Emne Bestyrelsesmøde Dato: 30. november 2016 kl. 16:30 21.15 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: MH Referent: MB Næste møde: Budgetmøde mandag 19.12 kl. 16.30 hos HS Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet 4. Bestyrelsen Mission/Vision Miljøpolitik Typer af medlemskaber 2017 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Resultatet for sæson 2016: 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg 8. Husudvalg Overdragelse af caféen 9. Udvalg for gæste- og baneservice Evaluering af sæsonen 10. Markedsføringsudvalget Sundhedsprogram 60 dage.dk Aktivitetsplan 2017 Anbefaling af et medlem 11. Sponsorudvalget Sponsorater 12. IT udvalg Telefoni- og bredbånd løsning 13. Sportsudvalg Elite- og Ungdomsudvalget Regionsgolf Ungdomsudvalget Turneringsudvalget 14. Breddeudvalg Breddeudvalg nyt udvalg 15. Klubberne i klubben Ændring af fortrinsret for dameklubben 16. Administration Evaluering af fritsspilsklubber og greenfee model Status på medlemmer pr. 30.11.2016: Status på antal medlemmer, der har meldt sig ud eller ønsket ændret medlemsstatus pr. 1.12 17. Eventuelt Næste møde: Budgetmøde mandag den 19.12 kl. 16.30. Bestyrelsesmøde onsdag den 1.02 kl. 16.30 Underskrift af regnskab mandag den 20.02. Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Aftale om forpagtning af Caféen indgået den 1. november 2016 med virkning fra 1. januar 2017. Vi glæder os til at byde Charlotte og Flemming Madsen velkommen som ny forpagter. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet Kasserer gennemgik regnskabet og vi ligger lidt bagud på indtægtssiden. Dette primært på grund af dårligt vejr, da vi skiftede til vinterbane tidligere end sædvanligt samt manglende indtægt fra forpagter. Dertil kommer, at vi har haft nogle større udgifter på et par af vores maskiner. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Der bliver fortsat arbejdet videre med elementerne i Skovbo Golfklubs vision med udgangspunkt i den overordnede målsætning, der fremgår af seneste nyhedsbrev. Elementerne bliver behandlet under de respektive punkter. Miljøpolitik BM fremlagde et oplæg til SGKs fremtidige miljøpolitik. Det videre oplæg vil BM drøfte i samarbejde med chefgreenkeeper Mads. Punktet bliver genoptaget til foråret 2017. Typer af medlemskaber 2017 I et forsøg på at tiltrække nye medlemmer og fastholde deres interesse i golfsporten, har en arbejdsgruppe udarbejdet et oplæg til et nyt 3-trins introduktionsforløb til erstatning for det prøvemedlemskab, som vi kender i dag. Bestyrelsen godkendte oplægget fra arbejdsgruppen, og det nye introduktionsforløb vil blive offentliggjort på hjemmesiden inden sæsonstart 2017 og oplyst ved henvendelser om medlemskab fra nogle uden golferfaring. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Resultatet for sæson 2016: Gæsternes vurdering af Skovbo viser fremgang på alle punkter og vurderingerne er højere i sammenligning med andre sjællandske golfklubber. Især banen får høj score, dog med lidt forbehold for langsomme greens og høj rough. Gæsterne vurderer også vores café højere end sidste år, men dog lavere i sammenligning med andre sjællandske klubbers café. Medlemmernes såkaldte ambassadørscore er faldet lidt, men er dog højere i sammenligning med andre sjællandske klubber. Banen vurderes høje- Side 2
re end sidste år, igen med lidt forbehold for langsomme greens. Vurderingen er lidt lavere end vurderingen i andre sjællandske klubber i forhold til rough, ledetid og flow på banen. Medlemmernes vurdering af caféen er dårligere end sidste år, men dog bedre i sammenligning med andre sjællandske klubber. Medlemmernes vurdering af klubbens ledelse er samlet lidt dårligere end sidste år, men på højde med vurderingen i andre sjællandske klubber. For denne vurdering og flere af de andre vurderinger fra medlemmer gælder, at der er nogle få meget dårlige vurderinger, som trækker ned i det samlede resultat. Det afspejler sig også i besvarelser fra udmeldte som viser en stigning i den negative score på 11 procentpoint i forhold til sidste år. Besvarelser fra nye i klubben viser en markant stigning i den positive ambassadørscore. Der er plusser til bl.a. integration i klubben. 6. Regel- og etiketteudvalg Ingen bemærkninger. 7. Baneudvalg Ingen bemærkninger. 8. Husudvalg Overdragelse af caféen Der har vist sig en del udeståender i forbindelse med overdragelse af caféen fra tidligere forpagter. Til dækning af skader og mangler bliver der tilbageholdt et større beløb ved tilbagebetaling af depositum. Christian og Merete Andersen har gjort en stor indsat for at gøre rent og lette overgangen til ny forpagter. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Evaluering af sæsonen Gæsteservice har fungeret rigtig godt igennem sæsonen og udvalget har fået tilsagn fra flere nye, som gerne vil give en hjælpende hånd i 2017. Der bliver indkaldt til et evaluerings- og opstartsmøde i starten af 2017. Udvalget har høstet stor ros fra både gæster og medlemmer. 10. Markedsføringsudvalget Sundhedsprogram 60 dage.dk KF præsenterede et program der hedder 60 dage.dk, som er et sundhedsprogram som markedsføringsudvalget vil markedsføre i starten af sæson 2017. Aktivitetsplan 2017 Side 3
KF gennemgik aktivitetsplan for 2017. Indholdet af aktivitetsplan herunder Golfens Dag 30.04 samt Spil med golf den 20.08. Aktiviteterne vil løbende blive markedsført på vores hjemmeside, FB samt i diverse medier. Anbefaling af et medlem Markedsføringsudvalget ønsker at genoptage præmieringen i form af et gavekort til de af vores medlemmer, der skaffer et nyt fuldtidsmedlem til klubben. Gavekortet vil i 2017 være på kr. 100,- til vores café, som evt. kan nydes i form af en øl/vand på vores dejlige terrasse efter første golfrunde. 11. Sponsorudvalget Sponsorater FS gennemgik resultatet for 2016 og budget for sponsorat for 2017. Udvalget oplyser, at der er en pæn stor fremgang af nye sponsorer og indtægter i 2016 og gode forventninger til 2017. 12. IT udvalg Telefoni- og bredbånd løsning IT udvalget har holdt møde med TDC for optimering af vores telefoni og bredbånd. Resultatet er, at vi har den løsning som lige præcis passer til vores nuværende behov. 13. Sportsudvalg Elite- og Ungdomsudvalget Rent sportsmæssigt har vi haft en rigtig god sæson i både elite- og ungdomsudvalget. Eliteholdene har haft gode resultater. For herrernes vedkommende det bedste resultat til dato. Status er et hold i 3. division hhv. 4. div. samt et hold i kvalifikationsrækken. Dame elite forsætter i kvalifikationsrækken. Økonomisk er udvalget kommet rigtig godt ud med et flot resultat, trods de besparelser der blev gennemført i starten af sæsonen. Regionsgolf Regionsgolferne er kommet ud med 3 pulje vindere i 2016, hvilket er rigtig flot. Ungdomsudvalget Ungdomsudvalget arrangerede lørdag den 19.11 en banko dag på Asgård Skolen i Køge. Bankospillet var en stor succes og der var små 110 gæster. Det gode initiativ gav et stort overskud på kr. 11.903. Udvalget sender en stor tak til alle vores sponsorer for fine præmier og ikke mindst en tak til deltagende medlemmer og gæster. Turneringsudvalget Også et rigtig godt år. TU har valgt at justere antallet af turneringer i foråret og fordele turneringerne mere jævnt hen over året. Økonomisk er overskuddet en del større end sidste år. Side 4
14. Breddeudvalg Breddeudvalg nyt udvalg Elementerne i Skovbo Golfklubs vision har resulteret i, at et Breddeudvalg er sat i søen. Dette for at forsøge at fastholde de medlemmer, der efter kort tid i klubben forlader den på ny ofte grundet, at de ikke har fået et fast tilhørsforhold til enten begynderklubben eller øvrige KiK. De nye medlemmer er ikke blevet integreret i klubbens sportslige eller sociale liv. Udvalget har frie hænder til at bryde kurven over udmeldelser grundet manglende integration i klublivet i Skovbo Golfklub. Udvalget består på nuværende tidspunkt af Breddeudvalgsformand: Richardt Sonnichsen og Udvalgsmedlemmer: Charlotte Theils Tjørnvig, Michael Færgegaard og Mogens Michaelsen. Udvalgets kontaktperson til bestyrelsen er Flemming Lehnert. Udvalget skal i lighed med KiK som udgangspunkt være selvfinansierende men kan ved specifikke behov aftale nærmere med FL eller MB. Organisatorisk ligger breddeudvalget på linje med Sports- Hus- og Baneudvalgene. Breddeudvalget skal være bindeled mellem kontor (første kontakt), begynderudvalget, øvrige udvalg, parmatchklubben samt KiK. Udvalget arbejder på at rekruttere et korps af frivillige hjælpere, der kan træde til som mentorer, spillekammerater, træningspartnere mm, så udvalgets medlemmer ikke selv står for alle opgaver. Sten Pedersen fra begynderudvalget har foreslået nogle faste rutiner, der sikrer registrering af nye medlemmers ønsker til omfang af tilknytning til klubben, så ønskerne efterfølgende kan adresseres og de nye medlemmer kanaliseres ind på rette hylde. Det nye udvalg har allerede holdt de første møder og nye medlemmer af Skovbo Golfklub kan glæde sig til en masse gode og sociale initiativer m.v. Udvalgsformændene er orienteret om denne organisationsændring via mail den 1/12 15. Klubberne i klubben Ændring af fortrinsret for dameklubben Forslag fra dameklubben til ændret fortrinsret om onsdagen fra kl. 09.00 til kl. 10.00 3 tider. Da fortrinsretten er midt på formiddagen, tager bestyrelsen forbehold for arrangementer i form af gæster udefra, som gør, at der til tider kan ændres i den nye fortrinsret. Hvis dameklubben indvilliger i dette forbehold siger bestyrelsen ok for den ændring. Side 5
16. Administration Evaluering af fritsspilsklubber og greenfee model For at tilgodese klubbens medlemmer har vi evalueret vores nuværende fritspilsaftaler. Det har vist sig, at Ishøj og Næstved er de klubben som vores medlemmer benytter mest. Medlemmerne af de to klubber er også flittige gæster i Skovbo Golfklub og der bliver spillet næsten lige meget i begge klubber. Vores medlemmer har ikke været så flittige gæster i Trelleborg kun godt 200 runder er spillet på Trelleborg og over dobbelt så mange runder af deres medlemmer på Skovbo. Dette har fået bestyrelsen til at opsige fritspilsaftalen med Trelleborg og skifte den ud med Værebro Golfklub. Dette er også for at skabe en bedre overensstemmelse med den geografiske fordeling af vores medlemmer. Flere medlemmer har spurgt ind til en ordning, som vi har tidligere har haft nemlig Golf ved Køge (GVK). Skovbo Golfklub er ikke interesseret i at indgå en GVK aftale eller lignende aftaler f.eks. SGO eller SGS Selandia. Det skyldes vores tidligere erfaringer om, at kun meget få af klubbens medlemmer tilkøbte sig adgang til en sådan aftale. Desuden er de nævnte aftaler meget omfattende ofte med op til syv klubber og det vil uvægerligt have en stor indflydelse på Skovbos greenfee indtægter, uanset der også kommer penge ind som følge af de nævnte ordninger. Det er baggrunden for klubbens beslutning og det er jo et valg, idet man ikke kan gøre begge dele. Skovbo arbejder på at skabe mest muligt indhold i et fuldtidsmedlemskab og samtidig gøre det attraktivt for greenfee gæster at besøge Skovbo. Bl.a. derfor har vi en greenfee model, der er så enkel og gennemskuelig som muligt. Vi har arbejdet med en yderligere tilpasning af greenfee modellen for 2017, hvor enkelthed og gennemskuelighed fortsat er overskriften for modellen. Bestyrelsen blev enige om følgende greenfee priser i 2017: Medlemskategori Hverdag Weekend/Helligdag Fuldtidsmedlemmer i DK og udlandet 275 325 Venskabsklubber 250 300 Gæst med medlem (op til 3 i en bold) 250 300 Fleksmedlemmer ALTID, uanset med medlem 330 400 Juniorer 125 175 Juniormedlem kan tage op til 3 junior med 125 125 Par-3 banen 125 125 Side 6
Vinterbane 175 175 Vinterbane gæst til medlem 125 125 Status på medlemmer pr. 30.11.2016: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Fleksmedlemmer feb. juni august sep. okt. nov. 45 51 60 64 64 64 13 17 20 20 19 19 531 556 575 578 583 586 36 36 37 36 36 36 35 30 29 29 29 29 149 155 153 153 150 150 Aktive i alt 809 845 874 880 881 884 Passive medlemmer Prøve medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 27 25 25 25 25 25 5 29 22 23 20 20 32 54 47 48 45 45 Side 7
Status på antal medlemmer, der har meldt sig ud eller ønsket ændret medlemsstatus pr. 1.12 210 x Statusskift årsskiftet 2015/16: 156 x Statusskift årsskiftet 2016/17: Heraf 120 udmeldelser af: 53 Fuldtidsmedlemmer 14 Pensionistmedlemmer 33 Fleksmedlemmer 4 Ungseniorer 1 Hverdagsmedlem 7 Juniorer 1 Pusling 4 Sponsorer 3 Passive Heraf 113 udmeldelser af: 59 Fuldtidsmedlemmer 3 Pensionistmedlemmer 20 Fleksmedlemmer 3 Ungsenior 3 Hverdagsmedlemmer 17 Juniorer 4 Sponsorer 4 Passive 17. Eventuelt Ingen bemærkninger. Næste møde: Budgetmøde mandag den 19.12 kl. 16.30. Bestyrelsesmøde onsdag den 1.02 kl. 16.30 Underskrift af regnskab mandag den 20.02. Side 8