Spilleradministration i Klub Office

Transkript

1 Spilleradministration i Klub Office Procedure for spilleradministration... 2 Procedure for nye holdledere/trænere... 2 KlubOffice... 2 Oprettelse af spiller:... 3 Udmeldelse af spiller... 7 Restanceopfølgning... 9 Indmeldelse af udmeldt medlem Anmeld spiller som fodboldspiller Sæt spiller på venteliste Oprykning af hold Kampe Håndteres af Sportslig koordinator Side 1 af 18

2 Procedure for spilleradministration 1) Tjek altid om spiller allerede er i systemet via følgende søgninger: Søgning 1: Fulde navn Søgning 2: Efternavn alene Søgning 3: Mailadresse Søgning 4: Fødselsdag 2) Er spiller i systemet som udmeldt, venteliste eller passiv indmeld spiller igen og send til spillergodkendelse 3) Er spiller ikke kendt opret spiller Procedure for nye holdledere/trænere 1) Meldes til bestyrelsesmedlem med ansvar for dette. Se hjemmeside 2) Informationer skal sendes: - Fulde navn - Adresse - Telefonnummer - Mail - CPR - Kontonummer (til udbetaling af klubhverv) - Holdtilknytning KlubOffice Åbn internet side: Log på med din mail og tildelt adgangskode(fx [email protected] & test1234) Side 2 af 18

3 Oprettelse af spiller: Vælg Klub Admin / Medlemmer Følgende billede fremkommer Fremsøg sidste anvendte 4 cifret medlems-nummer: - Vælg under status blankt felt Side 3 af 18

4 Tryk søg (grøn kasse med hvid pil) Alle medlemmer kommer nu frem i nederste del af siden. Find første ledigt nummer med 4 cifre (vælg vis alle bemærk det tager lang tid ar fremsøge) I eksempel her er første ledige nummer 6362, da huller skal fyldes ud. Gå til øverste linje i klub office. Vælg hvidt ark Opret nyt medlem. Side 4 af 18

5 Registrer Ja til registrering af fodboldspiller (kræver at alle data er opgivet dette kan også gøres efterfølgende, hvis data ikke er komplet) Personstamdata fanen åbner. Medlemsnummer ændres til det valgte 4 cifret nummer. Data udfyldes: - Fornavn inkl. Alle mellemnavne - Efternavn (kun 1 dog undtaget med bindestreg) - Fødselsdag - Køn - Adresse - Postnummer + by - Kommune - Telefon numre (privat + mobil skriv det samme hvis kun 1 nummer haves) - Mail adresse Tryk GEM ÆNDRING (grønt ikon nederst i højre hjørne) Side 5 af 18

6 Spiller er nu oprettet. Medlemsstamdata og Diverse står nu under Personstamdata i højre side Klik på fanen Medlemsdata Udfyld: Medlemsstamdata - Primær afdeling (ex. D-U14) - Indmeldelsesdato Økonomi - Kontingenter Tryk GEM ÆNDRINGER (ikon nederst i højre hjørne) Udfyld: - Hold ex D-U Sæt flueben i kontingenter - Tryk på der runde grønne mærke med plus (Bemærk at gem ændringer virker ikke her!) Side 6 af 18

7 Hold er nu registreret Diverse fanen - angiv spiller som klubhverv Medlemmet er nu oprettet som spiller i klubben Gå tilbage til medlemsforsiden placeret i menulinje til højre Udmeldelse af spiller Vælg Klub Admin / Medlemmer Følgende billede fremkommer Side 7 af 18

8 Indtast kendt data: Ex. medlemsnummer, fødselsdato, navn eller efternavn Tryk den grønne firkant med pil Spiller står i nederste del af billede dobbelt klik på spilleren. Billedet med personstamdata åbnes. Ønskes spillercertifikat på spiller kontaktes bestyrelsesmedlem med ansvar for dette. Yderligere fortages ikke af administrator. Ønskes ikke spillercertifikat udføres nedenstående Vælg ikon mand med grøn pil i menulinje (findes i højre side) Side 8 af 18

9 Pop up billede fremkommer, hvor evt. restance fremgår. - Hvis denne er af ældre dato skal den indkræves inden udmeldelse. - Hvis denne skyldes netop udskrevet kontingent sendes besked til bestyrelsesmedlem for afskrivning og udmeldelse. Klik OK, hvis udmeldelse dags dato kan finde sted Klik Annuller, hvis restance skal betales før udmeldelse kan finde sted og kontakt holdleder for holdet med besked om restancen. Ved valg af OK udmeldes spiller og fjernes fra holdet Gå tilbage til medlemsforsiden placeret i menulinje til højre Spiller er nu udmeldt og står med lysegrå skrift. Restanceopfølgning Udføres ca. 4 uger efter betalingsfrist og igen 14 dage efter. Derefter gives besked til bestyrelsesmedlem for videre håndtering, hvis betaling udebliver. Side 9 af 18

10 Vælg økonomi fanen debitor saldoliste Vælg afdeling og/eller hold Tryk søg (grøn pil) Liste fremkommer eksporter til excel Tryk excel ikon Send til træner/holdleder med rykkerbrev. Brev findes på hjemmeside under medlemsadministrering Indmeldelse af udmeldt medlem Vælg Klub Admin / Medlemmer Side 10 af 18

11 Følgende billede fremkommer Indtast kendt data: Ex. medlemsnummer, fødselsdato, navn eller efternavn Status felt skal være blank! Tryk den grønne firkant med pil Spiller står i nederste del af billede dobbelt klik på spiller. Tjek at nødvendigt data er registreret: - Fornavn inkl. Alle mellemnavne - Efternavn (kun 1 dog undtaget med bindestreg) - Fødselsdag - Køn - Adresse - Postnummer + by - Kommune - Telefon numre (privat + mobil skriv det samme hvis kun 1 nummer haves) - Mail adresse Side 11 af 18

12 Tryk GEM ÆNDRINGER hvis der er indtastet nyt info (ikon nederst i højre hjørne) Vælg ikon mand med grøn pil i menulinje (findes i højre side) Pop up billede fremkommer, hvor indmeldelsesdato vælges. Klik OK og indmeldelse er udført Følgende pop up fremkommer. Klik på medlemsstamdata Placeret til højre i billede Side 12 af 18

13 Udfyld: Medlemsstamdata - Primær afdeling (ex. D-U14) - Indmeldelsesdato Økonomi - Kontingenter Tryk GEM ÆNDRINGER (ikon nederst i højre hjørne) Udfyld: - Hold ex D-U Sæt flueben i kontingenter - Tryk på der runde grønne mærke med plus (Bemærk at gem ændringer virker ikke her!) Hold er nu registreret og spiller indmeldt Spillercertifikat: Hvis dette er modtaget noteres det i fanen Diverse Side 13 af 18

14 Flueben sættes i modtaget certifikat og klubnavn skrives i feltet under. Herefter skannes certifikat ind og sendes til [email protected] k, hvorefter det lægges i bestyrelsens dropbox i appen : certifikater/modtaget/år Tryk GEM ÆNDRINGER. (Ikon nederst i højre hjørne) Anmeld spiller som fodboldspiller Vælg Klub Admin / Medlemmer Følgende billede fremkommer Side 14 af 18

15 Indtast kendt data: Ex. medlemsnummer, fødselsdato, navn eller efternavn Status felt skal være blank! Tryk den grønne firkant med pil Spiller står i nederste del af billede dobbelt klik på spiller. Vælg ikon mand med fodbold i menulinje (findes i højre side) Pop up kommer tryk Send til godkendelse Spiller er afsendt til godkendelse. Klik Luk billede Gå tilbage til medlemsforsiden placeret i menulinje til højre Side 15 af 18

16 Sæt spiller på venteliste Opretter almindeligt med Afdeling som venteliste. Kontakt trænere for vurdering af hold. Send evt. til prøvetræning. Opfølgning af venteliste ligger sportslig koordinator Oprykning af hold DETTE MÅ KUN UDFØRES I RÆKKEFØLGE OP OG NEDAD - ELLERS BLANDES HOLDENE. Dvs. U17 oprykkes før U15, U15 før U14 osv. Søg afdelingen frem vælg afdeling under Afdeling. Vælg alle medlemmer inkl. Holdledere og trænere. Husk at vælge alle som default. Side 16 af 18

17 Vælg hele afdelingen stil musen på øverste linje, klik, hold shift nede, stil musen på nederste spiller, klik. Alle er nu markerede. Vælg Opryk medlemmer. OBS Husk at det skal gøres i rigtig rækkefølge dvs. de ældste først og nedad i årgange. Kampe Håndteres af Sportslig koordinator Besked modtages fra Kamp/turneringsansvarlig Vælg turneringsadministration Side 17 af 18

18 Vælg kampflytning: vores ønsker eller modstanderens ønsker Søg efter kampen Vælg kamp og dobbelt klik på kamp Rediger til det ønskede og tryk GEM Side 18 af 18