REFERAT Bestyrelsesmøde: 23-24.10.2015 Sted: Fangel Kro og Hotel, Odense Tidspunkt: Fredag kl. 17.00 til lørdag kl. 15.00 DELTAGERE Edna Stage (ES) Formand Birgitte Viereck (BV) Næstformand Jens Lundtoft (JL) Kasserer Deltog ikke i pkt. 12-18 Birthe Pind Lavrsen (BPL) Bestyrelsesmedlem Britta Gernaey (BG) Suppleant Deltog ikke i pkt. 5 Lisa Ahlgren (LAH) AFBUD Annette Hansen (AH) Mette Dall (MD) Terese Gerdts (TG) Pierre Bannasch (PB) Sekretariatsleder Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Suppleant Bestyrelsesmedlem Punkter til behandling 1) Valg af ordstyrer og referent Bestyrelsen valgte ES til ordstyrer og LAH til referent. 2) Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet. 3) Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen med følgende tilføjelser: - Et nyt pkt. 4. Bestyrelsens sammensætning og konstituering - Pkt. 5 g udgår (se pkt. 5 a ii.). Efterfølgende punkter ændres fra 4 til 5, 5 til 6 osv. som konsekvens. 4) Bestyrelsens sammensætning og konstituering ES meddelte at PB er fratrådt sin bestyrelsespost i utide grundet personlige årsager. PB var ansvarshavende redaktør for CøliakiNyt og webmaster, og der er nu brug for, at andre træder til i disse funktioner. BG, som er suppleant, tager PBs plads i bestyrelsen. Side 1 af 11
Bestyrelsen besluttede at konstituere sig som følgende: BV ansvarshavende redaktør for CøliakiNyt og kontaktperson for aktivgruppelederne BG Børne- og ungecamps sammen med AH og BPL Posten som webredaktør er åben. 5) Opfølgning på punkter fra sidste møde a) Merchandise og tryksager i. T-shirts med tryk BV havde prøver på sorte T-shits med nyt tryk med. Bestyrelsen besluttede at bestille 250 stk. hvide T-shirts med følgende tryk på: For på: Spiserør-tarm-smiley Bag på: DCF logo tilpasset blusens størrelse. Bestyrelsen vedtog en salgspris á 100 kr. for voksenstørrelser og 75 kr. for børnestørrelse. ii. Optælling af tryksager Lagerstatus pr. 1/9 2015 Antal Glutenfri til hverdag & fest 65 Glutenfri året rundt til børn og unge 345 Oskar har ondt i maven 632 Ida har cøliaki 361 Der er ikke optalt sprogkort, Cøliaki så tåler du ikke gluten (A5 og A6) samt Cøliaki og mad uden gluten. BV arbejder på optælling fra alle aktivgrupper. b) Facebook LAH er i dialog med facebookgruppen Cøliaki i Danmarks administrator for at bede ham om at fjerne Dansk Cøliaki Forenings navn i introduktionsteksten til gruppen. Opfølgning til næste møde. c) Tilrettelæggelse af bestyrelsesmøder Bestyrelsen gav ved sidste bestyrelsesmøde sekretariatet til opgave at lave en oversigt over årets bestyrelsesmøder og udgifterne i forbindelse hermed, som skal danne et sammenligningsgrundlag således, at bestyrelsen til dette møde kan tage stilling til økonomi og standard i fht service og faciliteter. Der er afholdt i alt 6 møder i 2015 (hvoraf det ene blev afholdt i Legoland i forbindelse med generalforsamlingen, og derfor ikke er medtaget i denne oversigt): Side 2 af 11
Møde Sted Antal dage Deltagere Lokaleleje Logi Forplejning I alt Gns. person/døgn Januar Nyborg Strand 2 8 1.712 4.848 6.052 12.612 788 Marts Nyborg Strand 2 7 819 6.125 6.052 12.996 928 April Nyborg Strand 1 6 870 0 2.498 3.368 561 Juni Frivc. Odense 1 8 100 0 1.280 1.380 172 August Fangel Kro 2 6 0 6.588 1.496 8.084 674 To af møderne er 1-dagsmøder. Prisen for logi ved vandrerhjemsstandard er omkring 545 kr. (enkeltværelse med eget bad), hvilket hvis man skal sammenligne med 2-dagsmøderne, vil give en gennemsnitlig pris á 717 kr. pr. person/døgn. Bestyrelsen besluttede at bestyrelsesmødet i januar skal afholdes på Fangel Kro på Fyn. d) Børneattester Sekretariatet foreslog bestyrelsen at udskyde behandlingen af punktet til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen vedtog forslaget. e) Reklamer og smagsprøver i velkomstpakker Bestyrelsen vedtog at give FU til opgave at fastsætte prisen på reklamer og smagsprøver i velkomstbreve. f) Prismodel for ekstern konsulentbistand og foredragsvirksomhed Sekretariatet foreslog bestyrelsen at vedtage følgende prismodel for ekstern konsulentbistand og foredragsvirksomhed: Timetakst Undervisning/foredrag Transport Kørsel Pris pr. påbegyndt time 750 kr./h 350 kr./h Statens km. takst eller udgift til offentlig transport Bestyrelsen vedtog forslaget. g) Optælling af tryksager Udgik. h) Fastsættelse af ekspeditionsgebyr ved bogsalg Sekretariatet foreslog bestyrelsen at fastsætte ekspeditionsgebyret for ekspedition af storbrev og pakker til 30 kr. pr. forsendelse. Ud over ekspeditionsgebyr betaler modtager porto. Bestyrelsen vedtog forslaget. Side 3 af 11
6) Orientering fra sekretariatet a) Personalestatus (delvis lukket) LAH orienterede om, at Line Boye Andersen (LBA) pr. d. 19. oktober er ansat i sekretariatet. LBA er ansat 15 timer pr. uge og ansættelsen løber til den 31/12 2016. Sekretariatslederstillingen bliver pr. 1. november opnormeret fra 27 til 32 timer pr. uge. b) Driftsstatus og prioriteringer LAH orienterede om at der stadig er et stort arbejdspres i sekretariatet. Opfølgning igen til bestyrelsens møde i januar 2016. c) Medlemsstatistik LAH redegjorde for medlemsstatistikken fra 3. kvartal 2015. Der er pr. 30.09.2015 2.791 medlemmer, hvoraf 2.653 har betalt medlemskontingent. Medlemstilgangen pr. måned ser ud som følger: Måned Medlemstilgang Januar 30 Februar 30 Marts 10 I alt 1. kvartal 50 April 0 Maj 9 Juni 47 I alt 2. kvartal 56 Juli 20 August 55 September 37 I alt 3. kvartal 112 I alt indtil 30.09.2015 238 d) Puljer og fondsansøgninger Aktivitetspuljen Foreningen har modtaget tilskud fra Socialstyrelsen. Der ydes til A) 30.000 kr. Tilskud til Børnecamp, B) 40.000 kr. Ungecamp og C) 60.000 kr. Tilskud til 2 familie weekender, for børnefamilier med børn op til 10 år og deres søskende. Midlerne skal bruges inden 30/6 2016. Handicappuljen Side 4 af 11
Foreningen har modtaget 174.710, 48 kr. i tilskud fra Sundheds- og Ældreministeriet. Midlerne skal bruges inden 31/12 2015, men foreningen har fået dispensation til at bruge dem i 1. kvartal 2016, altså inden 31/3 2016. Uddannelsespuljen Socialstyrelsen har bevilliget 41.472 kr. til Mentoruddannelse i Odense. Midlerne skal bruges inden 30/6 2016. e) Merudgiftsberegning LAH redegjorde for de henvendelser foreningen har fået i fht. merudgiftsberegningen. Generelt giver såvel medlemmer som sagsbehandlere udtryk for, at det er en god ting at de to aktivitetsniveauer fra merudgiftsberegningen af den 1/1 2015, pr. den 1/7 2015 er blevet fjernet. Kolding Kommune har rettet henvendelse til foreningen og mener, at der er en række fejl i merudgiftsberegningen. Sekretariatet og diætist Mia Rasholt (herefter MR) (som har været med til at udarbejde merudgiftsberegningen) går videre med sagen. København Kommune har sammen med en række omegnskommuner rettet henvendelse til foreningen og mener, at det, aktivitetsniveau foreningen har beregnet merudgiften på baggrund af, er for højt. Sekretariatet og MR er i dialog med Københavns Kommune omkring problemet. Opfølgning til bestyrelsens møde i januar 2016. f) Medlemssager LAH redegjorde for nogle af de medlemssager kontoret har haft i løbet af de sidste måneder. Det drejer sig bl.a. om sager vedr. merudgifter, hvor medlemmer enten ikke får bevilliget merudgifter på baggrund af foreningens merudgiftsberegning eller grundet manglende dokumentation i fht diagnosticering (diagnoser stillet på baggrund af blodprøver og en enkelt sag vedr. Dermatitis Herpetiformis) og sager vedr. medlemmer, hvor bopælskommunen på forkert grundlag har fået stoppet udbetalingen af merudgifter. 7) Medlemssager LAH orienterede om, at sekretariatet oplever et stigende antal medlemssager, især sager vedr. merudgifter og børns rettigheder til at modtage undervisning i folkeskolen (i fht. madkundskab). LAH oplyste, at arbejdet med vejledning og konkret bistand til medlemmer i disse sager tidligere har ligget hos bestyrelsen, og at sekretariatet ikke er normeret til at håndtere henvendelserne. Bestyrelsen drøftede sagen og konkluderede, at disse sager ligger bedst i sekretariatet, hvor kompetencen findes. Bestyrelsen bad sekretariatet at kigge på, om det er muligt at få én eller to frivillige studerende fra socialrådgiveruddannelsen i København til at kigge på nogle af disse sager samt Side 5 af 11
udarbejde den socialrådgiverfaglige del af den ønskede spørgsmål-og-svar del af hjemmesiden. Dette bør kunne lette noget af presset på sekretariatet. Derudover ønskede bestyrelsen at der blev udarbejdet generelle vejledninger eller guider i fht at klage over en beslutning, at ansøge om merudgifter etc. LAH undersøger om bestyrelsens forslag kan gennemføres. 8) Bageskoler a) Fastsættelse af deltagerbetaling for bageskoler Med det nuværende deltagergebyr, koster hver afholdt bageskole foreningen i gennemsnit ca. 3.250 kr. Et hurtigt blik på udbuddet af bagekurser i fht glutenfri bagning viser, at markedspriserne starter på omkring 600 kr. og strækker sig til omkring 1.500 kr. for en dag. Priser 2015 Medlemmer Ikke medlemmer Børn u. 5 år 100 kr. 250 kr. Gratis Forslag til prissammensætning for 2016 Medlemmer 250 kr. Medlemmer u. 12 år 150 kr. Ikke medlemmer 600 kr. Børn u. 5 år Gratis Der har indtil nu været sat et minimumsdeltagelse på 8 personer pr. bageskole for at arrangementet skal gennemføres. Bestyrelsen vedtog forslaget til prissammensætning for 2016 samt at deltagerantallet skal være 12 deltagere pr. bageskole som minimum. b) Antallet bageskoler Jylland/Sjælland Bageskoleleder Gitte Solberg Perregaard foreslår, at der afholdes 4 bageskoler på Sjælland (3) og Fyn (1) som følger: 5/3 København 11/6 Odense 10/9 Slagelse området 12/11 Roskilde Dertil kommer 4 bageskoler i Jylland. Tidspunkt og sted for afholdelse er endnu ikke besluttet. Bestyrelsen vedtog forslaget med tillægget at der kan afholdes 5 bageskoler på Sjælland og Fyn, dvs. yderligere én end de foreslåede. Side 6 af 11
9) Annoncepriser 2016 (delvis lukket) CøliakiNyt Annoncestørrelse Foreslået pris pr. annonce 2016 1/1 helside inde 4.800 1/1 helside bagside 7.525 1/2 side bred 3.000 1/2 side høj 3.000 1/4 side bred 2.250 1/4 side høj 2.250 Indkøbsguide (1/32 side) 1.200 coeliaki.dk Placering Pris Længst op 15.000 Længst ned 7.500 Abonnement tegnes som udgangspunkt for et år ad gangen. Enkeltannoncer tillægges 5%, sideplacering 20%. Bestyrelsen vedtog forslag til annoncepriser 2016. 10) Økonomi a) Økonomisk redegørelse for 3. kvartal JL redegjorde for 3. kvartal. Dele af bogføringen for 3. kvartal er stadig ikke på plads, da foreningens nye bogholder ikke har nået at få adgang til fx Danløn for at indhente bilag. Adgangen kommer på plads i løbet af de næste par uger. LAH oplyser at der stadig er en række fejlkonteringer i fht 1. halvår, og der er en række ting i kontoplanen, som skal rettes. Bestyrelsen vedtog at give LAH mandat til at inddrage foreningens bogholder fra RSMPlus i fht. kontoplan og 1. halvår i nødvendig udstrækning. b) Budget 2016 JL gennemgik forslag til budget 2016. 11) Godkendelse efter Ligningslovens 8 A og 12, stk. 3 Sekretariatet forslog bestyrelsen at iværksætte en indsamling således, at foreningen i løbet af 2016 opnår SKATs krav til godkendelse af organisationer efter Ligningslovens 8 A og LL 12, stk. 3 således 1) at privatpersoner, som ønsker at støtte DCF økonomisk, kan opnå (ligningsmæssigt) skattefradrag for donationer og 2) at DCF bliver fritaget for at betale boafgift af arv mv., som tilfalder foreningen. Side 7 af 11
Godkendelse efter LL 8 A og LL 12, stk. 3 forudsætter en række grundlæggende betingelser, herunder bl.a.: 1. Midlerne anvendes til fordel for en kreds af personer, der ikke geografisk eller på anden måde er begrænset til et befolkningsunderlag på under 35.000. 2. Antallet af gavegivere i EU/EØS årligt overstiger 100. 3. Den enkelte gavegiver skal i løbet af året samlet have ydet en gave på mindst 200 kr. til den pågældende almenvelgørende og almennyttige forening, fond, stiftelse eller institution. 4. Den årlige bruttoindtægt eller formuen (egenkapitalen) overstiger 150.000 kr. SKATs fulde krav til godkendelse af organisationer efter LL 8 A og LL 12, stk. 3 fremgår af BEK nr. 282 af 26/03/2014. Bestyrelsen drøftede sagen og diskuterede, hvordan de indsamlede midler kunne bruges. ES informerede om, at der til møde med Sundhedsfagligt Råd den 23. oktober var kommet et forslag, om at bruge de 50.000 kr. som foreningen har modtaget i arv til at grundlægge en forskningsfond. Bestyrelsen stillede sig positiv til forslaget og var enige om, at formålet med en offentlig indsamling også kunne være at lægge en økonomisk base for en forskningsfond. Bestyrelsen vedtog at give sekretariatet til opgave, at udarbejde et forslag til gennemførelse af en offentlig indsamling og gav endvidere sekretariatet til opgave at finde ud af, hvad der kræves for at starte en fond. 12) Generalforsamling 2016 a) Praktiske forhold, orientering Bestyrelsen møder om fredagen og afholder bestyrelsesmøde fredag aften. Invitation vedr. landsmøde og generalforsamling bliver publiceret i CøliakiNyt, nr. 4. 2015 og på hjemmesiden. Sekretariatet sørger for at invitere producenter. Der er plads til 6 borde á 2 meter. Sekretariatet undersøger muligheden for at få en hovedsponsor til landsmødet. Det vil være muligt for hovedsponsor at præsentere virksomheden og produkter. Hovedsponsor tilbydes at præsentere virksomheden inden generalforsamlingen. Bestyrelsen gav BV til opgave at undersøge mulighederne vedr. dirigent til generalforsamlingen og komme med et forslag til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen gav endvidere sekretariatet til opgave at stå for koordineringen af forplejning. Derudover gav bestyrelsen sig selv til opgave at finde sponsorgaver til lotteriet, som skal afholdes i forbindelse med generalforsamlingen. Side 8 af 11
b) Forslag til generalforsamlingen i. Forslag vedr. vedtægtsændringer Forslag til vedtægtsændringer er fremsendt bestyrelsen (se bilag 1). ES gennemgik ændringsforslagene. Bestyrelsen drøftede de foreslåede vedtægtsændringer og vedtog at drøfte vedtægterne igen til mødet i januar 2016. ii. Forslag vedr. medlemsformer og kontingent (for 2017) Generalforsamlingen 2015 besluttede at bibeholde medlemskontingentet á 400 kroner for ordinært medlemskab og 300 kroner for pensionister i 2016. Til generalforsamlingen i 2016 skal kontingent for 2017 fastsættes. Sekretariatet har udarbejdet to forslag til medlemskonstruktion og kontingent for 2017. Forslag A Hovedmedlemskab Hovedmedlemskab, pensionist Hovedmedlemskab, unge u. 26 år Husstandsmedlemskab (for yderligere personer i samme husstand) Støttemedlemsskab Erhvervsmedlemskab Forslag B Familiemedlemskab Personligt medlemskab Personligt medlemskab, pensionist Personligt medlemskab, unge u. 26 år Støttemedlemsskab Erhvervsmedlemsskab 450 kr. 350 kr. 350 kr. 50 kr. 150 kr. 1.500 kr. 600 kr. 450 kr. 350 kr. 350 kr. 150 kr. 1.500 kr. Sekretariatet har været i dialog med leverandøren (Winko) for foreningens medlemsdatabase. Leverandøren oplyser, at det er muligt at oprette forskellige former for medlemsskaber og knytte disse til hinanden. Et konkret forslag skal dog gennemgås og afprøves af leverandøren, hvorfor sekretariatet forslår en 2. behandling af forslaget til bestyrelsens møde i januar. Hvis bestyrelsen bliver enig om at ændre nuværende medlemsformer, skal der foretages konsekvensændringer i vedtægterne. Sekretariatet foreslår ligeledes, at dette behandles på bestyrelsens møde i januar. Bestyrelsen drøftede forslaget og gav sekretariatet mandat til at gå videre med forslag A og undersøge de tekniske muligheder i fht. medlemsdatabasen samt at gennemgå vedtægterne i fht. konsekvensændringer af forslaget. Punktet medlemsformer og kontingenter drøftes igen til bestyrelsens møde i januar 2016. Side 9 af 11
Beregning af kontingent for nye medlemmer, der melder sig ind i løbet af året I dag er praksis, at medlemmer betaler i forhold til det antal måneder pr. år, de er medlemmer. Dvs. at man betaler efter hvornår på året, man melder sig ind. Medlemskontingentet ser ud som følger fordelt på årets 12 måneder: Januar 400 Februar 367 Marts 333 April 300 Maj 267 Juni 233 Juli 200 August 167 September 133 Oktober 100 November 67 December 33 Sekretariatet foreslår at foreningen fra 2016 i stedet regulerer medlemskontingentet pr. kvartal på følgende måde (og at andre medlemsskabsformer beregnes efter samme princip): Januar 400 Februar 400 Marts 400 April 400 Maj 400 Juni 400 Juli 300 August 300 September 300 Oktober 100 November 100 December 100 Sekretariatet forslår at denne ændring gøres gældende allerede fra den 1. januar 2016. Bestyrelsen vedtog forslaget. 13) Skole-hjem samarbejde Udskudt til næste møde. Side 10 af 11
14) Datatilsynet hvad skal vi? Udskudt til næste møde. 15) Glutenfrihed.dk Udskudt til næste møde. 16) Bordet rundt Udgik. 17) Punkter til næste møde Merudgiftsberegning Generalforsamling og landsmøde, herunder punkter til behandling (vedtægter samt medlemsformer og kontingent Udskudte punkter fra dette møde Abn. på CøliakiNyt 18) Eventuelt Intet. Side 11 af 11