Emne Bestyrelsesmøde Dato: 07. april 2014 kl. 17:30 20.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: JH + HØ Referent: MB Næste møde: Mandag den 19. maj kl. 17.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen Konstituering af bestyrelsen Vision Nyt tiltag 5. Regel- og etiketteudvalg 6. Husudvalget Udvidelse af klubhus Flytning af gammel touchstander 7. Baneudvalg Opmåling af arealer Gæsteservice Vognforbud sponsorudvalg Sponsorindtægt Golfspilleren i Centrum sat i gang pr. 01.04.2014. 9. IT udvalg 10. Sportsudvalg Rekrutteringsudvalget 11. Klubberne i klubben Nyt par overtager par-match 12. Nyhedsbrev 13. Administration Rykkere Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 14. Eventuelt 15. Næste møde 8. Markedsførings- og Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Ingen bemærkninger. 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Kassereren beklager at der var fejl i den budgetterede balance, der blev forelagt generalforsamlingen. Derfor bliver det korrekte budget for balance for 2014 lagt på hjemmesiden. Fejlen påvirker ikke på nogen måde klubbens drift for regnskabsåret. Obligationsbeholdning er afstemt og efter indbetaling af kontingenter fra fuldtidsmedlemmer uden obligation indfries 18 lån i år til udmeldte medlemmer på venteliste for tilbagebetaling. Der er således indtil videre indfriet i alt 26 lån i år.(de otte andre blev vedtaget på generalforsamlingen) Opfølgning likviditet MØ udarbejder et likviditetsbudget, som sendes til vores bank. 4. Bestyrelsen Konstituering af bestyrelsen Efter generalforsamlingen i marts måned har bestyrelsen konstituerede sig således: Formand Henning Larsen Personale, Klubber i klubben, IT-, Hcp-, Regelog Etikette-udvalg. Næstformand Johnny Hansen Baneudvalg, Husudvalg og Forpagtning Kasserer Michael Østerbye Økonomi Bestyrelsesmedlem Torben Binderup-Jensen Sportsudvalg Bestyrelsesmedlem Henrik Østerbye Markedsførings- og Sponsorudvalg Vision Der skal fortsat arbejdes videre med vores vision. Bestyrelsen blev enig om, at forbedringstiltag tages op når de løbende tilbagemeldinger fra gæ- Side 2
ster og medlemmer via Golfspilleren i Centrum er tilgængelige. Derefter prioriteres vores forbedringstiltag. Bestyrelsen besluttede at Pay off teksten Skovbo Golfklub et slag bedre skal skiftes ud med Skovbo Golfklub altid en god oplevelse. Pay off teksten rettes, men vi bruger vores kuverter og brevpapir op som vi allerede har. Nyt tiltag Bestyrelsen har besluttet, at forsøgsvis tilbyde fællestræning for bredden. Der vil blive sendt en meddelelse ud til de medlemmer der bliver tilbudt ordningen. I første omgang tilbyder vi træning for et hold á 10 spillere dette gøres fire gange. Vores pro Søren Telling vil forestå fællestræningen. Vi håber meget at vores medlemmer vil tage godt imod dette tiltag, som tilbydes medlemmer, som ikke allerede får tilbud om træning enten via begynderklubben, eliten og ungdommen. Alt for mange gæster snyder bevidst eller ubevidst med tee-time kortet og Golfhæftet, og gæsterne bliver negative og får en dårlig oplevelse, selvom de ikke har undersøgt helt præcist, hvornår de kan spille til nedsat greenfee. Det blev besluttet at opsige aftalerne fra sæson 2015. 5. Regel- og etiketteudvalg Udvalget søger interesserede til at modtage regelinstruktør kursus hos DGU, mod at man så stiller op et par gange årligt bl.a. til undervisning af nye medlemmer. 6. Husudvalget Udvidelse af klubhus Bestyrelsen tager til efterretning at medlemmerne på generalforsamlingen, ikke stemte for at få en udvidelse af klubhuset. Flytning af gammel touchstander Der har været nogen kritik at placeringen af den gamle touchstander i vindfanget, da der ofte dannes prop og at solen skinner ind i skærmen. Bestyrelsen synes ikke det vil være hensigtsmæssigt at flytte touchstanderen, da den så kommer for langt væk fra printeren m.v., hvorfor standeren bliver stående, hvor den er. Medlemmerne opfordres til at udvise lidt konduite og fleksibilitet ved ind- og udgang fra klubhuset. 7. Baneudvalg Opmåling af arealer Side 3
Bestyrelsen besluttede at få det lave område ved hul 18 færdigt med beplantning og anlæggelse af en ny sø til en pris på ca. kr. 100.000,-. Bunkers, der jf. masterplanen er emne for at blive nedlagt, vurderes endnu engang med henblik på at nedlægge dem for at spare pasning på banen. Sideløbende hermed udskiftes sandet i alle resterende bunkers over de næste to år. Omkostning hertil udgør ca. kr.120.000,-. Gæsteservice Vi søger fortsat frivillige til at varetage gæsteservice 2 til 4 vagter i sæsonen på lørdage, søndage eller helligdage fra kl. 09.00 til 13.00. Henvendelse til Johnny Hansen. Vognforbud Bestyrelsen drøfter forskellige muligheder for begrænsning af antallet af brugere af vogne om vinteren. Pt. er der mest stemning for en ordning, der helt forbyder el-vogne om vinteren. Ved alm. bagvogne må kun medtages en let bag (bærebag) med max fire jern i. Medlemmer, der pt har tilladelse til at køre med vogn om vinteren opfordres til at overveje om ikke man alligevel kan bære en let bag med max fire jern i. 8. Markedsførings- og sponsorudvalg Sponsorindtægt Der er kommet nye kræfter ind i sponsorudvalget. Dette har resulteret i, at vores sponsorindtægt på nuværende tidspunkt er det samme, som da vi sluttede regnskabet med sidste år, hvilket er rigtig flot. Golfspilleren i Centrum sat i gang pr. 01.04.2014. I vores bestræbelse på løbende at udvikle Skovbo Golfklub har vi til glæde og gavn for vores medlemmer og gæster, valgt at indgå i et samarbejde med Dansk Golf Union og deres samarbejdspartner Raw Milk. Golfspilleren i Centrum giver os mulighed for at øge opmærksomheden på den enkelte golfspillers oplevelse i vores golfklub og stræbe mod at skabe flest mulige positive ambassadører blandt klubbens medlemmer og gæster. Vi ønsker, at blive bedre til at forstå de forhold og faktorer, som har betydning for vores medlemmer og gæsters oplevelse af Skovbo Golfklub. Denne viden giver os en unik mulighed for at udvikle en organisation som hele tiden stræber mod at skabe den bedst mulige oplevelse for dig som golfspiller. Side 4
Vi mener, at den gode oplevelse for medlemmer og gæster i Skovbo Golfklub skaber det bedste grundlag for klubbens forsatte udvikling og drift. Medlemmer modtager årligt ét spørgeskema, som vi håber alle vil besvare for at give os alle det bedste materiale at arbejde ud fra. Gæster spørges løbende via en tilfældig udvælgelse blandt vore gæster. 9. IT udvalg Ingen bemærkninger 10. Sportsudvalg Rekrutteringsudvalget Der har været lidt tvivl om begynderudvalget og rekrutterings udvalget er under et. Dette er ikke tilfældet begge udvalg er selvstændige udvalg under sportsudvalget. 11. Klubberne i klubben Der er aftalt møde med klubberne i klubben torsdag den 10. april. Nyt par overtager par-match Hanne og Claus Bedemann har overtaget par-match klubben efter Grete og Keld Bjerg. Vi takker Grete og Keld for deres store arbejde og byder Hanne og Claus velkommen og glæder os til samarbejdet. 12. Nyhedsbrev Eva og Bodil ønsker ikke mere at hjælpe til med nyhedsbrevet. Udvalget efterlyser medlemmer der har flair for at sætte nyhedsbreve op. Henvendelse til Erling Elberg. 13. Administration Rykkere Der er desværre en del passive medlemmer der ikke betaler deres passiv kontingent. Bestyrelsen besluttede at medlemmerne skal ekskluderes jf vedtægterne og at rykkergebyr samt administrationsgebyr modregnes i deres obligation. Bestyrelsen noterer sig, at en del medlemmer først betaler kontingent efter vi har sendt første rykker til dem og så undlader at betale rykkergebyret. Det er en uskik og ikke i tråd med at golf er en sport for gentlemen. Side 5
Bestyrelsen henstiller, at man betaler til tiden for at spare klubben for renteudgifter. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: År Medlemsstatus Antal jan. mdr. Antal pr. 05. marts Antal pr. 07. april 1 18 Fuldtidsmedlemmer 48 46 48 19-26 Fuldtidsmedlemmer 18 17 17 26 99 Fuldtidsmedlemmer 646 649 662 65 + Pensionistmedlemmer 14. Eventuelt 48 47 48 Fleksmedlemmer 109 111 108 Aktive i alt 869 870 883 Passive medlemmer 36 37 37 Prøvemedlemmer 3 6 13 Par-3 medlemmer 69 64 62 Senior + medlemmer 1 1 1 I alt - ikke DGU medlemmer 109 108 113 Der er oprettet en mail til bestyrelsen. Formanden opfordrer alle i bestyrelsen til at tjekke mailen jfr. deres vagtplan. 15. Næste møde Mandag den 19. maj kl. 17.30. Side 6