REFERAT Dato: 23. April 2018 Tid: 15.30 17.00 Sted: Lokale 108, Tønder Rådhus, Mulighed for videokonference på 9560070010@vrsyd.dk Styregruppen for: Udvikling af muligheder for regional og kommunal samdrift på Sygehus Sønderjylland, Tønder Mellem RSD og Tønder Kommune er det aftalt at arbejde videre med følgende forslag til samdrift af nuværende kommunale og regionale funktioner på Sygehus Sønderjylland, Tønder: 1. Samdrift af skade- og sygeplejeklinik (delprojekt 1) 2. Samdrift af kommunal akutfunktion og daghospital (delprojekt 2) 3. Forebyggende hjemmebesøg; kommunen ønsker en fysisk tilknytning til sygehuset for kommunens forebyggelseskonsulenter for at øge kendskabet til tilbuddet og udvikle samarbejde. (delprojekt 3) Mødedeltagere: Regional styregruppeformand: Eva Nielsen, Sygeplejefaglig direktør Sygehus Sønderjylland Kommunal styregruppeformand: Grethe H. Nielsen, Direktør SAS Tønder Kommune Styregruppemedlemmer: Sundhedsaftalekoordinator Mona Fladskjær Andersen, SHS Chefkonsulent Kurt Æbelø, RSD (sekretariat) Fælleskoordinator til samdrift, Bjarke Jørgensen Chefkonsulent Carina Scheelke, TK Afbud: Fagchef Pleje og Omsorg Aase Koch, TK Afdelingschef for tværfagligt samarbejde Birthe Navntoft, RSD Emne 1. Velkomst og godkendelse af referat Velkomst ved formandskabet. Formål med punktet Godkendelse af referat fra seneste styregruppemøde (se vedlagt referat) Beslutning (referat hvem gør hvad?) Ingen bemærkninger til referatet. Referat godkendt. 2. Statusorientering fra Koordinerende lederforum Der gives en kort statusorientering af arbejdet i koordinerende lederforum og de aktuelle dagsordenspunkter, der er behandlet siden sidste styregruppemøde. Bjarke gav en kort status, herunder om: - Aftale om følgeskab - Etablering af sygeplejeklinik på Tønder Sygehus - Nyhedsbreve - Forandringsledelse - Audit som metode 1
- Format til opsamling af idéer til initiativer Desuden nævnes det, at informations- og involveringsbehovet hos medarbejderne har været diskuteret i det koordinerende lederforum. Nyhedsbreve nævnes som et godt tiltag ift. at imødekomme dette informationsbehov og at modtagere af nyhedsbreve bør tænkes bredt, f.eks. også medlemmer i kommunalbestyrelsen. 2
3. Status på byggesporet, herunder finansiering af anlægsinvestering-er vedr. etablering af samdrift på Tønder Sygehus samt fastsættelse af fremtidig husleje og forbrugsudgifter 4. Status på arbejdet med fremtidig køkkenfunktion på Tønder Sygehus Der gives en status på byggesporet. Opfølgning på punkter fra sidste møde: Status på tilbagemelding vedr. sundheds- og ældreministeriets pulje til etablering af læge- og sundhedshuse Status på udfærdigelse af huslejekontrakt mellem Regionen/SHS og Tønder Kommune samt vilkår for afregning af forbrugsudgifter Tidsplan for gennemførelse af anlægsopgaven. Status på etablering af sygeplejeklinik på Tønder Sygehus. Der gives status på arbejdet vedrørende arbejdet om fremtidig køkkenfunktion, herunder forplejning til KC ved flytning til Tønder Sygehus. Notat er udarbejdet, der dog først skal behandles i den underarbejdsgruppe der er nedsat. Såfremt der eksisterer problemer med etablering af fælles løsning for madlevering, bringes dette til dialog. Der afventes stadig en tilbagemelding vedr. de ansøgte puljemidler. Kurt forventer en tilbagemelding sidst i april 2018. Det er aftalt med Regionshuset, at en indstilling, til regionsrådet, ift. korttidscenteret og ift. sygeplejeklinikken skal fremsendes som én samlet sagsfremstilling sammen med indstillinger fra øvrige renoveringsinitiativer på Sygehus Sønderjylland, Tønder.Mona vurderer, at det først er realistisk, at indstillinger behandles på regionsrådsmødet den 25. juni 2018. Der er en række juridiske barriere for et fælles køkkenfunktion ift. Tønder Samdrift, hvorfor der pågår et arbejde med at beskrive en ønsket model for en fremtidig fælles køkkenfunktion. Modellen skal drøftes på et senere møde i den administrative styregruppe og skal ligeledes drøftes i den politiske styregruppe ift. en kontakt til Sundhedsministeren og Innovationsministeren. 3
5. Udkast til fælles kommunikations-strategi for samdriftsinitiativerne. Beslutning vedr. etablering af selvstændig hjemmeside til projektet. Bjarke Jørgensen har udarbejdet udkast til fælles, kommunikationsstrategi, herunder mulighed for oprettelse af egen hjemmeside for projektet. Præsentation, drøftelse og kvalificering af udkastet (SE BILAG). Herunder drøftelse af: - Hvem udtaler sig på vegne af projektet? Både når projektet bliver kontaktet udefra af fx presse, og når projektet gerne vil kommunikere eksternt? Det besluttes at der operettes egen hjemmeside, der hostes fra Regionen. Bjarke arbejder videre med dette. I ift. ekstern kommunikation aftales det at termen projekt så vidt muligt undgås, da der er tale om blivende samdriftsinitiativer, der ikke er afgrænset i tid. - Navn på projektet? - Visuelt udtryk.? Beslutning vedr. etablering af selvstændig hjemmeside til projektet med eget Den samlede betegnelse for initiativerne besluttes at være Samdrift Tønder, hvilket også skal afspejle sig i domænenavn for hjemmesiden. Procedurer for udtalelse på vegne af Samdrift Tønder sættes som et dagsordenspunkt på næstkommende politiske styregruppemøde. Det skriftlige oplæg til dette møde vedrørende ekstern kommunikation revideres og superviseres med hjælp fra kommunikationsmedarbejder og godkendes af den adm. styregruppe inden. Det aftales at der skal arbejdes med at nedsætte en tværgående kommunikationsgruppe ifm. hjemmeside. Carina formidler kontakt ift. udarbejdelse af logo. 4
6. Drøftelse af arbejde med forskningssporet domænenavn. Det foreslås at en hjemmeside hostes fra regionens servere, hvilket giver nem adgang til hjemmeside-supportering. I tilfælde af beslutning om en hjemmeside for projektet, bør domænenavn drøftes. Kort præsentation af model for udvidet samdrift (SE BILAG. Der er tale om en kladde). I forlængelse heraf drøftelse af videre arbejde med forskningssporet, herunder kontakt til Christian Backer Mogensen og (gen)etablering af arbejdsgruppe. Det aftales, at der atter tages kontakt til Christian Backer Morgensen med henblik på at drøfte evaluerings- og forskningssporet. 7. Drøftelse og beslutning vedr. finansiering af kursus i forandringsledelse. 8. Drøftelse og beslutning vedr. reception ifm. etablering af ny sygeplejeklinik på Tønder Sygehus. I det koordinerende lederforum er det besluttet, at relevante ledere med tilknytning til projektet skal deltage på forandringsledelseskursus i regi af Region Syddanmarks ledelsesakademi. Drøftelse og beslutning om hvordan kursusforløbet finansieres. Det koordinerende lederforum (udvidet gruppe) ønsker, at den adm. styregruppe tager stilling til hvorvidt en reception for indvielse af den nye sygeplejeklinik på Tønder Sygehus skal afholdes i forlængelse af det første møde i den politiske styregruppe og hvorvidt en sådan reception ligeledes skal markere den officielle igangsætning af samdriftsprojektet som ét hele. Det aftales at kurset finansieres via projektmidlerne, med forbehold for at dette er muligt. Bjarke afventer accept på at dette er muligt. Alternativt, udtaler Kurt, kan kurset finansieres via Region Syddanmark. Første møde i den politiske styregruppe er fastsat til d. 27. juni 2018 i Vejle (Regionshuset), hvor der er mulighed for videolink. Reception ifm. indvielse af sygeplejeklinik og officiel opstart af Samdrift Tønder aftales at være ifm. 2. møde i den politiske styregruppe, som planlægges at være i september måned. Det aftales, at der i anledning af receptionen udarbejdes fysisk præsentationsmateriale (plancher, små film, standere) der beskriver Samdrift Tønder. Bjarke og Carina går videre med opgaven. Adm. styregruppemøde 5
9. Punkter til politisk styregruppe samdrift mellem Region Syddanmark og Tønder Kommune Kommissoriet for den politiske styregruppe er godkendt i hhv. kommunalbestyrelse og regionsråd. Punkter til afklaring i den politiske styregruppe. Det bestræbes at det første møde afholdes ultimo maj / primo juni. Carina og Bjarke arbejder på sagen. Punkter til politisk styregruppe: - Orientering og status på Samdrift Tønder. - Kommunikationsstrategi / pressehåndtering - Præsentation af barrierer, herunder juridiske problemstillinger. - Kommissorium for politisk styregruppe. 10 Eventuelt Drøftelse af andet vigtigt, herunder punkter til næstkommende administrative styregruppemøde som er d. 22.08.2018. Formandskabet i Sundhedsudvalget i Tønder Kommune har med tilfredshed bemærket at Regionen har højt prioriteret den politiske gruppe ved udpegning til den politiske gruppe. For at matche Regionens udpegning er det foreslået at Borgmesteren i Tønder Kommune indtræder i styregruppemøde og næstformand i Sundhedsudvalget på den baggrund udtræder. Tønder Kommune har meldt Samdrift Tønder ind som ét af to elementer til KL s årsmøde i Aalborg i maj 2018. På ældreområdet er der holdt fire borgermøder vedrørende sektorplanen i Tønder Kommune. Grethe beretter om positiv interesse fra borgere vedrørende Samdrift Tønder. Det pointeres at eventuelle rygter vedrørende Samdrift Tønder forsøges imødekommet via rettidig intern dialog. 6