BILAG 3 Udbud af Datalogger Rammeaftale om Klik her for at angive tekst. mellem parterne HOFOR A/S CVR-nr. 1007 3022 Ørestads Boulevard 35 2300 København S herefter betegnet HOFOR og Leverandør CVR-nr. xxxxxx Adresse Postnr. by herefter betegnet Leverandøren
Indholdsfortegnelse 1 Rammeaftalens formål... 3 2 Rammeaftaleperioden... 3 3 Rammeaftalegrundlag... 3 4 Priser... 3 4.1 Prisregulering... 4 5 Levering... 4 6 Dækningskøb... 5 7 Fakturering og betalingsbetingelser... 5 8 Garantier/Produktansvar/Forsikringer... 5 9 Underleverandører... 5 10 Konsortier... 6 11 Kvalitetsstyring og Mærkning... 6 12 Miljø og arbejdsmiljø... 6 13 Opfølgning og statistik... 6 14 Fortrolighed... 7 15 Ophavsret... 7 16 Force Majeure... 7 17 Misligholdelse... 7 18 Misligholdelsesbeføjelser... 8 19 Ændring af rammeaftalen... 8 20 Overdragelse... 8 21 Forholdet til tredjemand... 8 22 Opsigelse... 8 23 Tvister... 9 24 Underskrifter... 10 Side 2 af 10
1 Rammeaftalens formål Nærværende rammeaftale har til formål at fastlægge rammer og vilkår for parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med denne rammeaftale. Samarbejdet mellem parterne har til formål dels at minimere omkostninger til ordrestyring, levering, administration, lager mv. samt fastholde de gensidige succeskriterier som konkurrenceevne, pålidelighed, loyalitet og en høj servicegrad. Rammeaftalen forpligter ikke HOFOR til at aftage et bestemt kvantum i rammeaftale perioden. HOFOR vil benytte rammeaftalen til at dække sit normale behov inden for de tilbudte produktgrupper. 2 Rammeaftaleperioden Rammeaftalen træder i kraft Klik her for at angive en dato., og er gældende indtil Klik her for at angive en dato. med mulighed for en forlængelse på Vælg et element. x 1 år. Såfremt HOFOR ønsker at forlænge rammeaftalen, skal dette meddeles senest 3 mdr. før aftalens udløb. Denne rammeaftale erstatter evt. tidligere aftaler med leverandøren. Åbne indkøbsordre, ved aftaleunderskrift, der ikke leveret skal afregnes iht. denne rammeaftale. 3 Rammeaftalegrundlag Leverandørens salgs- og leveringsbetingelser er ikke gældende for denne aftale. Alle afdelinger under HOFOR samt associerede selskaber kan benytte denne rammeaftale. Ved indkøb af større projekter forbeholder HOFOR sig retten til at udbyde anskaffelsen særskilt. Nedenstående dokumenter/bilag udgør rammeaftalegrundlaget i prioriteret rækkefølge: Nærværende rammeaftale inkl. bilag Bilag: A) HOFORs Almindelige Betingelser for køb af varer version Januar 2013 B) Kravspecifikation C) Tilbudslister D) Evt. Forbeholdsliste E) Leverandørens produktansvars- og erhvervsansvarsforsikringer 4 Priser Rammeaftalepriserne angives som enhedspriser i danske kroner, eksklusiv moms, og indeholdt alle kendte afgifter, gebyrer, m.m. Side 3 af 10
Alle priser er gældende fra rammeaftalens underskrift til Klik her for at angive en dato., hvorefter de skriftligt kan reguleres i overensstemmelse med ændringer i forhold til det anvendte indeks. 4.1 Prisregulering Enhedspriserne reguleres efter Danmarks Statistiks Nettoprisindeks,(eller det relevante prisindeks, som findes på http://www.statistikbanken.dk/statbank5a/default.asp?w=1280 fx Materialeindeks Pris11: Haner, ventiler og lignende tilbehør til rørledninger, kedler, kar o.l.). Første regulering beregnes som 2014K3 versus 2015K3. Indeksregulering Iny Ibasis * 100 I basis procentvisændring I ny : Nettoprisindeks 2015K3. 2015M 07 2015M 08 2015M 09 2015K 3 (skal slettes, hvis indeks allerede er opgjort 3 som kvartal) I basis : Nettoprisindeks 2014K3 indeks 113,7. Alle prisreguleringer skal være baseret på detaljeret dokumentation og godkendes af HOFOR inden regulering finder sted. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere en dagspriserne i tilbudslisten, skal det sikres, at leverancerne tilbydes og faktureres til HOFOR til laveste pris. Prisfald skal uden ophold komme HOFOR til gode, uanset bestemmelserne om prisregulering ovenfor. 5 Levering Jf. HOFORs Almindelige betingelser for køb af varer. Omkostninger i forbindelse med levering, herunder emballage, forpakning, etc. skal være indeholdt i tilbudsprisen. Der skal kunne leveres en portion med minimum 500 stk. senest 6 uger efter ordregivning inkl. indsættelse af HOFOR s simkort. HOFOR leverer simkort til leverandør senest 2 uger inden leverancen skal foregå, hvorefter leverandør indsætter simkortet i dataloggeren og leverer til den aftalte tid. Ved større ordre ved f.eks 2500 stk. skal første leverance kunne ske efter 6 uger og efterfølgende 500. stk for hver 4 uger. Valgfrit interval-leveranceplan skal også kunne aftales. Erstatningsleverancer Jf. kravspecifikationen bilag B punkt 2.12 skal kunne leveres med maximalt 2 dages leveringstid fra reklamationstidspunktet. Side 4 af 10
6 Dækningskøb Jf. HOFORs Almindelige betingelser for køb af varer. 7 Fakturering og betalingsbetingelser Jf. HOFORs Almindelige betingelser for køb af varer. 8 Garantier/Produktansvar/Forsikringer Jf. HOFORs Almindelige betingelser for køb af varer med følgende tilføjelse: Forsikringsforhold Det skal på HOFORs forlangende dokumenteres, at behørig produktansvarsforsikring og erhvervsansvarsforsikring er tegnet, mod forevisning af forsikringscertifikat og/eller kvittering af forfaldne præmier er betalt og/eller en erklæring om tegnet forsikring med revisor påtegnelse. Leverandøren er efter dansk rets almindelige regler ansvarlig for personskade og skader på fast ejendom og løsøre, såfremt skaderne skyldes fejl eller defekter ved den leverede vare/ydelser eller udstyr eller må tilskrives forsømmelser begået af leverandøren eller andre, som leverandøren har ansvaret for. For at sikre opfyldelse af evt. produktansvar er leverandøren forpligtet til at tegne nødvendige forsikringer og eller på anden måde stille den fornødne sikkerhed samt dokumentere dette overfor HOFOR. Leverandøren skal opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, med en ubrugt dækningssum på minimum DKK 10.000.000, dækkende leverandørens og eventuelle underleverandørers skader forvoldt ved arbejder hos HOFOR og/eller for HOFORs kunder, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler i relation til nærværende aftale. Forsikringen skal holdes i kraft i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig og relevant ansvarsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelig regler. Det er leverandørens pligt at sikre, at eventuelle underleverandører tegner en sådan forsikring. Misligholder leverandøren denne forpligtelse, skal leverandøren ved underleverandørens skadeforvoldelse stille HOFOR som om, at der var tegnet en sådan sædvanlig ansvarsforsikring. Uanset hvordan leverandøren har forsikret sig, kan et erstatningsforbehold ikke begrænses af en forsikringssum, uden skriftlig aftale med HOFOR. Leverandøren er ansvarlig for skade på ting og personer samt for fejl og forsømmelser ved opgavens løsning efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren er forpligtet til at meddele HOFOR om indtrufne skader uden ugrundet ophold, efter at skaden er forvoldt. 9 Underleverandører Leverandørens anvendelse af underleverandører skal på forhånd skriftligt godkendes af HOFOR, såfremt underleverandøren påtænkes at levere dele af varen. Side 5 af 10
HOFOR kræver, at eventuelle underleverandører skal opfylde samme krav som leverandøren, og i så fald er det leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til HOFOR. Såfremt leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under rammeaftalen, garanterer leverandøren for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde leveret leverancen. 10 Konsortier Såfremt leverandøren er et konsortium, hæfter de deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af rammeaftalen. 11 Kvalitetsstyring og Mærkning Leverandørens skal have et kvalitetsledelsessystem baseret på DS/EN ISO 9001:2008 eller tilsvarende. Produkter skal overholde EU-lovgivning og være forsynet overensstemmelsesmærke (CE-mærke) jvf. gældende EMC-direktiv samt øvrige relevante EU-direktiver, såfremt produkterne måtte være omfattet af disse. 12 Miljø og arbejdsmiljø Leverandøren garanterer, at alle leverancer opfylder de til enhver tid gældende lovkrav vedrørende miljø og arbejdsmiljø. Leverandøren skal på forlangende og uden omkostninger for HOFOR fremskaffe den nødvendige dokumentation for at dette er opfyldt. Alle diesellastbiler med en tilladt totalvægt over 3½ tons, som udfører arbejde for HOFOR, skal som minimum opfylde udstødningsnormerne for Euro 4 eller være eftermonteret med et effektivt partikelfilter i overensstemmelse med bekendtgørelse om krav til lastbiler i kommunalt fastlagte miljøzoner. Leverandøren skal have et miljøledelsessystem baseret på DS/EN ISO 14001:2004 eller tilsvarende. Leverandøren forventes ligeledes at have et arbejdsmiljøledelsessystem baseret på DS/EN OHSAS 18001:2008 eller tilsvarende. HOFOR har tilsluttet sig UN Global Compact og derigennem tilkendegivet, at vi har et aktivt arbejde med CSR forhold i forhold til vores leverandører. HOFOR forventer derfor, at vores leverandører efterlever de ti principper i UN Global Compact. 13 Opfølgning og statistik I forbindelse med opfølgning på aftalen, skal parterne foretage en evaluering med henblik på at udnytte de erfaringer, man har gjort, således at samarbejdet bliver bedst muligt. HOFOR vil derfor anmode om opfølgende møder efter behov, ligesom leverandøren skal kunne levere statistik materiale. Side 6 af 10
Leverandøren skal som minimum, på HOFOR s forlangende, fremsende en statistik over: Forbrug pr. varenummer med angivelse af varenavn, totalt pr. år samt år til dato og med yderligere angivelse af, hvilke indkøbte varenumre, der er købt udenfor rammeaftalen. Forbruget skal være opgjort pr. styk/ydelse og total omsætning pr. ordrenummer pr. brugerkonto. Statistikkerne skal leveres i CSV eller Excel format. 14 Fortrolighed Enhver af parterne er under rammeaftalens forløb som efter dens ophør forpligtet til at udvise fortrolighed med hensyn til oplysninger vedrørende den anden parts know-how, forretningshemmeligheder, interne økonomiske og kommercielle forhold eller andre oplysninger, som den parterne med rimelighed kan begære behandles fortroligt. Leverandørens brug af HOFOR i sin markedsføring og eventuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage HOFOR på sin generelle referenceliste. Leverandøren skal være opmærksom på, at HOFOR er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt og derfor vil være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 15 Ophavsret HOFOR har alle rettigheder, herunder rettet til genanvendelse, over produkter, procedurer, programmer mv., der er udviklet for HOFOR. Ønsker Leverandøren at anvende produkter, procedurer, programmer mv. udviklet og betalt af HOFOR, skal HOFOR give skriftlig tilladelse til denne anvendelse. 16 Force Majeure Jf. HOFORs Almindelige betingelser for køb af varer. 17 Misligholdelse Mangler: Der foreligger en mangel, hvor en leveret vare/ydelse ikke overholder de antal, der er aftalt, eller ikke er, som HOFOR med rette kunne forvente. Forsinkelser: Der foreligger en forsinkelse, hvis parterne ikke lever op til de tidsmæssige forpligtelser, som de har påtaget sig. Væsentlig misligholdelse: Følgende forhold, dog uden at opremsningen skal opfattes som udtømmende, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger HOFOR til at hæve rammeaftalen: Side 7 af 10
- Leverandørens ophør med den virksomhed som rammeaftalen vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, herunder konkurs, betalingsstandsning, tvangsopløsning mv., der bringer rammeaftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. - Der konstateres flere væsentlige mangler. - At der er forekommet gentagne væsentlige forsinkelser. - Andre forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne. Ved rammeaftalens ophør skal alle igangværende aktiviteter gennemføres og afsluttes på en sådan måde, så HOFOR lider mindst mulig skade. 18 Misligholdelsesbeføjelser Afhjælpning: Enhver mangel ved leverandørens ydelse, der gøres gældende i henhold til nærværende rammeaftale, skal afhjælpes hurtigst muligt. Leverandøren skal uden yderligere vederlag afhjælpe manglen. Forholdsmæssige afslag: Såfremt ydelsen er behæftet med mangler, forbeholder HOFOR sig retten til at kræve forholdsmæssigt afslag i købesummen. Erstatning: Parterne er erstatningspligtig overfor hinanden efter dansk rets almindelige regler. 19 Ændring af rammeaftalen Enhver ændring eller tilføjelse til nærværende rammeaftale skal aftales skriftligt mellem parterne og vedlægges rammeaftalen som tillæg. 20 Overdragelse Leverandøren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til denne rammeaftale til tredjemand, medmindre dette forinden skriftligt godkendes af HOFOR. 21 Forholdet til tredjemand Leverandøren skal holde HOFOR / HOFORs leveringssteder skadesløs for alle forhold og for alle udgifter, som måtte hidrøre fra, at tredjemand påberåber sig krænkelse af ejendomsrettigheder, patentret, ophavsret eller andre rettigheder. Rejser tredjemand krav mod HOFOR med påstand om krænkelse af tredjemands ret ved leverandørens leverancer til HOFOR, skal HOFOR skriftligt meddele leverandøren dette. 22 Opsigelse HOFOR kan opsige aftalen med et skriftligt varsel på 3 måneder til den første i en måned. Side 8 af 10
HOFOR kan efter skriftligt påkrav ophæve rammeaftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt Leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, indgiver begæring om rekonstruktionsbehandling, der indtræder insolvens eller likvidation eller Leverandøren befinder sig i en økonomisk situation, som giver grund til at antage, at Leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde rammeaftalen fuldt ud. Disse forhold vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af HOFORs kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en rekonstruktionsbehandling. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af Konkursloven, skal konkursboet efter HOFORs henvendelse, og ugrundet ophold give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte gælder tillige ved Leverandørens rekonstruktionsbehandling eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at det må antages at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Hvis Leverandøren er et aktieselskab kan HOFOR ophæve rammeaftalen, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen. Hvis det mod forventning skulle vise sig, at Klagenævnet for Udbud eller domstolene finder, at nærværende aftale ikke er tildelt i overensstemmelse med udbudsreglerne, herunder også hvis aftalen af sådanne årsager annulleres eller erklæres for uden virkning, er HOFOR berettiget til at opsige aftalen helt eller delvist med 1 måneds varsel eller et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Aftaleforholdet ophører ved opsigelse således helt/delvist med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at aftalen erklæres for uden virkning, annulleres eller får påbud om ophør, skal som udgangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog er parterne enige om, at indirekte tab ikke erstattes, ligesom krav om mistet dækningsbidrag ikke erstattes. HOFOR vil ved en opsigelse af aftalen være forpligtet til at aftage de varer/ydelser, som HOFOR har ordret, men endnu ikke modtaget. 23 Tvister Nærværende rammeaftale er underlagt dansk ret, og hvor andet ikke er anført, gælder dansk rets almindelige regler i parternes indbyrdes forhold i rammeaftalen. Såfremt der måtte opstå en sådan uenighed parterne imellem vedrørende denne rammeaftale og dens opfyldelse, der ikke kan bilægges i mindelighed, afgøres sagen efter dansk ret ved de almindelige domstole. Processproget skal være dansk. Side 9 af 10
24 Underskrifter Rammeaftalen findes i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. København, den Klik her for at angive en dato. xxxxxxxxx, den HOFOR person med tilstrækkelig prokura HOFOR A/S Tegningsberettiget Leverandør A/S København, den Klik her for at angive en dato. Kontaktansvarlig HOFOR A/S xxxxxxxxx, den Kontaktansvarlig Leverandør A/S Side 10 af 10