Hovedudvalg Den 25. februar 2019 Tidspunkt: 08:00-12:00 Sted: Rådhuset, mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Afbud:
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde... 2 2. Godkendelse af dagsorden... 3 3. Hovedudvalgets arbejdsmiljødrøftelse 2019... 4 4. Opfølgning på drøftelse af temaer for HU den 28. januar 2019... 7 5. Sundhedsordning 2019... 8 6. Trivselsmåling fremadrettet... 9 7. Forretningsorden og årshjul for Hovedudvalget 2019... 10 8. Tema for MED Klippekortmodul 2019... 11 9. Budget og Økonomi... 12 10. Evaluering... 13 11. Eventuelt... 14 Underskriftsark... 15 Samlet bilagsliste... i
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2019-13490 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. https://hr.odder.dk/media/11864/samlet_referat_hovedudvalg_281118.p df
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2019-13493 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 4 3. Hovedudvalgets arbejdsmiljødrøftelse 2019 Doknr.:727-2019-15141 Sagsnr.: 727-2018-17411 Punktet er til beslutning Der afsættes 60 minutter til punktet Formål med punktet I henhold til arbejdsmiljøloven skal Hovedudvalget have en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Drøftelsen tager afsæt i arbejdsmiljøregnskabet, som indeholder et tilbageblik på det forgangne år bl.a. med status på sygefravær, arbejdsulykker, tilsynsbesøg og interne audits. Regnskabet indeholder ligeledes et afsnit om Hovedudvalgets mere generelle indsatser. Formålet med arbejdsmiljødrøftelsen er dels at gøre status på det forgangne års indsatser og resultater, men i endnu højere grad at lægge en plan for de fremadrettede fokusområder og indsatser. HR-teamet bemærkninger til arbejdsmiljøregnskabet Som noget nyt har HR-teamet bedt de lokale arbejdsmiljøgrupper udfylde et kort spørgeskema om de lokale fokusområder. Der er ligeledes spurgt ind til oplevelser af vold, trusler og anden krænkende adfærd. Formålet har både været at opsamle generel viden om de lokale fokusområder og om hvordan antallet af krænkende hændelser udvikler sig, og at give de lokale arbejdsmiljøgrupper inspiration til den årlige arbejdsmiljødrøftelse i de lokale MED-udvalg. Hovedkonklusionerne fra arbejdsmiljøregnskabet 2018 er: Samlet set er der sket et fald i sygefraværet både fra 2016 til 2017 og fra 2017 til 2018. Generelt går det således den rigtige vej, men der er fortsat brug for fokus på området. Der er sket et lille fald i antallet af arbejdsulykker fra 2017 til 2018. Faldet ses i de mindre alvorlige ulykker uden fravær, mens der til gengæld er sket en stigning i antallet af ulykker forbundet med længerevarende fravær. Langt de fleste arbejdspladser angiver, at antallet af krænkende hændelser i 2018 har været på niveau med tidligere år. Der er sket en markant stigning i antallet af sager vedr. psykologisk rådgivning med baggrund i private forhold. I det lokale arbejdsmiljøarbejde har der de fleste steder været fokus på trivsel samt arbejdstilrettelæggelse og organisering. Dette skal bl.a. ses i lyset af, at resultatet af den seneste trivselsmåling forelå i november 2017. Det bemærkes dog, at det også i 2019 er de emner de fleste arbejdsmiljøgrupper vil have
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 5 fokus på. Der er en øget opmærksomhed på det systematiske arbejdsmiljøarbejde i de lokale arbejdsmiljøgrupper. Generelt set viser arbejdsmiljøregnskabet, at der er et stort fokus på arbejdsmiljøet i Odder Kommune. Det er også nødvendigt ikke fordi vi har et dårligt arbejdsmiljø, men fordi vi kan se, at så snart vi slipper fokus er der risiko for at det går den forkerte vej. Det ses bl.a. i forbindelse med de interne audits, som har vist, at systematikken i arbejdsmiljøarbejdet er skredet en smule efter ophør af arbejdsmiljøcertificeringen. Derfor blev der sat særligt fokus på det systematiske arbejdsmiljøarbejde på den supplerende arbejdsmiljøuddannelse i efteråret. Spørgeskemaundersøgelsen blandt arbejdsmiljøgrupperne viser, at systematikken har været i fokus i 2018 og vil være det i endnu højere grad i 2019. Der er meget læring at hente ved besøgene af Arbejdstilsynet og gennem de interne audits, både i forhold til det tværorganisatoriske samarbejde og i de mange gode eksempler på arbejdspladsernes arbejde med arbejdsmiljø. HR-teamet deltager derfor i det omfang det er muligt ved Arbejdstilsynets besøg og kan hjælpe med at udbrede viden på tværs af organisationen og understøtte og rådgive de lokale arbejdsmiljøgrupper i deres arbejde. Interne audits I de seneste år har der i de interne audits været særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø, herunder opfølgning på trivselsmålingen. Det er HR-teamets anbefaling, at der også i 2019 rettes fokus på det psykiske arbejdsmiljø, herunder arbejdstilrettelæggelse og organisering. Det er dog HR-teamets vurdering, at der også er behov for at sætte fokus på det fysiske arbejdsmiljø ved de interne audits, for at sikre at fokus herpå ikke mistes. HR-teamet anbefaler at der samlet i 2019 sættes fokus på følgende emner ved interne audits: Psykisk arbejdsmiljø, herunder arbejdstilrettelæggelse og organisering Fysisk arbejdsmiljø, herunder APV på fysisk arbejdsmiljø Forebyggelse og opfølgning på sygefravær Arbejdsmiljømål og måltal for sygefravær Hovedudvalgets arbejdsmiljømål blev i 2017 fastlagt til og med 2018. Hovedudvalget skal derfor tage stilling til, om målene skal ændres eller justeres for Hovedudvalgets resterende valgperiode. I den forbindelse bemærkes det, at Regeringen netop har indgået en aftale med KL om ledelse og kompetenceudvikling. I denne aftale sættes også særligt fokus på sygefraværet i kommunerne. Det er parternes anbefaling, at der fastsættes lokale måltal for sygefraværet. Der er et ret stort spænd i sygefraværet i Odder Kommune. Det er derfor HRteamets anbefaling, at eventuelle måltal fastlægges i de lokale MEDudvalg.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 6 Punktets behandling og forberedelse Som forberedelse til punktet kan udvalgsmedlemmerne med fordel gøre følgende overvejelser: Hvilke tanker eller spørgsmål giver arbejdsmiljøregnskabet generelt anledning til? Er arbejdsmiljømålene de rigtige og retningsvisende nok for den kommende periode? Eller hvad er der ellers behov for at sætte fokus på? Hvad bør HR-teamet have fokus på ved interne audits i 2019? Hvilken rolle og hvilke opgaver skal arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget have i den kommende tid? Og hvilken bemanding vil være den optimale til det? Proces: Med afsæt i ovenstående spørgsmål drøfter udvalgsmedlemmerne først tre og tre deres tanker om regnskabet og det fremadrettede arbejdsmiljøfokus. Herefter drøftelse og fælles beslutninger i plenum. Til beslutning i Hovedudvalget Hvilke arbejdsmiljømål skal være styrende for MEDorganisationens resterende valgperiode (2019 til april 2021), - herunder besluttes også, om der skal fastsættes måltal for (nedbringelse af) sygefraværet? Hvilke temaer, der skal være fokus på ved de interne audits i 2019? Hvilken rolle skal arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget have i den kommende periode og hvilke opgaver skal den varetage? Hvordan bemandes gruppen i den resterende valgperiode? Bilag Arbejdsmiljøregnskab 2018 - Rapport 727-2019-17585
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 7 4. Opfølgning på drøftelse af temaer for HU den 28. januar 2019 Doknr.:727-2019-16164 Sagsnr.: 727-2018-7746 Punktet er til beslutning. Der afsættes 45 minutter til punktet Formål med punktet Formålet med punktet er, at Hovedudvalget i fællesskab beslutter, hvilke af de nævnte temaer udvalget skal arbejde videre med og hvordan. Punktets behandling og forberedelse Vedlagt som bilag til punktet er en skitse over de temaer, der blev produceret af de to grupper på mødet den 28. januar, som de vigtigste Hovedudvalget skal arbejde med. Som forberedelse til punktet kan udvalgsmedlemmerne med fordel overveje følgende: Hvilke overvejelser eller spørgsmål giver skitsen anledning til? Er der nogle af temaerne der hænger sammen eller er to sider af samme sag? Proces: Punktet indledes på mødet med en præsentation af skitsen (v/ulla). Medlemmerne summer herefter tre og tre med afsæt i egen forberedelse og præsentationen. Hovedudvalget drøfter og beslutter i fællesskab, hvad udvalget vil prioritere at arbejde med og hvordan. Udvalget tager også stilling til om det valgte tema skal være i fokus i 2019 eller i resten af udvalgets valgperiode. Til beslutning i Hovedudvalget Hvilket tema/hvilke temaer vil Hovedudvalget have fokus på? Hvilken tidshorisont vil vi arbejde med i forhold til temaet/temaerne? Hvad er næste skridt i arbejdet? Bilag Skitse over drøftede temaer for HU (opsamling fra møde 280119) 727-2019-16895
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 8 5. Sundhedsordning 2019 Doknr.:727-2019-17387 Sagsnr.: 727-2019-2099 Punktet er til beslutning Der afsættes 20 minutter til punktet Formål med punktet Formålet med punktet er at Hovedudvalget træffe beslutning om, hvordan sundhedsordningen ønskes anvendt i 2019. Punktets behandling og forberedelse Der har de seneste år været en ramme på ca. 300.000 kr. til sundhedsordning for kommunens afsatte. Midlerne har i 2018 været prioriteret således: 50.000 kr. har været anvendt til kostvejledningsforløb 50.000 kr. har været anvendt til deltagelse i DHL stafetten 50.000 kr. har været anvendt til aftale med Odder Svømmehal Knap 200.000 kr. har været afsat til tilskud til lokale tiltag. Aftalen med Svømmehallen har været administreret på en måde, hvor der var afsat 2.000 billetter til ansatte i Odder Kommune, som kunne afhentes af kontaktpersoner på de enkelte arbejdspladser. Det kunne ved årets udgang konstateres, at alle 2.000 billetter var afhentet, men kun knap 800 billetter er blevet anvendt til adgang i svømmehallen. Ordningen har derfor både været dyr og ineffektiv. Der er nu indgået aftale med Odder Svømmehal, om at man som ansat kan få adgang til svømmehallen ved at vise sit Odderkort, og dermed fortsætter ordningen i 2019 på en mere smidig og økonomisk måde indenfor den hidtidige ramme. Proces/behandling Hovedudvalget drøfter i plenum, hvordan sundhedsordningen i øvrigt ønskes anvendt. Punktet skal ses i sammenhæng med punktet vedr. Hovedudvalgets temaer for 2019. Såfremt udvalget ønsker at sætte fokus på det sunde arbejdsliv bør udvalget drøftes anvendelsen af sundhedsordningen i det lys. Til beslutning i Hovedudvalget Hovedudvalget beslutter, hvordan sundhedsordningen ønskes anvendt i 2019.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 9 6. Trivselsmåling fremadrettet Doknr.:727-2019-17338 Sagsnr.: 727-2019-2095 Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet Formål med punktet I forlængelse af gennemførelsen af trivselsmålingen i 2017 traf Hovedudvalget ikke beslutning om, hvornår næste måling skal gennemføres og hvordan. I henhold til den kommunale aftale om trivels og sundhed (jf. overenskomsten) skal vi måle trivslen blandt de ansatte minimum hvert tredje år. Der er ikke krav til formen. Formålet med punktet er således, at Hovedudvalget træffer beslutning om, hvornår næste trivselsmåling skal gennemføres, og om udvalget ønsker en senere dialog om konceptet. Punktets behandling og forberedelse Formand og næstformand anbefaler, at næste trivselsmåling gennemføres i 2020, således at der også denne gang er tre år mellem målingerne. I Odder Kommune har vi hidtil gennemført målingerne som spørgeskemaundersøgelser i en kombineret trivselsmåling, APV og lederfeedback. Flere kommuner har arbejdet med en ren dialogisk trivselsmåling eksempelvis Skive Kommune. Hovedudvalget drøfter også om den kommende trivselsmåling skal gennemføres på samme måde som hidtil, eller om udvalget ønsker inspiration om andre metoder inden den endelige beslutning træffes. Proces/behandling Udvalget drøfter punktet i plenum Hovedudvalget beslutter Hvornår næste trivselsmåling ønskes gennemført. Om udvalget ønsker yderligere inspiration og drøftelse af afviklingsformen i forhold til at måle trivsel på arbejdspladserne.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 10 7. Forretningsorden og årshjul for Hovedudvalget 2019 Doknr.:727-2019-17272 Sagsnr.: 727-2017-17548 Punktet er til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet. Formål med punktet Formålet med punktet er, at Hovedudvalget når til enighed om justeringer af forretningsordenen og årshjulet for 2019. Punktets behandling og forberedelse Der er udarbejdet et forslag til en justeret forretningsorden og et foreløbigt årshjul. De justeringer, der er foretaget i forretningsordenen tager afsæt i Hovedudvalgets drøftelser af det værdiskabende og effektive møde den 28. januar 2019. Som forberedelse til punktet kan udvalgsmedlemmerne med fordel overveje: Er forretningsordenen tydelig og genkendelig i forhold til drøftelsen på sidste møde? Er der noget der er overflødigt eller noget der mangler? Proces/afvikling af punktet Punktet drøftes i plenum. Drøftelsen af tilpasninger af årshjulet skal ses i sammenhæng med de øvrige punkter, der er behandlet på mødet. Til beslutning i Hovedudvalget Hovedudvalget beslutter om udkastet til forretningsorden kan godkendes som det foreligger eller hvilke justeringer der evt. er behov for. Hovedudvalget beslutter endvidere hvilke tilpasninger, der evt. er brug for i forhold til årshjulet. Bilag UDKAST Forretningsorden for Hovedudvalget 2019 727-2019-16904 UDKAST Årshjul for Hovedudvalget 2019 727-2019-7782
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 11 8. Tema for MED Klippekortmodul 2019 Doknr.:727-2019-18212 Sagsnr.: 727-2019-2095 Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet Formål med punktet Formålet med punktet er, at Hovedudvalget træffer beslutning om, hvilket tema/hvilke temaer MED klippekortmodulet skal have i 2019, således at MED-underviserne kan tilrettelægge modulet herefter. Punktets behandling og forberedelse MED-underviserne fremlægger på mødet deres forslag til tema for klippekortmodulet samt tidsplan for udbud og gennemførelse af klippekortmodul. Herefter drøfter Hovedudvalget oplægget i plenum og træffer endelig beslutning. Til beslutning i Hovedudvalget Udvalget træffer beslutning om tema(er) for MED Klippekort modulet i 2019.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 12 9. Budget og Økonomi Doknr.:727-2019-18231 Sagsnr.: 727-2017-20903 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Formål med punktet Formålet med punktet er dels at give status på tilrettelæggelse af budgetprocessen for 2020, dels at give status på budget 2019, herunder arbejdet med de tre budgetmål. Punktets behandling Direktionen giver orientering til Hovedudvalget med særlig vægt på arbejdet med de tre budgetmål.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 13 10. Evaluering Doknr.:727-2019-13528 Sagsnr.: 727-2017-20903 Punktet er til beslutning. Der afsættes 20 minutter til punktet. Formål med punktet Formålet med punktet er at drage læring af mødets afvikling for at fastholde fokus på værdiskabende og effektive møder. Formålet er endvidere at aftale, hvad der skal kommunikeres fra mødet, fra hvem og hvordan (ud over selve referatet). Punktets behandling Hovedudvalget evaluerer mødet med afsæt i følgende spørgsmål: Hvad var det mest værdifulde i mødet? Hvad fungerede særligt godt på mødet? Hvordan fungerede dagsordenen? Understøttede dagsordenen HU s ønske om større fokus på strategiske og udviklende drøftelser og høj grad af involvering af alle? Kan noget med fordel ændres til næste møde? Blev tidsrammen for de enkelte punkter overholdt? Fulgte vi beskrivelsen af proces/afvikling af de enkelte punkter som beskrevet i dagsordenen? Fik vi truffet klare beslutninger? Hvilke budskaber og beslutninger er vigtige at få kommunikeret fra mødet, hvem skal gøre det og hvordan? Proces: Spørgsmålene drøftes først to og to (10 minutter). Herefter plenumdrøftelse med afsæt i de vigtigste pointer fra duodialogen. Til beslutning i Hovedudvalget Hovedudvalget beslutter med afsæt i evalueringen, hvad der skal fastholdes og hvad der evt. skal ændres i dagsorden og mødeafvikling til næste gang. Hovedudvalget beslutter endvidere, hvad der særligt skal kommunikeres fra mødet, hvordan og af hvem.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 14 11. Eventuelt Doknr.:727-2019-13500 Sagsnr.: 727-2017-20903 Der afsættes 3 minutter til punktet.
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side 15 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 25. februar 2019 Side i Samlet bilagsliste 3 727-2019-17585 4 727-2019-16895 7 727-2019-16904 7 727-2019-7782 Hovedudvalgets arbejdsmiljødrøftelse 2019 Arbejdsmiljøregnskab 2018 - Rapport Opfølgning på drøftelse af temaer for HU den 28. januar 2019 Skitse over drøftede temaer for HU (opsamling fra møde 280119) Forretningsorden og årshjul for Hovedudvalget 2019 UDKAST Forretningsorden for Hovedudvalget 2019 Forretningsorden og årshjul for Hovedudvalget 2019 UDKAST Årshjul for Hovedudvalget 2019