HADERSLEV BOLIGSELSKAB Naffet 2, 1 6100 Haderslev Haderslev Kommune Sekretariat, Udvikling og Personale Gåskærgade 26 6100 Haderslev www.haderslev.dk Dir. tlf. 21332050 soli@haderslev.dk 24-05-2018 Sagsident: 17/31541 Sagsbehandler: Sophie Liunge Referat fra styringsdialog 2018 Mødetidspunkt: 24. maj 2018, kl. 12:30-14:30 Mødelokale: 219, Rådhuset, Gåskærgade 26, Haderslev Mødedeltagere: Haderslev Boligselskab: Lone Birch, formand Ronny Hjordt-Nielsen, kundechef Lars Bo Steensbeck, senior projektleder byggeri. Haderslev Kommune: Sophie Liunge, tilsynet Charlotte Enevoldsen, afdelingsleder Sekretariat og Udvikling. Jens Gellert Møller, afdelingsleder Økonomi Kurt Frede Lopdrup, chefkonsulent. Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation. 2. Økonomi, drift og administration. 3. Vedligehold. 4. Afdeling 16/63 og 16/69 Højgårdskollegiet / Grøften I og II. 5. Afdeling 16/51 Fårehave I og II. 6. Renoveringsprojekter. 7. Aftaler. 8. Eventuelt. 1. Velkomst og præsentation Mødet startede med en kort præsentation af deltagere og boligforening. Sophie orienterede om kommunens politiske arbejde kommunens almene boliger. Kommunen arbejder på at få konkretiseret den vedtagne strategiske boligplanlægning til det almene område. I den forbindelse
indkaldes der til et fællesmøde med kommunens boligforeninger og Økonomiudvalget i løbet af august. Styringsdialogmødet tager udgangspunkt i indberettede styringsrapport og årsregnskab 2016/2017 mv. 2. Økonomi, drift og administration Selskabets økonomi blev gennemgået. Arbejdskapitalen er på 677 pr. lejemål og der indbetales forsat. Administrationsbidrag Administrationsbidraget er i regnskabet på 3.786kr. pr. lejemålsenhed. Bidraget falder fra 3.865 pr. lejemålsenhed sidste år. Benchmark er 4.073 pr. lejemålsenhed. Dispositionsfond: I det seneste regnskab er dispositionsfondens ultimo saldo 19.080.026 kr. I selskabets styringsrapport angives dispositionsfonden til 14.174/ lejemål. I selskabets fremskrivning af udviklingen, som oprindeligt oploadet på portalen, vises en negativ disponibel del fra 2024/2025. Haderslev Boligselskab har forud for mødet fremsendt opdateret oversigt over udviklingen i selskabets dispositionsfond. Af denne fremgår det at dispositionsfondens ultimosaldo allerede i 2020/2021 vil være -1.9 mio. kr. På mødet blev drøftet hvad der skal til for at vende den negative ansøgning. Regnskabstal viser et samlet lejetab på ca. 4 mio. i 2017 og at ca. 3 mio. af lejetabet ligger i afdelingerne 25,51,63 og 69. Dette lejetab er videreført i den opdaterede oversigt over dispositionsfonden. Lejetabet i afdeling 25 indeholdes i budgettet for renoveringssagen indtil denne afsluttes. For afdeling 51 er der givet tilsagn om driftslån og for afdelingerne 63 og 69 har landsbyggefonden tilkendegivet at der skal ske en kapitaltilførsel. Ronny havde medbragt opdaterede tomgangstal der viser forbedret udlejning i afdeling 51, 63 og 69 som formentlig skyldes den lejenedsættelse dispositionsfonden giver huslejerne. Med udgangspunkt i den fremskridende negative udvikling i selskabets dispositionsfond aftales det, at Haderslev Boligselskab sender ansøgning om fritagelse for automatisk dækning af lejetab i dispositionsfonden for de relevante afdelinger. Omposteringer: Landsbyggefonden gennemgik årsregnskabet 2016 og påpegede bl.a., at henlagte midler ikke må anvendes til andre formål end henlagt til, og at der ikke kan helægges mere end budgetlagt uden godkendelse af nyt budget. For årsregnskab 2017 for afdelingerne 1611, 1629, 1651, 1663, og 1672 er der jf. vedlagt forsat udfordringer. En gennemgang af afdelingernes i regnskabet sammenholdt med de Side 2 af 6
budgetterede viser følgende uoverensstemmelser på konto 405 henlæggelse til tab ved fraflytninger: Opfølgning: Domea oplyser omposteringerne skyldes løbende tilpasninger af ne. Haderslev Boligselskab er gjort opmærksom på at sørge for posteringer i overenstemmelse med de beboerdemokratiske beslutninger. Effektiviseringer: Årets tilsynstema er røde afdelinger. Samlet set har organisationen et effektiviseringspotentiale på 24,3 % og styringsrapporten viser at afdelingerne 16/67, 16/72, 16/28 og 16/09 er røde afdelinger med et effektiviseringspotentiale på mellem 45-35 %. Ronny havde medbragt tal fra 4. kvartal 2017 der på selskabs- og afdelingsniveau viser et fald i udgifter fra 2014/2015 frem mod 2016/2017. Afdelingerne 16/27, 16/69, 16/68 og 16/26 er grønne afdelinger med tal mellem 93-97% effektivitet. Overskud i afdelinger: Afd. 16/71 Lionsparken havde i regnskabsåret et overskud på 8.299 / LME og der er afviklet 5.978/LME. Det opsamlede resultat er ultimo 1.184.677/ 26.326 LME. Haderslev Boligselskab oplyser i styringsrapporten, at det skyldes mindre udgifter til vand forsikring, el og varme, administration, renholdelse mv. Afd. 16/73 Søslangen har i regnskabsåret et overskud på 7.627 / LME og der sker endnu ikke en afvikling. Det opsamlede resultat er på 1.365.141 eller 15.168/LME. Overskuddet skyldes budget til renovation og renholdelse ikke er anvendt fuldt ud. 3. Vedligeholdelse De opsparede, årlige samt vurderinger af vedligeholdelsestilstand blev gennemgået. Henlæggelserne er som følger: Side 3 af 6
Afdeling /LME / LME benchmark benchmark 16/25 7.895 10.050 24.443 31.854 16/26 11.775 7.344 39.167 28.323 16/09 9.310 8.040 31.841 31.024 16/11 9.231 7.527 28.127 29.475 16/27* 9.277 7.840 15.468 28.323 16/29 3.889 4.824 23.111 16.985 16/28 9.250 7.344 21.484 28.323 16/67 16.853 8.040 55.841 31.024 16/68 6.951 8.082 50.170 31.705 16/71 13.533 7.344 44.516 28.323 16/72 6.769 8.040 43.947 31.024 16/73* 3.756 8.040 19.490 31.024 Domea anbefaler opsparing øges til 35.000 /lejemål Revisor anfører at opsparede midler kan dække fremtidige 10 år budgetterede forbrug Afd. 16/73: Afdeling er i styringsrapporten markeret med kritiske tal for henlæggelsesniveau pr lejemål ift. benchmark. De afholdte udgifter (på konto 116) var i 2017 550.000 kr., eller 5.890/ lejemål. Der er i samme år opsparet 3.756 pr. lejemål og derved falder opsparingen. Byggeriet er fra 2010 og har allerede nu nogle bygningsmæssige udfordringer der giver udslag i stort forbrug af opsparede midler. Det blev aftalt der skal ske en øget opsparing fremadrettet. Afdelingerne 16/51, 16/63 og 16/69 behandles under pkt. 4. og 5. Afdeling 16/51, 16/63 og 16/69 er i styringsrapporten markeret med kritiske nøgletal for til planlagt vedligehold. Der er henlagt 0 kr. i regnskaberne. 4. Afdeling 16/63 og 16/69 Afdeling 63 har i regnskabsåret et lejetab på 10 % og afdeling 69 har et lejetab på 37 %. Der sker en lejereduktion ved genudlejning, finansieret af selskabets dispositionsfond. Revisor anfører i protokollatet til afdeling 69, at underskudssaldoen t. 280 kr. svarer til 4,4. måneders lejeindtægt. Den forsatte drift afhænger af alle lejemål udlejes, at finansieringen af underskudssaldoen fortsat kan opretholdes samt ( ) samt at forsat drift er betinget af ekstern støtte, der er ikke sammenhæng mellem udgifter og indtægter, drift 17/18 forventes at balancere. Ronny udleverede oversigt over tomgang, der viser en bedring. I april 2018 er der i afdeling 63-3 tomme boliger og i afdeling 69 1. Side 4 af 6
Pr. 1.1 2018 gives der tilskud til at sætte huslejen ned, og Ronny oplyser det formentlig er det der virker. Ronny oplyser at Landsbyggefonden har lovet en status inden næste termin, og Haderslev Boligselskab håber der snarligt kan gives tilsagn. Revisionsprotokollat s 1024: Afdelingen har ingen frie likvide midler, men derimod et overtræk i fællesforvaltningen på t.kr 98, hvilket ikke er i overensstemmelse med lovgivningen (driftbkg. 49, stk. 3 og Almenboligloven 22, stk. 2.) Opfølgning Domea oplyser at der afventes kapitaltilførselssag. Boligerne søges pt. kun udlevet til målgruppen for ungdomsboliger. Sophie oplyser, at der i lovgivningen er mulighed for at leje dem ud til en anden målgruppe ved udlejningsvanskeligheder og kommunen vil se velvilligt på dette ved en ansøgning. Det blev aftalt at Haderslev Boligselskab vil sende ansøgning. Derudover blev det aftalt at Haderslev Boligselskab vil arbejde seriøst mod at sammenlægge de to afdelinger. I referat fra Landsbyggefondens m.fl. besigtigelse, skal organisationsbestyrelsen træffes beslutning om hvilken model, ombygning, ommærkning eller frasalg, de vil arbejde videre med for afdelingerne 63 og 69. Det oplyses på mødet, at man ønsker at afvente om en lejenedsættelse permanent skaber bedring i udlejningen. Afdelingernes og opsparing til vedligeholdelse er som følger: Afdeling /LME / LME benchmark benchmark 16/63 0 5.208 7.360 20.391 16/69 0 5.208 8.067 20.391 Revisor anfører for begge afdelinger, at ne ikke dækker planlagt vedligehold i 2021/2022 Der er meget få muligheder for at ændre på dette indtil der er kommet stabil udlejning af boligerne. 5. Fårehave afd. 16/51 For afdelingen Fårehave I og II anfører revisor at der er stor sandsynlighed for at afdelingen ikke ville kunne opfylde sine økonomiske forpligtelser set over de kommende 12 måneder. og Det ikke har været muligt at opnå endeligt revisionsbevis, som dokumenterer afdelingens mulighed for forsat drift. Efter regnskabsafslutning er der gennemført kapitaltilførsel med mulighed for mankolån. Afdelingens henlæggelse og opsparing til vedligeholdelse er som følger: Afdeling /LME / LME benchmark benchmark 16/51 0 8.040 13.941 31.024 Side 5 af 6
Revisor anfører at de opsparede midler kan dække de næste 10 års budgetterede forbrug. 6. Renoveringsprojekter Lars Bo Steensbeck gennemgik selskabets renoveringsprojekter: Afdeling 25 Skovbærparken, skema B godkendt og der er opstartsarrangement 29.5. Afdeling 26 Braineparken. Der er tidligere foretaget fremtidssikringsanalyser og udarbejdet en helhedsplan. Renoveringen skal etablere tilgængelige boliger og udbedre byggeskader. Det forventes at skema A kan sendes til godkendelse i 2018/2019. Afdeling 27 Byhusene. Afdelingen er sammensat af flere bebyggelser centralt beliggende. Der er byggeskader på kolligiet Olaf Ryes vej og på Catharinaheim, der skal udbedres ved en renovering. For Catharinaheim er der tale om fredede bygninger og planlægningen af renoveringen sker i dialog med Slots og Kulturstyrelsen. Haderslev Boligselskab er i dialog med Landsbyggefonden der har bedt om et opdateret budgetark. Haderslev Boligselskab har været i dialog med flere forskellige potentielle købere, der alle har takket nej til at købe ejendommen. 7. Aftaler Indgåede aftaler er refereret under de relevante punkter i referatet. 8. Eventuelt Selskabet fortalte kort om deres tanker for et muligt nybyggeri på havnen, og præsenterede kort X-house. Haderslev Kommune oplyste at der ikke umiddelbart er aktuelle planer om nye almene boliger på havnen. Venlig hilsen Sophie Liunge Jurist - støttet boligbyggeri Side 6 af 6