arbejdsmiljøkøbenhavn KRYDS JER FREM TIL ET OVERBLIK OVER JERES FRAVÆRSINDSATS
KRYDS JER FREM TIL ET OVERBLIK OVER JERES FRAVÆRSINDSATS Spørgsmål, der fylder på mange arbejdspladser, når fravær skal forebygges og nedbringes, er: Hvad er egentlig den konkrete opgave? Hvem har ansvaret for hvad i arbejdet med fravær på arbejdspladsen? Hvor langt er vi som arbejdsplads i vores fraværsindsats? STYR PÅ FRAVÆRSOPGAVEN er et værktøj, som giver jer: Et samlet overblik over roller og opgaver i fraværsarbejdet Et overblik over, hvad I gør i forvejen på jeres arbejdsplads, og hvor I kunne øge indsatsen. Efterfølgende skal I selv prioritere, hvor I vil tage fat, og hvad den konkrete opgave består i på jeres arbejdsplads.
TRE CENTRALE AKTØRER: ROLLER OG OPGAVER Værktøjet 'Styr på fraværsopgaven' er struktureret ud fra tre centrale aktører i arbejdspladsens fraværsarbejde. For hver af de tre aktører stiller værktøjet en række spørgsmål til roller og opgaver i fraværsarbejdet. NÆRMESTE LEDER Helt overordnet er opgaven som nærmeste leder at prioritere og arbejde systematisk med fraværet. LEDELSESGRUPPEN Helt overordnet skal der være en forståelse i ledelsesgruppen af, at fraværsarbejdet er vigtigt, og gruppens opgave er at prioritere det. MED-UDVALGET/TRIO-GRUPPEN (leder, tillids- og arbejdsmiljørepræsentant) Helt overordnet er MED-udvalget og Trio-gruppens rolle at sikre, at der er et godt samspil og samarbejde om forebyggelse og nedbringelse af fravær på arbejdspladsen. MED-udvalgets opgave er at drøfte og beslutte de overordnede strategiske temaer. I Trio-gruppen foregår det daglige, operationelle arbejde med at forebygge og nedbringe fravær. Nogle roller og opgaver i arbejdet med at forebygge og nedsætte fravær er forholdsvis konkrete, og I kan umiddelbart hakke af, om I løfter dem eller ej. I værktøjet er denne type opgaver samlet under overskriften Tjek. De er opstillet i en tjeklisteform, så I kan krydse dem af. Andre roller og opgaver i fraværsarbejdet er mere komplekse eller langsigtede. Og måske er svaret ikke ja eller nej til, om I løfter dem, men om I gør det i tilstrækkelig grad. I værktøjet er denne type opgaver samlet under overskriften Vurder! I kan vælge mellem svarmulighederne I tilstrækkelig grad, I nogen grad eller Slet ikke.
Tjek, om du kan svare ja til disse spørgsmål: Indkalder jeg til fraværsamtaler i henhold til min forvaltnings sygefraværspolitik? Sørger jeg for, at arbejdspladsen har en tydelig procedure for (syge)fraværsmeldinger? Opretholder jeg en løbende kontakt til sygemeldte medarbejdere? Bruger jeg deltidssyge- og raskmeldinger? Bruger jeg mulighedserklæringer? Bruger jeg tilbagevendelsesplan? Bruger jeg fastholdelsesplan? Bruger jeg eventuelle skabeloner for samtaler fra min forvaltning? Dokumenterer jeg sygefraværsforløbene? Bruger jeg den hjælp, der er hos personalejurister, Tidlig Indsats (tilbud til medarbejdere og ledere i Københavns Kommune ved fravær og mistrivsel) m.m.? Registrerer jeg fravær korrekt? Har jeg adgang til relevante sygefraværsdata i Rubin/Min Lederside?
Vurder, i hvilket omfang du løfter opgaven: Sætter jeg kerneopgaven i fokus for beslutninger og planer, når jeg håndterer fravær? Skaber jeg plads til håndtering af fravær i min kalender? Afholder jeg sygefraværssamtaler, der har en god kvalitet og effekt? Følger jeg op på aftaler? Tager jeg også fat i det problematiske fravær? Har jeg fokus på, hvordan fravær påvirker de øvrige medarbejderes arbejde med kerneopgaven samt deres trivsel? Støtter jeg langtidssygemeldte medarbejdere i gradvis tilbagevenden ved at sikre opfølgning samt ved at justere opgaver og arbejdstid? Tilpasser og justerer jeg opgaver og arbejdstid, når medarbejdere har midlertidig nedsat funktionsevne? Arbejder jeg for fastholdelse så længe, der er et realistisk perspektiv og vurderer jeg det løbende? Sørger jeg for god og rettidig afvikling, hvis fastholdelse af en medarbejder ikke er mulig? Bruger og forstår jeg sygefraværsdata i Rubin/Min Lederside? Bringer jeg mine generelle opmærksomhedspunkter om fraværets art, mønstre og udvikling ind i MED/Trio-gruppen? Følger jeg effekten af de indsatser, jeg/vi sætter i værk, på organisations- og individniveau (fx ved samtaler, i Rubin, i MED/Trio-gruppen)? Sikrer jeg, at min overordnede chef og jeg er på fælles kurs i mere vanskelige forløb? Har jeg fokus på medarbejdernes motivation og kompetencer som en del af min fraværshåndtering? Skaber jeg rammer for, at medarbejderne kan sætte deres kompetencer i spil i forhold til løsningen af kerneopgaven? Er det tydeligt for mig, hvordan jeg kan trække på arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant i arbejdet med at forebygge og nedbringe fravær? I tilstrækkelig grad I nogen grad Slet ikke
Tjek, om I kan svare ja til disse spørgsmål: Prioriterer vi fraværsopgaven på linje med andre ledelsesopgaver i ledelsesgruppen? Sætter vi regelmæssigt fravær på dagsordenen på ledelsesmøder? Sætter vi regelmæssigt fravær på dagsordenen i MED? Sætter vi regelmæssigt fravær på dagsordenen på 1:1 ledelsesmøder? Sparrer vi i ledelsen om dilemmaer og tvivl vedrørende håndtering af fravær for at finde handlemuligheder? Drøfter vi formel/uformel rummelighed og grænser for rummelighed? Har vi et samlet overblik over formelle og mere uformelle ordninger, som tilgodeser særlige hensyn? Vurder, i hvilket omfang I løfter opgaven: Sætter vi kerneopgaven i fokus for vores beslutninger og vurderinger, når vi håndterer fravær? Forholder vi os til den overordnede ledelses forventninger og krav til os om fravær? Er vi tydelige overfor medarbejdergruppen om vores ledelsesmæssige opgave i forhold til fravær? Har vi en fælles holdning til og praksis for håndtering af fravær? Har vi en tydelig rolle- og opgaveafklaring i ledelsesgruppen i forhold til fraværsarbejde? Sikrer vi god fremdrift i arbejdet og i de enkelte forløb (fx ved at lave gode indbyrdes overleveringer - også ved ledelsesskift)? Er det tydeligt hos os, hvornår en mellemleder skal inddrage eller orientere sin overordnede leder i fraværshåndteringen? I tilstrækkelig grad I nogen grad Slet ikke
Tjek, om I kan svare ja til disse spørgsmål: Er tillids- og arbejdsmiljørepræsentant involveret i arbejdet med at forebygge og nedbringe fravær samt styrke trivslen? Har vi udarbejdet lokale retningslinjer? Har vi implementeret forvaltningens sygefraværspolitik og vores egne lokale retningslinjer? Drøfter vi formel/uformel rummelighed og grænser for rummelighed? Har vi procedurer for modtagelse af og opfølgning på nye medarbejdere? Vurder, i hvilket omfang I løfter opgaven: Iværksætter vi trivselsfremmende tiltag? Har vi et konstruktivt samarbejde i både MED-udvalget og Trio-gruppen om at forebygge og nedbringe fravær samt styrke trivslen? Sikrer vi løbende, at sygefraværspolitikken og vores lokale retningslinjer er kendt af alle på arbejdspladsen? Drøfter vi fravær systematisk i MED-udvalget/Trio-gruppen? Husker vi at drøfte vores sygefravær i arbejdet med arbejdspladsvurdering (APV)? Har vi blik for, hvad fraværet gør ved de nærværendes arbejdsmiljø og muligheden for at løse kerneopgaven? Styrker vi det, der giver nærvær og et fagligt stærkt fællesskab? Gør vi arbejdet med at forebygge og nedbringe fravær til en fælles sag på arbejdspladsen (fx ved at styrke dialogen om fraværskultur, rummelighed, tiltag mv.)? Er vi tydelige om, hvad der er arbejdspladsens og den enkeltes ansvar i forhold til fravær? Opfanger og reagerer vi på mislyde og oplevelser af nye tiltag i fraværsindsatsen? Er vores processer omkring rekruttering og introduktion på plads? I tilstrækkelig grad I nogen grad Slet ikke
Arbejdsmiljø København Enghavevej 82 2450 København SV Tlf: 3366 5766 amk@amk.kk.dk www.amk.kk.dk