorforhold og økonomi blive gennemgået. Overordnet skal projektet hvile i sig selv, og blot have en mindre likviditetspåvirkning i starten. 5. Administration-ferieplan. Ferieplan er udsendt. Kontoret holder lukket i tre uger i juli. Der informeres i Tølt. Ansættelse af ny medarbejder i bogholderiet er igangsat, og det forventes, at ny bogholder kan være på plads senest ultimo august. 6. Økonomi. Status. Der bliver ikke solgt så mange stambøger som tidligere, hvilket sandsynligvis skyldes udbredelsen af World Fengur. Bestyrelsen skal arbejde målrettet på et bedre salg, ligesom bestyrelsen yderligere overvejer en hensættelse i regnskabet, til nedskrivning på beholdningen af ældre bøger.
Avlskomiteen skal overveje, om optryk skal fortsætte. Der skal i givet fald en mindre ændring i stambogsreglementet til, såfremt stambogen fremover udgår i den nuværende form. Der er afsat 40.000 til fællesseminar, som endnu ikke er disponeret. Der er ligeledes afsat 75.000 til uddannelse af dommere på basiskursus, som dommere kan søge. Sporten har landet to sponsorkontrakter på ialt kr. 150.000. Bestyrelsen vil gerne se eliteplanen med budget. JKN fremsender planerne og budget. Merbevilling avl Der bliver ikke brug for merbevilling til Herning. 7. Sponsorer. Status for elitens kontrakter To kontrakter afventer underskrift, og 1 ny er på vej. Sendes til SM. Trygmidler. (SM) redegjorde for de løbende forhandlinger med Tryg. Tryg har igen fremsat tilbud om kr. 40.000 pr. år. Torben Haugaard forhandler på foreningens vegne, og bestyrelsen gav sin opbakning til den fremlagte strategi. Toppur har bedt om kompensation for, at de ikke var oplyst om DI`s standard eksklusivaftaler med vore hovedsponsorer. Da DI, med lidt god vilje, kan klandres for manglende information, bevilligede bestyrelsen en kompensation på kr. 5000. Klubtrailer. Der er fremsendt sponsorkontrakt vedrørende den nye trailer. Bestyrelsen har endnu ikke set oplægget, som er udarbejdet af Torsten for klubkomiteen. Traileren har været rundt i landet, og bortset fra Roskilde, har der ikke været problemer med at stille den op. Torsten Christensen er kontaktperson. Klubkomiteen etablerer retningslinier for lån og sponsering. Reklame for hovedsponsorer. Der er behov for opstramning af, hvorledes vi, i forbindelse med alle arrangementer i DI, får tilgodeset vores hovedsponsorer i henhold til aftaler. Hvis man er i tvivl, så spørg. Retningslinierne indskrives i DI s forretningsorden. 8. Høring VVM. Der er høring om VVM. Materialet er udsendt. Efter aftale med formændene for Avl og Natur, fremsender (SM) materialet til Lone Høgholt og Ingolf Larsen, for evt. udtalelse. 9. Arrangementer.
World Cup. FEIF har fremsat tanker om en form for certificering af sådanne arrangementer. (SM) oplyste, at man har opfordret FEIF s board til at tage kontakt til de enkelte lande, for at inddrage medlemslandene i processen. Bestyrelsen udtrykte enighed om, at alle seriøse arrangementer er velkomne, i DI såvel som i andet regi. JKN orienterede om, at Søren Berg har forespurgt, om DI er villig til at opstille et junior landshold til en landskamp, samt stå for den officielle invitation. (KJ) udtrykte betænkelighed på fælleskomiteens vegne, idet juniorafdelingen har rigtig meget at se til, især med et dansk arrangement i 2010. Det aftaltes, at KJ vender tilbage herom. Tølt-kvadrillen. Helle Martensen har ansvaret for Tøltkvadrillen på Herning Dyrskue. Dette projekt ser ud til at køre på skinner. DM. Bestyrelsen ønsker en tættere kontakt til udliciterede arrangementer, ligesom vi også her skal være meget opmærksomme på, at vi respekterer alle de af DI indgåede sponsoraftaler, anvendelse af logoer mv. Aftaler om udlicitering skal altid ind over bestyrelsens bord. Jubilæumskåring/gædingakeppni. Gædingakeppni er endnu ikke endeligt på plads. Landsmót /Euromot. (MA) udtrykte betænkelighed ved at binde avlen til så stort et arrangement langt frem i tiden. Der er i avlen i forvejen rigtig mange arrangementer, og der er en grænse for, hvor meget man kan trække på den store frivillige indsats. Desuden vil et sådant arrangement blive super elitært, og det er et spørgsmål, om det er den vej vi skal gå. (SM) pegede på, at mange retter øjnene mod Danmark, fordi Danmark har de største kåringer uden for Island, og måske forventer, at vi kan løfte opgaver af denne størrelse. JKN oplyste, at for sporten er projektet spændende, men at den sportslige del meget lille. (MA) genovervejer, men understregede, at det ikke er med den store glæde, alle øvrige forpligtigelser taget i betragtning. Jubilæumsaktiviteter. Vi mangler endelige priser fra Kalø vedrørende årsmødet. (OR) rykker. BJ oplyste, at der har været store problemer med at få vore trykte trøjer frem, men de skulle nu være under vejs. Vores nuværende aftale bør nok genforhandles. Fejring af kommende arrangementer. Klubkomiteen skriver en artikel vedrørende Islandshestens dag.
Ellers bør alle huske, at vi har jubilæumsflag og andet, som kan anvendes ved de løbende arrangementer. Visionsdag. Oplæg fra Lone Jacobsen er udsendt. Det blev kraftigt understreget, at alle komiteer skal være repræsenteret på dagen. I øvrigt blev der fra bestyrelsens side udtrykt store forventninger til dagen, som gerne skulle bringe en helt åben og bred debat. 10. Gensidig orientering fra komiteerne. Sporten er i gang med planlægning af NM og udtagelse af landshold. (SM)/(BJ) deltager fredag/lørdag/søndag. (JKN) orientere Iver, som koordinerer holdet på NM. Der har været en fin tilmelding til kåring 3, 40 til 45 heste. Opdateringen af stambogsreglementet er ved at være tilendebragt, således at det kan fremlægges på den kommende generalforsamling, Der er ikke noget specielt nyt indenfor uddannelse. Jeanette Grandjean deltager i Østrig, ligesom (BJ), med henblik på afviklingen i 2010, også vil deltage. Klubkomiteen har arbejdet med traileren, samt fordelt Tryg-midler til ridemærkekurser. (SM) har deltaget i en FEIF-gruppe, som arbejder med vedtægter og fremtidigt samarbejde med medlemslandene. Der arbejdes på reducerede vedtægter, og på FEIFboardet bl.a. skal kommunikere mere med medlemslandene. SM oplyste, at hun deltager i FEIF-møde, som afholdes på Island i forbindelse med Landsmót. 11. Dommerhonorarer. Her udspandt der sig en meget bred debat om, hvem, for hvad og mindre om hvor meget, der skal ydes som honorar. (SM) påpegede, at det ikke kun bør vedrøre dommeruddannelse, men også udannelser som for eksempel basis- og aspirantuddannelse. (MA) understregede, at der alene skal være tale om honorering af aftalte og planlagte uddannelsesforløb. (BJ) påpegede, at der kunne blive tale om rigtig mange, som skal aflønnes, hvis der ikke opstilles konkrete rammer. Bestyrelsen savner et mere solidt grundlag at arbejde videre på, inden der kan tages hul på den egentlige aflønning.
(JKN) vender tilbage med klart definerede beskrivelse af opgaver/uddannelse indenfor dommerområdet. De øvrige komiteformænd udarbejder en liste over alle de personer/funktioner, hvor en honorering kunne være aktuel indenfor de respektive områder. 12. Generalforsamling. Forslag. Strukturudvalget fremsætter 2 forslag. SM formulerer et forslag om valgfrist, og om valg af kandidater til Fælleskomiteen. Avlen fremsætter opdateret stambogsreglement. Alle forslag skal være fremsendt senest 15. september 2008. Kandidater. SM orienterede om, at det er på tide at de, som er på valg, overvejer deres kandidatur. SM og KJ oplyste, at de ikke genopstiller. Bestyrelsen opfordrer til at finde kandidater til de poster, som er på valg. I julinummeret af Tølt er de poster som er på valg, beskrevet, således at udefra kommende kan melde sig inden den 15. september. Tidsplan. Er udsendt til bestyrelsen. Sekretariatet supplerer planen, hvorefter den genfremsendes. Dirigent blev drøftet. (SM) tager kontakt. 13. Evt. Intet under dette punkt. Mødet blev afsluttet 22.00 /or Godkendt af Susie Mielby den 22. juni 2008