Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag 25.09.2018 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Brugerrepræsentant, suppleant Lise Lindberg Hansen Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Specialpsykolog BUC Lene Munck Mikkelsen Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Anica Hand Dato: 26. september 2018 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef, Mette Bertelsen Fredsgaard Leanchef Jens Normand Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Brugerrepræsentant Kim Bach Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Afdelingssygeplejerske PC Glostrup Ditte Thomsen Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener (8.00-8.10) 2. Kapacitetsstyring i de ambulante enheder (8.10-9.10) 3. Digital transformation i RHP (9.10-9.50) 4. Mødeevaluering (9.50-9.55) 5. Evt. (9.55-10.00) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde (8.00-8.10) Velkomst og evt. kommentarer til referat fra sidste møde. Drøftelse af emner til kommende dagsordener. Tilbagemeldinger til forum på tidligere behandlede sager:
- Vedr. forslag til vejledning (jf. FSEA-møde d. 21.03.2018): Der er lavet et udkast til en vejledning, men der arbejdes videre på den i projektgruppen for persondataforordningen. Vejledningen burde være klar til oktober-mødet og tages op der. Martin fortæller lidt om regeringens nye psykiatriplan med vægt ift. relevans for forummet. Der er bl.a. fokus på et bedre brug af personalets ressourcer og kompetencer (tid med patienten), bedre overgange fra børneog ungdomspsykiatrien til voksenpsykiatrien, brug af nyeste forskning og teknologi og en analyse af retspsykiatrien. Punkt 2 Kapacitetsstyring i de ambulante enheder (8.10-9.10) Form Oplæg v. Line/ Jacob om status ift. målingen af tid med patienten: o Tid med patienten: hvordan måler vi det? Der er herefter sat tid af til spørgsmål og input fra forummet. Indstilling Det indstilles, at forummet: o kommer med input Beslutning/Vigtige drøftelser Jacob starter med et statusoplæg på patienttid og den videre proces. Efterfølgende fortæller Line om hvordan der bliver arbejdet med området på PC Amager. Begge oplæg er vedlagt referatet. Vigtige drøftelser: Den oprindelige task force, der blev oprettet i forår 2017 for at forklare mål, bliver til en høringsgruppe. Høringsgruppen med medarbejdere fra VMU formidler til medarbejderudvalgene. Line bliver en del af gruppen. Men projektet er forankret i FSEA. PC Amager laver en kapacitetsanalyse for hvert ambulatorium (ikke endnu for akut psykiatrisk hjælp, botilbudsteam og gadeplansteam) ift. årsværkoversigt, gruppeoversigt, faser og besøgsfrekvens, aktivitet m/patient og aktivitet u/patient. Kapacitetsanalysen bruges til individuelle ugeplaner, mulige tiltag og kan sammenholdes med data fra SP-kalender. Forummet drøfter bekymringen over, at ikke al tid med patienten bliver registreret, fx telefonsamtaler og besøg under indlæggelse og dermed ikke tæller med. Ift. besøg af indlagte patienter bliver der fx arbejdet på at gøre en registrering mulig. Desuden arbejdes der med fælles kalenderretningslinjer om fx efterbooke akutte patientsamtaler, gruppebookinger, transport, dokumentation m/patienten m.v. Side 2
Det er målet, at der bliver styret efter hvad der giver mest værdi for patienten. Derfor er det vigtigt, at der løbende sammen med afsnitsledere bliver talt om resultater. Patienttilfredshedsundersøgelser og patientfeedbackmøder bliver løbende inddraget i evalueringen. Kapacitetsanalysen på PC Amager har ført til en ændring af adfærd. Fx bruges der mindre tid på konferencetid for at få mere tid til patientgennemgange. Patientgennemgange giver en god faglig sparring mellem læge, kontaktperson og leder (afsnitsleder eller teamkoordinator). Det er et vigtigt værktøj for at kigge på den enkelte patients forløb og er med til at sikre god kvalitet. Kommunikation/Opfølgning Den udarbejdede standard fra PC Amager er på vej til at kunne bruges af de andre centre i RHP. Planen er, at der laves kapacitetsanalyser for alle afsnit i løbet af 2019. Sagsresumé En drøftelse af status på arbejdet med udvikle et målepunkt på tid med patienten præsenteres. Målingen prøves af i et pilotprojekt på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center (BUC). Forummet har i marts 2018 talt om emnet før det blev afprøvet på BUC. På mødet drøftes den aktuelle status og planen for det videre arbejde med målepunktet. Bilag Bilag 1 - Oplæg tid med patienten FSEA sept 18 Bilag 2 - Status på patienttid FSEA sept 2018 Punkt 3 Digital transformation i RHP (9.10-9.50) Form Oplæg v. Mette om den videre proces og mulige input til fokus, forenkling og forbedring 2019-21 og årsplanen. Herefter drøftelse i plenum. Indstilling Det indstilles, at forum: o Tager opsamling fra sidste mødes gruppearbejde til orientering o Tager forslag til videre arbejde med innovation og digitalisering til orientering o Drøfter, hvad der allerede kendes til af digitale initiativer og projekter der er igangværende eller i opstart i organisationen. Side 3
Beslutning/Vigtige drøftelser Oplæg fra Mette om digital transformation i RHP og sidste mødes opsamling, se bilag. Forummet blev bedt om at liste eksisterende og spirende digitale løsninger i RHP, i de andre regioner eller i udlandet. Opsummering af gruppernes input: Forskellige Apps til behandling af patienter, fx Monsenso, Ptsd-App Apps og wearables til registrering og monitoring af symptomer Avatar til patienter til mestring af stemmehøring Apps indenfor recovery-området, fx Momentum Telepsykiatri/ videokommunikation Apps og andre funktionaliteter til information og kommunikation, fx en App for hvert center med information om centret/patientinformation, MinPlan, kriseplan, én fælles hjemmeside med alle psykiatriske tilbud, patientnetværk, CBCL (Child Behavior Checklist), App til oversættelse til hverdagssamtaler uden tolk m.v. Apps til pårørende Funktionaliteter i SP/MinSP, fx SMS-funktion som kommunikationsform, selv-booking af tider m.v. Psykoedukation, fx som film via app/hjemmeside Prædiktive modeller til forebyggelse af genindlæggelser Administrativ robot til tunge administrative arbejdsgange Kommunikation/Opfølgning Drøftelsen vil indgå i det videre arbejde i Kvalitets- og udviklingsafdelingens med kortlægning af området på hospitalet. Sagsresumé Ud fra sidste mødets input vedr. digital transformation i RHP tegner der sig tre overordnede spor; 1) Fokus på bedre anvendelse af eksisterende løsninger, herunder ibrugtagning af eksisterende funktionaliteter og programmer, vidensdeling på tværs af organisationen, god og sikker drift, arbejde med standarder og kontinuerlig afklaring af rammer og vilkår, så som de juridiske rammer. 2) Nyudvikling; fx af apps og andre funktionaliteter med patientrettet fokus, herunder også samarbejde med eksterne aktører 3) Adgang til og brug af data; fortsat arbejde med at få bedre adgang til data samt udnytte eksisterende muligheder I hospitalets kommende treårsplan omhandler ét af pejlemærkerne netop udnyttelse af teknologiske muligheder til at styrke behandlingen og skabe en innovativ og effektiv psykiatri. Pejlemærket bliver drøftet på Årsplanskonference i efteråret, hvor input fra fora vil indgå. Efterfølgende vil Kvalitets- og udviklingsafdelingen i samarbejde med direktionen arbejde med en videre plan for selve pejlemærket, heri vil indgå prioritering og operationalisering af de tre spor, som nu er identificeret. Side 4
For allerede nu at begynde arbejdet med overblik over eksisterende og kommende digitale løsninger og innovationsprojekter i RHP, bedes fora drøfte, hvad der allerede anvendes eller er i opstart lokalt på centrene. Dette vil indgå i det videre arbejde i Kvalitets- og udviklingsafdelingens med kortlægning af området på hospitalet. Bilag Bilag 3-180924_oplæg til FSEA - Opfølgning på emnet Digital transformation i RHP Punkt 4 Mødeevaluering (9.50-9.55) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Det er godt, at der ift. digitalisering bliver kigget både på de lavhængende frugter og de mere langsigtede strategier. Det har været meget spændende emner. Desværre var der ikke meget tid til drøftelsen af punktet om digital transformation i RHP. Punkt 5 Evt. (9.55-10.00) - Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 5