Journalsystemer og statslige registre
Rasmus Axelsson, Specialkonsulent i KABS Sociolog, HD i økonomistyring og procesledelse, Certificeret projektleder PRINCE 2 Evaluering af behandlingssetups og -processer Udvikling af journalsystemet i KABS Fra registreringssystem til planlægningsværktøj Prisfastsættelse af sociale og sundhedsfaglige ydelser Ansvar for afregning af behandling Ansvar for KABS Strategi 2015 Analyser, Cases, Nøgletal, Effektmåling
Overblikket over journaler Journalsystemer der er rettet mod området: Bosteds-systemet (Team Online) KMD-EKJ (tidl. Rambøll Informatik, nu KMD) CSC Social, Omsorg, Vitae-suiten (CSC Scandihealth) BB Journal (Datasign) Odense Misbrugssystem (HD support) KABS Misbrugssystem (DSI Next) Danjournal (Danjournal) Kommunale ESDH-systemer (specifikke processer)
Overblikket - De statslige registre Stofmisbrugsdatabasen VBGS Behandlingsgaranti (12 variable) SIB Misbrug og baggrund (op til 102 variable) DanRis Amb Tilbud, ydelser og effekt (ASI) (op til 101 variable) DanRis Døgn Tilbud, ydelser og effekt (ASI)( op 121 variable) KvalHep Lægelige kvalitetsindikatorer og HEP-plan (19 variable) Injektionsdatabasen, Sundhedsstyrelsen (op til 90 variable) Landspatientregistret og psykiatrisk Centralregister (stofpsykoser, fejlfix, forgiftninger, misbrugsrelaterede sygdomme etc.) Kriminalregistret (domme, bøder, aktualitetsmarkeringer) Danmarks Statistik fra offentlige registre (trækker fra offentlige registre samt ressourceoptællinger (tælleuger)
Bundlinien hvad ligger der af oplysninger på en bruger Eksempel på bruger i KABS: 4 behandlingsforløb i KABS siden 2008 Op mod 900 variable til de statslige registre 418 journalnotater og dokumenter 8 indstillinger til behandling og 5 behandlingsplaner 239 ydelsesregistreringer 22 sundhedsfaglige/parakliniske data for lægelig behandling
Giver data mening? Ja hvis vi kan få det ud igen på den rigtige måde!
Det hele skal give mening! Formålet med journalsystemerne skal være tydeligt for alle Registreringerne skal give mening for den som registrerer det Registreringerne skal give mening når de bruges som data for planlægning, gennemførelse og opfølgning på behandlingen
Metodologiske udfordringer Hvorfor registrerer vi (meningsfuldheden) Hvad registrerer vi (forståelsen) Hvornår registrerer vi (rettidighedsaspektet) Hvordan registrerer vi (datakvalitet)
Meningsfuldheden Ledelsens behov Medarbejdernes behov Borgernes behov Organisatorisk Ledelsesinformation Lovkrav Ressourceallokering Overblik Planlægning Opfølgning Retssikkerhed Oplysning (indsigt) Behandlingsmæssigt Faglig ledelse Behandlingsressourcer Beslutningsstøtte Behandlingstøtte Borgerinddragelse Behandlingsplan
Forståelsen og rettidigheden
Hvordan registrerer vi (datakvalitet)? Afhænger af om vi synes registreringen er værdifuld eller værdiløs, hvad synes I? Iværksat behandling Angiv hovedstof Metadon (illegal) (=02) Buprenorphin (illegal) (=05) Benzodiazepiner (illegal) (=06) Andre opiater (=04) Heroin (illegal) (=03) Kokain (=08) Amfetaminer (=07) Ecstasy og.lign. (=09) Hash/Cannabis (=11) Hallucinogener (=10) Opløsningsmidler (Inhalanter) (=12) Andre stoffer (=13) Med hovedstof menes det stof, som borgeren opfatter som hovedproblem. Bemærk, at alkohol ikke kan anføres som hovedstof. Bemærk også, at ordinerede stoffer ikke kan angives som hovedstof. Har borgeren udelukkende indtaget alkohol og/eller ordinerede stoffer, skal checkboxen det er ikke muligt at angive hovedstof angives.
Eksempel 1 fra vores journalsystem Behandlingstype Hovedstof Antal brugere Metadon AMF 2 Andet 35 BENZ 6 HASH 3 HERO 90 KOKA 7 METO 169 MILL 73 MORF 2 BUPR 2 TOM 30
Eksempel 2 fra en salgspjece
Journalsystemerne i dag Hvad kan de? Modulopbygget (funktioner) Journaldel (typisk med advis og typeinddelinger) Kalenderdel Ydelsesdel ASI Handleplan/behandlingsplan Medicinmodul Statistik Overblik Økonomi Webservices (CPR, Stofmisbrugsdatabasen, EDIFACT) Konfigurationsstyring
Journalsystemerne i dag Alle siger: Vi kan ikke leve uden vores journalsystem, men hvor opfylder journalsystemerne ikke jeres behov? Deloitte (2007): Ingen kommuner vurderes at have it-systemer, der er særligt indrettede på de behov, der knytter sig til myndighedens faglige behandling af sager vedrørende handicappede og udsatte voksne". Sagsbehandlingen understøttes primært af ESDH systemer, journalnotater, Excel-ark og skabeloner mv. (Foranalyse om udviklingen af et fælles sprog på socialområdet)
Det fælles sprog så undgår vi den babylonske forvirring! Fælles sprog sikrer klar kommunikation også på tværs af faglighed og det øger chancen for at der skabes sammenhæng i behandlingen Fælles sprog er alt andet lige en forudsætning for IT understøttelse Fælles sprog sikrer entydig og forståelig dokumentation hvilket smitter af på værdien af registreringerne ift Ledelsesinformation, forberedelse, gennemførelse og opfølgning
De statslige registre Styrelsernes Trumfkort: De statslige registre er til for staten og ikke stofmisbrugsområdet som sådan! Det store potentiale: Afrapportering fra stofmisbrugsområdet (internationalt, landsplan, regioner, kommuner) Forskning CRF Aktuelle projekter Fælles sprog og viden på området Nationale standarder og indikatorer
De statslige registre - kritik Udvikling og forsøg på det sociale område Der er en lang tradition for på det sociale område at gennemføre udviklingsprojekter Der er ingen tradition for at måle, om indsatsen virker. Det betyder: Der er intet nyt i at give personer med sociale problemer en indsats, vi ikke ved, om virker Der er intet nyt i at udvikle nye indsatser og give dem til personer med sociale problemer uden på forhånd at vide, om de virker Det er nyt at måle effekten af indsatsen (Forskningsdirektør Ole Gregersen, SFI 13-03-2012)
De statslige registre - kritik Der er for få sociologiske longitudinelle registerundersøgelser som kan belyse de sidste tyve års udvikling Undersøgelser som kan sætte fokus på definitioner og operationaliseringer og udfordringerne med at bearbejde historisk data i en anden retning end oprindeligt indsamlet til (Professor Ruth Emerek og Lisbeth B. Knudsen 2002)
De statslige registre, Kritik 33. Sundhedsministeriet har derudover taget initiativ til at etablere en løbende kvalitetssikring af den lægelige stofmisbrugsbehandling i form af en registrerings- og indberetningsordning. Initiativet understøtter ikke direkte de mål, som ministeriet har opstillet, men muliggør at ministeriet fremadrettet kan monitorere kvaliteten af den lægelige stofmisbrugsbehandling. (Rigsrevisionen januar 2012)
Et par eksempler Rapportens hovedkonklusion er, at der er dokumentation for, at misbrugsbehandling virker op til 6 måneder efter afsluttet behandling. Evidensbaserede behandlingsmetoder er de mest velundersøgte og veldokumenterede metoder i forhold til, hvordan de fungerer, og for hvem de fungerer. (CRF for KL: God social misbrugsbehandling hvad virker og hvad kan der gøres)
Et par eksempler CRF DanRis Stof 2011 Ambulant behandling
Hvordan udnytter vi data i journaler og registre? Fælles fodslag (ledere, behandlere og brugere) Hypoteser om og Analyser af output og feedback skal defineres fra bunden Sociologiske og antropologiske metoder til at fortolke og præsentere data Journalmodulerne skal integreres i en praksiskontekst kompetencer i dataanalyse, træning i datafeedback Fra registreringssystem til behandlingssystem Systemerne skal udvikles af misbrugscentrene Behandlingscentrets størrelse har betydning
Et eksempel fra KABS 2010 analyse viser at 50% af brugere med HASH som hovedstof udebliver fra behandling inden for den første måned i de regionale afdelinger (alle stofgrupper) 14 dages udredning og behandlingsstart afløses af ambulant tilbud (intensiteten er for lav og virker demotiverende) Etablering af behandlingsenhed for hash og CS Intensiteten øges til dagbehandling (2-4 gange ugentligt) Knap 13% af HASH udebliver indenfor den første måned, medianen er 105 dage, gns er 156 dage.
Fremtidens krav Initiativer Socialministeriet Anbefalinger fra KL Tilsynsreformen anbefalinger fra Deloitte Stofmisbrugsdatabasen og CRF VUM og DHUV FIII (fælles sprog III (eller IV)) - Deloitte Foranalyse FLIS KL og Kombits store ledelsesinformationsprojekt
Fremtidens system Integrerede moduler- bedre dokumentation og evaluering (output og feedback) Datawarehouse/Kuber/Reporting Services Psykiatri-del diagnoserne er kommet for at blive E-treatment Øget fokus på kontakter og ressourceallokering Fastholdelse, motivation, alliance og effektive metoder Effektmåling på behandlingsplansmål og ASI
KABS nye journalsystem Procesunderstøttelse af behandlingsflow/setup Sammenhæng mellem behandlingsplan, journal, ASI og ydelsesregistrering Planlægning, journalisering og ydelsesregistrering i samme arbejdsgang Medicinmodul og kalender Reporting service