Amgros Udbudssystem Brugervejledning for tilbudsgivere Senest opdateret 19. august 2008
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Introduktion 2 2. Amgros Udbudssystem 3 2.1 Aktive udbud 9 2.2 Brugerinformation 10 2.2.1 Firmastamdata 10 2.2.2 Brugervedligeholdelse 12 2.2.3 Distributør og kontakt 13 2.2.4 Advisering 14 2.3 Hjælp 17 2.4 Tilbudsgivning 18 2.4.1 Udbudsmateriale 18 2.4.2 Spørgsmål og svar 21 2.4.3 Opret tilbud 22 2.4.4 Vedhæft fil 33 2.4.5 Gem tilbud til senere redigering 37 2.4.6 Eksportér tilbud 41 2.4.7 Afsend tilbud 43 2.4.8 Annuller tilbud 50 2.5 Log ud 52 2.6 Parallelle tilbud 53 2.7 Forskellige tilbudspriser på samme vare 56 2.8 Bagatelkøb (BA) 57
2 1. Introduktion Velkommen til Amgros Udbudssystem! Amgros Udbudssystem er et online og elektronisk system, som skal anvendes af virksomheder, der ønsker at afgive tilbud under udbud, som er annonceret af Amgros I/S via udbudssystemet. På udbud.amgros.dk eller på www.amgros.dk under menupunktet "Udbud" til venstre finder man Amgros Udbudssystem. Her kan man logge sig på som bruger og danne sig et overblik over bekendtgørelser for udbudsgrupper, få adgang til udbudsmateriale og anden relevant information om et udbud, samt afgive tilbud på de forskellige udbud. Denne vejledning er skrevet til brugerne af Amgros Udbudssystem. Den indeholder en beskrivelse af udbudssystemet, hvilke informationer det indeholder, samt hvordan et tilbud afgives. De to specialtilfælde, parallelle tilbud og bagatelkøb, er beskrevet sidst i vejledningen. Beskrivelserne i disse afsnit forudsætter, at læseren har gjort sig bekendt med systemets generelle funktionsmåde. Generelle forudsætninger Man skal have installeret Microsoft Internet Explorer 6.0 eller nyere. Hent seneste version på www.microsoft.com. Man skal have installeret Java Runtime Environment (JRE) version 1.5.0_02 eller nyere. Hent seneste version på www.java.com. Man skal have en digital signatur. Læs herom i denne vejledning under brugeroprettelse, side 6-7.
3 2. Amgros Udbudssystem Når man via sin web-browser klikker sig ind på udbudssystemet på udbud.amgros.dk eller via menupunktet "Udbud" til venstre på www.amgros.dk, kommer man til en forside med en navigationsmenu i venstre side af sitet: Nedenfor følger en forklaring på de enkelte punkter i navigationsmenuen.
4 Forside Ved klik på menupunktet "Forside" vil man få vist websitets forside ligesom i ovenstående billede. Man kan også klikke på Amgros-logoet øverst til højre på siden for at få vist forsiden. Udbudsbekendtgørelser Ved klik på menupunktet Udbudsbekendtgørelser får man vist en liste over de aktuelle udbudsbekendtgørelser: Der er ikke vist udbudsbekendtgørelser i billedet ovenfor. Når de vises vil, de være opdelt i to hovedgrupper, nemlig Lægemidler EU udbud og Bagatelkøb.
5 Kalender Med menupunktet Kalender er det muligt at få et datooverblik, som illustrerer, hvornår der er forskellige deadlines for de aktive udbud: Ved klik på pilene kan der navigeres i kalenderen. Listen under kalenderen indeholder aktiviteter eller deadlines for de forskellige udbudsgrupper.
6 Brugeroprettelse Man skal være registreret bruger med en digital signatur, før man kan afgive tilbud til Amgros I/S. Hvis man er en dansk registreret virksomhed, bedes signaturen bestilles hos TDC på www.digitalsignatur.dk. Udenlandske virksomheder kan p.t. kun bruge et certifikat fra Verisign, som fås via Amgros I/S. Ved klik på menupunktet Brugeroprettelse kan man søge om oprettelse som bruger af udbudssystemet: Formularen udfyldes. Vær opmærksom på, at alle felter markeret med * (stjerne) er obligatoriske. Når formularen er udfyldt, trykkes på knappen Send, og ansøgningen behandles af Amgros I/S. Efterfølgende vil man modtage en e-mail med et link, der skal aktiveres. Først dernæst er man oprettet som bruger af systemet. Når den første person i virksomheden er blevet oprettet som bruger, kan denne person selv oprette de øvrige brugere af udbudssystemet. (se "Brugervedligeholdelse" side 12).
7 Log ind En bruger, som allerede er oprettet i udbudssystemet, og som har et gyldigt digitalt certifikat, kan ved klik på Log ind i menuen blive logget på udbudssystemet: Når man har klikket på linket for at logge på udbudssystemet, skal man som det første vælge digitalt certifikat:
8 Tryk OK og indtast adgangskode for det valgte certifikat: Tryk OK. Hvis man arbejder længe i systemet, kan der forekomme sikkerhedstjek, hvor man bliver bedt om at indtaste adgangskoden på ny. Dette er nødvendigt for at kunne fortsætte arbejdet. Når man er logget på udbudssystemet med sit digitale certifikat, præsenteres en ny, udvidet forside: Øverst i venstre hjørne kan man se sit bruger-logind. I det følgende skal vi se nærmere på de vigtigste, nye menupunkter, nemlig: Aktive udbud Brugerinformation Hjælp Log ud.
9 2.1 Aktive udbud Ved klik på menupunktet "Aktive udbud" vises en liste opdelt i udbudsgrupper samt tilbudsfristen for hvert udbud: For eksempel kan man vælge et givent medicinudbud ved at klikke på et udbud i gruppen "Lægemidler EU udbud". Øvrige detaljer og informationer om udbuddet fås, når man har valgt et udbud og klikket på knappen Vis, se "Tilbudsgivning" side 18. Samtidig registrerer Amgros, at virksomheden har tilkendegivet interesse for den pågældende udbudsgruppe.
10 2.2 Brugerinformation Hvis man ønsker at redigere sine egne brugerdata eller data om virksomheden, skal man gå til menupunktet "Brugerinformation": Nedenfor skal vi se, hvordan man redigerer henholdsvis firma- og brugerdata. 2.2.1 Firmastamdata Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Firmastamdata" kan man redigere sine firmadata:
11 Ved tryk på knappen Ret ændres de felter, som kan redigeres, til tekstfelter: Bemærk, at firmanavn og CVR-nummer ikke kan ændres uden at der anskaffes ny digital signatur og virksomheden oprettes igen. Når rettelserne er udført, trykkes på knappen Gem, hvorefter firmastamdata er opdateret.
2.2.2 Brugervedligeholdelse Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Brugervedligeholdelse" kan man redigere de brugere, der er oprettet i samme virksomhed: 12 Der vises en liste over alle oprettede brugere. Nye brugere oprettes ved at trykke på knappen Opret ny. Eksisterende brugerdata redigeres ved at markere brugerens navn i listen og dernæst trykke på knappen Ret: Data redigeres, og der gemmes ved at trykke Gem.
13 2.2.3 Distributør og kontakt Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Distributør og kontakt" kan man angive og redigere sine kontaktpersoner samt distributører: Data redigeres, og der gemmes ved at trykke Gem. Oplysninger om Distributør og kontaktpersoner kan ændres ved afgivelse af tilbud. Se side 25.
14 2.2.4 Advisering Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Advisering" kan man angive adviseringsønsker på lægemidler ud fra ATC-kode angivelse fra niveau 1 til 5. Man har mulighed for at vælge mellem følgende ønsker: - Ingen ATC-koder (som udgangspunkt er man tilmeldt dette) - Alle ATC-koder - Følgende ATC-koder Det vil kun være ved offentliggørelse af nye udbud, man bliver adviseret og ikke ved ny information om eksisterende udbud, såsom spørgsmål/svar. INGEN ATC-KODER Som default er systemet sat til ingen ATC-koder. Efter at have valgt fx Alle ATC-koder eller følgende ATC-koder er det muligt at fravælge modtagelse af adviseringsmails om lægemiddel udbud. Dette gøres ved at markere i cirklen udfor ingen ATC-koder. ALLE ATC-KODER Ønskes advisering på alle ATC-koder markeres dette. Når dette er markeret betyder det at man modtager mails om alle udbud inkl. dem der evt. er valgt under følgende ATC-koder
15 FØLGENDE ATC-KODER Ønskes advisering om specifikke ATC-koder, markér da følgende ATC-koder. Indtast den ATC-kode der ønskes advisering om og klik opret og de specificerede ATC-koder fremkommer i en liste. Specificeringen af en ATC-kode kan ske på de 5 niveauer, og der er ingen begrænsning på antallet af ønsker. De grundlæggende 5 muligheder: 1. [-] fx N 2. [-] [--] fx N02 3. [-] [--] [-] fx N02A 4. [-] [--] [-] [-] fx N02AA 5. [-] [--] [-] [-] [--] fx N02AA01 Således er det muligt fx at ønske advisering omkring alle ATC-koder der starter med N eller N02, N02, N02AA, eller hele ATC-koden N02AA01. Vælges der fx N02 modtager leverandøren kun advisering om ATC-koder der starter med N02 og ikke alle ATC-koder der starter med N.
16 Der er mulighed for at ændre de specificerede ATC-koder ved at slette dem enkeltvis og oprette nye. På denne liste er det muligt at slette enkelte ATC-koder. Dette gøres ved at trykke på slet ved siden af den ATC-kode, der skal slettes. Har du i forvejen indtastet en række ATC-koder forbliver disse gemt og er kun aktive hvis der er trykket på Følgende ATC-koder. Vælger man ingen ATC-koder eller alle ATC-koder gemmes dette automatisk. Følgende ATC-koder gemmes når der trykkes opret og disse vil forblive gemt selvom man vælger ingen ATC-koder eller alle ATC-koder.
17 2.3 Hjælp Man kan klikke på menupunktet Hjælp for at stille Amgros et spørgsmål vedrørende brugen af websitet eller for at se allerede afgivne og besvarede spørgsmål fra andre brugere: Man udfylder feltet med det pågældende spørgsmål og klikker Videre for at afsende spørgsmålet. Det er IKKE her, at der kan stilles udbudsspecifikke spørgsmål. Spørgsmål til et udbud kan kun stilles ved at tilkendegive interesse for et specifikt udbud, se afsnit "Spørgsmål og svar" side 21
18 2.4 Tilbudsgivning 2.4.1 Udbudsmateriale I dette afsnit skal vi se nærmere på, hvordan man ser yderligere oplysninger om en udbudsgruppe og afgiver et tilbud, herunder hvordan man stiller spørgsmål til et udbud samt redigerer og afsender et tilbud. Hvis man vil se yderligere oplysninger om en udbudsgruppe, herunder udbudsmateriale m.m. og afgive tilbud, skal man klikke på menupunktet Aktive udbud : Man kan indtaste en ATC-kode eller dele af en ATC-kode for at finde den relevante udbudsgruppe. Et lægemiddel i én ATC-kode kan være udbudt under forskellige udbudsgrupper (f.eks. i forskellige dispenseringsformer). I så fald vises alle disse udbudsgrupper ved søgning. Når man trykker på knappen Vis, opfatter systemet det på samme måde, som når man manuelt rekvirerer udbudsmaterialet. Det vil sige, at Amgros I/S registrerer, at virksomheden har bedt om at få vist udbudsmaterialet.
Herefter vælger man det ønskede udbud: 19
20 Trykker på knappen Vis: Klik her for at se og stille spørgsmål til det aktive udbud. Tryk på knappen for at afgive tilbud. I billedet får man vist alle informationer om den valgte udbudsgruppe: Udbudsmateriale og dokumenter med anden information kan downloades eller vises i pdfformat. Spørgsmål og svar kan læses og der kan stilles nye spørgsmål. Der kan oprettes et tilbud på det valgte udbud ved at trykke på knappen Opret ny. "Tro & Love"-formular downloades og udfyldes. Denne skal vedhæftes tilbuddet, inden det sendes til Amgros I/S. I menuen til venstre kan man under sit bruger-logind, se hvilket udbud man har valgt at få vist. Her får man også vist den officielle tid på Amgros' server. Med andre ord er det den tid, som er gældende, når man ønsker at afgive tilbud inden for tidsfristen.
21 Det er væsentligt, at tilbudsgiver læser udbudsmaterialet og anden information vedrørende den valgte udbudsgruppe inden tilbud afgives. Der kan løbende blive offentliggjort yderligere informationer om udbuddet på denne del af udbudssystemet, og det er leverandørernes ansvar at gøre sig bekendt hermed. Dette gælder også selvom leverandøren har tilmeldt sig adviseringsfunktionen, idet denne kun omfatter advisering vedrørende selve offentliggørelse af udbud; ikke offentliggørelse af yderligere oplysninger, herunder spørgsmål og svar vedrørende det pågældende udbud. 2.4.2 Spørgsmål og svar Hvis man har valgt at få vist spørgsmål eller svar til et udbud, vises en liste over de aktuelle spørgsmål samt deres svar: Spørgsmål, modtaget inden denne dato, vil blive besvaret.
22 Man kan desuden stille et nyt spørgsmål, som vil blive besvaret af Amgros I/S. Tryk på knappen Stil nyt spørgsmål for at indtaste spørgsmålet. Alle spørgsmål bliver behandlet anonymt. Det vil sige, at andre virksomheder og brugere, som arbejder med samme udbudsgruppe, ikke vil kunne se hvem, der har stillet spørgsmål. Spørgsmål, der stilles efter den anførte frist, vil blive besvaret, med mindre spørgsmålets karakter gør det særligt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar offentliggøres løbende på udbudssystemet, og det er leverandørens ansvar at gøre sig bekendt hermed. 2.4.3 Opret tilbud Når man skal afgive tilbud, skal man: Trykke på knappen Opret ny:
23 Som det første får man en sikkerhedsadvarsel, som man skal svare "Ja" til: Dernæst vil man på ny blive bedt om at vælge digitalt certifikat: Tryk OK, når certifikatet er valgt og indtast adgangskoden igen.
24 Systemet vil herefter åbne et nyt vindue, der viser en oversigt over de udbudte lægemidler. Dette vindue kalder man Udbudsvinduet : For at kunne tilgå udbudsvinduet skal man sikre sig, at man har den seneste version af Java installeret. Man kan til hver en tid downloade den seneste version på www.java.com. For vejledning i oprettelse af parallelle tilbud se afsnit Parallelle tilbud.
25 Udbudsvinduet Udbudsvinduet består af følgende elementer: Man vælger en udbudslinje fra den øverste liste ved at klikke på den én gang, hvorefter den bliver blå:
26 I udbudsvinduet er de udbudte lægemidler fortløbende nummereret med et udbudsnummer. Hvert udbudsnummer betragtes som et selvstændigt udbud af det anførte lægemiddel og udbydes uafhængigt af de øvrige udbudsnumre. En leverandør kan således vælge at afgive tilbud på et, eller flere udbudsnumre, og indgåelse af rammekontrakt vil ske separat for hvert udbudsnummer. Hvis et udbudsnummer omfatter flere linjer (som f.eks. udbudsnummer 1 ovenfor) er det et krav, at leverandøren afgiver tilbud på mindst én vare pr. linje under det pågældende udbudsnummer. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. For at oprette et tilbud på det valgte udbudsnummer trykker man dernæst på knappen Opret, hvorefter tilbudsvinduet åbnes: Der henvises til udbudsbetingelserne for yderligere oplysninger om angiven DDD og forventet DDD pr. år.
27 Indtast varenummer fra taksten ud for varenummerfeltet: Når varenummer er indtastet, skal man trykke på tastaturets TAB-tast: Hvis varen findes i taksten og i øvrigt passer til den anførte ATC-kode for udbudsnummeret, vil de øvrige felter for varen udfyldes automatisk:
28 Indsæt dernæst pris pr. pakning og tryk TAB. Hvis DDD pr. pakning kendes fra taksten, udregner systemet selv pris pr. DDD. Hvis der i taksten ikke er opgivet DDD pr. pakning, skal leverandøren indtaste antal DDD pr. pakning på grundlag af den DDD, der er angivet i udbudslinjen og den anførte pakningsstørrelse. Hvis det indtastede ikke er korrekt, kan man trykke på Nulstil og begynde forfra. Hvis der er oprettet forespørgsler skal disse besvares for hver tilbudslinje. De to første forespørgsler er tvungne og her kan man vælge sit svar, enten Nej eller Ja. Besvarelsen af den tredje forespørgsel er valgfri og svarmuligheden er en fritekst:
29 Når alle data er indtastet, klikker man på OK for at gemme tilbuddet på varen. Vare ej i taksten Man kan i visse tilfælde få besked om, at varen ikke findes i Taksten inden for den angivne ATC-gruppe:
30 Dette kan skyldes en af følgende ting: 1) Man har tastet varenummeret forkert eller varenummeret hører ikke til denne ATCkode. I dette tilfælde kan man på ny taste det rigtige varenummer som hører til ATC koden ind i feltet Varenummer og de resterende felter vil blive udfyldt automatisk med data fra taksten (jvf. beskrivelsen ovenfor). 2) Varen findes ikke i Taksten. I det tilfælde kan man angive det varenummer man forventer vil komme i taksten i feltet Forv. varenr. (ikke i taksten) (jf beskrivelsen nedenfor). Husk, at der skal foreligge en markedsføringstilladelse for tilbudte varer inden for den frist, der er angivet i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Hvis systemet ikke har registreret varenummeret i Taksten (og der angives varenummer ej i taksten/atc-gr.) er det et leverandøransvar at sikre, at Amgros får meddelelse om gyldig markedsføringstilladelse. Tilladelsen kan vedhæftes det endelige tilbud sammen med de øvrige dokumenter inden afsendelse til Amgros I/S, se afsnittet Vedhæft fil (side 33), eller på anden måde sendes til Amgros inden, at fristen for markedsføringstilladelse udløber. Indtast varenummeret i feltet Forv. varenr. (ikke i taksten) samt udfyld de øvrige felter med varens oplysninger:
31 Trykke OK, når alt er indtastet. Vær opmærksom på, at systemet automatisk udregner en pris pr. DDD på grundlag af leverandørens oplysninger om DDD pr. pakning og pris pr. pakning. Bemærk, at ikke alle felter kan udfyldes, og at indtastning i et felt kan resultere i en automatisk beregning i et andet felt, såsom felter relateret til DDD.
32 Tilbudslinjer i udbudsvinduet Når man har oprettet et tilbud på en udbudslinje, vil det blive vist i udbudsvinduets nederste del: Man kan oprette flere tilbudslinjer pr. udbudslinje, hvis dette efter specifikation af det udbudte lægemiddel er relevant, jf. udbudsbetingelserne. Allerede eksisterende tilbudslinjer kan redigeres eller slettes alt efter behov. Det anbefales, at man aktiverer knappen Leverandørkontrol løbende, når man er færdig med et udbudsnummer, således at man er sikker på, at tilbuddet kan gemmes eller afsendes. Et tilbud med fejl kan ikke gemmes.
2.4.4 Vedhæft fil Som en del af et tilbud skal leverandøren sende forskellige dokumenter, som er nærmere angivet i udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Disse dokumenter skal vedhæftes som filer, der sendes til Amgros I/S sammen med tilbuddet. Alle dokumenter kan vedhæftes som PDF-filer eller scannede JPG-filer. Disse bør samles i en såkaldt ZIP-fil, da man kun kan knytte en fil pr. tilbud. Nedenfor skal vi se, hvordan man opretter en ZIP-fil. Måden hvorpå ZIP-filer oprettes, kan variere alt efter operativsystem mv., at man bruger. Nedenstående vejledning er angivet ud fra, hvordan man med en dansk Windows XP kan oprette ZIP-filer. 33 Opret ZIP-fil Find dokumenterne i din Windows Stifinder: Marker relevante dokumenter:
34 Højreklik, vælg Send til og dernæst menupunktet "Zip-komprimeret mappe": ZIP-filen må maksimalt fylde 10 MB. Zip-filen er nu oprettet, og man kan vedhæfte den til tilbuddet. Det sker således: Man klikker på Vedhæft:
35 Trykker OK: Finder filen på netværket og trykker Open:
36 Herefter vil systemet knytte filen til tilbuddet, når dette afgives. Hvis leverandøren afgiver tilbud under flere udbudsgrupper vil en del af de påkrævede dokumenter være de samme for disse udbudsgrupper. Af hensyn til Amgros håndtering af tilbud er det imidlertid et krav, at alle de påkrævede dokumenter under en udbudsgruppe sendes med tilbud afgivet under den pågældende udbudsgruppe. Leverandøren kan således ikke henvise til, at Amgros har modtaget en del af dokumenterne med et tilbud under en anden udbudsgruppe. Amgros ser gerne, at alle dokumenter sendes elektronisk. Hvis visse dokumenter ikke foreligger i elektronisk form, og leverandøren ikke har mulighed for at scanne dokumenterne, kan disse dokumenter indsendes til Amgros I/S på adressen anført i udbudsmaterialet. I så fald skal brevet mærkes med nummeret på den pågældende udbudsgruppe og afleveres til Amgros inden tilbudsfristens udløb. Størrelsen på den vedhæftede fil kan maksimalt være på 10MB. Man kan manuelt justere Appletten, således at man få mulighed for at sende store filer op til 10 MB. Når Appletten er åben kan man i proces linjen nederst til højre på computer skærmen finde Java ikonet: Højre klik på Java ikonet og vælg Open Control Panel På fanebladet Java, klik på view udfor Java Applet Runtime Settings Marker den Java Runtime Version som der benyttet (den med det højeste versionsnummer) og skriv følgende: -Xmx230M.
37 2.4.5 Gem tilbud til senere redigering Hvis man undervejs i tilbudsgivningen vil stoppe arbejdet og fortsætte på et andet tidspunkt eller korrekturlæse det indtastede, kan man gemme tilbuddet til senere redigering. Man skal være klar over, at "leverandørkontrol" aktiveres automatisk. Hvis der skulle være en fejl i tilbuddet, kan man ikke gemme det, før fejlen er rettet. Man gemmer tilbuddet til senere redigering af enten sig selv eller en kollega, som også er oprettet som bruger af udbudssystemet, på følgende vis: Personen vælges fra en liste ud for knappen Gem tilbud til senere redigering af:
38 Tryk dernæst på knappen Gem tilbud til senere redigering af: : Indtast adgangskode og tryk OK:
39 Tryk OK, når beskeden om hvem tilbuddet er gemt til er læst: Luk vinduet.
40 I billedet for udbuddet kan man nu se, hvem som kan redigere tilbuddet: Det er nu kun personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne det og arbejde videre med det. Det sker ved at markere det gemte tilbud og trykke Åbn. Bemærk dog, at andre brugere vil kunne oprette helt nye tilbud og dermed overskrive det eksisterende. Da det kun er personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne og arbejde videre med det, vil det være en fordel at gemme tilbuddet til sig selv og en kollega også. I det tilfælde, at ens kollega er fraværende, vil man således stadig kunne arbejde videre på tilbuddet og/eller gemme det til en tredje bruger. Tilsvarende vil din kollega så kunne få adgang til det, hvis du er fraværende. Ved afsendelse af tilbud til Amgros gemmes det afsendte tilbud automatisk til den bruger der afsendte tilbuddet.
2.4.6 Eksportér tilbud Når man er ved at være færdig med tilbudsgivning, eller når man blot ønsker at gemme og gennemse allerede oprettede tilbud, er det muligt at eksportere tilbuddet til ens egen maskine. Det sker ved at trykke på knappen Eksportér: 41 Vælg herefter, hvor filen skal gemmes. Der er mulighed for at vælge i mellem to forskellige formater (files of type): 1)CSV (normal): her er det muligt at eksporterer alle de oprettede tilbudsdetaljer 2)CSV (alle udbudsdetaljer): her er det muligt at eksportere hele udbudsgruppen med alle udbudsdetaljer, hvis der er oprettet tilbudsdetaljer vil de ligeledes komme med i eksporten
42 Formatet, der gemmes i, hedder.csv. Dette format ses bedst med Microsoft Excel: Man har hermed to forskellige måder, hvor på man kan få et overblik over det samlede tilbud. Der er ikke noget link mellem CSV-filen og systemet. Det vil sige, at man skal lave alle rettelser/redigeringer i systemet. Bemærk hvis åbning af CSV filen i Excel prompter med en guide til tekstimport skal følgende værdier markeres: - afgrænset (oprindelig data type) - semikolon (separeret) - standard (kolonnedataformat) Når tilbuddet er færdigredigeret i udbudssystemet, er det klar til afsendelse.
2.4.7 Afsend tilbud Når alle tilbudsdata er udfyldt, er tilbuddet klar til afsendelse til Amgros I/S. Samtidig med afsendelsen vil tilbuddet automatisk blive gemt til den bruger der er logget ind og har trykket på afsend knappen. Dette er en hjælp, såfremt man efter afsendelse vil lave en rettelse, hvorved man kan åbne det afsendte tilbud, lave rettelse og sende det igen. Tilbud kan kun rettes indtil tilbudsfristens udløb. Når tilbuddet afsendes, vil det automatisk blive kontrolleret med den kontrol, der er indbygget i systemet. Denne kontrol kan man imidlertid også selv foretage undervejs i tilbudsgivningen. Dette sker via knappen Leverandørkontrol: 43 Som det fremgår af billedet, bliver man via denne verificering gjort opmærksom på, om det er nødvendigt at ændre i tilbudet for, at det kan afsendes. Følgende kontrolleres: At der afgives tilbud på samtlige udbudslinjer med samme udbudsnummer (kontrolleres altid) At pris pr. DDD er ens for tilbudte varer under samme udbudslinje med ens styrkeangivelse (kontrollen afhænger af udbudsgruppens type, Lægemidler EU eller Bagatelkøb) Det anbefales løbende at foretage Leverandørkontrol. Det er leverandørens ansvar at tilbuddet er konditionsmæssigt. Herefter kan den egentlige afsendelse ske.
44 For at afsende tilbuddet gør man følgende: Tilknytter en tilbudsansvarlig, som er Amgros' primære kontaktperson, når tilbuddet efterfølgende behandles og meddelelse om resultat af udbuddet udsendes: Husk også, at vedhæfte relevante filer (se "Vedhæft fil" side 33). I udbudsvinduet trykker man på knappen Afsend tilbud til Amgros. Ved afsendelse at tilbud bliver det afsendte tilbud automatisk gemt til den bruger der afsender tilbudet, således at man har mulighed for efterfølgende at rette i det afsendte og sende det på ny, indtil tilbudsfristens udløb. Hvis tilbuddet skal gemmes så en anden bruger skal kunne redigere i det, skal det gemmes særskilt og først dernæst sendes til Amgros.
45 Ved afsendelse bliver man nu bedt om at bekræfte distributør og kontaktperson. Disse oplysninger vil fremgå af bilaget til rammekontrakten, såfremt der indgås aftale med tilbudsgiveren: Hvis oplysningerne er korrekte, klikke på Bekræft ellers ændre ved at markere en linje og klikke Redigér : Hvis distributør- og kontaktpersondata skal opdateres eller rettes permanent skal dette gøres på sitet under menupunktet Brugerinformation -> Distributør og kontakt. Herefter åbnes et nyt vindue, der minder om at tilbuddet skal vedhæftes en række dokumenter. Hvis dokumenterne ikke er vedhæftet, tryk på Annullér-knappen og vedhæft dokumenterne inden afsendelse. Hvis dokumenter er vedhæftet, tryk da på Acceptér-knappen for endelig afsendelse:
46 Når man har accepteret, kontrolleres tilbuddet med den kontrol, der er indbygget i systemet som tidligere beskrevet. Når tilbuddet er kontrolleret af systemet, skal det krypteres og godkendes til afsendelse: Det sker ved at indtaste adgangskoden for det valgte certifikat og trykke OK: Herefter vil tilbuddet blive sendt til Amgros I/S og en bekræftelse med en verifikationskode vil blive præsenteret. Det anbefales at printe denne: Tilbuddet ligger nu krypteret og gemt på en sikker server. Det kan først hentes og åbnes af Amgros I/S, når tilbudsfristen er udløbet.
Udbudsvinduet kan herefter lukkes ved at trykke på krydset i vinduets titellinje: 47
Når man returnerer til udbudssystemet og klikker sig ind på det udbud, der er afgivet tilbud på, vil følgende skærmbillede blive vist: 48
49 Således kan man se om der allerede er afsendt tilbud, samt hvilket tilbud der er blevet afsendt. Såfremt man har gemt et tilbud til senere redigering, vil dette kunne åbnes og redigeres. Det er indtil tilbudsfristens udløb muligt at oprette et nyt eller ændre i gemte tilbud, men bemærk, at det ved afsendelse vil overskrive det allerede afsendte tilbud. Den automatiske gem funktion der bliver aktiveret når man trykke på knappen afsend til Amgros, gemmer kun til den bruger der er logget ind og har aktiveret knappen. Hvis man vil gemme til en anden bruger skal dette gøres særskilt.
2.4.8 Annuller tilbud Hvis man ønsker at annullere sit allerede afsendte tilbud, skal man afsende et nyt, redigeret tilbud eller et tomt tilbud. Dette kan ske indtil tilbudsfristens udløb. Et tomt tilbud oprettes ved at: Få vist udbuddet og trykke på knappen Opret ny: 50
51 Trykke OK: Vælge tilbudsansvarlig. Trykke på knappen Afsend tilbud til Amgros.
52 2.5 Log ud Når man ønsker at forlade systemet, skal man: Klikke på menupunktet Log ud: Svare "Ja" til at lukke vinduet
53 2.6 Parallelle tilbud Hvis en leverandør har forskellige produkter, der opfylder specifikationerne under et udbudsnummer (ATC-kode, dispenseringsform, styrke og eventuel pakningsstørrelse) kan leverandøren afgive flere forskellige tilbud på det pågældende udbudsnummer (parallelle tilbud). Ved parallelle tilbud forstås således forskellige tilbud (forskellige produkter), som en leverandør afgiver på samme udbudsnummer, og som ved vurderingen betragtes som 2 separate tilbud. Hvert tilbud skal omfatte de varer, der er specificeret under de pågældende udbudsnummer, herunder eventuelt flere forskellige varer, hvis der som følge af specifikationen af udbudsnummeret er krav herom, f.eks. et lægemiddel i flere forskellige dispenseringsformer, styrker og/eller pakningsstørrelser (angivet ved flere udbudslinier under det pågældende udbudsnummer). Hvert tilbud skal i øvrigt afgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for afgivelse af tilbud under et udbudsnummer under den pågældende udbudsgruppe. Afgivelse af parallelle tilbud kan være relevant for udbudsgrupper, hvor der indgås parallelle rammeaftaler (d.v.s. udbudsgrupper 1.x.b og 2.x.b). Leverandøren har dermed mulighed for at få tildelt mere end én rammeaftale vedrørende det pågældende udbudsnummer, f.eks. rammeaftale 1 for produkt A og rammeaftale 4 for produkt B. Parallelle tilbud som beskrevet ovenfor kan ikke anvendes til afgivelse af tilbud vedrørende samme produkt til forskellige tilbudspriser. For de udbudsgrupper, hvor der kan afgives parallelle tilbud ser udbudsvinduet således ud:
Når en tilbudslinje indtastes ved at klikke Opret, ser tilbudsvinduet således ud: 54
55 Forskellen fra standardtilbudsvinduet er, at leverandøren skal angive, vha. et tal, om tilbudslinjen er tilbud 1 (eller en del heraf, hvis tilbuddet efter specifikationen af udbudsnummeret kan eller skal omfatte flere varer (flere tilbudslinjer)) eller om tilbudslinjen er tilbud 2 (eller en del heraf). Tilbud 1 og tilbud 2 betragtes som parallelle og dermed separate tilbud. Hvis der efter specifikationen af udbudsnummeret er krav om, at tilbuddet skal omfatte flere varer, skal leverandøren være opmærksom på, at hvert af de to tilbud omfattet samtlige sådanne varer. Hvis der er afgivet to parallelle tilbud på udbudsnummer 1, vil det se således ud i udbudsvinduet: Tilbuddet afsendes på samme måde som ved tilbud, der ikke er parallelle.
56 I parallelle tilbud er der også tjek på at alle udbudslinjer er besvaret. Således hvis udbudsnummeret indeholder 3 udbudsdetaljer (dvs. 3 udbudslinjer under samme udbudsnummer) og man ønsker at give 2 parallelle tilbud, skal der gives henholdsvis tre tilbudslinjer markeret med tilbud 1 og tre markeret med tilbud 2. 2.7 Forskellige tilbudspriser på samme vare For enkelte udbudsgrupper kan leverandøren vælge at afgive tilbud under et udbudsnummer med en "pris 1", som vil være gældende, hvis han tildeles rammeaftale 1, og en "pris 2", hvis han tildeles en anden rammeaftale end rammeaftale 1 (d.v.s. rammeaftale 2, 3, 4, osv.). For de udbud, hvor leverandøren har en sådan mulighed, er dette beskrevet i udbudsmaterialet for den pågældende udbudsgruppe, og der henvises nærmere til beskrivelsen deri. Hvis leverandøren ønsker at benytte en sådan mulighed for de pågældende udbudsgrupper, skal dette ske ved anvendelse af funktionaliteten for parallelle tilbud, jf. afsnittet ovenfor. Tilbudslinier med "pris 1" skal betegnes "tilbud 1", og tilbudslinier med "pris 2" skal betegnes "tilbud 2".
57 2.8 Bagatelkøb (BA) Hovedparten af Amgros lægemiddelindkøb sker på grundlag af EU-udbud. For visse lægemidler skønnes indkøbet dog at være af så begrænset værdi, at indkøb sker på grundlag af en forenklet procedure. Disse indkøb betegnes bagatelkøb i udbudssystemet, og forkortes BA. Standard funktionaliteten mht. tilbudsgivning er grundlæggende den samme. Dog er udbudsvinduet forenklet, så der kun skal tilbydes en vare indenfor på forhånd definerede produktgrupper (ATC-koder), uden at dispenseringsform mv. er nærmere bestemt. Udbudsvinduet ser således ud: Tilbudsvinduet er tilsvarende forenklet:
58 De kontrolfunktioner, der findes på almindelige udbud findes ikke under bagatelkøb, hvorfor knappen Leverandørkontrol ikke har nogen funktion. Der er som udgangspunkt mulighed for at give parallelle tilbud på bagatelkøb dette er kun relevant, hvis man giver tilbud på flere varer indenfor samme ATC-kode, dvs. indenfor samme udbudsnummer, således at varerne bliver evalueret uafhængigt af hinanden. Tilbuddet afsendes på samme måde som almindelige tilbud.