Udkast til Aftale om levering af mobile kompaktreoler til Helsingør Stadsarkiv Aftalenr. 811035
Indholdsfortegnelse 1 Parter og aftalegrundlag... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Aftalegrundlag... 3 1.3 Aftalenummer... 4 2 Aftalens omfang... 4 3 Leveringstid... 4 3.1 Afleveringsforretning og protokol... 4 4 Produktspecifikationer og gældende standarder og normer... 4 4.1 Kvalitetssikring... 54 4.2 Garanti... 5 5 Udførelse... 5 6 Pris... 5 6.1 Prisregulering... 65 7 Fakturering... 65 7.1 Betalingsbetingelser... 6 8 Tavshedspligt, reference og markedsføring... 6 9 Kvalitetssikringsdokumenter mv.... 76 9.1 Overdragelse af evt. rettigheder i forhold til elektroniske data... 7 10 Konsortium... 7 11 Tredjemandsrettigheder... 7 12 Leverandørens misligholdelse... 87 12.1 Særligt om Leverandørens forsinkelse... 8 13 Ordregivers misligholdelse... 98 14 Ophævelse... 9 15 Erstatningsansvar og forsikring... 9 16 Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender... 10 17 Lovvalg og tvistigheder... 1110 18 Øvrige betingelser... Fejl! Bogmærke er ikke defineret.10 19 Underskrifter... 11 2
1 Parter og aftalegrundlag Ordregiver: Virksomhedsnavn: Helsingør Kommune Gade: Stengade 59 Postnr. By: 3000 Helsingør CVR nr.: 64502018 Kontaktperson: Egil Herforth Hansen E-mail: Leh52@helsingor.dk Herefter Ordregiver, og Leverandør: Virksomhedsnavn: Gade: Postnr. By: CVR nr.: Herefter benævnt Leverandøren Kontaktperson: (stilling og navn) E-mail: Tlf.nr.: 1.1 Formål Formålet med nærværende Aftale med tilhørende bilag (herefter Aftalen ) er at regulere forholdet mellem Ordregiver og Leverandør i forbindelse med køb og levering af mobilreoler til Helsingør Stadsarkiv. 1.2 Aftalegrundlag Denne Aftale er indgået efter et udbud efter tilbudsloven. Udover nærværende Aftale består aftalegrundlaget af: 1. Ydelsesbeskrivelsen 2. Udbudsmaterialet 3. Ordregivers tidsplan 4. Tilbudsgivers tilbudsmateriale med beskrivelser af systemets funktioner inklusiv udfyldte tilbudsliste Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene og nærværende aftale, har aftalen forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. Nærværende aftale med bilag kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem parterne. 3
Ændringerne skal fremgå af fortløbende nummererede Allonger til aftalen. Allonger skal være underskrevet af begge parter for at have bindende virkning. 1.3 Aftalenummer Ordregivers aftalenummer er: 811035. Ordregivers aftalenummer skal anføres som reference på samtlige dokumenter og korrespondance vedrørende ydelserne og udførelse af leverancerne under denne aftale. 2 Aftalens omfang Aftalen vedrører levering af 3.700 nettohyldemeter mobile kompaktreoler med et [elektrisk/manuelt driftssystem], jf. bilag 1 til denne Aftale. Parterne har endvidere aftalt, at [evt. udnyttelse af optionerne] 3 Leveringstid Det er mellem parterne aftalt, at reolerne skal være færdigmonteret og funktionsklare den 18. juli 2014. jf. denne aftales bilag 3: Ordregivers tidsplan. Denne aftale træder i kraft ved parternes underskrift og ophører ved garantiens udløb 10 år efter endelig mangelfri aflevering på en afleveringsforretning. 3.1 Afleveringsforretning og protokol Leverandøren er forpligtet til at færdigmelde leverancen og indkalde til en afleveringsforretning inden 14 dage fra færdiggørelse af ydelserne efter kontrakten. Hvis ikke Leverandøren indkalder hertil, er Ordregiver berettiget til at indkalde til afleveringsforretning. Ved afleveringsforretningen udformes en afleveringsprotokol, som underskrives af begge parter. I afleveringsprotokollen registreres stade, fejl og mangler, og der fastsættes en frist for udbedring heraf. 4 Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Reolerne skal opfylde Ordregivers kravspecifikation, jf. Aftalebilag 1. Leverandøren indestår herudover for, at reolerne lever op til de krav, der sættes ifølge EUdirektiver, EU-lovgivning, dansk lovgivning, branchemæssige standarder, normer for markedsføring, salg og brug i Danmark mv. Leverandøren skal på Ordregivers anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikationen m.v. af de af aftalen omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag. Reoler mv. skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 4
4.1 Kvalitetssikring Leverandørens overordnede kvalitetssikringssystem er vedlagt Leverandørens tilbud, jf. bilag 4 til denne aftale. Leverandøren er forpligtet til på Ordregivers anmodning at dokumentere, at systemet følges. Ordregiver er berettiget til at udføre kontrol af, at Leverandøren overholder det oplyste kvalitetsstyringssystem og vil herunder udføre kvalitetskontrol ud fra følgende parametre: At leveringstider overholdes At der sker levering af rette varer i rette mængde At de leverede produkter kvalitetsmæssigt lever op til den kvalitet, Leverandøren har stillet i udsigt i tilbuddet. 4.2 Garanti De leverede reolsystemer skal være underlagt en funktionsgaranti på 10 år på alle mekaniske og/eller bevægelige dele af reolsystemet. Garantien kan være forudsat, at producentens retningslinier for vedligeholdelse overholdes, men garantien kan ikke være betinget af, at kun Leverandøren eller producenten forestår vedligeholdelsen i samme periode. Producentens retningslinier skal udleveres til Ordregiver ved aflevering. 5 Udførelse Udførelse af ydelser mv. i forhold til gulvopbygning og installering af lys i overensstemmelse med ydelsesbeskrivelsens krav mv. skal ske i overensstemmelse med danske og europæiske standarder og normer. Den byggetekniske udførelse er herudover underlagt øvrige lovgivningskrav herunder arbejdsmiljøforskrifter og øvrige relevante forskrifter og normer for udførelse af denne type arbejde. Leverandøren er således forpligtet til ved udførelse og installation af reoler at overholde de til enhver tid gældende myndighedskrav og lovmæssige krav, der er relevante for leverandørens opgaveløsning. 6 Pris Parterne har aftalt en pris for levering af hovedydelsen på de 3.700 nettohyldemeter Reolsystem med etablering af gulv og skinner mv. på i alt kr. (ekskl. moms), jf. Aftalens bilag 4. [Da Ordregiver ønsker at udnytte option X: skal der til den samlede ydelse tillægges et beløb på kr. Kun relevant ved udnyttelse af optionerne] Samlet kontraktsum er således kr.: Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger til hoved- og naturlige biydelser, herunder men ikke begrænset til - leverandørens omkostninger til personale, kørsel, opmåling, forsikring, levering, mangelafhjælpning, service og support etc., medmindre andet er nævnt eksplicit i nærværende aftale. 5
6.1 Prisregulering Priserne er faste og reguleres ikke i aftaleperioden. 7 Fakturering Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent/bestillers EAN nummer: 5790001125073 Ordregivers aftalenummer : 811035 Varebetegnelse/opgavebetegnelse og omfang Dato for levering Fakturabeløb De elektroniske fakturaer skal sendes til Ordregivers kontaktperson angivet ovenfor under punkt 1. Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. 7.1 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter endt levering af de 3.700 nettohyldemeter kompaktreol i mangelfri tilstand og ordregivers modtagelse af korrekt faktura. [Betaling ved udnyttelse af option 1: Serviceaftalen vil ske en gang om året i december måned efter modtagelse af korrekt faktura. Betaling ved udnyttelse af option 2: Maksimum udbygning: 30 dage netto efter endt levering af de resterende nettohyldemeter kompaktreoler i mangelfri tilstand og Ordregivers modtagelse af korrekt faktura. ] 8 Tavshedspligt, reference og markedsføring Leverandøren og dennes personale er underlagt tavshedspligt i forhold til alle oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af opgaven, og som efter deres karakter eller forholdene i øvrigt er at anse som fortrolige. Tilsvarende tavshedspligt er enhver person, der gennem en tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til aftalen, underlagt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til Leverandøren, er beskæftiget med udførelsen af opgaver i henhold til aftalen, kender til og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten. Tavshedspligten består også efter aftalens ophør. Leverandøren må ikke uden Ordregivers forudgående skriftlige tilladelse rette direkte henvendelse til Ordregivers borgere, personale mv. Leverandørens brug af Ordregivers navn og/eller Ordregivers logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som reference kræver forudgående skriftlig accept i hvert enkeltstående 6
tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Ordregivers navn på sin generelle referenceliste. 9 Kvalitetssikringsdokumenter mv. Leverandøren skal som led i leverancen levere samtlige specifikationer på det leverede tillige med installations, drifts- og vedligeholdelsesmanualer mv. på dansk. Leverandøren skal som en del af den kontraktuelle ydelse oplære Ordregivers personale i korrekt og sikker brug af reolerne og skal om nødvendigt vedligeholde denne introduktion af medarbejderne. Ved ophør af Aftalen uanset årsagen hertil, er Leverandøren forpligtet til i nødvendigt omfang at medvirke til, at reoler kan serviceres og vedligeholdes af Ordregiver eller en ny leverandør uden hindringer. 9.1 Overdragelse af evt. rettigheder i forhold til elektroniske data [Bestemmelsen er kun relevant ved indgåelse af aftale om levering af elektroniske reoler Ved indgåelse af Aftale om levering af elektroniske reolsystemer, skal Leverandøren sikre, at systemet i alle funktioner kan serviceres og vedligeholdes af Ordregiver eller en ny leverandør uden hindringer i reolernes software. Der skal således leveres et åbent system eller alternativt skal Ordregiver have adgang til evt. kildekoder mv.]. 10 Konsortium Såfremt Leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af Aftalen. Den i Tilbudsgivers tilbud anførte kontaktperson, skal anses som den af konsortiets fælles befuldmægtigede, som kan tegne konsortiet fuldt ud over for Ordregiver. Ved skift af kontaktperson hos Leverandøren, skal dette meddeles skriftligt til Ordregiver. 11 Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en aftalepart med påstand om retskrænkelse, skal aftaleparten give den anden aftalepart skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Såfremt tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Ordregiver, er Ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve Aftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 7
12 Leverandørens misligholdelse Leverandøren er ansvarlig for fejl og mangler ved de af Aftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Ved konstatering af mangler ved leverancen i forbindelse med aflevering af den færdigmeldte leverance sker umiddelbar vederlagsfri afhjælpning af fejl og mangler. Såfremt Ordregiver og Leverandøren enes om lokal reparation i forbindelse med Leverandørens afhjælpningsforpligtelse, bærer Leverandøren alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel, for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Ordregivers valg. Leverandøren er forpligtet til at påbegynde afhjælpningen 24 timer efter, at Ordregivers skriftlige reklamation er kommet til leverandørens kundskab. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Leverandøren kan i stedet for at afhjælpe vælge at foretage omlevering af andre antagelige varer til erstatning for de mangelfulde varer. Sådan omlevering skal foretages senest 48 timer efter, at Ordregivers reklamation er kommet til Leverandørens kundskab. Undlader Leverandøren, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiver berettiget til efter eget valg at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Leverandørens regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller at foretage dækningskøb for Leverandørens regning. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiver berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at hæve aftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 12.1 Særligt om Leverandørens forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse af Leverancen, som alene kan tilskrives Leverandørens forhold, for væsentlig. Såfremt Leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning. I tilfælde, hvor en forsinkelse skyldes force majeure som overenskomststridig strejke, statsindgreb, krig eller naturkatastrofer, er Leverandøren ikke ansvarlig for Ordregivers tab ved, at en leverance forsinkes eller udebliver, medmindre Leverandøren kunne eller burde kunne forudse situationen eller kunne have forhindret denne. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure, er Ordregiver berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvis med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 8
13 Ordregivers misligholdelse Betaler Ordregiver ikke købesummen eller dele heraf rettidigt, påløber der fra Leverandørens påkrav rente i henhold til rentelovens bestemmelser. I tilfælde af gentagen betalingsmisligholdelse er Leverandøren berettiget til at hæve kontrakten. 14 Ophævelse Udover det i pkt. 12-13 anførte, kan Ordregiver ophæve aftalen i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet: Indledning af rekonstruktionsbehandling, eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses at være ude af stand til at opfylde aftalen Hvis Leverandøren er et aktie- og anpartsselskab, eller at Erhvervsstyrelsen kræver Leverandøren opløst At Leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne aftale i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Ordregiver Ved Ordregivers konstatering af væsentlig misligholdelse, retter Ordregiver skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at Aftalen er ophævet med øjebliklig virkning for fremtiden. Hvis arbejdet med Leverancen er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet, er den ophævende part forpligtet til at foranstalte en stadeforretning til brug for fastlæggelse af arbejdets stade på tidspunktet for ophævelsen. En sådan stadeforretning skal være afsluttet maksimum 14 dage efter ophævelsen er kommet frem til den misligholdende part. 15 Erstatningsansvar og forsikring Leverandøren er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for skade, som leverancen eller Leverandøren i forbindelse med udførelse af leverancen som beskrevet i ydelsesbeskrivelsen påfører Ordregivers ejendom, borgere og/eller personale. Leverandøren er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd. Rejses krav imod Ordregiver begrundet i forhold omkring leverancen, er Ordregiver berettiget til at adcitere Leverandøren pligtig ved den domstol, som behandler kravet rejst mod Ordregiver. Ordregiver forudsætter med underskrivelsen af aftalen, at Leverandøren har erhvervet forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar på policenummer xx i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 2 mio. og dækkende personskade på minimum kr. 5 mio. pr. skadebegivenhed. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset til forsikringssummen. 9
Leverandøren er forpligtet til i hele aftalens periode at opretholde denne forsikringsdækning, og Ordregiver forbeholder sig ret til under aftalens løbetid at afkræve dokumentation herfor. Såfremt Leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal Leverandøren overfor Ordregiver udstede en garanti for, at Leverandøren er omfattet af en fuldstændig forsikringsdækning, som er angivet ovenfor. 16 Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender Leverandøren er eneansvarlig over for Ordregiver. Leverandøren kan kun med Ordregivers skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved aftaleindgåelse, men ansvaret for korrekt opfyldelse af denne Aftale, påhviler alene Leverandøren. Leverandøren er i forhold til Ordregiver ansvarlig for, at eventuelle underleverandører opfylder de krav og forpligtelser, som påhviler Leverandøren ifølge denne aftale. Ordregiver kan til enhver tid afkræve Leverandøren dokumentation for, at disse krav og forpligtelser er opfyldt. Såfremt Leverandøren i aftaleperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af Ordregiver. Leverandøren kan kun med Ordregivers skriftlige samtykke (Helsingør Kommune) helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. Overdragelse af en bestemmende andel af Leverandørens aktier/anparter kræver endvidere forudgående skriftlig godkendelse af Helsingør Kommune. 17 Øvrige betingelser Leverancerne skal ske under respekt af nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Ordregivers eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. Ordregiver er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren tilsikrer arbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der skal anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. 10
Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra de ansatte, kan Helsingør Kommune tilbageholde vederlag til Leverandøren med henblik på at sikre de ansatte de nævnte ansættelsesvilkår. 18 Lovvalg og tvistigheder For denne aftale gælder dansk ret. Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede aftale søges afgjort ved forhandling. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling, afgøres disse af domstolene. Værneting er Ordregivers hjemting. 19 Underskrifter Som Leverandør: Som Ordregiver: den / 2014 Helsingør, den / 2014 Nærværende aftale er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Leverandøren og Ordregiver har et eksemplar hver. 11