Figurer...2 Den virtuelle sagsmappe...3 Regelsæt, status og aktiviteter...4 I. Opret en ny sag...7 Trin 1: Kontroller eller opret en ny interessent...9 Interessenter er fælles gods...9 Søg interessent...9 Trin 1A Kontroller oplysningerne, hvis interessenten allerede findes i TAS... 10 Trin 1B Opret ny interessent... 10 Oprettelse af flere afdelinger... 13 Trin 2 Oprettelse af ny sag...14 Trin 2A Sagsfanen... 15 Trin 2B Rapportgrupper... 17 Trin 2C Interessentfanen... 17 Oprettelse af ny sag: Tilknytning af interessent... 17 Trin 3 Likviditet...18 Trin 4 Sagslog...19 Begynd sagsloggen... 20 Vedlæg ansøgning (Importer dokument)... 20 Kvitter for ansøgning... 21 Mail fra TAS... 22 Mail af word-dokument fra TAS... 22 Mail af brev med underskrift... 23 Mail af pdf.fil fra TAS... 23 Noter til sagen (de gule sedler)... 24 Alle oplysninger modtaget... 24 II. Sagsbehandling...25 Mødedato (Sagsbehandlingsfanebladet)... 25 Noter til sagsbehandlingen (Sagsbehandlingsfanebladet)... 25 Indstilling (Likviditetsfanebladet og sagsloggen)... 25 Afgjort (Sagslogfanebladet)... 25 Tilsagn (Likviditetsfanebladet)... 26 Oprettelse af en enkelt udbetaling (Likviditetetsfanebladet)... 27 Slet tilsagn eller udbetaling (Likviditetsfanebladet)... 29 Oprettelse af en rateudbetaling (Likviditetetsfanebladet)... 29 Udbetalinger til udlandet...31 Korrektion af tilsagn eller udbetalinger...31 Korrektion af tilsagn... 31 Udligning af tilsagn... 31 Nedskrivning af tilsagn... 32 Korrektion af nedskrivning eller udligning... 33 Korrektion af udbetaling... 33 Tilbagebetaling... 33 Korrektion af nedskrivning eller udligning af udbetaling... 34 Bogføring af tilbagebetalinger... 34 redigeret den 20-10-2008 1
Figurer Figur 1 Økonomisk struktur i TAS: 3 Figur 2 Opbygning af en ordning i TAS: 4 Figur 3 Sagsfanebladet: regelsæt 5 Figur 4 Eksempel på sagsflow 6 Figur 5 Startskærm 7 Figur 6 Værktøjslinje, valgmenuer 7 Figur 7 Sagsvedligeholdelse 7 Figur 8 Opret ny sag 8 Figur 9 Emnemenu 9 Figur 10 Interessentbillede (F10) 10 Figur 11 Oprettelse af ny interessent 11 Figur 12 Interessentoprettelse, Adresse og bank 12 Figur 13 Interessentoprettelse, vejinfo 12 Figur 14 Interessentoprettelse: opret ekstra afdeling 14 Figur 15 Menulinje, sagsvedligeholdelse 14 Figur 16 Sagsfanen, ny sag 15 Figur 17 Søgebillede, interessent 17 Figur 18 Likviditetsfaneblad 18 Figur 19 Sagslog 19 Figur 20 Sagsaktivitet 19 Figur 21 Import af dokument (1) 20 Figur 22 Import af dokument (2) 21 Figur 23 Import af dokument (3) 21 Figur 24 Mail af word-dokument fra TAS (1) 22 Figur 25 Mail af word-dokument fra TAS (2) 23 Figur 26 Mail af pdf.fil fra TAS 23 Figur 27 Noter til sagen 24 Figur 28 Eksempel på brug af sagsbehandlingsfaneblad 25 Figur 29 Udspecificering af tilsagnsbudget 26 Figur 30 Valg af tilsagnstype og brev 26 Figur 31 Udbetalingsbudget 27 Figur 32 Udbetaling (fakturabillede) 28 Figur 33 Opret rateudbetaling 29 Figur 34 Opret rateudbetaling: fakturabillede 30 Figur 35 Opret udligning 32 Figur 36 Opret nedskrivning 32 Figur 37 vælg nedskrivningsaktivitet 32 Figur 38 Korrigeret tilsagn 33 Figur 39 Indsæt tilbagebetalingslinje 33 Figur 40 Nedskrivningslinje i tilsagnsbudgettet 34 Figur 41 udligning af tilbagebetaling 34 redigeret den 20-10-2008 2
Den virtuelle sagsmappe TAS er et system der bruges til sagsadministration, journalisering og økonomistyring. Sagsadministration Der er udarbejdet regelsæt for alle tilskudsordninger. Disse regelsæt styrer sagsgangene for de enkelte sager Journalisering Alle tilskudssager journaliseres i TAS, derfor skal historikken indeholde en liste over al korrespondance på sagen, såvel udgående som indgående, herunder også e-mails og telefonnotater Hver sag får automatisk tildelt et journalnummer, der indeholder oplysning om ordning og registreringsår. På alle sager er der adgang til en række brevskabeloner, der indeholder standardformuleringer, men med mulighed for individuel tilpasning. De godkendte breve gemmes i historikken så man til enhver tid kan se, hvilke dokumenter, der er tilknyttet sagen. Det er desuden muligt at importere de dokumenter, der ikke genereres i TAS, således at også de kan findes på sagen. Økonomistyring Alle ordninger er sat op med regler for økonomiske dispositioner, herunder hvordan de økonomiske aktiviteter konteres. På den baggrund er det muligt at trække oplysninger om forbrug på de økonomiske rammer, ligesom det er muligt at se de enkelte sagers økonomiske status på kontoudtogene Alle økonomiske transaktioner i TAS overføres til regnskabssystemet Navision. Integrationen er næsten automatisk, fsv. at KumAdms TAS-Support hver dag overfører dagens samlede transaktioner fra TAS til Navision. Figur 1 Økonomisk struktur i TAS: redigeret den 20-10-2008 3
Ordningerne er underopdelt i "Projekttyper", der igen er opdelt i en eller flere budgetområder. Hvert budgetområde er opdelt i et eller flere indsatsområder (se figur 1). Nederst i sagshierarkiet finder du rapportgrupperne, der ligger på indsatsområderne. Rapportgrupperne er udelukkende et statistisk redskab, der er ingen økonomi knyttet til dem. I TAS genfinder du strukturen f.eks. når du trækker rapporter: Figur 2 Opbygning af en ordning i TAS: Ordning Budgetområde Indsatsområde Rapportgrupper Indsatsområde Indsatsområde Regelsæt, status og aktiviteter Hver ordning er sat op med et eller flere regelsæt, der styrer sagsgangen for alle sager. Hvert regelsæt er inddelt i faser, der fortæller hvilken status sagen har. I hver status er det muligt at foretage bestemte aktiviteter. Kend dit regelsæt: Det er en uvurderlig hjælp at kende regelsættet for de ordninger, du arbejder med. Du finder alle regelsæt i Scan Jour i sag nr. 2007-741 Du kan se hvilket regelsæt en given sag er opsat efter ved at se på fanebladet "Sag", hvor det står nederst til venstre ( se figur 3, næste side) redigeret den 20-10-2008 4
Figur 3 Sagsfanebladet: regelsæt Figur 4 på næste side viser et eksempel på et sagsforløb med de status sagen gennemløber og de aktiviteter der er mulige i hver enkelt status. Pilene angiver om aktiviteterne medfører skift af status eller ej. redigeret den 20-10-2008 5
Figur 4 Eksempel på sagsflow SAG SLUT SAG SLUT NY SAG Sag oprettet i TAS Gennemgå ansøgning Afslag Sekretariatets indstilling ANSØGNING MODTAGET Brev alle oplysninger UNDER BEHANDLING Sag afgjort AFGJORT modtaget Afslag Tilsagnsbrev Tillægstilsagn Annulering af tlsagn, bortfald Annulering af tilsagn, delvist Kontrakt tilsagn Nedskrive tilsagn Omfordeling af budgetramme Omfordeling af tilsagn Sanktioner/bøde Anmode om yderl. oplysninger Modtage yderl. oplysninger Rådets beslutning Indstilling Tilsagn/afslag Godkende regnskab Afregning af forskud Annullere tilsagn: bortfald Indbetaling Registrere og kvittere for sanktion/bøde Anmode om tilbagebetaling 1. Rykker for regnskab 2. Rykker for regnskab Godkende udbetaling Godkende forskudsudbetaling SAG SLUT Sag afsluttes REGNSKAB MODTAGET Modtage regnskab AFVENTER REGNSKAB Udbetaling UDBETALING BEGYNDT afsluttet Brev om fejl Anmode om i regnskab tilbagebetaling Sanktion/ bøde Korrektion af udbetaling Godkende udbetaling Klargøre udbetaling Godkende regnskab Modtage regnskab Registrere og kvittere for tilbagebetaling Sag afsluttes AFVENTER TILBAGEBETALING Oversende til Central inddrivelse CENTRAL INDDRIVELSE Sag afsluttes SAG SLUT Anmode om tilbagebetaling Registrere og kvittere for tilbagebetaling Tilbagebetaling udsigtsløs afskrivning redigeret den 20-10-2008 6
I. Opret en ny sag Når du åbner TAS, er det første du ser dette: Figur 5 Startskærm For at oprette en ny sag skal du have fat i "sagsvedligeholdelsen" Brug ikonet eller tryk F9 Figur 6 Værktøjslinje, valgmenuer Så kommer fanebladet "sagsvedligeholdelse" frem. Figur 7 Sagsvedligeholdelse redigeret den 20-10-2008 7
Under Sagsvedligeholdelse oprettes og vedligeholdes sager i TAS. Nu kan du oprette en ny sag eller finde en sag, der allerede er oprettet. Sagsvedligeholdelsen kan opdeles i 5 felter: 1. Værktøjslinje (menulinje) med drop-down-menuer 2. Journalnummer og faneblade 3. Udestående aktiviteter (som kan slettes/fortrydes) 4. Historik: Journalfortegnelse over aktiviteter. Hvad der står under historikken kan ikke ændres eller slettes. 5. Registrerings- og godkendelses-knapper Registrer flytter aktiviteter fra sagsaktivitetslinjen til "Udestående" Godkend flytter aktiviteter fra "Udestående" til "Historik" Fortryd sletter aktiviteter der står i "Udestående" Brug Ikonet, Fil-menuen eller Ctrl+N for at åbne en ny sag Figur 8 Opret ny sag 1 2. 5. 3 4 redigeret den 20-10-2008 8
Trin 1: Kontroller eller opret en ny interessent Der skal knyttes en interessent (ansøger) til alle sager, og det er klogt at oprette eller kontrollere interessenten før du opretter en ny sag. Det giver bl.a. den fordel, at interessenten automatisk indsættes på sagen, når du kommer dertil. Interessenter er fælles gods Ved oprettelse af interessenter er det vigtigt at huske, at vi er mange, der bruger de samme interessenter til forskellige ansøgninger. Derfor skal der kun stå de oplysninger i interessentbilledet, der har generel betydning. Figur 9 Emnemenu Alle ansøgere (interessenter) er registreret i interessentkartoteket, som du åbner ved at klikke på F10 eller punktet "Interessenter" på værktøjslinjens emnemenu Søg interessent (Se figur 10, næste side) Felt 1 er søgefeltet: Det er vigtigt du sikrer dig, at ansøger ikke allerede er oprettet. Derfor skal du søge bredt. Det gør du ved kun at søge på et felt ad gangen, f.eks. enten på navn eller interessentnr. (CVR, CPR eller fritnummer), og ved at bruge trunkeret søgning med %-tegn. På den måde får du flest resultater og kan se, om interessenten evt. er oprettet på flere numre eller med en anden stavemåde. Du kan ikke oprette en sag i søgefeltet, det sker i felt 3 og 4. Felt 2 er der hvor søgeresultaterne kommer frem. Du læser oplysningerne vedr. den enkelte interessent ved at klikke på interessentnavnet i felt 2, hvorefter interessentoplysningerne kommer frem i felt 3 og 4 Felt 3 er navnefeltet Det er der hvor ansøger navn og interessentnummer kan ses Felt 4 er adressefeltet Der kan du se adresse, bankoplysninger, telefonnr. etc. redigeret den 20-10-2008 9
Figur 10 Interessentbillede (F10) 1 2 3 4 Trin 1A Kontroller oplysningerne, hvis interessenten allerede findes i TAS Hvis interessenten har et fritnummer (THY, BV, MM eller andet) skal det ændres til CVR eller CPRnummer Kontaktpersoner må ikke oprettes som en afdeling under interessenten. Kontaktpersoner oprettes på den enkelte sag. Pas på bankoplysninger: Hvis "kortart" er åben (hvid) skal kontonummer være udfyldt Hvis du kommer i tvivl om hvilke oplysninger, der er korrekte, så kontroller dem. Hellere en gang for meget end en gang for lidt Før du ændrer navn, bankkonto eller lignende på en interessent, så undersøg om interessenten er knyttet til åbne sager. Hvis det er tilfældet, skal du sikre dig, at de ændringer du vil lave også er i orden ift. de øvrige sager på interessenten. Hvis du ændrer bankkonto eller navn på en eksisterende interessent, så noter det i bemærkningsfeltet sammen med dato og dine initialer Trin 1B Opret ny interessent Når du starter med at oprette en ny interessent, er det som regel kun felt 3, navnefeltet der er aktivt (se figur 11, Oprettelse af ny interessent): redigeret den 20-10-2008 10
Figur 11 Oprettelse af ny interessent Oprettelse af interessent: felter der udfyldes i navneområdet Nr. Kortnavn Institution/efternavn Fornavne Aktiv Organisationsform Flet ikke til institution Bemærkninger Aftale nr., Antal ansatte, lille/mellemst. Vælg i dropdown-panelet om det er CVR- eller CPR-nr. og skriv nummeret i feltet ved siden af. Vær opmærksom på at default er CPR, så det skal rettes hvis der er tale om et CVR-nr. Forkortelse af institutionsnavn, f.eks. HUR For institutioner skrives navnet på institutionen, for personer skrives kun efternavnet. Vær opmærksom på at efternavn er det sidste navn. Kun dobbeltnavne med bindestreg skrives i efternavns-rubrikken. Alle andre navne er fornavne. For personer skrives fornavne, dvs. alt hvad der ikke er efternavn jf. ovenfor. Feltet må IKKE bruges til afdelingsnavne for institutioner eller til kontaktpersoner Der sættes automatisk flueben i feltet når interessenten oprettes Vælges fra drop-down-panel. Vælger afdelingens navn ved brevfletning i stedet for institutionens navn Bruges til meddelelser om ændringer i interessentoplysningerne, til udenlandsk bankkonto, hvornår vedtægter er godkendt etc.. anvendes ikke Når du har gemt din indtastning i navneområdet kommer feltet "Adresse og bank" frem: redigeret den 20-10-2008 11
Figur 12 Interessentoprettelse, Adresse og bank Du kan godt udfylde felterne fra toppen og ned, men det er smartest at starte med at trykke på knappen "Vejnavn". Den fører dig over i en valgmenu, hvor TAS forudfylder en del af felterne. Figur 13 Interessentoprettelse, vejinfo Udfyld og tryk OK, så kommer du tilbage til interessentbilledelt hvor postnummer, kommune og region nu er blevet udfyldt Oprettelse af interessent: felter i "Adresse og bank" Afdelings nr. Land Postnr. Institution c/o navn eller afdeling P-nummer (produktionsnummer) udfyldes for afdelinger under institutioner, ellers ikke. hvis du ikke udfylder det, kommer der automatisk et 1-tal i feltet Vælg det land interessenten bor i Udfyldes automatisk, hvis du starter med at vælge Vejnavn jf. ovenfor. Ellers vælger eller skriver du postnummeret, hvorefter TAS selv indsætter postdistriktet Udfyldes kun hvis navnet ikke er det samme som under "institution". Udfyldes ikke ved personer Skriv evt. c/o navn eller navn på afdeling. Du må IKKE skrive evt. redigeret den 20-10-2008 12
kontaktperson i dette felt. Kontaktpersoner skrives altid på sagens interessentfaneblad Vejnavn Adresse 4 og 5 Kommune Region Branche Telefon 1, 2, telefax, mobil, e-mail Kortart Bank Kontonr. Skriv vejnavn, eller vælg vejnavn på listen jf. ovenfor. Skriv evt. flere adresseoplysninger Udfyldes automatisk, hvis du starter med at vælge Vejnavn jf. ovenfor. Ellers vælges interessentens bopælskommune Udfyldes automatisk, hvis du starter med at vælge Vejnavn jf. ovenfor eller hvis du har valgt kommune. Bruges ikke Udfyld med de oplysninger du har Hvis du har bankoplysninger vælges Bank for bankkonti, og med hhv. 04 eller 71 i sjældne tilfælde Bankens navn Første felt indeholder registreringsnummer på 4 cifre. hvis du kun har 3 cifre skriver du 0 foran. Andet felt indeholder kontonummeret Når du opretter en interessent, så husk Korrekt navn (efternavn er det sidste navn og kun dobbelt-navne med bindestreg skal stå i efternavnsfeltet.) ALLE andre navne skrives i fornavnsfeltet) Korrekt adresse: lad være med at gætte hvilket postnummer der er tale om. Slå det op hvis du er usikker (eller måske ikke helt sikker) enten ved at bruge funktionen i TAS eller http://www.postdanmark.dk Organisationsform (hvis der er et CVR-nr.) kan man slå organisationsformen op i CVR-registeret: http://www.cvr.dk) Hvis du udfylder bankoplysninger skal "Kortart" være udfyldt. Hvis det ikke er udfyldt, kan evt. tilskud og udbetalinger ikke overføres til Navision Hvis du ændrer en interessent, f.eks. adressen, telefonnummeret eller bankoplysninger, så skriv det i bemærkningsfeltet, med dato og initialer. Så kan andre se, hvornår interessentoplysningerne er blevet ændrede og kan se hvem de skal kontakte, hvis de kommer i tvivl om ændringernes validitet. Oprettelse af flere afdelinger Det er muligt at oprette flere afdelinger med forskellige institutionsnavne, adresse og bankoplysninger. Højreklik i vinduet "adresse og bank" og vælg indsæt. Herefter kan du oprette en anden afdeling, institution eller andet under samme interessentnummer. Husk at udfylde P-nummer (produktionsnummer) HVis du ikek har det, kan du finde det i CVRregistret (http://www.cvr.dk) Når du knytter interessenten til en sag, har du mulighed for at vælge mellem afdelingerne. redigeret den 20-10-2008 13
Figur 14 Interessentoprettelse: opret ekstra afdeling Bemærk: Interessenter med flere afdelinger skal have bankoplysninger på alle afdelinger. Hvis der mangler bankoplysninger på en eller flere af afdelingerne vil alle tilsagn og tilskud blive stoppet ved overførsel til Navision. Hvis der er afdelinger på interessenten, hvor du ikke kender bankkontoen, kan du i stedet bruge dummy-nummeret: Kortart = bank registreringsnummer = 1234 kontonummer = 1234567 Når du er færdig med interessenten, kan du gå videre til selve sagsoprettelsen: Trin 2 Oprettelse af ny sag Du starter i sagsvedligeholdelse jf. ovenfor ved at trykke F9 eller bruge ikonet på menulinjen. Menulinjen ændrer nu udseende: Figur 15 Menulinje, sagsvedligeholdelse Tryk på ikonet for ny sag (arket med det røde øre) eller tryk CTRL+N redigeret den 20-10-2008 14
Du får nu fanebladet "sag" frem Figur 16 Sagsfanen, ny sag Trin 2A Sagsfanen Nogle felter er obligatoriske, nogle er valgfrie og nogle bruger vi ikke: Sagsfanen: obligatoriske felter Ordning F.eks. KMF Kunstråd Musikformål (KMF står for Kunststyrelsen Musikformål) Alle andre ordninger er navngivet på tilsvarende måde. Du kan kun oprette sager på ordninger i dit eget center. Projekttype Her vælger du det regelsæt ansøgningen skal behandles efter, f.eks. KMF40 Ensembler. Det er ikke ualmindeligt at der er adskillige projekttyper på de enkelte ordninger. Nogle af dem har forskellige regelsæt. Budgetområde pas på ugyldige budgetområder (f.eks. KMF10, KMF20 etc. eller KBF10, 20 etc..). Da vi startede med TAS var der mange ordninger der blev opdelt i flere budgetområder. Nogle af disse budgetområder er siden blevet nedlagt, fordi det var mest hensigtsmæssigt. Imidlertid kan man ikke nedlægge et budgetområde, derfor kommer de stadig frem som valgmulighed. Indsatsområde Nogle budgetområder er opdelt i underliggende indsatsområder. Hvis der ikke er en opdeling i indsatsområder, udfyldes feltet automatisk. Journaldato er den dag ansøgningen er modtaget i Kunststyrelsen. hvis du indtaster ansøgningen på en anden dag, skal du huske at rette journaldatoen. Start- og Start- og slutdato for den aktivitet der søges tilskud til. Ved tilskud til redigeret den 20-10-2008 15
slutdato drift er det som regel hele kalenderåret eller ansøgningsperioden. Formålsområde Vælg det overordnede formål for ansøgningen, f.eks. Litteratur, Billedkunst, Musik, Børnekultur, Forskning, Tværgående kulturelle formål, Ophavsret, Amatørkultur etc.. Formålsart er enten drift eller projekt, Hvis der søges til drift, er det det, der skal stå, uanset om det kun er 10.000 kr. der søges Projekttitel Skriv det ansøgte formål og ret evt. senere til det formål der gives tilskud til. Husk at spørge i dit center, om der er en særlig praksis ift. formulering af projekttitel. Land Vælg det land aktiviteten foregår i Region Vælg den region aktiviteten foregår i Kommune Vælg den kommune aktiviteten foregår i. Hvis aktiviteten foregår i flere kommuner vælges "Flere kommuner" og hvis aktiviteten ikke er tilknyttet kommuner vælges "Ukendt" Sagsfanen: valgfrie felter Ansøgt beløb Projektbeskrivelse Bemærkninger Funktioner udfyldes altid hvis der er et ansøgt beløb Bruges i rapporten "Indstillingsforside" Husk at spørge i dit center, om der er en særlig praksis ift. anvendelsen af feltet Bruges i rapporten "Indstillingsforside". Husk at spørge i dit center, om der er en særlig praksis ift. anvendelsen af feltet På nogle få ordninger skal statistikfeltet under Funktioner udfyldes. Sagsfanen: felter, der udfyldes automatisk Sagsbehandler Den sagsbehandler, der opretter sagen. Det er det navn, der flettes ind i breve, der oprettes på sagen. Hvis det er en anden, der skal være sagsbehandler på sagen, rettes navnet ved at vælge i drop-down-menuen. Journalnummer Genereres automatisk i TAS. Kunststyrelsens journalnumre er altid sat op med de 3 bogstaver fra ordningen + evt. 2 cifre fra projekttypen + årstal + 4-cifret løbenummer. F.eks. KMF40.2008-0298. Løbenumrene nulstilles ved årsskiftet. Sagsfanen: felter der ikke bruges Økonomisk sagsbehandler, Økonomisk kontor, Branche, Specialkode, Aftale sag, Fortroligt, Prioritet. Når du er færdig med at udfylde felterne gemmer du ved at trykke på diskette-ikonet eller CTRL+S. redigeret den 20-10-2008 16
Trin 2B Rapportgrupper Når du har gemt, aktiveres fanebladet Rapportgrupper, hvis der er rapportgrupper på ordningen. Rapportgrupper er en mulighed for at opdele eller registrere særlige oplysninger på en sag. Nogle rapportgrupper er obligatoriske, de er markeret med en rød prik. Trin 2C Interessentfanen Hvis du har oprettet/kontrolleret interessenten først, bliver interessenten automatisk indsat som administrator på sagen. Hvis interessenten ikke automatisk sættes på, kommer der et søgebillede frem, hvor du kan søge efter ansøger med navn, cpr- eller cvr-nummer (tast ind og tryk Søg, ikke OK). Figur 17 Søgebillede, interessent Hvis interessenten er oprettet kommer den frem på listen, hvorefter du markerer den og trykker OK. Herefter vises en liste over de sager ansøger allerede har registreret i TAS. Luk listen, og ansøger står nu i interessentfanen. Hvis ansøger ikke er oprettet, opretter du den som beskrevet under trin 1. Oprettelse af ny sag: Tilknytning af interessent Administrator TAS kræver at der er én administrator på en sag. Tilskud bliver udbetalt til administrator, med mindre du vælger en anden modtager ved udbetalingen. Flere Det er muligt at tilknytte mere end én interessent på en sag. Højreklik i interessenter på billedet lige under Administrator og vælg Indsæt eller Tilføj. Du kan samme sag herefter tilknytte en ny interessent på samme måde som beskrevet ovenfor. Kontaktpersoner Det er muligt at tilknytte kontaktpersoner til en interessent, f.eks. teaterchefen på et teater. Her vil teatret være ansøger/interessent og chefen vil være kontaktperson. Højreklik i nederste halvdel af skærmbilledet og Indsæt eller Tilføj en linje. Udfyld oplysningerne. HUSK at kontaktpersoner hører til på sagerne, ikke i interessentkartoteket. Når du har tilknyttet interessent(er) og evt. kontaktpersoner gemmer du. redigeret den 20-10-2008 17
Herefter er flere faneblade blevet tilgængelige, nemlig Sagslog og Likviditet. Det er underordnet hvilket af dem, du starter med, men det kan være praktisk at begynde med Likviditet, for ikke at glemme det. Det er ikke et krav i TAS at udfylde likviditetsfanebladet, før du ved om der bliver givet tilsagn, men hvis du ikke gør det, er der en del rapporter, du ikke kan trække, f.eks. indstillingslister og indstillingsforsider. Trin 3 Likviditet Likviditetsfanebladet ser således ud og det er tilsagnsbudgettet du skal udfylde: Figur 18 Likviditetsfaneblad Tilsagnsbudget: felter, der skal udfyldes Finansår står med indeværende år som default. Du kan godt vælge et år i fremtiden, hvis et evt. tilsagn f.eks. først skal gives af næste års bevilling Type er altid Tilskud Tekst Tekst til registreringen i Navision Ansøgt beløb Det beløb ansøger har angivet Budget Det samlede udgiftsbudget for aktiviteten Tilskudsprocent udfyldes ikke, det beregner TAS Indstillet tilsagn Bruges til flere formål i løbet af sagsbehandlingen: Når ansøgningen oprettes er det 0 Hvis der sker en indstilling fra sekretariat eller underudvalg, sættes det indstillede beløb ind Når der er truffet endelig beslutning, sættes det korrekte beløb ind Medfinansieringsprocent Bruges hvis der er hel eller delvis finansiering af tipsmidler. Procenten angiver hvor stor en del af det samlede tilskud, der finansieres af tipsmidler "U" Hvis du trykker på U har du mulighed for at opdele dit tilsagn i omkostningsarter. Det er også her du skal ind, for at få lov til at skrive 0 i indstillet tilsagn. Når du går ud af "U"-billedet, så tryk "Gem". IKKE "registrer og gem", redigeret den 20-10-2008 18
det bruger du først, når der skal gives tilsagn. Trin 4 Sagslog I sagsloggen kan du registrere og godkende de aktiviteter, du laver på sagen. Det er der du har et overblik over, hvor i sagsbehandlingen en sag er. Figur 19 Sagslog Tilsagn Status Aktiviteter Noter Bilag Udestående aktiviteter Vælg om fortrudte handlinger skal vises i historikken Gennemførte aktiviteter I sagsloggen kan du se hvilken status sagen er i, hvilke aktiviteter der er mulige i denne status, hvilke udestående, gennemførte og fortrudte aktiviteter, om der er givet tilsagn Figur 20 Sagsaktivitet redigeret den 20-10-2008 19
Begynd sagsloggen Alt hvad du kan vælge i sagsloggen afhænger af hvordan regelsættet er sat op. Der er elementer der er fælles for stort set alle regelsæt, men der kan også være store forskelle. I nogle regelsæt skal du f.eks. kvittere for regnskab, før du kan anvise tilskuddet, i andre skal du anvise tilskuddet før du kan kvittere for regnskabet. I sagsaktiviteten vælger du den aktivitet, der starter sagsloggen. De fleste regelsæt starter en ny sag med aktiviteten gennemgå ansøgning. Du vælger den relevante aktivitet og trykke på registrer. Du kan evt. ændre på registreringsdatoen hvis det er nødvendigt. Når du har registreret flyttes sagen som regel ned i feltet "Udestående". Der er enkelte undtagelser, f.eks. "gennemgå ansøgning", der automatisk flyttes til historikken. Der kommer en påmindelse frem, som du kan slette (fortryde), bruge eller godkende og derved flytte den ned i historikken Vedlæg ansøgning (Importer dokument) På nogle ordninger er det en regel, at ansøgningen journaliseres i TAS. Der er p.t. adgang til at importere følgende formater: Outlook Express (*eml), Outlook (*msg), Pdf (*pdf), Word (*doc), Excel (*xls), Tekst (*txt), HTML (*htm). NB vedr. E-mail: Eftersom der ikke er integration mellem vores mailserver og TAS, kan du ikke importere dem direkte til TAS, du er nødt ti først at gemme dem på dit G- eller H-drev. Vælg sagsaktiviteten Post ind og registrer Klik på den hvide ikon med clipsen for at åbne dialogboksen Figur 21 Import af dokument (1) Vælg tilføj og derefter drev og filtype Vælg "tilføj" og vælg derefter det drev dokumentet ligger på, og hvilket filformat der er tale om. redigeret den 20-10-2008 20
Figur 22 Import af dokument (2) Vælg filen og klik på Open. Derefter kommer der en dialogboks, hvor du får at vide at filen er lagt ind i databasen, og du bliver spurgt om filen skal slettes fra det drev hvor den ligger. Figur 23 Import af dokument (3) Når du har svaret på det, klikker du på Luk Nu er filen vedhæftet og clipsikonet på sagsaktivitets-linjen er blevet grå i stedet for hvid. Hvis du efterfølgende vil åbne filen, klikker du på clipsikonet og du får den samme dialogboks frem, hvor du skal vælge Åben Kvitter for ansøgning Næste handling er som regel at kvittere for ansøgningen, enten med "ansøgning OK" eller "Ansøgning YO", der betyder at der skal indhentes yderligere oplysninger. Når du har registreret kvitteringen, og aktiviteten er flyttet til "Udestående" kommer der et sort/hvidt wordikon, som betyder, at der ligger et standardbrev, der skal anvendes. Brevet åbnes ved at klikke på ikonet, hvorefter du kommer over i wordeditoren. redigeret den 20-10-2008 21
TAS fletter de relevante oplysninger ind, og du kan selv tilføje tekst, hvis det er nødvendigt. Når du er færdig går du ud af dokument via Filer->"Luk og vend tilbage " (Du skal ikke trykke på gem eller CTRL+S så længe du er i dokumentet - det nytter ikke noget.) Herefter kommer du tilbage til TAS, hvor du bliver spurgt om du vil gemme dokumentet. Det svarer du ja til, og Wordikonet har nu fået farve. Skriv brevet ud og check om det er i orden. Du godkender aktiviteten, og brevet flyttes ned i historikken. Mail fra TAS Alle word-dokumenter og pdf-filer kan mailes direkte fra TAS: Mail af word-dokument fra TAS Når du er færdig med at redigere brevet vælger du Filer ->Send til ->Postmodtager eller klikker på mai-ikonet på værkstøslinjen Figur 24 Mail af word-dokument fra TAS (1) Herefter kommer der en adresselinje frem som du udfylder (se figur 25). Husk at ændre titlen på brevet til noget der fortæller modtager. Du har mulighed for at skrive en forklarende tekst i feltet "Introduktion". Du sender dokumentet ved at klikke på "Send en kopi". Mailen bliver nu sendt med dokumentet som vedhæftet fil fra din mailadresse. Du gemmer dokumentet på sædvanlig vis ved at vælge "Luk og vend tilbage " og efterfølgende svare ja til at gemme brevet i TAS redigeret den 20-10-2008 22
Figur 25 Mail af word-dokument fra TAS (2) NB: Det er dokumentet, der bliver gemt i TAS, ikke mailen. Den bliver gemt i din email under sendt post. Hvis du har skrevet noget særligt i feltet "Introduktion", så tag en kopi af det og læg det ind i en note til brevet (se nedenfor under Noter til sagen). Mail af brev med underskrift Nogle breve er kun gyldige hvis sagsbehandler eller en anden sagsbemyndiget person har underskrevet brevet, f.eks tilsagnsbreve. Det er muligt at lægge underskriften ind som en billedfil i standardbrevet. Det er superbrugerne der kan gøre det. Sådanne breve må ikke mailes som word-dokumenter, men skal mailes som pdf-filer. Mail af pdf.fil fra TAS Du mailer brevet som pdf.fil ved at vælge udskriv og i stedet for at vælge en printer, vælger du "pdf.creator". Figur 26 Mail af pdf.fil fra TAS Giv dokumentet et navn og tryk på knappen "email" Du bliver bedt om at gemme dokumentet, og det svarer du ja til. Nu kommer du over i mailprogrammet, hvor dokumentet er vedhæftet mailen som fil. redigeret den 20-10-2008 23
Udfyld adressen og evt bemærkninger og send. Den kopi af pdf.filen, der blev gemt, kan du lægge ind i TAS ved at vedhæfte det på sagen jf. ovenfor under afsnittet "Vedlæg ansøgning: Import af dokument". Noter til sagen (de gule sedler) Du har mulighed for at lægge telefon-notater, kopi af meddelelser ind i TAS ved at bruge en "gul seddel" På alle sagsaktiviteter der står i udestående er der en ikon med en gul seddel, som du kan åbne ved at klikke på den. Derefter kommer du ind i et tekstdokument (en note), som du kan redigere i på normal vis. Når du er færdig klikker du på ok og den gule seddel på ikonet har nu skiftet størrelse. På den måde kan du altid se om der er lagt informationer ind i noterne på en sag. Figur 27 Noter til sagen Alle oplysninger modtaget Når alle oplysninger er modtaget og ansøgningen opfylder de krav der stilles i den pågældende ordning, vælges aktiviteten "alle oplysninger modtaget". Du registrer og godkender. Sagen har nu skiftet status. Det er forskelligt fra regelsæt til regelsæt hvad den nye status hedder, men det er oftest noget i retning af "under behandling" eller "I gang", når sagen skifter fra at være under oprettelse til at være under behandling. Herefter kan sagsforløbet variere, men det nedenstående forløb er det mest almindelige. redigeret den 20-10-2008 24
II. Sagsbehandling Mødedato (Sagsbehandlingsfanebladet) Fanebladet Sagsbehandling bliver aktiv når sagen skifter status fra "NY SAG" til "Under behandling". I øverste højre hjørne er der et datofelt, hvor du skriver en evt. mødedato. Denne dato er en forudsætning for at kunne trække indstillingsrapporter m.v. Noter til sagsbehandlingen (Sagsbehandlingsfanebladet) Ud over mødedato er der 4-6 tekstfelter på sagsbehandlingsfanebladet. Dem kan du bruge til at skrive indstillinger, afgørelser, begrundelser, sagsnotater etc. Alt hvad du skriver i disse tekstfelter kan flettes ind i standardbrevene i TAS, ligesom det kan trækkes ud i rapporter. Figur 28 Eksempel på brug af sagsbehandlingsfaneblad Indstilling (Likviditetsfanebladet og sagsloggen) På nogle ordninger udarbejder sekretariat eller underudvalg en indstilling. I så fald registreres indstillingen på Likviditetsfanebladet i tilsagnsbudgettet. Du åbner linjen "tilsagnsbudget" ved at trykke på "U" og taste det indstillede beløb ind. Afslut med GEM (IKKE registrer og gem) Afgjort (Sagslogfanebladet) I mange regelsæt er det nødvendigt at vælge aktiviteten afgjort eller sag afgjort før man kan gå videre med at give tilsagn. redigeret den 20-10-2008 25
Tilsagn (Likviditetsfanebladet) Når det er besluttet at en ansøgning skal have tilskud, skal der sendes et tilsagnsbrev og et oplysningsskema (nogle kaldet udbetalingsskema). Brevet og skemaet er lagt ind i TAS som standardskabeloner. Du starter med at gå til likviditetsfanebladet og åbne tilsagnsbudgettet ved at trykke på U. Nu kommer du ind i billedet Udspecificering af tilsagn Herefter skriver du tilsagnet i rubrikken indstillet tilsagn Hvis der er tipsmidler involveret, skriver du andelen i feltet medfinansiering Figur 29 Udspecificering af tilsagnsbudget Tryk registrer og gem Nu kommer der en dialogboks frem, hvor du kan vælge hvilken type tilsagn, der er tale om. Som oftest skal du vælge med tilskud til person (Cpr-nr.) eller tilskud til øvrige (CVR-nr), men der kan også være andre muligheder. Samtidig med at du vælger hvilken aktivitet, der er tale om, bliver det korrekte tilsagnsbrev hentet frem og lagt parat på sagslogfanebladet. Før du går ud af billedet vedr. udspecificering af tilsagnsbudget, vil du blive spurgt om du ønsker at registrere et tilsagn på det pågældende beløb. Det svarer du ja til. Figur 30 Valg af tilsagnstype og brev NB: husk at tilsagnet ikke er givet, før det er godkendt i sagsloggen - det kan du ikke gøre selv, det skal gøres af en anden sagsbehandler. Men før tilsagnet bliver godkendt, skal du skrive tilsagnsbrevet. Hvis du får tilsagnet godkendt før brevet er aktiveret, bliver tilsagnet flyttet til sagshistorikken uden brev. redigeret den 20-10-2008 26
Tilsagnsbrev Tilsagnsbrevene ligger ligesom kvitteringsbrevene som standardbreve i TAS. Når du er færdig på likviditetsfanebladet, går du til sagsloggen og åbner det brev, der er kommet frem. Tilsagnsbrevene består som regel af 2 dele: selve tilsagnet plus et oplysnings- eller udbetalingsskema. Ansøger skal sende oplysningsskemaet retur med oplysning om bankkonto, hvem der er ansvarligt kontaktperson etc. Desuden skriver ansøger under på at hun accepterer de betingelser, der er sat i tilsagnsbrevet. Det er en god idé at skrive tilsagnsbrevet ud, før du får tilsagnet godkendt, for når brevet er havnet i sagshistorikken kan du ikke rette evt. fejl. Godkendelse af tilsagn (og udbetalinger) Du kan godkende tilsagnet ved at åbne den pågældende sag og trykke på knappen "godkend" på sagsloggen. Hvis du er blevet bedt om at godkende flere tilsagn, kan du gå op i menulinjen, vælg "Emner" og derefter "godkend tilsagn". Så kommer der en liste over de tilsagn, som du er bemyndiget til at godkende. Du hakker de ønskede tilsagn af og vælger "godkend". Samme procedurer gælder ved godkendelse af udbetalinger. Udbetaling af tilskud Hvornår du kan/skal udbetale tilskuddet afhænger af forskellige ting: dels kan der være betingelser i tilsagnsbrevet, som skal opfyldes, dels skal oplysningsskemaet som hovedregel indsendes og registreres før du må udbetale tilskuddet. Nogle tilskud udbetales på én gang, andre i rater Registrer oplysningsskema Du skal som regel registrere oplysningsskemaet i sagsloggen, før du får adgang til at udbetale tilskud Oprettelse af en enkelt udbetaling (Likviditetetsfanebladet) Du opretter en udbetaling i Likviditetsfanebladets nederste del, der hedder "udbetalingsbudget" Figur 31 Udbetalingsbudget Felter i udbetalingsbudgettet redigeret den 20-10-2008 27
Type Usikkert Dato Tekst Regn.per År beløb Vælg "udbetaling" Der står et flueben. Du kan fjerne det selv, men det forsvinder automatisk når udbetalingen er godkendt. Vælg dato for udbetaling. Du kan tidsligst udbetale 3 dage fra d.d. Tekst til registrering i Navision Udfyldes automatisk af TAS Udfyldes automatisk af TAS Skriv det beløb, der skal udbetales Gem din indtastning (CTRL+S) Dobbeltklik på udbetalingslinjen eller på hånden til venstre, så åbner fakturabilledet Figur 32 Udbetaling (fakturabillede) Felter der skal udfyldes i fakturabilledet Kundereference Det felt ansøger ser på sin kontoudskrift fra banken TAS udfylder automatisk med journalnummer, men det kan være en god idé at skrive en tekst som ansøger mere umiddelbart kan forstå SE/CPR-nr (AD) Kreditortype Reg/kontonr Konto TAS udfylder automatisk med administrators interessentnr. Hvis tilskuddet skal udbetales til en anden interessent, der er knyttet til sagen, åbnes linjen ved at klikke på den, derefter kan du vælge mellem de tilknyttede interessenter. TAS udfylder automatisk med interessentens oplysninger TAS udfylder automatisk med interessentens oplysninger Vælg den tilskudstype det drejer sig om. Oftest skal du vælge mellem tilskud til person eller øvrige. I enkelte tilfælde vil der stå et KKON-nummer. Det må du ALDRIG vælge. KKON -numre bruges i særlige tilfælde, f.eks. hvis der skal ske redigeret den 20-10-2008 28
omposteringer, og de fjernes normalt fra regelsættet, når de ikke er i brug. Medfinansiering Udfyldes hvis der er en andel af tipsmidler. Tallet angiver hvilken %- andel tipsmidlerne udgør af det samlede beløb Tekst Tekst til Navision Betalingsdato TAS udfylder automatisk, men datoen kan rettes om nødvendigt. Resten af felterne bliver automatisk udfyldt, eller skal ikke udfyldes Når du har udfyldt felterne skal du trykke på "Registrer og gem", og derefter skal du bekræfte, at du vil registrere udbetalingen. Ligesom ved tilsagn, skal udbetalingen godkendes i sagsloggen før den overføres til Navision og bliver udbetalt. Slet tilsagn eller udbetaling (Likviditetsfanebladet) Et tilsagn eller en udbetaling kan kun slettes, hvis de endnu ikke er godkendt. Hvis du vil slette dem, skal du klikke på "fortryd" i sagslogbilledet, herefter forsvinder linjen fra feltet "udestående". Du kan nu slette linjerne i hhv. tilsagnsbudgettet eller udbetalingsbudgettet på interessentfanebladet. Et tilsagn eller en udbetaling, der er godkendt, og dermed flyttet ned i historikken på sagslogbilledet, kan ikke slettes eller fortrydes. Oprettelse af en rateudbetaling (Likviditetetsfanebladet) Større tilskud - f.eks. driftstilskud - skal ofte udbetales i flere rater. Du opretter en rateudbetaling ved at højreklikke i billedet "udbetalingsbudget" (du skal ikke klikke på linjen) og vælger "opret rateudbetaling" Figur 33 Opret rateudbetaling redigeret den 20-10-2008 29
Herefter kommer du ind i et fakturabillede, hvor du kan du definere antallet af rater, hvilket interval de skal udbetales med samt beløbet: Figur 34 Opret rateudbetaling: fakturabillede Felter der skal udfyldes i rateudbetalingsbilledet Kundereference Det felt ansøger ser på sin kontoudskrift fra banken TAS udfylder automatisk med journalnummer, men det kan være en god idé at skrive en tekst som ansøger mere umiddelbart kan forstå SE/CPR-nr (AD) TAS udfylder automatisk med administrators interessentnr. Hvis tilskuddet skal udbetales til en anden interessent, der er knyttet til sagen, åbnes linjen ved at klikke på den, derefter kan du vælge mellem de tilknyttede interessenter. Kreditortype TAS udfylder automatisk med interessentens oplysninger Reg/kontonr TAS udfylder automatisk med interessentens oplysninger Konto Vælg den tilskudstype det drejer sig om. Oftest skal du vælge mellem tilskud til person eller øvrige. I enkelte tilfælde vil der stå et KKON-nummer. Det må du ALDRIG vælge. KKON -numre bruges i særlige tilfælde, f.eks. hvis der skal ske omposteringer, og de fjernes normalt fra regelsættet, når de ikke er i brug. Medfinansiering Udfyldes hvis der er en andel af tipsmidler. Tallet angiver hvilken %-andel tipsmidlerne udgør af det samlede beløb 1. udbetalingsdato TAS udfylder automatisk, men datoen kan rettes om nødvendigt. Antal Antallet af udbetalinger Beløb til fordeling Indsættes automatisk, men kan rettes om nødvendigt Interval Vælg i drop-down-menuen: måneder, uger, etc samt hvor mange manåneder/uger etc. der skal gå mellem hver udbetaling redigeret den 20-10-2008 30
Tekst Tekst til Navision Når alle de påkrævede felter er udfyldt trykker du "OK". TAS udregner selv raternes størrelse samt hvornår de skal udbetales. For at registrere udbetalingerne skal du gå ind i fakturabilledet for hver enkelt linje, for at registrer og gemme. Du kan ved den lejlighed rette datoer og beløb, hvis det er nødvendigt. Herefter ligger raterne til godkendelse i sagslogbilledet, og skal godkendes en ad gangen. NB: Når en udbetaling er godkendt i sagsloggen og dermed flyttet fra udestående til historik, kan den ikke ændres. Det kan derfor være en god idé at "gemme" den sidste rate, således at den ikke godkendes før den skal udbetales. Det giver mulighed for at regulere det samlede udbetalte beløb, hvis det skulle blive nødvendigt. Udbetalinger til udlandet TAS kan ikke håndtere betalinger til udlandet, derfor er du nødt til at udbetale tilskuddet på et fiktivt kontonummer, og derefter sende en blanket til regnskabscentret med besked om hvilken udenlandsk konto tilskuddet skal udbetales til. Det fiktive registrerings- og kontonummer er altid 1234 1234567 Blanketten du skal bruge ligger på alle ordninger under aktiviteten "Betalingsblanket udland" Det er meget vigtigt at navnet på modtager er identisk med kontohavers navn. det er også vigtigt at såvel bankadresse som modtageradresse er korrekt. Endelig er det vigtigt, rubrikkerne vedr. IBAN, BIC eller Routing er udfyldt. Når blanketten er udfyldt, printer du den ud og afleverer den i administrationscentret som kontrollerer blanketten og sender den videre til regnskabscentret. Korrektion af tilsagn eller udbetalinger Korrektion af tilsagn Du kan korrigere et tilsagn, så længe det ikke er helt udbetalt. Hvis der er sket en delvis udbetaling, kan du korrigere den del, der ikke er udbetalt. Hvis du skal fjerne hele tilsagnet kan du bruge "Opret udligning" Hvis du skal fjerne en del af tilsagnet kan du nedskrive det beløb du skal reducere tilsagnet med. NB: Du kan ikke bruge korrektion af tilsagn til at øge tilsagnet - det kan du kun ved at oprette et tillægstilsagn. Udligning af tilsagn Udligning fjerner hele tilsagnet, og kan kun bruges når der endnu ikke er udbetalt noget af tilsagnet. Du udligner ved at klikke på knappen "udlign" yderst til højre for budgetlinjen eller ved højreklikke i den øverste del af skærmbilledet (under budgetlinjen) og vælge "tilføj", "opret udligning" redigeret den 20-10-2008 31
Der bliver nu sat en linje ind, der modregner hele tilsagnsbeløbet. Figur 35 Opret udligning Du trykker på "U"-knappen på udligningslinjen og trykker herefter på "registrer og gem"' Herefter skal udligningen godkendes i sagsloggen. Det er normalt en anden sagsbehandler, der skal gøre det. Nedskrivning af tilsagn Hvis du kun skal fjerne en del af tilsagnet, kan du bruge funktionen nedskrivning. Du højreklikker i den øverste del af skærmbilledet (under budgetlinjen) og vælger "opret nedskrivning" Figur 36 Opret nedskrivning Du udfylder tekstfeltet og skriver hvilket beløb tilsagnet skal nedskrives med. herefter trykker du registrer og gem. Der kommer nu en dialogboks, hvor du skal vælge nedskrivningsaktivitet Figur 37 vælg nedskrivningsaktivitet Når du har valgt nedskrivningstypesiger du "ja" til at registrere nedskrivningen. Nedskrivningen skal herefter godkendes i sagsloggen af en anden sagsbehandler. redigeret den 20-10-2008 32
I tilsagnsbudgettet hedder linjen en annullering, uanset om du har udlignet eller nedskrevet tilsagnet. Figur 38 Korrigeret tilsagn Korrektion af nedskrivning eller udligning Hvis du har lavet en fejl i nedskrivningen eller udligningen af tilsagnet, kan du korrigere ved at trykke på "opret udligning" yderst til højre for korrektionslinjen. Herefter er processen som beskrevet under udligning af tilsagn., og du tilbagefører hele beløbet. Korrektion af udbetaling Hvis der er udbetalt for meget tilskud, kan du oprette en tilbagebetaling: Tilbagebetaling Du højreklikker i nederste del af skærmbilledet (under udbetalingslinjen) og indsætter eller tilføjer en linje. Figur 39 Indsæt tilbagebetalingslinje Du åbner feltet "type" og vælger "Tilbagebetaling" Herefter udfylder du linjen med dato, tekst og beløb (husk at der ikke skal minus foran beløbet) Du gemmer linjen, og åbner den ved at dobbeltklikke på den. Du kommer ind i et skærmbillede, der svarer til det, du finder under udbetalinger, og det udfyldes på samme måde, blot skal du vælge aktiviteten "krav om tilbagebetaling" i stedet for en udbetalingsaktivitet i feltet "konto". Herefter vælger du "registrer og gem" og svarer ja til at registrere tilbagebetalingen. Tilbagebetalingen skal godkendes i sagsloggen Du vil kunne se, at der automatisk er blevet tilføjet en linje i tilsagnsbudgettet med en nedskrivning af tilsagnet. redigeret den 20-10-2008 33
Figur 40 Nedskrivningslinje i tilsagnsbudgettet Korrektion af nedskrivning eller udligning af udbetaling Hvis du har lavet en fejl i tilbagebetalingen, kan du korrigere ved at trykke på "opret udligning" yderst til højre for korrektionslinjen. Herefter er processen som beskrevet under udligning af tilsagn, og du tilbagefører hele beløbet. Også her kommer der automatisk en korrektionslinje under tilsagnsbudgettet. Figur 41 udligning af tilbagebetaling Bogføring af tilbagebetalinger Når du har registreret en tilbagebetaling, skal du give regnskabscentret besked om hvor pengene skal bogføres, når de bliver indbetalt af ansøger. Hvis du har skrevet et brev til ansøger, og bedt om at beløbet bliver tilbagebetalt, skal du sende regnskabsafdelingen en kopi af brevet. På brevet skriver du Hvem beløbet bliver indbetalt af Hvilket beløb det drejer sig om Hvilken TAS-sag det drejer sig om Hvilken reference, der er på indbetalingen Hvor beløbet skal bogføres: finanskonto redigeret den 20-10-2008 34