Kravspecifikation Overordnet beskrivelse Folkekirken har valgt at være selvforsikrende i forhold til skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre samt entreprise). Det bemærkes særligt, at foruden tingskader omfatter Folkekirkens Selvforsikring også ansvarsskader opstået i forbindelse med deltagerne i Folkekirkens Selvforsikrings bygge- og anlægsarbejder (for en mere detaljeret gennemgang af dækningsomfanget henvises til bilag D-F). I forlængelse heraf ønskes der indgået en aftale om behandling af skader anmeldt til selvforsikringen til en fast pris pr. skade. Det er af afgørende betydning, at skader, som anmeldes til Folkekirkens Selvforsikring behandles efter en i forhold til en traditionel forsikring tilnærmelsesvis ensartet proces. Aftalens ikrafttræden 1. juli 2012 Aftalens løbetid og opsigelse Skadebehandlingsaftalen udløber uden yderligere varsel den 30. juni 2013. Aftalen kan ikke opsiges i dens løbetid. Aftalens løbetid kan forlænges på uændrede vilkår 2 gange med op til 1 år ad gangen, første gang den 1. juli 2013. Aftalen kan således maksimalt løbe indtil den 30. juni 2015. meddeler senest 3 måneder forud for aftalens udløb (første gang den 31. marts 2013) tilbudsgiver, hvorvidt ministeriet ønsker en forlængelse af aftalen i overensstemmelse med det ovenstående. Uanset at aftalen ophører (uanset årsag) er skadebehandler forpligtet til at færdigbehandle alle skader anmeldt i aftalens løbetid. Skadebehandlingsudgift Skadebehandler skal i forbindelse med afgivelse af tilbud angive skadebehandlingsudgiften som en fast pris pr. skade, jf. også udbudsbetingelsernes pkt. 5. Skadebehandler honoreres kvartalsvis bagud på baggrund af skadebehandlers opgørelse over antallet af påbegyndte skadesager. Uanset det faktiske antal anmeldte skadesager vil dog honorere skadebehandleren et årligt beløb svarende til mindst 1.000 anmeldte skadesager for hver 12 måneders periode i kontraktens løbetid. CVR 87377016
Side 2 For en detaljeret oversigt over anmeldte skader til den nuværende ordning henvises til bilag A-C. Honorering pr. skade indbefatter udgift til taksatorer, jf. nærmere om anvendelse af taksatorer under afsnittet Anvendelse af taksatorer. Skader, som fordrer særlig sagkyndig medvirken udover taksatorer ved f.eks. svampe og insektskader afregnes som en del af erstatningsudgiften ved dækningsberettigede skader. Ved ikke-dækningsberettigede skader afregnes udgifter til sådan særlig sagkyndig medvirken efter dokumenteret regning i tillæg til den aftalte pris pr. skade. Ved fremsendelse af opkrævningen skal skadebehandleren oplyse hvilke skader, som har fordret medvirken af taksatorer og/eller anden særlig sagkyndig medvirken. Skadebehandlerens opgaver Overordnet Det er skadebehandlerens opgave at behandle skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring. Skadeanmeldelse Skadebehandleren skal kunne tilbyde mulighed for såvel elektronisk som manuel skadeanmeldelse. Senest 2 arbejdsdage efter modtagelsen af en skadeanmeldelse, skal skadebehandleren fremsende en bekræftelse af modtagelse til anmelderen. Modtagelse af øvrige henvendelser fra anmelderen, skadelidte eller andre skal bekræftes med angivelse af forventet svartid senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen. Det bemærkes, at nuværende skadebehandler har oplyst, at ca. 10 % af skaderne anmeldt til nuværende ordning har været anmeldt elektronisk, mens ca. 90 % har været anmeldt manuelt. Skaderegistrering Skadebehandleren skal registrere alle de til Folkekirkens Selvforsikring anmeldte skader, og skal på anmodning fra anmelderen, eller dennes rådgiver inden 5 dage give en status i sagen. Skadebehandling Behandlingen af skader anmeldt til selvforsikringen skal ske i henhold til Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre) samt Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (entreprise), jf. bilag D-E og Håndbog for Folkekirkens Selvforsikring udarbejdet af, jf. bilag F, som danner grundlag for fortolkning af Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre, samt entreprise). Foruden de fastsatte betingelser skal skadebehandlingen i øvrigt ske i henhold til de af udstedte love og bekendtgørelser.
Side 3 Det forudsættes, at skadebehandleren selv gør sig bekendt med regler udstedt af Ministeriet for Ligestilling og Kirke med relevans for behandlingen af skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring. Sådanne regler er at finde på ministeriets hjemmeside www.km.dk, eller på retsinformation, www.retsinfo.dk. Reglerne omfatter bl.a.: - LBK nr. 1352 af 5. december 2010 om folkekirkens økonomi - LBK nr. 582 af 27. maj 2010 om bestyrelse og brug af folkekirkens kirker m.m. - LBK nr. 77 af 2. februar 2009 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde - Bekg. nr. 420 af 27. juni 1986 om brug af folkekirkens kirker m.v. - Bekg. nr. 1238 af 22. oktober 2007 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt at foretage mindre ændringer i betingelserne for selvforsikringen. Dette vil kunne have indflydelse på antallet af fremtidige skader. Med udgangspunkt i Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre samt entreprise) forestår skadebehandleren opgørelsen af dækningsberettigede skadeudgifter for anmeldte skader. Opgørelsen skal angive de til skadesagens afslutning forventede dækningsberettigede udgifter, og skal løbende opdateres i takt med skadesagens udvikling. Såfremt skadelidte måtte ønske det, skal skadebehandleren rådgive skadelidte i udarbejdelse af skadeopgørelsen. Skadebehandleren rådgiver skadelidte i nødvendigt omfang om midlertidig afdækning og andre forhold til begrænsning af skadeomfanget i henhold til betingelserne. Anvendelse af taksatorer Med taksator forstås en intern eller ekstern sagkyndig skadekonsulent, der handler på skadebehandlerens vegne, og hvis opgave består i vurdering af tingskader (bygning og løsøre). Taksatorer anvendes efter skadebehandlers skøn og udgift. Nuværende skadebehandler har oplyst, at der i perioden fra 1. januar 2007 til 31. december 2011 årligt er medgået 250-350 timer til taksatorer. Erstatningsudbetalinger Erstatningsudbetalinger foregår fra Folkekirkens Administrative Fællesskab efter anvisning fra skadebehandleren. Skadebehandleren skal løbende justere opgørelsen af dækningsberettigede skadeudgifter, jf. under Skadebehandling, i takt med at der foretages udbetalinger fra Folkekirkens Selvforsikring. Af opgørelsen af dækningsberettigede skadeudgifter, jf. under
Side 4 Skadebehandling skal således til enhver tid fremgå udbetalte erstatninger samt de til skadesagens afslutning hensatte udgifter. Skadestatistik Skadebehandleren skal løbende udarbejde detaljerede skadestatistikker over alle registrerede skader, med oplysning om udbetalte erstatninger for hver skade, samt om de til skadens afslutning estimerede yderligere erstatningsudbetalinger. Ligeledes skal af skadestatistikken fremgå eventuelle øvrige udgifter herunder udgifter til særlig sagkyndig medvirken, jf. afsnittet "Skadebehandlingsudgift" som allerede er afholdt, samt som skadebehandleren måtte vurdere vil skulle afholdes til en sags afslutning. Medmindre samt dennes rådgiver gives direkte adgang til skadebehandlerens skadesystem, således at begge på egen hånd kan generere skadestikker, skal skadebehandleren en gang om måneden fremsende opdaterede skadestatistikker til ministeriet samt ministeriets rådgiver. Ved direkte adgang til skadebehandlerens skadesystem skal skadebehandleren tilsikre, at skadestatistikkerne er ajourførte senest hver den 7. eller førstkommende hverdag herefter. Skadestatistikkerne skal foreligge i elektronisk form, og skal kunne eksporteres til og viderebearbejdes i Excel. Dataene i skadestatistikken skal efter eksport til Excel kunne følge Excels celle-opdeling. Af skadestatistikken skal fremgå, om de registrerede skader er afsluttede, åbne eller genoptaget. Skadestatistikken skal kunne danne grundlag for sikring af en god og effektiv risikostyring på sogneniveau, og hver skade skal derfor kunne henføres til det relevante stift, provsti og sogn. For at sikre kontinuitet med nuværende skadeopgørelser, skal skadestatistikkerne angive dækningsberettigede udgifter fordelt på skadetyperne: Brand, Glas, Hærværk, Rørskade, Storm, Svamp, Tyveri, Vand og Anden skade. Den nærmere afgrænsning af skadetyperne aftales mellem og skadebehandleren. Skadebehandleren skal udarbejde selvstændige skadestatistikker for skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre) samt til Folkekirkens Selvforsikring (entreprise). For så vidt angår skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (entreprise) skal skadestatistikkerne sondre mellem ting- og ansvarsskader. Afvisning af dækning Skadebehandleren skal ved afvisning af dækning af en skade give et begrundet afslag, med henvisning til den/de relevante bestemmelser i betingelserne for selvforsikringen og/eller lovgivning.
Side 5 Skadelidte skal oplyses om muligheden for at indklage skadebehandlerens afgørelse til. Kvalitetskrav Skadebehandler skal følge op på alle sager med relevante mellemrum. Ved afslutningen af en skadesag skal anmelderen og/eller skadelidte underrettes herom. Skadebehandleren skal kunne kontaktes pr. e-mail, telefon og telefax indenfor normal arbejdstid på alle hverdage hele året. Normal arbejdstid defineres som 40 timer om ugen fra mandag til fredag placeret i tidsrummet mellem kl. 8-17, idet tidsrummet på ingen dage kan være mindre end 7 timer. Indsatskrævende skader skal kunne anmeldes telefonisk uden for normal kontortid, ligesom skadebehandleren skal kunne tilbyde rådgivning om midlertidig afdækning og andre forhold til begrænsning af omfanget af disse skader (døgnskadeservice). Nuværende skadebehandler har oplyst, at deltagerne i Folkekirkens Selvforsikring i 2011 ca. 50 gange gjorde brug af skadebehandlerens døgnskadeservice. Audit kan til enhver tid auditere sager efter eget ønske. Audit vil blive gennemført af en af ministeriet udpeget auditør og/eller af ministeriets rådgiver. Skadebehandlingsteam Skadebehandleren oplyser i forbindelse med afgivelse af tilbud hvilket skadebehandlingsteam, der vil forestå behandlingen af anmeldte skader, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5. Sprog Al skadebehandling herunder skriftlige og mundtlige henvendelser skal foregå på dansk.
Side 6 Bilag A: Antal skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (2007-2011) 2007 113 19 254 100 191 37 369 108 86 1.277 2008 78 20 322 131 140 42 527 48 73 1.381 2009 121 11 290 136 75 31 646 49 91 1.450 2010 87 23 227 121 17 25 570 98 109 1.277 2011 92 14 145 71 169 17 328 193 68 1.097 491 87 1.238 559 592 152 2.440 496 427 6.482 (1) Pr. 30. september 2011 Bilag B: pr. år for skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (2007-2011) 2007 7.859.109 173.982 2.656.874 3.014.926 2.276.347 2.424.736 7.931.169 3.231.485 1.016.371 30.585.000 2008 14.463.483 93.777 4.183.073 8.182.576 2.808.894 2.834.779 11.248.148 4.082.685 964.835 48.862.250 2009 14.175.120 79.478 2.668.594 4.538.408 1.111.805 3.382.736 16.217.584 1.198.531 970.884 44.343.141 2010 3.225.436 114.983 3.430.013 3.034.038 324.981 2.117.497 15.197.702 6.146.816 2.011.047 35.602.514 2011 (1) 22.733.853 125.180 2.339.011 1.232.702 2.228.965 3.056.250 7.460.092 9.973.353 973.782 50.123.188 62.457.002 587.400 15.277.566 20.002.651 8.750.992 13.815.998 58.054.696 24.632.870 5.936.919 209.516.093 (1) Pr. 30. september 2011 Bilag C: Antal skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (2007-2011) fordelt efter skadens størrelse 2007-49.999 98 19 247 82 184 31 331 97 83 1.172 4 5 12 5 2 28 8 2 66 7 1 6 2 1 9 1 1 28 2 4 1 2 1 4 9 3 1 2 6 1.000.000-1 1 113 19 254 100 191 37 369 108 86 1.277
Side 7 2008-49.999 66 20 309 103 133 31 463 35 68 1.228 2 4 9 4 9 13 5 6 47 4 3 91 4 2 9 1 1 15 3 2 37 1 2 4 2 1 4 14 1 1 1 2 1 2 8 1.000.000-2 1 3 78 20 322 131 140 42 527 48 73 1.381 2009-49.999 109 11 287 110 73 22 550 43 86 1.291 2 4 9 4 3 20 1 6 66 4 3 107 3 4 1 20 1 2 31 1 2 9 1 13 3 2 1 6 1.000.000-1 1 2 121 11 290 136 75 31 646 49 91 1.450 2010-49.999 80 23 220 111 15 19 473 82 100 1.123 2 4 9 2 3 6 2 3 64 10 7 97 2 2 4 1 26 5 1 41 1 2 5 1 9 2 1 2 5 1.000.000-1 1 2 87 23 227 121 17 25 570 98 109 1.277 2011-49.999 80 13 139 67 165 12 290 168 63 997 2 4 9 3 1 4 3 4 1 23 9 4 52 2 1 1 10 6 1 21 1 3 4 5 13 1 2 3 1.000.000-6 1 1 3 11 92 14 145 71 169 17 328 193 68 1.097 Bilag D: Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre) Bilag E: Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikring (entreprise) Bilag F: Forsikringshåndbog
Side 8